alam perusahaan merancang adanya gudang cadangan agar keamanan dan kondisi persediaan tetap terlindungi.
d. Informasi dan komunikasi PT.Madubaru PG-PS Madukismo telah menyampaikan informasi
terkait dengan sistem persediaan barang jadi kepada pihak lain yang berkaitan. Hal ini dilakukan dengan cara mencatat setiap kegiatan yang
berlangsung dan menyajikan suatu laporan yang tepat sesuai dengan periode yang berjalan. Laporan tersebut nantinya dapat digunakan
sebagai kontrol atas kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh perusahaan. e. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan diawasi oleh audit internnal sehingga kegiatan yang dilaksanakan jauh dari
penyimpangan yang mungkin dilakukan. Pengawasan tersebut dilakukan degan cara adanya pemeriksaan secara mendadak dan
mengontrol akuntansi pertanggungjawaban yang dilaksanakan oleh setiap bagian.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada sistem persediaan barang jadi di PT. Madubaru PG-PS Madukismo dan memahami sistem yang
dilaksanakan perusahaan. Penulis menemukan adanya beberapa kelemahan pada sistem persediaan barang jadi yang dilaksanakan. Kelemahan tersebut
ditemukan berdasarkan identifikasi masalah yang dilakukan. Identifikasi masalah dilakukan dengan cara membuat daftar pertanyaan yang berisi
tentang pengendalian intern terhadap sistem persediaan barang jadi PT.Madubaru PG-PS Madukismo.
Daftar pertanyaan yang dibuat memuat dua pilihan jawaban yaitu YA dan TIDAK. Pilihan jawaban YA artinya pengendalian internal dilakukan oleh
perusahaan sedangkan TIDAK artinya pengendalian internal tidak dilakukan oleh perusahaan. Daftar pertanyaan yang dibuat akan dilampirkan.
1. Identifikasi Masalah yang Terjadi Berdasasarkan
penelitian dan
daftar pertanyaan
mengenai pelaksanaan pengendalian intern yang dilaksanakan perusahaan, penulis
menemukan adanya beberapa kelemahan terhadap sistem persediaan barang jadi di perusahaan. Kelemahan tersebut antara lain :
a. Potensi kesalahan pencatatan jumlah penghitungan gula yang ada di gudang.
Penghitungan jumlah gula yang ada di gudang dilakukan rutin setiap shift oleh karyawan rupa-rupa bagian gudang. Namun dokumen
yang digunakan untuk mencatat hasil penghitungan tidak bernomor urut tercetak, misalnya kartu perhitungan fisik dengan nomor urut
tercetak sehingga dalam penggunaanya dapat dipertanggungjawabkan oleh karyawan yang melakukan kegiatan penghitungan fisik.
b. Potensi ketidaktepatan penyajian jumlah persediaan gula. Hasil penghitungan gula yang dicatat oleh karyawan dalam
kertas hitung seharusnya direkap untuk diperiksa dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang agar hasil tersebut telah dijamin ketelitiannya
sebagai dasar pencatatan laporan pertanggungjawaban gudang untuk pihak-pihak yang membutuhkan. Misalnya Laporan Produksi Harian
LPH dibuat setiap hari ketika masa produksi yang dilaporkan kepada Direktur untuk menetapkan rencana maupun kebijakan yang akan
diambil perusahaan. c. Potensi kerusakan gula yang ada digudang.
Persediaan gula yang ada digudang tidak semua merupakan milik perusahaan namun ada sebagian persediaan tersebut adalah
titipan dari pelanggan. Titipan DO yang ada digudang menimbulkan penimbunan persediaan yang cukup banyak dalam jangka waktu yang
lama. Jika gula sudah disimpan dalam jangka waktu yang cukup lama maka gula tersebut berisisko mengalami kerusakan dan tidak layak
untuk dikonsumsi lagi. 2. Identifikasi Penyebab Masalah
Berdasarkan masalah yang terjadi, penyebab masalah yang melandasi terjadinya masalah tersebut adalah :
a. Permasalahan Staf gudang hasil tidak menyelenggarakan catatan menggunakan kartu penghitungan fisik persediaan dengan nomor urut
tercetak. b. Perusahaan seharusnya menyelenggarakan rekap hasil penghitungan
fisik persediaan gula sebagai rekap dari kartu penghitungan fisik persediaan serta diperiksa dan diotorisasi oleh pihak berwenang.
c. Perusahaan tidak membuat kesepakatan dengan pelanggan mengenai pengambilan titipan gulatitipan DO berupa Surat Kesepakatan
Pengambilan Gula selain menetapkan biaya sewa tambahan terhadap gula yang masih dititipkan. Kesepakatan yang dibuat berdasarkan
faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi gula secara fisik misalnya faktor cuaca. Jika pelanggan tidak mengambil gula sesuai jangka
waktu yang ditetapkan maka perusahaan berhak mengambil alih hak kepemilikan gula tersebut.
3. Identifikasi Titik Keputusan Setelah mengidentifikasi penyebab terjadinya suatu masalah, maka perlu
diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang menyebabkan terjadinya suatu hal. Titik keputusan yang
menyebabkan permasalahan yang terjadi adalah: a. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak diselenggarakannya
pencatatan jumlah persediaan menggunakan kartu perhitungan gula adalah kesalahan penghitungan jumlah persediaan baik secara fisik
maupun yang tercatat. b. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak diperiksa dan diotorisasi
hasil perhitungan gula memunculkan potensi penyelewengan atau kecurangan karyawan terhadap persediaan gula yang ada digudang
karena bisa terjadi pencatatan perhitungan dengan jumlah yang salah dengan sengaja. Hal ini tentu saja akan berpengaruh pada saat
pembuatan Laporan Produksi Harian maupun Rekap Mutasi
Pengeluaran Gula sehingga informasi yang tersaji dalam laporan tersebut tidak akurat.
c. Titik keputusan dari penyebab masalah perusahaan tidak membuat kesepakatan pengambilan gula dengan pelanggan berkaitan dengan
pengambilan gula secara bertahap dapat menimbulkan penimbunan persediaan disamping itu juga memunculkan potensi kerusakan
kualitas gula sehingga tidak layak untuk dikonsumsi lagi. 4. Identifikasi Personil Kunci
Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen serta deskripsi jabatan.
a. Karyawan bagian pabrikasi : 1 Melakukan proses produksi sesuai rencana produksi
2 Membuat laporan harian produksi gula 3 Menyerahkan hasil produksi gula ke staf gudang hasil selesai untuk
selanjutnya disimpan di gudang. b. Karyawan staf gudang hasil :
1 Menerima hasil produksi berupa gula dari bagian pabrikasi. 2 Menghitung jumlah keseluruhan gula yang ada di gudang
3 Membuat Laporan Produksi Harian LPH 4 Membuat Surat Jalan Keluar
5 Menyerahkan gula kepada pelanggan 6 Merekap seluruh penerimaan dan pengeluaran gula.
c. Karyawan staf ATR : 1 Menerima Daftar Persediaan Gula, Laporan Harian Gudang Gula,
serta Rekap Mutasi Pengeluaran Gula. 2 Membuat memo pembagian status gula.
3 Membuat Surat Perintah Pengeluaran Barang d. Karyawan bagian pemasaran :
1 Menerima order dari pelanggan 2 Membuat Delivery Order
e. Karyawan staf Akuntansi 1 Membuat rekap harga pokok produk
2 Mencatat jurnal persediaan
C. Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi di PT.Madubaru
