dicatat melalui suatu alat atau terminal yang dihubungkan pada komputer. Pada on-line processing terdapat dua bentuk pengolahan data :
1 On-line batch, yaitu data dimasukkan langsung kedalam suatu sistem
komputer, disimpan secara elektronis dan diproses belakangan. 2
On-line real-time, yaitu data dimasukkan kedalam sistem langsung diproses seketika dan menghasilkan informasi up to date.
d. Information output, tahap terakhir dari proses pengolahan data adalah
menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan biasanya disajikan dalam bentuk documents, reports, response to query.
3. Pengolahan data elektronik electronic data processing EDP
Adanya kebutuhan informasi yang makin lama makin memperlihatkan tendensi meningkat perlu mendapatkan perhatian dalam penanganannya. Hal ini
didorong oleh adanya peran pengambilan keputusan dan tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, pengolahan dan hubungan antar unsur-unsur
dalam organisasi yang makin luas dan mengakibatkan timbulnya berbagai jenis data dan informasi. Pada mulanya pengolahan data ini dilakukan secara manual
hanya mengandalkan tenaga manusia. Namun sekarang telah ditemukan komputer yang dapat membantu manusia di dalam proses pengolahan data. Dengan
menggunakan komputer dalam kegiatan pengolahan data, maka muncullah istilah pengolahan data elektronik electronic data processing.
a. Pengertian EDP
Adanya keterbatasan kemampuan manusia dalam menangani pengolahan data yang semakin pelik dan kompleks maka diperlukan peralatan yang mampu
Universitas Sumatera Utara
mengolah dan menghasilkan data secara benar dan tepat. Hal ini dapat terpenuhi dengan diterapkannya sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan
komputer yang lebih dikenal dengan istilah sistem pengolahan data elektronik. Pengertian sistem Pengolahan Data Elektronik menurut George H. Bodnar dan
William S. Hopwood 1998: 5 yang sudah dialihbaliasakan Dedi Jacobus dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah : Pengolahan Data Elektronik
adalah pemanfaatan teknologi komputeruntuk melakukan pengolahan data yang berorientasi pada transaksi dalam suatu organisasi. Menurut Jogiyanto 2005:3
pengetian Pengolahan Data elektronik adalah : Pengolahan Data Elektronik adalah manipulasi data kedalam bentuk yang berarti berupa suatu informasi
dengan dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer. Dengan menggunakan pengolahan data elektronik dapat menghasilkan informasi yang
lebih berarti dan dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu : computare yang berarti menghitung. Pengertian tersebut sebenarnya terlalu sempit untuk alat yang disebut
komputer, sebab komputer tidak hanya mempunyai kemampuan sebagai alat perhitungan tetapi dapat juga digunakan untuk membandingkan suatu kondisi atau
untuk mengolah data kualitatip. Pengertian komputer menurut Jogiyanto H.M 1999: 2 dalam bukunya Pengenalan Komputer adalah : Computer has come to
mean special type of calculating device having certain definite characteristic. Kutipan pengertian komputer tersebut merupakan suatu tipe khusus alat
Universitas Sumatera Utara
penghitungan yang menyajikan sistem tertentu yang pasti. Dari beberapa kutipan di atas dapat disimpulkan pengertian komputer
Menurut Robert H. Blissmer yang dialihbahasakan oleh Jogiyanto 1999: dalam bukunya Computer Annual adalah: Komputer adalah suatu alat elektronik
yang mampu melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut:1 Menerima input, 2 Memproses input tadi sesuai program. 3 Menyimpan perintah-perintah dan
tujuan tadi kedalam data elektronik. 4 Menyediakan bahan dalam bentuk informasi.
Berdasarkan definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1
Komputer merupakan suatu rangkaian peralatan elektronik yang bekerja bersama-sama.
2 Komputer adalah alat pengolah data menjadi informasi melalui proses
tertentu. 3
Komputer merupakan suatu mesin yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan tinggi dan ketepatan serta kemampuan menyimpan
instruksi-instruksi untuk memecahkanm masalah. 4
Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang bekerja bersama-sama dan dapat melakukan serangkaian pekerjaan secara
otomatis dalam kecepatan yang tinggi melalui instruksi yang diberikan
oleh manusia. b. Tujuan sistem EDP
Universitas Sumatera Utara
Tujuan sistem pengolahan data elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi para pemakai. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh
Wilkinson 2000: 234 yaitu sistem pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang:
1 Relevant, suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan
terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan.
2 Improve throughput, salah satu ukuran dari sistem konversi data
adalah laju konversinya, kuantitas data yang dikonversi sistem selama suatu periode waktu tertentu. Peningkatan laju konversi meningkatkan
kinerja sistem. 3
Efficiency, istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien
pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar.
4 Time line, bila konversi data dilakukan secara secara tepat waktu,
catatan dalam basis data dijaga selalu mutakhir. Jadi makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para pemakai.
5 Flexibility,
kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi
data mampu menghadapi perubahan-perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.
6 Accuracy and security, untuk meyakinkan data yang dihasilkan dapat
Universitas Sumatera Utara
diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai.
7 Economic,
mengkonversi data biaya wajar merupakan sasaran terakhir. Ini merupakan sasaran yang sifatnya paling luas atau
berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh, efisien berbanding lurus dengan kehematan, sedangkan ketepatan waktu
umumnya berbanding terbalik dengan kehematan c.
Metode EDP
Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data secara elektronik menurut Jogiyanto 1999: 753 ada dua yaitu : 1 Batch Processing, 2
OnlineProcessing. 1
Batch Processing Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu prosedur. Data
yang akan diolah dikumpulkan untuk suatu periode tertentu, kemudian dilakukan pengolahan data oleh komputer. Jadi pengolahan data
dilakukan secara kolektif. Pada pemrosesan data dengan cara ini biasanya digunakan beberapa file data untuk memungkinkan pengolahan
informasi. File data-data yang memegang peranan dalam pengolahan ini adalah file induk, file yang senantiasa diperbaharui datanya dengan data
transaksi yang diolah perkelompok batch untuk suatu periode tertentu. File yang berisi data transaksi disebut data transaksi. Ada enam dasar
operasi didalam batch processing yaitu: a
Operasi konversi conversion run merupakan tahapan proses
Universitas Sumatera Utara
pengubahan dari data yang direkam ke file transaksi. b
Operasi koreksi edit run merupakan tahap pengkoreksian data yang telah dipindahkan, diedit dan divalidasi. Dalam operasi ini
data yang telah direkam di file transaksi diperiksa kebenarannya, kelengkapan, keakuratan dan validasinya dengan suatu program
khusus. c
Operasi pengurutan sort run merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci file induk. Pengurutan
diperlukan untuk menyusun data dalam urutan yang sesuai guna menyiapkan laporan atau keluaran lain.
d Operasi pemeliharaan file file maintanance run merupakan
operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan digunakan untuk
memutakhirkan file induk sehingga data dalam file induk selalu terawat dengan data yang mutakhir.
e Operasi pengutipan file file extraction run merupakan suatu
proses, pengambilan atau atau pengutipan data file tertentu yang direkamkan di file lain.
f Operasi penghasil laporan report generation run merupakan
operasi untuk keluaran data laporan. Misalkan file induk yang berisi data yang telah dimutakhirkan biasanya kemudian dibuat
laporan-laporan tentang status keadaan data terakhir ke dalam file induk.
Universitas Sumatera Utara
d.
Unsur-Unsur EDP
Unsur-unsur dasar sistem komputer adalah fasilitas-fasilitas prinsip yang harus ada agar sistem komputer dapat berjalan dengan baik sebagai alat bantu
pengolahan data atau pengolahan informasi. Unsur-unsur dasar sistem komputer menurut La Midjan 1998: 136 dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi
adalah sebagai berikut: 1
Unsur Perangkat Keras Hardware, hardware adalah seluruh
komponen-komponen fisik yang membentuk suatu sistem komputer. Secara garis besarnya hardware sebuah komputer dapat dibagi
menjadi: a
Bagian Pengolahan Data Central Processing Unit CPU, CPU memegang peranan yang terpenting karena CPU-lah yang
mengatur segala pengolahan data dalam komputer. CPU adalah otak dari komputer dan walaupun demikian tanpa alat penolong
yang lain CPU secara praktis tidak berfungsi. b
Bagian Penyimpanan Data Main Memory, memori adalah tempat menyimpan semua data yang juga merupakan ruang kerja working
space CPU. Memori ini terdiri dari dua metode yaitu : 1
Random Access Memory RAM, sifatnya sementara, maksudnya bahwa semua data yang terdapat dalam RAM ini
sewaktu-waktu dapat dihilangkan apabila daya ditiadakan atau atas kemauan operator atau oleh sebab lain disengaja atau tidak
misalnya : Listrik.
Universitas Sumatera Utara
2 Read Only Memory ROM, sifatnya permanen yaitu data tetap
tinggal begitu diisi dan dan hanya dapat dihapus dengan satu cara yang khusus. Biasanya ROM ini dipakai untuk menyimpan
data yang berupa instruksi-instruksi yang akan dipergunakan oleh komputer. Memori ini terdiri dari beberapa unit dan dimana
setiap unit yang satu dengan yang lainnya saling menunjang dalam melakukan suatu kegiatan pekerjaan yaitu :
c Bagian Pembaca Data InterfaceAdalah suatu alat yang dapat
menghubungkan dan menterjemahkan instruksi-instruksi berupa kode-kode yang dapat dimengerti oleh programmer atau operator
menjadi kode dalam bentuk pulsa elektronis yang dapat dimengerti dan selanjutnya diproses.
d Alat untuk memasukkan dan mengeluarkan data Inputoutput
terminal atau IO Devices adalah alat untuk memasukkan datainstruksi ke komputer dan mengeluarkan dari komputer
datahasil yang dikehendaki. IO terminal ini biasanya berupa Video Display Terminal VDT I CRT atau layar monitor dan
berupa printer yang dapat mengeluarkan hasil-hasil secara tertulis untuk kemudian dapat di file Hard Copy.
2 Perangkat Lunak Software,
yang diartikan software perangkat lunak adalah seluruh face dari system pengolahan data diluar dari
peralatan komputernya sendiri, namun dengan adanya software ini barulah komputer dapat digunakan. Dengan adanya fasilitas
Universitas Sumatera Utara
hardware, komputer saja tentu tidak akan dapat memecahkan problem atau dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh dari software.
Fasilitas software itu intinya terdiri dari: a
System design yang secara garis besarnya mencakup : 1
Jaringan data yang akan diolah 2
Jaringan pengolahan data 3
Jaringan informasi yang intinya akan dihasilkan b
Program yang terdiri atas: 1
User Programs yang berasal dari programers 2
Operating system yaitu program yang membentuk pelaksanaan users program dalam memory I storage unit.
3 Personil pengelolaan Brainware, pada suatu sistem terkomputerisasi
selain hardware dan software salah satu unsur penunjang adalah unsur manusia atau brainware. Untuk menjamin agar pengolahan data
melalui komputer dapat memberikan informasi yang dapat dipercaya. Hal ini seperti yang dijelaskan oleh Barry E. Cushing yang
dialihbahasakan oleh Ruchyat Kosasih 1992: 429 dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan dimana
pembagian wewenang yang jelas tersebut adalah pada analisa sistem dan program, operasi komputer, perpustakaan file, pengendalian
data. Personil pengolahan data tersebut tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a Analisa Sistem, yaitu yang akan membentuk dan membangun
Universitas Sumatera Utara
fasilitas sistem desain. b
Programming, yaitu yang akan menyusun instruksi bagi komputer. c
Perpustakaan file yaitu yang bertanggungjawab untuk pemeliharaan suatu tempat yang terpisah, penyimpanan perpustakaan,
pengendalian files dan program-program yang disimpan pada kartu, pita magnetik dan sebagainya.
4 Pengendalian data, yaitu mereka yang menyelenggarakan suatu
catatan dari semua pekerjaan dalam proses, memonitor arus pekerjaan dari dalam dan melalui departemen pengelolaan dan
mendistribusikan output sistem setelah selesai pengolahannya. Sedangkan unsur-unsur pengolahan data elektronik menurut Hiro Tugiman
2000: 22 dalam bukunya Pengantar Audit Sistem Informasi adalah : Ada lima unsur komputer yang biasa disebut sistem pengolahan data, manusia personil,
prosedur, fasilitas gedung ruangan, piranti keras dan piranti lunak. Unsur manusia personil, unsur piranti lunak dan unsur piranti keras telah
diuraikan di atas sedangkan untuk unsur prosedur-prosedur dan fasilitas, dapat dijabarkan sebagai berikut:
a Prosedur- prosedur dalam sistem pengolahan data elektronik
berarti aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh manajemen untuk mengatur operasi, termasuk cara-cara yang perlu
dipakai oleh pemakai komputer dalam berinteraksi dengan sistem tersebut. Cara dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh para personil
pelaksanaan pengolahan data elektronik antara lain : penyiapan
Universitas Sumatera Utara
data, mengoperasikan dan memelihara komputer, pengendalian kualitas dan memperbaiki kesalahan yang terjadi.
b Fasilitas gedungruangan
Untuk melaksanakan fungsi pengolahan data elektronik diperlukan ruangan khusus, misalnya dalam sistem mainframe, dalam hal ini
komputer harus ditempatkan dalam ruangan yang khusus, dijaga secara maksimal, diatur suhu udara dan sebagainya.
B. Tinjauan penelitian terdahulu
Penelitian terdahulu yang berhubungan dengan penelitian ini dapat kita lihat pada tabel. 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1 Penelitian terdahulu
Penelitian Tahun
Judul Perumusan
masalah Kesimpulan
Ulama 2004
Analisisa Sistem Informasi
Akuntansi Persediaan Obat
Bebasis Komputer Dalam
Meningkatkan Pengendalian
Pada Apotek Begawan Solo
Malang bagaimana
gambaran terhadap sistem
informasi akuntansi
persediaan obat terkomputerisasi
yang telah diterapkan oleh
apotek dalam meningkatkan
pengendalian intern dan
mengetahui pengendalian
aplikasi terkomputerisasi
persediaan obat pada apotek
Apotek Bengawan Solo Malang untuk sebaiknya
memperbaiki kelemahan- kelemahan yang terjadi pada
sistim informasi akuntansi persediaan obatnya sehingga
sistem informasi akuntansi persediaan obat
terkomputerisasi tersebut dapat diandalkan dan
menghindari adanya kerugian yang terjadi pada
Apotek
Universitas Sumatera Utara
