baik yang akan datang dari luar maupun dari dalam perusahaan itu sendiri.
2. SIA berbasis komputer
Di dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer, transaksi yang terjadi diproses dengan menggunakan komputer. Pertama-tama, data transaksi
harus diubah terlebih dahulu menjadi machine-readable form, kemudian diolah dan disimpan. Data dalam machine-readale form akan diubah kembali menjadi
human-readable form untuk digunakan oleh pengguna sistem. Komputer pada dasarnya hanya merupakan alat bantu yang digunakan dalam pengolahan data.
Proses pengolahan data terbagi atas empat tahap utama yang terdapat pada sistem manual maupun sistem berbasis komputer. Ke-empat tahap tersebut adalah:
a. Data input, pada tahap data input, data transaksi dikumpulkan dan
dikonversikan ke dalam machine-readable form. Data transaksi dikelompokkan dan diperiksa terlebih dahulu agar pengolahan data
berlangsung lebih efisien dan efektif. Pada sistem yang berbasis komputer, data transaksi dimasukkan kedalam online terminal atau
microcomputer. Operator memasukkan data dengan mengetik data transaksi pada terminal yang ada, selain itu dapat juga menggunakan alat
yang dikenal sebagai source data automation. Alat ini merekam data transaksi dalam machine-readable form pada tempat dan waktu yang sama
dengan sumbernya. b.
Data storage, bata bagi perusahaan merupakan salah satu sumber yang penting yang harus dijaga, tetapi tidak semua data yang relevan dapat
dipergunakan. Sebuah perusahaan harus mempunyai akses yang cepat dan
Universitas Sumatera Utara
mudah atas datanya untuk dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, para akuntan harus memahami pengelolaan dan penyimpanan data dalam
sebuah sistem informasi akuntansi dan bagian data dapat diakses.Dalam suatu perusahaan, data disimpan dalam bentuk files. Tiap jenis data dan tujuan
penyimpanan memerlukan jenis file yang berbeda. Ada beberapa jenis file yaitu : master file, transaction file, table file, backup file, suspense file,
report file. c.
Data processing, pada tahap data processing, data transaksi dimanipulasi untuk menghsilkan informasi yang berguna. Dalam tahap ini dilakukan beberapa
aktivitas pengolahan data seperti calculating, comparing, summarizing, filtration, dan retrieval. Selain aktivitas ini terdapat aktivitas lainnya yaitu
data maintenance. Aktivitas ini berfungsi untuk menjaga data tetap up to date. Data maintenance dibagi dalam empat aktivitas, yaitu additions, deletions,
updates dan changes. Data dalam suatu sistem informasi akuntansi dapat diproses dalam sequential file processing atau random access file processing.
Pada sequential file processing data diolah secara berurutan. Proses ini berfungsi secara cepat dan efisien jika data yang diolah berjumlah besar dan
sebagian besar data diolah secara periodik untuk data yang jarang di-update. Pengolahan data secara direct access lebih baik digunakan untuk data yang
diolah secara konstan dan sering di-update. Transaksi yang terjadi dapat diproses secara secara on-line processing atau batch processing. Dalam batch
processing, transaksi-transaksi yang serupa dikumpulkan dalam suatu kelompok secara periodik sebelum diolah. Pada online processing transaksi
Universitas Sumatera Utara
dicatat melalui suatu alat atau terminal yang dihubungkan pada komputer. Pada on-line processing terdapat dua bentuk pengolahan data :
1 On-line batch, yaitu data dimasukkan langsung kedalam suatu sistem
komputer, disimpan secara elektronis dan diproses belakangan. 2
On-line real-time, yaitu data dimasukkan kedalam sistem langsung diproses seketika dan menghasilkan informasi up to date.
d. Information output, tahap terakhir dari proses pengolahan data adalah
menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan biasanya disajikan dalam bentuk documents, reports, response to query.
3. Pengolahan data elektronik electronic data processing EDP
Kategori