Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Komunikasi

1.2. Rumusan Masalah

Perkembangan industri jasa terutama dalam bidang komunikasi dan jasa pengiriman semakin pesat. Hal ini menyebabkan semakin tingginya persaingan yang dihadapi oleh PT. Pos Indonesia Persero. Begitu juga halnya dengan Kantor Pos Bogor. Kantor Pos Bogor terus berupaya untuk meningkatkan kinerja secara optimal. Namun, pada pelaksanaannya, berbagai masalah internal perusahaan sering terjadi, terutama yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia SDM. Masalah komunikasi sering terjadi antara karyawan dengan pihak manajemen. Karyawan sebagai bawahan sering merasa kesulitan dalam memahami pesan atau intruksi yang disampaikan oleh atasan berkaitan dengan pekerjaan, sehingga hal ini dapat menimbulkan kesalahpahaman dalam bekerja yang berakibat pada penurunan kinerja karyawan. Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana pola komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan di Kantor Pos Bogor? 2. Bagaimana hambatan komunikasi yang dialami oleh atasan dan bawahan di Kantor Pos Bogor? 3. Bagaimana efektivitas komunikasi antara atasan dengan bawahan pada Kantor Pos Bogor?

1.3. Tujuan Penelitian

1. Mengetahui pola komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan pada Kantor Pos Bogor. 2. Mengetahui hambatan komunikasi yang dialami oleh atasan dan bawahan di Kantor Pos Bogor. 3. Menganalisis efektivitas komunikasi antara atasan dengan bawahan pada Kantor Pos Bogor.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi peneliti Merupakan sarana untuk mengaplikasikan pemahaman penulis tentang teori-teori sumber daya manusia yang didapat selama mengikuti perkuliahan. 2. Bagi perusahaan Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi masukan dan informasi mengenai kondisi perusahaan dengan mengetahui keefektifan komunikasi yang telah diterapkan sehingga penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran bagi manajer dalam pengambilan keputusan guna memperbaiki kinerja karyawan. 3. Kalangan akademisi Hasil penelitian diharapkan dapat menambah pengetahuan di bidang sumberdaya manusia khususnya mengenai komunikasi dan menjadi literatur untuk penelitian selanjutnya. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan pada proses komunikasi internal perusahaan yaitu antara atasan dengan bawahan pada masing-masing divisibagian dengan mengidentifikasi pola komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan, mengetahui hambatan komunikasi, serta efektivitas komunikasi antara atasan dengan bawahan. Pola komunikasi dalam penelitian ini lebih difokuskan pada pola komunikasi ke atas dan pola komunikasi ke bawah yang berkaitan dengan kinerja.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi pesan, ide, gagasan dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. www.wikipedia.orgwikikomunikasi. Menurut Stoner 1996, Komunikasi didefinisikan sebagai proses yang digunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Menurut Muhammad 2004, komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku.

2.1.1. Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah Goldhaber dalam Muhammad, 2004. Muhammad 2004, menyimpulkan pendapat dari para ahli mengenai persepsi tentang komunikasi organisasi, yaitu: a. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal. b. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media. c. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaan, hubungan dan keterampilannya.

2.1.2. Proses komunikasi

Menurut Purwanto 2003, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu: 1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan 4. Penerima menerima pesan 5. Penerima menafsirkan pesan 6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim. Keenam tahapan dalam proses komunikasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. MEDIA Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Sub Bag Puri R Sub Bag Puri PP Sub Bag TrierKawai Sub Bag Sopir Tahap 3 Pengirim mengirim pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 6 Penerima menerima ide pesan Tahap 4 Penerima menerima pesan SALURAN Gambar 1. Tahapan dalam Proses Komunikasi Purwanto, 2003. Menurut Cangara 2006, unsur-unsur yang terdapat dalam proses komunikasi diantaranya adalah: 1. Sumber Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa inggrisnya disebut source, sender atau encoder. 2. Pesan Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. 3. Media Media yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima, misalnya panca indera, saluran komunikasi seperti telepon, surat, telegram, email, faksimili, komputer dan lain-lain. 4. Penerima Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara. 5. Pengaruh Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. 6. Tanggapan Balik Umpan balik adalah salah satu bentuk dari pengaruh yang berasal dari penerima. Umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meskipun pesan belum sampai pada penerima. 7. Lingkungan Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya, lingkungan psikologis dan dimensi waktu. Lingkungan Sumber Efek Pesan Media Penerima Umpan balik Gambar 2. Unsur-unsur Proses Komunikasi Cangara, 2006.

2.1.3. Fungsi Komunikasi

Concrad dalam Tubbs 2001, mengidentifikasi tiga fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah: 1. Fungsi perintah Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah”. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik. Tujuannya untuk mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi relasional Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain”. 3. Fungsi manajemen ambigu Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan yang melekat dalam organisasi. William I. Gorden dalam Mulyana 2004 mengemukakan ada empat fungsi komunikasi yaitu: 1. Komunikasi sosial Mengisyaratkan bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri, kelangsungan hidup, memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur dan memupuk hubungan dengan orang lain. Melalui komunikasi, orang dapat bekerjasama dengan anggota masyarakat untuk mencapai tujuan bersama. 2. Komunikasi ekspresif Komunikai ekspresif dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan emosi kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan non verbal. 3. Komunikasi ritual Komunikasi yang biasa dilakukan secara kolektif. 4. Komunikasi instrumental Komunikasi yang bertujuan untuk menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, mengubah perilaku atau menggerakan tindakan dan juga untuk menghibur. Menurut Robbins 1996, komunikasi menjalankan empat fungsi utama di dalam suatu kelompok atau organisasi, diantaranya: 1. Pengendali kontrol dan pengawasan Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai hirarki wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh para karyawan. 2. Motivasi Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan, bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika di bawah standar. 3. Pengungkapan emosional Komunikasi dapat menunjukkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial. Bagi karyawan, kelompok kerja merupakan sumber pertama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok tersebut merupakan mekanisme fundamental dimana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puasnya. 4. Informasi Komunikasi berhubungan dengan perannya dalam mempermudah pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.

2.1.4. Pola Komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi nonformal Purwanto, 2003. 1. Saluran komunikasi formal Saluran komunikasi formal merupakan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan. Pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. a. Komunikasi dari atas ke bawah Aliran komunikasi dari atas ke bawah umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto 2003, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: 1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. 2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. 3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. 4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. 5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan informasi ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. b. Komunikasi dari bawah ke atas Komunikasi dari bawah ke atas berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Menurut Muhammad 2004, tujuan komunikasi ke atas adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Sedangkan komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu. Menurut Pace dalam Muhammad 2004, fungsi komunikasi ke atas adalah : 1. Dengan adanya komunikasi ke atas, supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dan bagaimana baiknya menerima apa yang disampaikan karyawan. 2. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pengambilan keputusan. 3. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. 4. Komunikasi ke atas membolehkan bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaannya dan memperkuat keterlibatannya dalam tugas-tugasnya di organisasi. Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja. c. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajarsederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. d. Komunikasi diagonal Komunikasi yang melibatkan dua tingkat organisasi yang berbeda. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar, dimana terdapat saling ketergantungan di antara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah: 1 Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat 2 Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif. 2. Saluran komunikasi nonformal Saluran komunikasi yang tidak memperhatikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukanjabatan.

2.1.5. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Menurut Purwanto 2003, faktor-faktor penghambat komunikasi dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama, diantaranya adalah: 1. Masalah dalam mengembangkan pesan Masalah dalam mengembangkan pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada, adanya pertentangan emosional atau sulit dalam mengapresiasikan ide atau gagasan. 2. Masalah dalam menyampaikan pesan Masalah yang paling jelas dalam penyampaian pesan adalah masalah yang terkait dengan sarana fisik untuk berkomunikasi. 3. Masalah dalam menerima pesan Masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang dan kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiens. 4. Masalah dalam menafsirkan pesan Masalah terbesar dalam proses komunikasi adalah saat pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. Menurut Cangara 2006, hambatan komunikasi pada dasarnya dapat dibedakan atas tujuh macam, yaitu: 1. Gangguan teknis Gangguan Teknis terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang disampaikan melalui saluran mengalami kerusakan. Misalnya gangguan jaringan telepon, suara bising dan sebagainya. 2. Gangguan semantik Gangguan semantik ialah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Gangguan semantik sering terjadi karena kata-kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti oleh khalayak, bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan oleh penerima, struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana mestinya sehingga membingungkan penerima dan karena adanya perbedaan latar belakang budaya.

3. Gangguan psikologis

Gangguan psikologis terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri individu. Misalnya rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna. 4. Hambatan fisik atau organik Hambatan fisik ialah gangguan yang disebabkan karena kondisi geografis misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak adanya sarana komunikasi dan transportasi. Gangguan fisik juga bisa diartikan karena adanya gangguan organik, yaitu tidak berfungsinya salah satu pancaindera pada penerima. 5. Hambatan status Hambatan status ialah rintangan yang disebabkan karena jarak sosial diantara peserta komunikasi, misalnya perbedaan status antara senior dan yunior atau atasan dan bawahan. 6. Hambatan kerangka berpikir Hambatan kerangka berpikir ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi. 7. Hambatan budaya Hambatan budaya ialah rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi. Menurut Robbins 1996, penghalang utama terhadap komunikasi efektif adalah: 1. Penyaringan Penyaringan mengacu pada pengirim yang memanipulasi informasi sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata si penerima. 2. Persepsi selektif Penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadinya yang lain. 3. Emosi Bagaimana perasaan si penerima ketika menerima suatu pesan komunikasi akan mempengaruhi bagaimana ia menafsirkan pesan tersebut. 4. Bahasa Adanya perbedaan latar belakang budaya dan penggunaan bahasa dengan istilah yang berbeda dapat menghalangi komunikasi efektif.

2.1.6. Efektivitas Komunikasi

Menurut Tubbs 2001, salah satu ukuran bagi efektivitas komunikasi adalah terciptanya komunikasi efektif. Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif apabila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima. Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi efektif, yaitu: 1. Pemahaman Pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini komunikator dikatakan efektif apabila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikan. Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidakberhasilan dalam menyampaikan isi pesan secara cermat. 2. Kesenangan Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan erat dengan perasaan terhadap orang yang berinteraksi dengan pihak lain. 3. Mempengaruhi sikap Komunikasi dikatakan efektif jika komunikator pengirim dapat mempengaruhi sikap komunikan penerima, tindakan mempengaruhi sikap bertujuan agar orang lain memahami ucapan kita dan melakukan tindakan sesuai dengan yang kita inginkan. 4. Hubungan yang makin baik Secara keseluruhan, komunikasi efektif memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Salah satu kegagalan dalam berkomunikasi adalah adanya gangguan dalam hubungan insani yang berasal dari kesalahpahaman.

5. Tindakan

Komunikasi yang efektif dapat mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan. Menurut Purwanto 2003, komunikasi efektif memerlukan beberapa hal antara lain: 1. Persepsi Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh penerima pesan. 2. Ketepatan Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran. 3. Kredibilitas Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan terhadap inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan. 4. Pengendalian Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan dalam berkomunikasi. Reaksi audiens tergantung pada berhasil tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat berkomunikasi. 5. Keharmonisan Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.

2.2. Hasil Penelitian Terdahulu yang Relevan