5.1.2 Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM yang Diteliti
Unit kerja dalam analisis kebutuhan tenaga kerja di penelitian ini adalah unit pembiayaan jaminan pihak ketiga, sub
unit kerja Loket Pelayanan peserta BPJS dengan kategori kerja staf pelaksana umum.
Tabel 5.3 Unit Kerja dan Kategori SDM yang diteliti
Unit Kerja Sub Unit Kerja
Kategori Tenaga
Pembiayaan Jaminan pihak
ketiga Loket Pelayanan
peserta BPJS Staf pelaksana
umum
5.1.3 Penggunaan Waktu Kerja Berdasarkan Work Sampling
Dari hasil pengamatan selama sepuluh hari kerja di Loket pendaftaran peserta BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta dengan metode
Work Sampling, didapat data sebagai berikut :
Tabel 5.4 Jumlah Waktu Personil Loket Pendaftaran BPJS
Dalam Sepuluh Hari Kerja
NO NAMA KEGIATAN
Persentase f
per keg. keseluruhan 1 Aktivitas Produktif
Membuat registrasi rawat jalan 8880
46.63 36.24
Membuat laporan kunjungan rawat jalan harian 300
1.57 1.22
Melakukan pengarsipan berkas pasien BPJS harian 600
3.15 2.45
Coding 3200
16.80 13.06
Membuat registrasi keluar pasien BPJS 5340
28.04 21.8
Berkoordinasi dengan bagian lain 600
3.15 2.45
Mengikuti rapat bulanan 120
0.63 0.49
Sub 19040
100 77.71
2 Aktivitas Non Produktif
Mengobrol berbincang-bincang 580
44.62 2.37
Membaca koran lainya 720
55.38 2.94
Sub 1300
100 5.31
3 Aktivitas Pribadi
Shalat 1160
27.88 4.73
Makan 1160
27.88 4.73
Ke Toilet 760
18.27 3.10
pribadi lainya 1080
25.96 4.41
Sub 4160
100 16.98
Total 24500
100 100
Ket: f merupakan frekuensi dalam satuan menit
Dari Tabel 5.2 di atas menggambarkan aktivitas dan waktu yang digunakan yang dilakukan personil di Loket Pendaftaran selama dilakukan
pengamatan dengan formulir work sampling. Aktivitas yang dilakukan
terbagi menjadi tiga, yaitu jenis kegiatan dan waktu yang digunakan untuk melakukan Aktivitas produktif, jenis kegiatan dan waktu yang digunakan
untuk Aktivitas non produktif dan Aktivitas pribadi. Dari total penggunaan waktu oleh staff di Loket Pendaftaran selama dilakukannya kegiatan
pengamatan didapatkan bahwa 77.71 waktunya digunakan untuk melakukan Aktivitas produktif, sedangkan waktu yang digunakan untuk
melakukan Aktivitas non produktif adalah sebesar 5.31 dan penggunaan waktu untuk Aktivitas pribadi adalah sebesar 16.98. Presepsi staf
tentang standar pelayanan dan kendala yang dihadapi dalam melaksanakan pelayanan di loket pendaftaran diketahui :
“... Belum ada ketentuan kegiatan yang diatur karena program ini masih baru dan masih percobaan tapi secara
keseluruhan karna sebagai front liner pendaftaran pasien kegiatan utama melayani registrasi pendaftaran dan
membuat registrasi keluar peserta BPJS” Informan 1 “...Kerjanya emang paling banyak di pendaftaran buat
terbitan sep, bisa sampai jam 1 siang melayani pendaftaran peserta BPJS yang udah antri dari pagi sebelum loket
buka” Informan 3 Selama kegiatan pengamatan di Loket Pendaftaran peserta BPJS
Rumah Sakit Haji Jakarta didapatkan total kegiatan yang terbagi ke dalam sepuluh hari kerja. Dimana dari masing-masing hari pengamatan
didapatkan total kegiatan yang terangkum ke dalam Aktivitas produktif, Aktivitas non produktif, dan Aktivitas pribadi. Secara lebih rinci
dijabarkan berdasarkan tabel berikut ini :
Tabel 5.5 Kuantitas Aktivitas di Loket Pendaftaran BPJS
Berdasarkan Tanggal pengamatan
No TANGGAL
Aktivitas Jumlah
Kegiatan Produktif
Non Produktif
Pribadi
1 Senin 06-Apr
201 8
36 245
2 Selasa 07-Apr
201 8
36 245
3 Rabu 08-Apr
188 14
43 245
4 Kamis 09-Apr
190 16
39 245
5 Jum’at 10-Apr
172 19
54 245
6 Senin 13-Apr
201 8
36 245
7 Selasa 14-Apr
201 8
36 245
8 Rabu 15-Apr
188 14
43 245
9 Kamis 16-Apr
190 16
39 245
10 Jum’at 17-Apr
172 19
54 245
11 JUMLAH
1904 130
416 2450
12
Rata-rata Kegiatan Per
Hari
190.4 13
41.6 245
13 Aktivitas
77.71 5.31
16.98 100
Berdasarkan tabel 5.3 di atas tergambar bahwa selama sepuluh hari pengamatan didapatkan total kegiatan yang berhasil diamati dan dicatat
sebanyak 2450 kegiatan, yang terbagi menjadi tiga kategori penggunaan waktu yaitu sebanyak 1904 kegiatan merupakan Aktivitas produktif,
sebanyak 130 merupakan Aktivitas non produktif, dan Aktivitas pribadi sebanyak 416 kegiatan. Rata-rata jumlah kegiatan pengamatan setiap
harinya adalah sebanyak 245 kegiatan. Dari data tersebut tergambarkan
bahwa jumlah Aktivitas produktif terbanyak terjadi pada hari senin dan selasa, jumlah Aktivitas produktif paling sedikit adalah pada hari jum’at.
Kunjungan pasien paling banyak pada awal pekan dari pada di akhir pekan dijelaskan oleh para staf di loket pelayanan dalam menjawab
pertanyaan tentang proses pelayanan di loket pendaftaran dan kesibukan paling besar dalam kegiatan pelayanan di loket pendaftaran sebagai
berikut: “...Hari hari pertama tiap awal pekan emang rame
karena sabtu minggu kan tutup jadi orang berobat banyak dihari senin sama selasa” Informan 2
“...Paling ramai pasti selalu senin mungkin karena habis weekend kali ya” Informan 4
“...Jumat lebih lengang karena waktunya sempit kan ada shalat jumatan buat laki laki jadi biasanya pasien juga
gak sebanyak di awal pekan karena udah pada berobat duluan di awal pekan” Informan 5
Sebagian besar informan sepakat bahwa kuantitas kegiatan paling banyak pada awal pekan daripada akhir pekan, hal ini karena
kunjungan pasien pada awal pekan lebih banyak dari pada kunjungan di akhir pekan. Untuk hari jumat karena waktu pelayanan terpotong di
ibdadah solat jumat dan kunjungan pasien yang tidak terlalu banyak maka penggunaan waktu kegiatan produktif lebih kecil jumlahnya di hari jumat
dibandingkan dengan penggunaan waktu produktif di hari lain.
Grafik 5.1 Pola Kegiatan staf Loket Pendaftaran Rumah Sakit Haji Jakarta selama sepuluh hari kerja
20 40
60 80
Produktif Non
Produktif Pribadi
Pola Kegiatan Staf
Pada Grafik 5.1, dapat diketahui bahwa proporsi kegiatan produktif sebesar 190,4 kegiatan per hari atau 77,71 menjadi
penggunaan waktu kegiatan atau aktivitas yang paling banyak dilakukan di Loket Pelayanan, kegiatan non produktif sebesar 13 kegiatan per hari atau
sebesar 5.31 dan kegiatan pribadi 41,6 kegiatan atau 16.98. Masing masing pola kegiatan staf Loket Pendaftaran tersebut diperinci lagi
berdasarkan jenis kegiatan dari masing masing pola kegiatan. Rincian Aktivitas Produktif yang dilakukan staf Loket Pendaftaran peserta BPJS
adalah sebagai berikut :
Grafik 5.2 Aktivitas Produktif staf Loket Pendaftaran BPJS selama sepuluh hari kerja
100 200
300 400
500 600
700 800
900 1000
Aktifitas Produktif M embuat registrasi
raw at jalan
M embuat laporan kunjungan raw at jalan
harian
M elakukan pengarsipan berkas pasien BPJS
harian
Coding
M embuat registrasi keluar pasien BPJS
Berkoordinasi dengan bagian lain
M engikuti rapat bulanan
Berdasarkan Grafik 5.2 diketahui proporsi waktu kegiatan pelayanan registrasi pasien rawat jalan sebesar 888 atau 46,63, membuat
laporan kunjungan pasien rawat jalan sebesar 30 atau 1.57, melakukan pengarsipan berkas peserta BPJS sebesar 60 atau 3.15, aktivitas coding
sebesar 320 atau 16.80, membuat registrasi pasien keluar peserta BPJS sebesar 534 atau 28.04, berkoordinasi dengan bagian lain sebesar 60 atau
3.15 dan mengikuti rapat bulanan sebesar 12 atau 0.63. Hasil wawancara kepada staf tentang standar pelayanan dan kegiatan pokok
yang terkait langsung dan tidak langsung kepada pelayanan di loket pendaftaran dijelaskan sebagai berikut :
“...Dari pagi awal pelayanan langsung melayani antrian peserta rawat jalan pseien BPJS yang udah nunggu dari
pagi pokoknya semua counter pasti langsung melayani dari pukul delapan dan mulai sedikit lengang antrianya
kalo udah siang karena pasien mulai tersebar ke poli layanan yang dituju” Informan 2
“...Empat counter kita melayani pendaftaran pasien membuat surat eglibitas pasien dan satu counter sebagi
coding kita kalo jam pagi pasti fokus ke pelayanan ga ada waktu senggang buat ngobrol paling ke toilet”
Informan 1 “...Asal pasien juga tertib dan sabar ngantri sampe
giliranya di layani kita pasti tetep ramah sama pasien apalagi ga jarang kita masih harus menjelaskan
kelengkapan berkas yang harus dilampirkan pasien nunggu mereka fotocopy atau ambil resep dulu”
Informan 4 “Kalo udah siang pasien udah ke poli kita lanjut buat
registrasi keluar pasien rawat jalan dan rawat inap lanjut ketua pelaksana bikin laporan kunjungan dan
ngatur berkas pasien sehari dikelompokan dan di urutkan alfabetis”Informan 3
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa penggunaan waktu aktifitas produktif di Loket Pendaftaran pasien peserta BPJS paling banyak
digunakan untuk pelayanan pembuatan registrasi pasien rawat jalan yang mulai dilaksanakan dari awal waktu pelayanan hingga tengah hari, baru
kemudian penggunaan waktu produktif terbesar kedua adalah pelayanan
registrasi pasien keluar, pengarsipan dan pelaporan kunjungan pasien peserta bpjs harian. Kendala yang dialami dalam pelayanan adalah
kelengkapan berkas pasien baik saat registrasi masuk dan setelah dari poli pelayanan, petugas loket kadang harus berkoordinasi dengan bagian lain
untuk meminta keterangan terhadap tindakan medis, hasil lab atau resep yang diberikan kepada pasien untuk diterima dan dibuatkan resgistrasi
keluar sesuai dengan pelayanan yang diterima pasien. Grafik 5.3
Aktivitas Non Produktif staf Loket Pendaftaran BPJS selama sepuluh hari kerja
10 20
30 40
50 60
70 80
Aktifitas non
Produktif M engobrol
berbincang-bincang
M embaca koran lainya
Berdasarkan Grafik 5.3 diketahui proporsi waktu kegiatan non produktif di Loket Pendaftaran mengobrol berbincang-bincang sebesar 58
atau 44.62 dan membaca koranlainya sebesar 72 atau 55.38. Presepsi staf tentang pertanyaan terkait kegiatan yang dilakukan staf selama jam
kerja diluar pelayanan langsung adalah : “...Ngobrol sama temen temen yang lewat depan counter
kadang ngobrolin apa aja yang lucu atau rencanain futsal nanti gemana” Informan 2
“...Namanya ibu ibu biar ga jenuh ya kadang kadang kan juga temen temen yang nyamper kesini sekalian mereka
ke tempet lain ya ga lama lah kan belom jam istirahat ntar kalo kurang seru dilanjut pas istirahat”Informan 3
“...Kalo saya mah baca disini ngapain jauh jauh biar ga keliatan bacanya dari komputer kan liat aja berita di
internet baca status ya sekedar ngisi waktu”Informan 5 Dari keterangan informan diketahui bahwa penggunaan waktu non
produktif di loket pelayanan pasien peserta BPJS adalah untuk membaca koran dan lainya, bisanya di selang waktu senggang para staf
memanfaatkan dengan membaca berita online atau koran atau media informasi lainya. Kegiatan berbincang-bincang dilakukan sekedar
menghilangkan rasa jenuh dan menyapa reka rekan lain yang berkunjung atau sekedar melewati area loket pendaftaran.
Grafik 5.4 Aktivitas Pribadi staf Loket Pendaftaran BPJS selama sepuluh hari kerja
20 40
60 80
100 120
140
Aktifitas Pribadi
Shalat M akan
Toilet Pribadi Lainya
Berdasarkan Grafik 5.4 diketahui proporsi waktu kegiatan pribadi staf loket pendaftaran yaitu shalat sebesar 116 atau 27.88, makan
sebesar 116 atau 27.88, ke toilet sebsesar 76 atau 18.27 dan aktivitas pribadi lainya sebesar 108 atau 25,96.
Keterangan staf di loket pendaftaran terkait pertanyaan tentang kegiatan-kegiatan lain yang bukan termasuk kegiatan pelayanan kepadan
pasien peserta BPJS atau kegiatan pribadi dijelaskan sebagai berikut : “...Sholat gantian ya kita gabisa bareng-bareng
ninggalin counter kan kasian pasien ada yang masih antri biar cepet dilayani ke poli biasanya kita mah yang
laki laki belakangan jaga benteng” Informan 1 ”...Saya mah solat duluan sama temen temen perawat
dari laboratorium biarin yang laki laki belakangan kan banyak temenya tapi ya ntar gantian saya sendiri yang
jaga yang lain istirahat” Informan 3 “...Kita harus manfatin waktu istirahat sebaik mungkin
pokoknya makan solat sama lain lain satu jam aja gaenak pasien disuruh nunggu lama lama nanti kita juga
di tegor” Informan 4 “...Kalo istirahat gak jauh jauh paling deket wilayah
rumah sakit kadang saya ke ruangan rekam medis nyamper temen temen, solat kan deket tuh mushola di
depan rumah sakit kalo makan ya ikutan yang rame pada kemana biar cepet juga balik ke ruangan” Informan 5
Berdasarkan hasil wawancara oleh informan staf di loket pendaftaran pasien peserta BPJS penggunaan waktu pribadi staf
paling besar adalah untuk solat dan makan siang, kegiatan solat dan makan siang dilakukan secara bergantian agar pelayanan
kepada pasien tidak berhenti dan para staf di loket pendaftaran
memiliki kesadaran tinggi untuk menggunakan waktu pribadi secara baik agar tidak mengganggu waktu pelayanan.
5.1.4 Menyusun Standar Beban Kerja
Kategori