Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2015 xiii+94 halaman, 10 tabel, 2 bagan, 4 lampiran

ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA

BERDASARKAN BEBAN KERJA

DI LOKET PENDAFTARAN BPJS RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2015

SKRIPSI

OLEH :

SENO BAYU RW

NIM: 10.910.10000.30

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

i

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, Juli 2016

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juni 2016

Seno Bayu Rizki Wijaya, NIM : 109101000030

Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2015

xiii+94 halaman, 10 tabel, 2 bagan, 4 lampiran

ABSTRAK

Beban kerja merupakan salah satu komponen penting dalam menghitung kebutuhan tenaga. Artinya jumlah tenaga yang dibutuhkan disesuaikan dengan beban kerja yang ada. Metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN) adalah metode untuk menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh tenaga kerja.Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui besarnya beban kerja yang ada di Loket Pendaftaran Pasien Peserta BPJS dengan teknik Work sampling dan selanjutnya digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga dengan Metode WISN

Penelitian ini dilaksanakan di loket pendaftaran pasien peserta BPJS Rumah Sakit Haji jakarta selama sepuluh hari. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan melakukan observasi, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Hasil penelitian didapatkan penggunaan waktu kerja staf untuk aktivitas produktif rata-rata 77.71%, aktifitas non produiktif rata rata 5.31% dan aktifitas pribadi 16.98%. Hasil penghitungan tenaga dengan Metode WISN didapatkan jumlah tenaga loket pendaftaran BPJS adalah 6 orang dengan Ratio 0.8. Dari hasil penelitian ini disarankan kepada Manajemen Rumah Sakit Haji Jakarta perlu adanya pertimbangan menambah tenaga staf loket pendaftaran BPJS sebanyak 1orang sesuai dengan beban kerja yang ada.

Kata Kunci: Analisis beban kerja, loket pendaftaran pasien peserta BPJS, WISN

iii

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES PUBLIC HEALTH PROGRAM STUDY

HEALTH CARE MANAGEMENT Skripsi, June 2016

Seno Bayu Rizki Wijaya, NIM : 109101000030

Workforce Requirements Analysis Based on Workload in Patient Registration Counter for BPJS Participants Haji Hospital Jakarta year 2015 xiii+94 pages, 10 tables, 2 charts, 4 attachment

ABSTRACT

Workload is one important component in calculating the workforce requirements. Thats means that the amount of workforce needed tailored to the existing workload. Workload Indicators of Staffing Need (WISN) is a method to calculating workforce requirements based on real workload undertaken by workforce. This study aims to determine the size of existing workload in Patient Registration Counter for BPJS Participants with Work Sampling techniques and then used to calculate workforce requirements with WISN method.

This study was conducted in Patient Registration Counter for BPJS Participants Haji Hospital Jakarta for ten days. This study used a qualitative approach by cunducting observation, interview and documents analysis. The result showed the use of staff working time for productive activities are 77.71%, non productive activity are 5.31% and 16.98% for private activity. The result of calculation by using WISN method at Patient Registration Counter for BPJS Participants, it found the amount of force is 6 with WISN Ratio of 0.8. From these results the conclution is that its important for Haji Hospital management to concider on recuiting more staff at Patient Registration Counter for BPJS Participants as much as one person to addjust with the workload condition. Keyword : Workload Analysis, Patient Registration Counter for BPJS Participants, WISN

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Skripsi dengan judul

ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASARKAN BEBAN KERJA DI LOKET PENDAFTARAN BPJS RUMAH SAKIT HAJI

JAKARTA TAHUN 2015

Telah disetujui, diperiksa dan dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skrpsi Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

Universitas Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Disusun Oleh :

SENO BAYU R W

109101000030

Jakarta, Juli 2016

Pembimbing 1 Pembimbing 2

Riastuti Kusumawardani, M.KM Fase Badriah, M.Kes, Ph.D

v

PANITIA SIDANG SKRIPSI Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Jakarta, Juli 2016

Penguji 1,

Fajar Ariyanti, Ph.d NIP. 197612092006042003

Penguji 2,

Yuli Amran, M.KM NIP. 19800506 200801 2015

Penguji 3,

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Seno Bayu Rizki Wijaya Jenis Kelamin : Laki - Laki

Tempat/ Tanggal Lahir : Jakarta, 29 Oktober 1991

Alamat : Jl. Lingkar Sari RT 005 / RW 09 No.28 Kel. Kali Sari, Pasar Rebo – Jakarta Timur

Agama : Islam

E-mail : senobayurw@gmail.com Pendidikan

1997 - 2003 : SD Negeri Pekayon 17 Pagi Jakarta 2003 - 2006 : SMP Negeri 103 Cijantung

2006 - 2009 : SMA Negeri 39 Cijantung

2009 – sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Pengalaman Organisasi

2002 - 2003 : Pramuka SDN 17 Pekayon

2003 - 2004 : Anggota English Club SMPN 103 Cijantung

2004 - 2006 : OSIS SMPN 103, Anggota Bidang Seni dan Olahraga 2007 - 2008 : Ketua Paduan Suara SWARNA GITA SMAN 39 Cijantung 2007 – 2009 : Anggota Majelis Perwakilan Kelas

2009 - 2010 : Anggota Paduan Suara FKIK UIN JAKARTA, Conductor 2 2010 – 2011 : BEMJ Kesehatan Masyarakat, Bidang HUMAS dan

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu ‘Alaikum Warohmatullah Wabarokatuh

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang Maha Pengasih dan Penyayang, atas limpahan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini sebagai persyaratan memperoleh gelar sarjana kesehatan masyarakat. Shalawat dan salam senantiasa tecurahkan kepada Rosul tercinta Nabi Muhammad .saw yang telah menjadi suri tauladan bagi umatnya.

Dengan bekal pengetahuan, pengarahan serta bimbingan yang diperoleh selama perkuliahan dan selama berlangsungnya penelitian, penulis menyusun Skripsi mengenai “Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2015”.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Orang tua penulis H. Tumino Wibowo dan Hj. Wiwik Sukesih tercinta atas doa dan kasih sayang yang tak terhingga kepada ananda, semoga Allah menerima amal kebaikannya dan mengampuni segala dosanya. 2. Bapak Dr. H. Arif Sumantri, SKM, M,Kes selaku Dekan Fakultas

Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Fajar Ariyanti M.Kes, Ph.D selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Riastuti Kusuma Wardhani M.KM, selaku penanggung jawab Peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat FKIK Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sekaligus dosen pembimbing Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan atas konsultasi, arahan dan bimbingannya selama perkuliahan dan penelitian.

5. Ibu Fase Badriah M.Kes, PhD dan Ibu Raihana Nadra Alkaff MMA, selaku dosen pembimbing penyusunan skripsi terimakasih sudah memberikan ilmu dan meluangkan waktunya untuk saya.

6. Ibu Fajar Aryanti Ph.D, Ibu Yuli Amran M.KM dan Ibu Susanti Tungka MARS selaku dosen penguji terima kasih atas ilmu, masukan, waktu dan perhatianya kepada penulis.

7. Rumah Sakit Haji Jakarta dan para staf yang telah memberikan kesempatan penulis untuk penelitian di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta, terima kasih atas ilmu dan rasa kekeluargaan selama penulis menyusun penelitian ini, semoga Allah .swt memberi kesehatan dan keberkahan selalu.

8. Teman-teman seperjuangan kelas MPK 2009 yang sudah saling membantu, memberi dukungan dan berbagi suka duka selama perkuliahan. 9. Para kakak kelas Kesmas (Ka Vita, Ka Ami, Ka Septi dan kawan - kawan) dan adik Kelas Kesmas (Rahmania dan kelas MPK 2010 lainya) atas diskusi, dukungan dan doa.

10.Karang Taruna RT 005 yang menemani penulis menyelesaikan penelitian ini dan Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa penelitian ini masih sangat jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar di masa mendatang akan lebih baik lagi. Semoga dengan disusunnya penelitian ini akan memberikan manfaat bagi banyak pihak, khususnya bagi penulis serta bagi pembaca.

Wassalamu ‘Alaikum Warohmatullah Wabarokatuh

Jakarta, Juli 2016

ix

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

LEMBAR PERNYATAAN ... ii

PERNYATAAN PERSETUJUAN ... v

RIWAYAT HIDUP PENULIS ... ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR BAGAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 7

1.3 Pertanyaan Penelitian ... 8

1.4 Tujuan Penelitian ... 9

1.4.1 Tujuan Umum ... 9

1.4.2 Tujuan Khusus ... 9

1.5 Manfaat Penelitian ... 9

1.5.1 Bagi Rumah Sakit ... 9

1.5.2 Bagi Peneliti ... 9

1.6 Ruang Lingkup Penelitian ... 10

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 11

2.1 Pengertian Sumber Daya Manusia ... 11

2.2 Definisi Manjemen Sumber Daya Manusia ... 12

2.4 Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia ... 14

2.5 Analisis Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja ... 15

2.5.1 Pengertian Beban kerja ... 15

2.5.2 Penggunaan Waktu Kerja ... 20

2.5.3 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja ... 22

2.6 Ketenagaan Rekam Medis di Rumah Sakit ... 27

2.7 Kerangka Teori ... 29

BAB III KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI OPERASIONAL ... 31

3.1 Kerangka Konsep Penelitian ... 31

3.2 Definisi Istilah ... 35

BAB IV METODE PENELITIAN ... 38

4.1 Desain Penelitian ... 38

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 38

4.3 Informan Penelitian ... 38

4.4 Pengumpulan Data ... 39

4.4.1 Data Primer ... 39

4.4.2 Data Sekunder ... 40

4.5 Pengolahan Data ... 40

4.6 Instrumen Penelitian ... 40

4.7 Analisis Data ... 41

4.7.1 Wawancara Mendalam ... 41

4.7.2 Perhitungan Beban Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja ... 41

xi

BAB V HASIL PENELITIAN ... 46

5.1 . _{Analisis Kebutuhan SDM Berdasarkan Metode WISN ... 46}

5.1.1 . Menetapkan Waktu Kerja Tersedia ... 50

5.1.2 . Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM ... 56

5.1.3 Penggunaan Waktu Kerja Berdasarkan Work Sampling . 56 5.1.4 Menyusun Standar Beban Kerja ... 67

5.1.5 Menyusun Standar Kelonggaran ... 68

5.1.6 Kebutuhan Tenaga Kerja di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta ... 72

5.2 . _{Rasio Kesenjangan Tenaga di Loket Pendaftaran BPJS ... 73}

BAB VI PEMBAHASAN ... 75

6.1Keterbatasan Penelitian ... 75

6.2Analisis Kebutuhan SDM Berdasarkan Metode WISN ... 76

6.2.1 . Menetapkan Waktu Kerja Tersedia ... 76

6.2.2 . Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM ... 77

6.2.3 Penggunaan Waktu Kerja Berdasarkan Work Sampling . 77 6.2.4 Menyusun Standar Beban Kerja ... 80

6.2.5 Menyusun Standar Kelonggaran ... 80

6.2.6 Kebutuhan Tenaga Kerja di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta ... 81

6.3Rasio Kesenjangan Tenaga di Loket Pendaftaran BPJS ... 82

BAB VII PENUTUP ... 84

7.1Kesimpulan ... 84

DAFTAR PUSTAKA ... 86 LAMPIRAN ... 91

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Perbedaan WorkSampling dengan Time Motion Sudy ... 21

Table 3.1 Definis Operasional ... 36

Tabel 5.1 Gambaran Karakteristik Personil Loket Pendaftaran ... 48

Tabel 5.2 Waktu Kerja Tersedia Dalam Waktu Satu Tahun ... 55

Tabel 5.3 Unit Kerja dan Kategori SDM yang Diteliti ... 56

Tabel 5.4 Jumlah Waktu Personil Loket Pendaftaran Dalam Sepuluh Hari Kerja ... 57

Tabel 5.5 Kuantitas Aktivitas di Loket Pendaftaran Berdasarkan Tanggal Pengamatan ... 59

Tabel 5.6 Standar Beban Kerja Aktifitas Pengamatan ... 68

Tabel 5.7 Waktu Kelonggaran di Loket Pendaftaran BPJS ... 69

Tabel 5.8 Kebutuhan Tenaga di Loket Pendaftaran Rumah Sakit Haji Jakarta Berdasarkan Perhitungan Beban Kerja ... 72

Tabel 5.9 Kesenjangan Tenaga yang Ada dengan Kebutuhan Hasil Analisis WISN ... 74

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Kerangka Teori ... 32 Bagan 3.1 Kerangka Konsep ... 36 Bagan 5.1 Alur Pelayanan di Loket Pendaftaran BPJS ... 47

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berkembangnya pertumbuhan rumah sakit terutama di kota-kota besar, menyebabkan tingkat kompetisi antar rumah sakit cukup tinggi. Dengan tingkat kompetisi yang tinggi, maka akan diikuti dengan segala upaya setiap rumah sakit untuk mempertahankan keberadaannya. Tidak dapat dihindari bahwa peranan sektor swasta akan bertambah besar, yang disebabkan karena meningkatnya sosial ekonomi penduduk, bertambahnya jumlah penduduk yang dilayani dan adanya kesadaran akan kualitas pelayanan yang baik (Hosizah, 2012).

Bergesernya konsep rumah sakit, dari konsep lama ke konsep baru, dimana rumah sakit adalah institusi sosial semata – mata, ke arah konsep rumah sakit sebagai institusi sosio – ekonomi. Artinya adalah bahwa pengelolaan rumah sakit harus menggunakan prinsip – prinsip ekonomi (pengendalian biaya, efektif dan efisien), dengan tetap menjalankan fungsi sosialnya. Keadaan ini mendorong rumah sakit untuk lebih memperhatikan efisiensi penggunaan sumber daya dalam melakukan kegiatanya dengan tetap menjaga mutu yang baik. (Gunadi, 1997)

Rumah sakit kini sudah menjadi industri jasa dan sudah menjadi institusi yang multi disipliner. Berbagai jenis tenaga dari disiplin ilmu yang berbeda berkumpul menjadi satu disini. Peranan manusia di rumah sakit menjadi sangat penting. Produk jasa yang dihasilkan rumah sakit amat ditentukan oleh jenis tenaga manusianya (Gunadi, 1997).

Berdasarkan Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, tenaga kesehatan adalah tenaga yang ikut memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien selain dokter dan dokter gigi, dalam hal ini petugas pendaftaran pasien termasuk didalamnya. Tersedianya setiap kategori ketenagaan dengan kualitas dan kuantitas yang memadai dapat menjamin terselenggaranya pelayanan kesehatan di rumah sakit secara optimal.

Siregar (2004) menjelaskan dalam melaksanakan tugasnya, rumah sakit mempunyai berbagai fungsi yaitu menyelenggarakan pelayanan medis, pelayanan penunjang medis dan non medis, pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan, serta administrasi umum dan keuangan.

Dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau, salah satunya adalah peningkatan pelayanan kesehatan. Untuk memenuhi hal tersebut salah satunya adalah meningkatkan pelayanan loket. Petugas pendaftaran pasien merupakan tenaga kesehatan yang langsung memberikan pelayanan pada pasien pertama kali saat pasien tersebut akan berobat di suatu sarana pelayanan kesehatan. Peran petugas pendaftaran pasien sangatlah penting karena di tempat pendaftaran seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk pada suatu pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, petugas pendaftaran harus terampil, cepat dan tepat guna menunjang kelengkapan data rekam medis yang valid. Petugas pendaftaran pasien di suatu sarana pelayanan kesehatan/ rumah sakit biasanya diklasifikasikan berdasarkan pasien yang berobat, yaitu petugas pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap. Berdasarkan jenis kunjungan pasien, pendaftaran dibedakan menjadi dua, yaitu pendaftaran pasien lama dan pendaftaran pasien baru. Selain itu untuk loket pendaftaran biasanya dibedakan berdasarkan jenis pasien yang ada di saryankes setempat, seperti loket pasien umum, loket pasien karyawan, loket pasien asuransi dan pasien gawat darurat (Rahmawati, 2015).

Salah satu kegiatan yang perlu dilakukan petugas loket pendaftaran peserta BPJS di RS Haji Jakarta ialah rekam medis. Hatta (2011) menerangkan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit. Diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien tersebut mendapatkan pelayanan

3

medis, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan, penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan untuk keperluan lainya.

Sejak tahun 1968, Pemerintah Indonesia memberlakukan sistem Asuransi Kesehatan bagi masyarakat kurang mampu. Dalam perjalanannya, asuransi kesehatan di Indonesia telah berevolusi sebanyak lima kali, hingga pada tahun 2014 berganti menjadi Jaminan Kesehatan Nasional (JKN). Jaminan Kesehatan Nasional adalah suatu program masyarakat atau rakyat dengan tujuan memberikan kepastian jaminan yang menyeluruh bagi setiap rakyat Indonesia agar dapat hidup sehat, produktif, dan sejahtera. Sesuai dengan prinsip asuransi sosial dan prinsip equitas yang terdapat dalam Undang- undang No. 40 tahun 2004.

Jaminan Kesehatan Nasional diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial adalah badan hukum publik yang bertanggung jawab kepada Presiden dan berfungsi menyelenggarakan program jaminan kesehatan bagi seluruh penduduk Indonesia termasuk warga negara asing yang bekerja paling singkat enam bulan di Indonesia. Dianing (2014) menyatakan dengan diselenggarakanya Program Jaminan Kesehatan Nasional pasien yang berobat di rumah sakit semakin meningkat. Hal ini disebabkan masyarakat Indonesia sudah sadar akan pentingnya arti kesehatan. Dengan meningkatnya pasien yang berobat maka beban kerja makin bertambah. Pendaftaran untuk pasien asuransi/BPJS di suatu rumah sakit/ sarana pelayanan kesehatan berbeda dengan pendaftaran pasien pada umumnya. Proses pendaftaran pasien BPJS terbilang lebih lama daripada proses pendaftaran pasien non BPJS. Oleh karena itu, petugas pendaftaran BPJS akan mendapatkan beban kerja serta tanggung jawab yang lebih besar.

Salah satu upaya penting yang dapat dilakukan oleh rumah sakit untuk menjawab tantangan tersebut adalah dengan merencanakan kebutuhan sumber daya manusia yang dimilikinya secara tepat sesuai dengan fungsi pelayanan setiap unit, bagian, dan instalasi rumah sakit. Karena sumber daya

manusia yang berkualitas dan memiliki kemampuan kompetitif akan dapat melaksanakan fungsi dari organisasi (Indriana, 2009).

Perencanaan SDM adalah sebagai proses untuk menentukan jumlah dan jenis manusia yang dibutuhkan oleh suatu organisasi dalam waktu dan tempat yang tepat serta melakukan tugas sesuai dengan yang diharapkan. Penyusunan rencana SDM bagi suatu organisasi dimaksudkan untuk menjamin agar kebutuhan SDM dapat terpenuhi secara konstan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Proses perencanaan SDM dimaksudkan untuk pembuatan ramalan tentang kebutuhan jumlah SDM untuk masa yang akan datang dibandingkan dengan proyeksi persediaan SDM yang ada (Mudiartha, 2001).

Hasil penelitian yang dilakukan An Australian Graduate School of Management terhadap 541 organisasi, ternyata hanya 37% yang mempunyai perencanaan SDM yang berdasarkan analisis ilmiah, dan 41% tidak mempunyai sistem perencanaan SDM yang baik serta sisanya 12% sama sekali tidak memiliki perencanaan SDM. Hasil penelitian ini menggambarkan, walaupun di negara maju sekalipun hanya sepertiga organisasi saja yang melakukan fungsi perencanaan SDM, sedangkan mayoritas (63%) sama sekali belum melakukan fungsi perencanaan SDM yang akhirnya berefek terhadap rendahnya kualitas kinerja dan produktifitas rumah sakit (Stone, 1995).

Elemen penting dalam melakukan perencanaan SDM rumah sakit adalah dengan melakukan analisis kebutuhan sumber daya manusia. Salah satu indikator untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia di institusi pelayanan kesehatan adalah berdasarkan beban pekerjaan nyata yang dilakukan oleh personil di bagian atau unit tempat kerja (Indriana, 2009).

Pada tahun 2004 Departemen Kesehatan RI melalui Keputusan Menteri Kesehatan No. 81/MENKES/SK/2004 telah mengeluarkan pedoman penyusunan perencanaan SDM kesehatan di tingkat propinsi, kabupaten/kota serta rumah sakit. Dalam pedoman ini yang paling menarik dan tepat digunakan di rumah sakit adalah perhitungan kebutuhan SDM dengan

5

menggunakan Metode Workload Indicator Staf Need (WISN), yakni penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja. Pedoman perencanaan SDM dengan metoda WISN telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan untuk dipedomani dan dilaksanakan oleh seluruh unit pelayanan kesehatan (termasuk rumah sakit) dan sampai saat ini baru beberapa rumah sakit di Indonesia yang baru menggunakan metode ini (Nuryanto, 2005).

Santoso (2013) dalam bukunya tentang konsep manajemen sumber daya manusia menjelaskan, konsep analisis beban kerja hadir sebagai suatu teknikal praktis yang dapat dipergunakan untuk mengkuantitatifkan dan menghitung produktifitas karyawan. Hasil dari analisis beban kerja juga dapat dipergunakan sebagai landasan dalam menentukan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi secara efektif dan efisien.

Beban kerja seseorang ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.

Indriana (2009) dalam penelitiannya tentang analisis kebutuhan tenaga kerja di Rumah Sakit Karya Bhakti mengatakan, bila dalam perencanaan sumber daya manusia belum pernah dilakukan analisis kebutuhan tenaga khususnya untuk tenaga penunjang, akibatnya akan muncul banyaknya keluhan mengenai tidak seimbangnya antara beban pekerjaan dengan jumlah sumber daya manusia yang ada di unit terkait. Dalam

bukunya, Illyas (2013) menjelaskan beban kerja didasarkan pada pemanfaatan waktu kerja yang tersedia untuk melakukan serangkaian pekerjaan. Beban kerja dapat dilihat dari aktivitas atau kegiatan yang dilakukan staf pada waktu kerja baik kegiatan langsung, kegiatan tidak langsung, dan kegiatan lain seperti kegiatan pribadi dan kegiatan yang tidak produktif. Waktu kerja ini dilihat dari kesesuaian dengan standar waktu kerja yang dikeluarkan oleh Depkes RI tahun 2004 yaitu waktu kerja nomal perhari adalah 8 jam (5 hari kerja), bila seorang staf bekerja diatas 80% dari waktu produktifnya maka dapat dikatakan bahwa beban kerjanya tinggi.

Tingginya beban kerja dipengaruhi oleh jumlah staf yang tersedia di suatu unit di rumah sakit belum memadai. Selain itu, fasilitas juga merupakan faktor yang mempengaruhi beban kerja staf. Menurut hasil penelitian di Rumah Sakit Jiwa Dadi Makasar, menunjukkan bahwa fasilitas yang cukup lengkap dapat membantu meringankan beban kerja staf. Hasil penelitian tersebut juga menunjukkan bahwa semakin jelas SOP (Standar Oprasional Pelayanan) dan Petunjuk Teknis seorang staf maka akan sangat membantu dalam meringankan beban kerja staf tersebut (Irwandy, 2007).

Saat ini Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta memiliki 5 orang personel, satu orang sebagai penanggung jawab, tiga orang staf pengelolaan dan pengolahan data rekam medis dan seorang staf coding. Staf Pendaftaran Pasien BPJS dibawah naungan instalasi Keuangan. Pasien BPJS di RS Haji Jakarta cukup banyak yaitu sekitar 4.500 peserta BPJS tiap bulanya. Pada saat dilakukan observasi terdapat keluhan dari pasien peserta BPJS mengenai lamanya waktu tunggu antrian proses pendaftaran sebelum ke poliklinik yang dituju, ditambah kondisi ruang tunggu yang terbatas karena hanya menyediakan sekitar 50 kursi sehingga puluhan pendaftar lain harus berdiri memadati area pelayanan pendaftaran BPJS kesehatan. Saat ini jumlah tenaga yang ada masih terbatas, semua staf di unit Pendaftaran BPJS harus melakukan pekerjaan rangkap, sehingga pekerjaan tidak maksimal bila ada staf yang tidak masuk.

7

Melihat dari pentingnya peranan pelayanan loket pendaftaran BPJS maka perencanaan jumlah kebutuhan sumber daya manusianya harus sesuai dengan beban kerja di unit tersebut. Karena kelebihan tenaga kerja akan mengakibatkan terjadinya penggunaan waktu kerja yang tidak produktif atau sebaliknya kekurangan tenaga kerja akan mengakibatkan beban kerja yang berlebihan. Untuk itu diperlukan analisis perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan beban pekerjaan yang ada sehingga diketahui jumlah staf yang ideal sesuai dengan beban pekerjaannya.

1.2 Rumusan Masalah

Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta memiliki 5 orang personel, satu orang sebagai penanggung jawab (D3 Akuntansi), tiga orang staf pengelolaan dan pengolahan data rekam medis (D3 Manajemen) dan seorang staf coding (D3 Rekam Medis). Staf Pendaftaran Pasien BPJS dibawah naungan instalasi Keuangan. Pasien BPJS di RS Haji Jakarta cukup banyak yaitu sekitar 4500 peserta BPJS tiap bulanya karena cakupan lokasi pelayanan yang tidak hanya untuk wilayah Jakarta Timur namun juga ke wilayah di perbatasan Bekasi. Seluruh Karyawan tetap RS Haji Jakarta dan keluarga nya juga bagian peserta pelayanan BPJS kesehatan.

Pada saat dilakukan observasi terdapat keluhan dari pasien peserta BPJS mengenai lamanya waktu tunggu antrian proses pendaftaran sebelum ke poliklinik yang dituju, ditambah kondisi ruang tunggu yang terbatas karena hanya menyediakan sekitar 50 kursi sehingga puluhan pendaftar lain harus berdiri memadati area pelayanan Pendaftaran BPJS kesehatan. Pasien peserta BPJS biasanya mulai antri untuk ambil nomor urut sejak pukul 6 pagi untuk mendapatkan nomor antrian paling awal sedangkan waktu pelayanan dimulai pada pukul 8 pagi, sehingga kuota peserta BPJS di ruang tunggu loket pendaftaran banyak dan antri lebih lama.

Ditengah waktu tunggu, kesabaran pasien peserta BPJS mempengaruhi pelayanan dari staf pendaftaran dalam menyambut kedatangan pasien ke loket dan memberi penjelasan. Tidak jarang masih banyak pasien

yang belum melengkapi berkas yang harus dilampirkan sehingga harus kembali ke loket beberapa kali untuk melengkapinya, dan juga untuk jaminan resep tertentu yang harus mendapat stempel dari petugas BPJS. Hal ini memakan waktu lebih lama karena staf di loket pendaftaran harus memberi penjelasan yang harus dimengerti oleh peserta BPJS.

Saat ini jumlah tenaga yang ada masih terbatas, semua staf di unit Pendaftaran BPJS harus melakukan pekerjaan rangkap, sehingga pekerjaan tidak maksimal bila ada staf yang tidak masuk. Apalagi untuk petugas coding yang hanya berjumlah satu orang setidaknya melayani 300 data pasien dalam sehari, sehingga staf tambahan sangat diperlukan.

Sejak diadakan sistem BPJS, Rumah Sakit Haji Jakarta belum pernah melakukan perhitungan kebutuhan tenaga kerja di bagian Pendaftaran BPJS. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi perubahan beban kerja petugas pendaftaran BPJS ini, peneliti ingin mengetahui bagaimana beban kerja dan kebutuhan petugas pendaftaran BPJS di Rumah Sakit Haji Jakarta dengan menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staf Need), yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak kepegawaian dalam melaksanakan perencanaan kebutuhan staf.

1.3 Pertanyaan Penelitian

1.3.1 Berapa waktu kerja yang tersedia di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta tahun 2015?

1.3.2 Bagaimana penggunaan waktu kerja berdasarkan work sampling staf di loket pendaftaran RS Haji Jakarta tahun 2015?

1.3.3 Berapa besaran standar beban kerja staf loket pendaftaran BPJS di RS Haji Jakarta tahun 2015?

1.3.4 Berapa besaran standar kelonggaran staf loket pendaftaran BPJS di RS Haji Jakarta tahun 2015?

1.3.5 Berapa jumlah kebutuhan tenaga staf di loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2015 dengan menggunakan metode WISN?

9

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum

Mengetahui kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di loket pendaftaran BPJS di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2015.

1.4.2 Tujuan Khusus

1. Diketahuinya waktu kerja yang tersedia di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta tahun 2015

2. Diketahuinya penggunaan waktu kerja berdasarkan work sampling staf di loket pendaftaran RS Haji Jakarta tahun 2015 3. Diketahuinya besaran standar beban kerja staf loket

pendaftaran BPJS di RS Haji Jakarta tahun 2015

4. Diketahuinya besaran standar kelonggaran staf loket pendaftaran BPJS di RS Haji Jakarta tahun 2015

5. Diketahuinya jumlah kebutuhan tenaga staf di loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2015 dengan menggunakan metode WISN

1.5 Manfaat Penelitian

1.5.1 Bagi RS Haji Jakarta

Penelitian yang dilakukan mahasiswa dapat menjadi pertimbangan bagi rumah sakit dalam melakukan perencanaan dan pengembangan pegawai khususnya di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta.

1.5.2 Bagi Peneliti

1. Sebagai penambahan pengetahuan dan wawasan yang luas mengenai ilmu manajemen sumber saya manusia, terutama mengenai analisis kebutuhan sumber daya manusia di rumah sakit.

2. Menambah kemampuan dalam melakukan analisa dan penyelesaian terhadap masalah melalui pendekatan yang bersifat ilmiah serta memenuhi salah satu prasyarat dalam menyelesaikan program pendidikan Sarjana Kesehatan Masyarakat.

1.6 Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Haji Jakarta yang berlokasi di Jl. Raya Pondok Gede Jakarta Timur. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kebutuhan jumlah tenaga kerja ideal berdasarkan beban kerja nyata staf Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta. Sasaran penelitian adalah seluruh staf di Loket Pendaftaran pasien peserta BPJS. Objek dari penelitian ini adalah beban kerja yang dilakukan staf pada saat melakukan pekerjaan di Loket Pendaftaran pasien peserta BPJS di Rumah Sakit Haji Jakarta. Pengamatan dilakukan pada bulan April tahun 2015 selama sepuluh hari kerja dari tanggal enam sampai tanggal delapan belas April selama delapan jam kerja dari pukul delapan pagi hingga pukul empat sore dengan wawancara mendalam dan pengamatan langsung menggunakan metode Work Sampling, kemudian untuk perhitungan jumlah kebutuhan SDM menggunakan perhitungan dengan metode WISN (Workload Indicators Staf Need ).

11 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sumber Daya Manusia

Secara konseptual, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan makhluk yang unik dan mempunyai karakteristik yang multi kompleks dan hal ini dapat dilihat dari berbagai aspek, diantaranya adalah (Ilyas, 2013) :

a. SDM merupakan komponen kritis

Semakin tinggi tingkat pemanfaatan sumber daya manusia akan mengakibatkan semakin tinggi pula hasil guna sumber daya lainnya. Jadi dapat disimpulkan bahwa capital resource sangat bergantung terhadap adanya sumber daya manusia yang berkualitas

b. SDM Tidak Instan

Kebutuhan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas tidak dapat diperoleh dengan seketika. Dibutuhkan perencanaan dengan seksama agar didapatkan orang yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi, disamping itu sumber daya yang ada harus diberikan pendidikan dan pelatihan yang continue sesuai dengan kebutuhan kerja dan minatnya.

c. SDM Tidak dapat distok

SDM tidak dapat disimpan untuk kebutuhan di masa depan, sehingga perlu direncanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang berkembang.

d. SDM adalah Subyek yang dapat Obsolete

SDM bisa menjadi usang, dimana pengetahuan dan keterampilan yang dimilikinya tidak berkembang. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut diperlukan pendidikan dan pelatihan lanjutan bagi SDM yang bersangkutan.

2.2 Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia

Hasibuan (2007) menyatakan bahwa sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu dimana perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya. Berikut adalah definisi manajemen sumber daya manusia yang disampaikan oleh para ahli:

1. Sofyandi (2008), mendefinisikan manajemen personalia adalah serangkaian kegiatan yang pertama membuat kemampuan untuk pekerja dan perusahaan untuk membuat kesepakatan tujuan dan prosedur kerja. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah seperangkat strategi, proses, dan kegiatan yang di desain untuk mendukung tujuan organisasi melalui integrasi individu dan kebutuhan organisasi.

2. Hasibuan (2007) menyatakan bahwa Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. 3. Dessler (1997), mengatakan bahwa manajemen sumber daya

manusia merupakan kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian.

4. Soeroso (2003), mengatakan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan kebijakan dan praktik yang dibutuhkan oleh seseorang untuk menjalankan aspek sumber daya manusia dari posisi seorang manajer.

Seluruh definisi di atas menggambarkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan aktivitas atau kegiatan yang yang dilaksanakan agar sumber daya manusia di dalam organisasi dapat digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai berbagai tujuan.

13

Dapat disimpulkan bahwa manajemen personalia dan sumber daya manusia adalah “pengakuan” terhadap pentingnya satuan tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang vital bagi pencapaian tujuan-tujuan organisasi, dan pemanfaatan berbagai fungsi dan kegiatan personalia untuk menjamin bahwa mereka digunakan secara efektif dan bijak agar bermanfaat bagi individu, organisasi dan masyarakat. (Handoko, 1995)

2.3 Manajemen Sumber Daya Manusia Rumah Sakit

Manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu bidang dalam manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Karena sumber daya manusia dianggap semakin penting perannya dalam pencapaian tujuan, maka berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang sumber daya manusia dikumpulkan secara sistematis dalam manajemen sumber daya manusia (Rivai, 2008)

Manajemen sumber daya manusia pada hakikatnya merupakan bagian integral dari keseluruhan manajemen rumah sakit. Strategi manajemen sumber daya manusia sebenarnya juga merupakan bagian integral dari strategi rumah sakit. Dengan pemahaman bahwa sumber daya manusia adalah aset utama rumah sakit, manajemen sumber daya manusia yang strategis memandang semua manajer pada tingkat pada tingkat apapun baik secara struktural maupun fungsional sebagai manajer sumber daya manusia (Soeroso, 2003).

Saat ini keberhasilan sebuah rumah sakit sangat ditentukan oleh pengetahuan, keterampilan, kreativitas, dan motivasi staf dan karyawannya. Oleh karena itu peranan manajemen sumber daya manusia sangat menentukan keberhasilan rumah sakit untuk mencapai tujuannya (Soeroso, 2003).

2.4 Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Fungsi perencanaan sumber daya manusia memiliki titik sentral, yaitu adanya kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia. Yang membedakan adalah metode atau teknik perkiraan yang digunakan, dari yang bersifat intuitif sampai kompleks (Mangkuprawira, 2003).

Manfaat yang didapat apabila suatu organisasi melakukan analisis kebutuhan SDM diantaranya adalah (Mangkuprawira, 2003):

1. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan

2. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin

3. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan efisien dan efektif

4. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia secara optimal

5. Mampu membuat perkiraan kebutuhan sumber daya manusia dengan lebih akurat dan cermat

Patuwo (2005), menyatakan bahwa ada dua metoda yang dapat digunakan dalam penentuan jumlah kebutuhan tenaga kerja:

1. Analisis beban kerja

Analisis beban kerja adalah suatu proses penentuan jumlah jam kerja orang (man hours) yang dipergunakan atau yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam waktu tertentu. Jumlah jam kerja setiap karyawan akan menunjukkan jumlah karyawan yang dibutuhkan

2. Analisis tenaga kerja

Analisis tenaga kerja adalah suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kontinuitas jalannya perusahaan secara normal. Karena itu pada dasarnya selain jumlah karyawan yang telah ditentukan dengan menggunakan analisis beban kerja, juga harus dipertimbangkan

15

persediaan tenaga kerja, tingkat absensi dan tingkat perputaran karyawan.

Dalam peramalan kebutuhan personil jangka pendek metode yang sangat akurat adalah dengan menggunakan informasi mengenai beban kerja (work load) yang sebenarnya berdasarkan analisis pekerjaan terhadap kegiatan yang perlu disesuaikan. Teknik analisis beban kerja memerlukan pedoman penyusunan staff standar untuk menentukan kebutuhan personalia.

Analisis beban kerja sangat berguna untuk menentukan personel yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu beban kerja tertentu pada waktu tertentu pula. Hasil yang diperoleh bukanlah merupakan suatu angka yang pasti, dimana prestasi kerja personel sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor.

2.5 Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja 2.5.1 Pengertian Beban Kerja

Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diseleaikan oleh tenaga kesehatan professional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2004). Beban kerja sebagai kegiatan yang diberikan kepada pegawai dalam suatu organisasi dalam suatu organisasi maupun institusi mempunyai peran yang penting untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang perlukan dalam kelancaran suatu penyelesaian pekerjaan dimana perhitungan beban kerja tersebut memerlukan suatu mettode atau tehnik tertentu agar sesuai dengan keinginan dari institusi. Pengukuran waktu kerja pada pada operasi perusahaan disebut atau tidak biasanya didasarkan atas lama waktu untuk membuat suatu produk atau melaksanakan pelayanan (jasa). Pernyataan khusus tentang jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu di bawah kondisi kerja normal ini sering disebut tenaga standar kerja. Tehnik analisis beban kerja ini merupakan penggunaan rasio

atau pedoman penyusunan staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja mengidentifikasikan baik jumlah karyawan maupun jenis karyawan yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional (Yulhantoro, 2002).

Metoda paling akurat untuk peramalan jangka pendek adalah menggunakan informasi mengenai beban kerja (work load) yang sesungguhnya berdasarkan analisis pekerjaan terhadap beban kerja yang perlu disesuaikan. Teknik analisis beban kerja (work load analysis) ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. (Patuwo, 2005)

Dalam perhitungan beban kerja ada tiga cara yang dapat digunakan, diantaranya adalah (Ilyas, 2013):

1. Work Sampling

Barnes (1980), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase.

Menurut Niebel (1982) dalam Suharyono (2005), work sampling adalah suatu teknik untuk mengukur proporsi besaran masing-masing pola kegiatan dari total waktu kegiatan yang telah dilaksanakan dari suatu kelompok kerja atau unit kerja.

Pada work sampling, yang diamati adalah apa yang dilakukan oleh responden dimana informasi yang dibutuhkan oleh penelitian ini adalah waktu dan kegiatannya, bukan siapanya. Jadi hal yang penting adalah apa yang dikerjakan oleh personil, dimana kegiatannya dilakukan pengamatan dari kejauhan (Indriana, 2009).

Barnes (1980), menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, diantaranya adalah:

1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktivitas dan penundaan aktivitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah

17

dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja.

2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.

3. Work Measurement, Untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan

Hal-hal yang dapat diamati dengan work sampling dijelaskanIlyas (2013):

a. Aktivitas apa yang sedang dilakukan pegawai pada waktu jam kerja

b. Apakah aktivitas pegawai berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam kerja

c. Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak produktif

d. Pola beban kerja pegawai dikaitkan dengan waktu, jadwal jam kerja

Prosedur Work Sampling

1) Menentukan jenis pegawai yang akan diteliti

2) Memilih sampel sebagai subjek yang akan diteliti jika jumlah pegawai banyak) Membuat formulir daftar kegiatan pegawai yang diklasifikasikan, dikombinasikan dan disesuaikan dengan tujuan

4) Melatih pengamat mengenai cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling, pengamat sebaiknya memiliki latar belakang yang sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk memudahkan pelatihan dan pelaksanaan pengamatan. Setiap pengamat yang mengamati 5-8 orang pegawai.

5) Pengamat kegiatan pekerja dilakukan dengan interval waktu tiap 2-15 menit, tergantung karakteristik pekerjaan. Semakin tinggi

tingkat kesibukan pekerja yang diamati, semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak waktu pengamatan, semakin banyak sampel pengamatan yang diamati oleh pengamat sehingga akurasi pengamatan menjadi lebih akurat. Pengamatan dilakukan selama jam operasional. Bila jenis tenaga yang akan diteliti berfungsi 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari

2. Time and Motion Study

Pada Time and Motion Study pengamat melakukan pengamatan dan mengikuti dengan cermat tentang kegiatan yang dilakukan oleh personel yang sedang diamati. Pada teknik ini yang dihasilkan tidak hanya berupa beban kerja dari personel, tetapi yang lebih penting adalah mengetahui dengan baik kualitas kerja personel.

Penelitian dengan menggunakan time and motion study dapat digunakan untuk mengevaluasi tingkat kualitas suatu pendidikan atau pelatihan bersertifikat keahlian. Pada metode ini dilakukan pengamatan secara terus menerus sampai pekerjaan selesai dan sampai selesainya jam kerja pada hari itu. Kegiatan ini dilakukan pengulangan pada keesokan harinya. Teknik ini merupakan pekerjaan yang sulit dilakukan, berat dan mahal sehingga sangat jarang dilakukan.

Kemungkinan terjadinya bias dapat diminimalisir dengan ditambahnya lama waktu pengamatan, sehingga dapat dikatakan bahwa data yang didapatkan akurat. Bias dapat terjadi karena seseorang akan berperilaku kerja lebih baik apabila diamati secara dekat oleh orang lain. Namun pada hari-hari selanjutnya orang cenderung akan bekerja dalam ritme yang normal.

19

Tabel 2.1

Perbedaan Work Sampling Dengan Time And Motion Study

No. Work Sampling Time And Motion Study

1 Yang disampling adalah kegiatanya Yang diamati seluruhnya 2 Karyawan yang diamati lebih banyak karyawan umumnya disampling 3 Kualitas kerja tak terdeteksi Kualitas kerja merupakan tujuan 5 Lebih sederhana Lebih melelahkan

6 Lebih murah Sangat mahal

3. Daily Log

Daily log merupakan bentuk sederhana dari work sampling, dimana orang yang diteliti menuliskan sendiri kegiatan dan waktu yang digunakan untuk penelitian tersebut. Penggunaan teknik ini sangt bergantung terhadap kerjasama dan kejujuran dari personel yang sedang diteliti.

Pada metode ini peneliti biasanya membuat pedoman dan formulir isian yang dapat dipelajari dan diisi sendiri oleh informan. Sebelum dilakukan penelitian perlu diberikan penjelasan mengenai tujuan dan cara pengisisan formulir kepada subyek personel yang diteliti. Perlu ditekankan bahwa yang dipentingkan adalah kegiatan, waktu, dan lamanya kegiatan. Sedangkan informasi mengenai personel tidak akan tercantum pada laporan penelitian.

Hasil analisis dari daily log dapat digunakan untuk melihat pola beban kerja seperti kapan beban kerjanya tertinggi? Apa jenis pekerjaan yang membutuhkan waktu banyak? Metoda ini sangat memerlukan kerjasama karyawan yang diteliti agar hasil yang didapatkan akurat, artinya dituntut kejujuran dari responden.

Adanya beban kerja yang akan diukur (Depkes, 2004) : 1. Under Load kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai kurang dari atau lebih kecil dari jumlah output yang seharusnya mampu dipenuhi dan dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

2. On Load kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai sama dengan jumlah output yang semestinya dihasilkan oleh pegawai berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

3. Over Load kondisi ini mencerminkan jumlah output yang dihasilkan pegawai lebih besar dari target jumlah output yang dihasilkan oleh pegawai lainnya berdasarkan standar waktu kerja yang telah ditetapkan dan waktu normal penyelesaiannya.

2.5.2 Penggunaan Waktu Kerja

Waktu merupakan faktor utama dalam pencapaian organisasi. Semakin tinggi tingkat ketepatan waktu dan semakin efisien tingkat penggunaan waktu maka semakin berhasil suatu organisasi dalam menjalankan fungsinya. (Azhar, 2008)

Pengukuran waktu kerja memberi cara kepada manajemen untuk mengukur waktu yang diperlukan untuk menjalankan suatu operasi atau rangkaian operasi, sehingga waktu tak efektif ditemukan dan dapat dipisahkan dari waktu efektif. Dengan cara ini akan diketahui bahwa ada waktu tak efektif, sifatnya serta berapa banyak sebelumnya terdapat waktu tak efektif tersembunyi dalam keseluruhan waktu pembuatan atau proses (ILO, 1983).

Ruang lingkup waktu produktif dan waktu tidak produktif menurut ILO (1983) adalah:

21

a. Waktu produktif, waktu produktif terbagi menjadi dua:

1. Waktu kerja dasar, yaitu waktu kerja minimal yang tidak dapat ditawar-tawar lagi yang secara teori diperlukan untuk menghasilkan suatu kegiatan.

2. Waktu kerja tambahan, adalah waktu kerja yang bertambah atau melebihi waktu kerja dasar. Waktu kerja dapat bertambah karena cara kerja yang tidak efisien , kelemahan metode, tidak adanya prosedur, dan lain-lain b. Waktu Tidak produktif

Waktu kerja yang tebuang, yang menyebabkan terhentinya suatu proses atau operasional kegiatan sehingga akan mengurangi produktivitas. Waktu tidak produktif terjadi disebabkan oleh:

1. Pihak manajemen gagal dalam merencanakan, mengendalikan, atau melakukan pengawasan secara efisien

2. Faktor pekerja, seperti meninggalkan pekerjaan tanpa alasan yang cukup, keterlambatan, bermalas-malasan bekerja, dan sebagainya.

Apabila dilakukan pengklasifikasian kegiatan yang diamati menjadi kegiatan produktif dan tidak produktif, maka dapat menjawab pertanyaan: Berapa waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif? Tidak mungkin mengharapkan personil untuk bekerja optimum, paling rasional mengharapkan personil bekerja pada titik optimum berkisar 80% (Ilyas, 2013).

2.5.3 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja

Departemen kesehatan mengadopsi metode perhitungan kebutuhan Tenaga Kerja berdasarkan beban pekerjaan yang dilaksanakan oleh setiap kategori sumber daya manusia, yaitu metode WISN (Work Indicator of Staffing Need). Metode ini di Indonesia digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan masing-masing kategori tenaga kesehatan yang dibutuhkan di kantor dinas kesehatan dan rumah sakit tingkat profinsi, kabupaten/kota dan telah di sahkan melalui Keputusan Menteri kesehatan R.I No. 81/Menkes/SK/2004 (DepKes 2004).

Metode perhitungan kebutuhan berdasarkan beban kerja (WISN) adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. (Depkes, 2004)

Keunggulan metode WISN menurut Depkes adalah:

1. Mudah dilaksanakan karena menggunakan data yang dikumpulkan atau didapat dari laporan kegiatan rutin masing-masing unit pelayanan

2. Mudah dalam melakukan prosedur perhitungan, sehingga manajer kesehatan di semua tingkatan dapat memasukkannya ke dalam perencanaan kesehatan

3. Hasil perhitungannya dapat segera diketahui, sehingga dapat segera dimanfaatkan hasil perhitungan tersebut oleh para manajer kesehatan di semua tingkatan dalam mengambil kebijakan atau keputusan/kebijakan

4. Metode perhitungan ini dapat digunakan bagi berbagai jenis ketenagaan, termasuk tenaga non kesehatan

23

5. Hasil perhitungannya realistis, sehingga memberikan kemudahan dalam menyusun perencanaan anggaran dan alokasi sumber daya lainnya.

Kelemahan metode WISN diantaranya: Input data yang diperlukan bagi prosedur perhitungan berasal dari rekapitulasi kegiatan rutin satuan kerja atau institusi dimana tenaga yang dihitung bekerja, maka kelengkapan pencatatan data dan kerapihan penyimpanan data mutlak harus dilakukan dalam mendapatkan keakuratan hasil perhitungan jumlah tenaga secara maksimal (Depkes, 2004).

Langkah-Langkah perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan metode WISN adalah (Depkes, 2004) :

a. Menetapkan waktu kerja tersedia

Menetapkan waktu kerja tersedia bertujuan agar diperolehnya waktu kerja efektif selama satu tahun untuk masing-masing kategori SDM yang bekerja di suatu unit atau institusi rumah sakit.

Rumus penetapan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut:

Dimana,

A = Hari Kerja, sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku di rumah sakit

B = Cuti tahunan, sesuai ketentuan hak SDM (12 hari kerja)

C = Pendidikan dan Pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit

D = Hari libur nasional berdasarkan keputusan bersama menteri terkait tentang hari libur nasional.

E = Ketidakhadiran kerja karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin

F = Waktu kerja, sesuai dengan peraturan yang berlaku di rumah sakit

b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM yang dihitung Tujuan ditetapkannya unit kerja dan kategori SDM yang dihitung adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga, dan masyarakat di dalam dan di luar rumah sakit

Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM didapatkan dari:

1. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang berkerja pada tiap unit kerja di rumah sakit

2. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM Kesehatan

3. Standar Profesi, Standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja rumah sakit.

c. Menyusun standar beban kerja

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama satu tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (ratarata waktu) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM

25

Data yang diperlukan: 1. Waktu kerja tersedia 2. Bagan struktur organisasi

3. Kegiatan pokok (Kegiatan pokok dan uraian kegiatan, serta tanggung jawab masing-masing kategori SDM)

4. Rata-rata waktu untuk menyelesaikan jenis kegiatan pokok 5. Standar profesi

6. Menetapkan waktu berdasarkan kesepakatan

Rata-rata waktu untuk menyelesaikan kegiatan pokok diperoleh dari:

1. Referensi hasil penelitian 2. Melaksanakan penelitian

3. Pencatatan waktu dalam menyelesaikan uraian kegiatan (Sesuai standar pelayanan dan SOP).

d. Menyusun standar kelonggaran

Penyusunan standar kelonggaran bertujuan untuk diperolehnya faktorfaktor kelonggaran setiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan.

Penyusunan standar kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada setiap kategori tentang:

Waktu Kerja tersedia

Standar beban Kerja = _______________________________ Rata-Rata Waktu Per Kegiatan Pokok

1. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, contoh: rapat, pelatihan, mengikuti seminar, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat dan barang habis pakai, dll 2. Frekuensi tiap faktor kegiatan dalam satuan hari, minggu dan bulan 3. Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun standar kelonggaran dengan m,elakukan perhitungan berdasarkan rumus:

Rumus standar kelonggaran :

e. Menghitung kebutuhan tenaga per-unit kerja

Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja memiliki tujuan untuk diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan wajib dan upaya pengembangan selama kurun waktu satu tahun

Rumus Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja :

Data yang diperlukan: 1. Waktu kerja tersedia 2. Standar beban kerja

3. Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM

4. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama satu tahun (KK) Kuantitas Kegiatan Pokok

Kebutuhan SDM = _____________________ + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja

Rata-Rata Waktu per-Faktor Kelonggaran Standar kelonggaran = __________________________________

27

2.6 Ketenagaan Rekam Medis di Rumah Sakit

Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atau tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri.

Salah satu bagian Unit Rekam Medis yang bertanggung jawab dalam pencatatan data pasien yaitu Loket Pendaftaran Pasien. Dalam melakukan pendaftaran bagi pasien yang akan berobat membutuhkan suatu catatan atau formulir yang memuat data klinis maupun non klinis. Dari setiap dokumen rekam medis baik pasien baru atau pasien lama, setelah mendapatkan pelayanan di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan maka masing Unit Rawat Jalan atau poliklinik sesuai dengan kasus penyakit pasien, Ratna (2014).

Joridawan (2015) menerangkan tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di tempat pelayanan kesehatan akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan

Standar kompetensi perekam medis yang dikeluarkan oleh Perhimpunan Profesional Rekam Medis dan Informasi Kesehatan tahun 2012 adalah :

1. Klasifikasi dan kodifikasi penyakit, masalah – masalah yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis

Deskripsi kompetensi : Perekam medis mampu menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai klasifikasi yang diberlakukan di Indonesia (ICD-10) tentang penyakit dan tindakan medis dalam pelayanan dan manajemen kesehatan.

2. Aspek hukum dan etika profesi

Deskripsi kompetensi : Perekam medis mampu melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.

3. Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan

Deskripsi kompetensi : Perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambil keputusan di bidang kesehatan.

4. Menjaga mutu rekam medis

Deskripsi kompetensi: Administrator informasi kesehatan/perekam medis mampu merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis.

5. Statistik kesehatan

Deskripsi kompetensi: Administrator informasi kesehatan/perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan (forecasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang pelayanan kesehatan.

6. Manajemen unit kerja manajemen informasi kesehatan/rekam medis

29

Deskripsi kompetensi: Unit kompetensi ini berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, penataan, dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis di institusi pelayanan kesehatan.

7. Kemitraan profesi

Deskripsi kompetensi: Perekam medis mampu berkolaborasi inter dan intra profesi yang terkait dalam pelayanan kesehatan.

2.7 Kerangka Teori

Beban kerja merupakan salah satu aspek penentuan yang menjadi dasar perhitungan tenaga kerja dalam Perencanaan SDM di Rumah Sakit. Dalam institusi rumah sakit, perhitungan kebutuhan tenaga berakar pada beban kerja personel (Ilyas, 2013), sehingga metode perhitungan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode WISN (Workload Indicator Staff Need). Dimana dalam proses perhitungan jumlah tenaga kerja ideal berdasarkan kepada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap personil yang bekerja di suatu unit kerja. WISN bermanfaat untuk menghitung kebutuhan saat ini dan masa mendatang, membandingkan SDM kesehatan pada daerah atau fasilitas kesehatan yang berbeda, dan melihat apakah tenaga kesehatan sudah bekerja sesuai profesinya atau tidak.

Pengamatan dilakukan dengan menggunakan metode work sampling, yaitu kegiatan pengamatan sesaat dan berkala melihat aktivitas yang dilakukan di sebuah unit penelitian dan mengelompokanya kedalam aktivitas produktif, aktivitas non produktif dan aktivitas pribadi. Berdasarkan teori ini maka disusun kerangka teori dari penelitian ini sebagai berikut:

Bagan 2.1 Kerangka Teori

Analisis Kebutuhan Tenaga/WISN Analisis Beban Kerja:

 Aktivitas Produktif  Aktivitas Tidak Produktif  Aktivitas Pribadi

Standar Kelonggaran Waktu Kerja Tersedia

Standar Beban Kerja Teknik Perhitungan Beban

kerja:

1. Work Sampling

2. Time and Motion Study 3. Daily Log

Kategori SDM

Jumlah Kebutuhan SDM

Sumber : Kepmenkes RI No.81/MENKES/SK/1/2004

31 BAB III

KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH

3.1 Kerangka Konsep Penelitian

Berdasarkan Kepmenkes No. 81 tahun 2004, dijelaskan bahwa salah satu metode dalam melakukan perhitungan kebutuhan tenaga dapat dilakukan berdasarkan beban pekerjan yang dilaksanakan oleh setiap kategori sumber daya manusia. Dalam institusi rumah sakit, perhitungan kebutuhan tenaga kerja berakar pada beban kerja personel (Ilyas, 2013).

Beban kerja yang ditetapkan organisasi harus mencukupi atau sesuai dengan standar jam kerja optimal. Setiap unit kerja atau jabatan di organisasi masing-masing memiliki beban kerja yang berbeda, sehingga jumlah karyawan harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada tiap unit organisasi. Bila terdapat ketidaksesuaian antara beban kerja yang diberikan dengan jumlah karyawan yang ada maka perlu dilakukan penambahan atau pengurangan jumlah karyawan (Setyawan, 2008).

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode observasi, pedoman wawancara, dan telaah dokumen. Pengamatan terhadap aktivitas yang dilakukan karyawan dilakukan dengan menggunakan metode work sampling dalam interval waktu tertentu guna mengetahui gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan. Selanjutnya dilakukan pencatatan terhadap frekuensi serta waktu untuk menyelesaikan aktivitas. Frekuensi dan waktu untuk menyelesaikan aktivitas mencerminkan nilai beban kerja yang selanjutnya digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja melalui analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja di unit organisasi yang akan dianalisis dalam penelitian ini yaitu adalah Staf di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta.

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting tapi sekaligus juga sangat sulit.

Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil yang akurat. Namun pada metoda Time and Motion Study dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metode daily log yang mencatat dan menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek validitas dan realibilitas sulit dipakai sebagai rujukan beban kerja pegawai (Ilyas, 2013).

Peneliti memilih metode work sampling dibandingkan metode time and motion study dan daily log. Hal ini dikarenakan metode work sampling memiliki empat kelebihan diantaranya : 1) lebih mudah dan rendah biaya dalam aplikasinya karena pengamatan terhadap pekerja tidak perlu dilakukan secara terus menerus. 2) metode ini dapat mengamati lebih dari satu staf pada waktu bersamaan 3) tidak harus profesional terlatih karena yang diamati hanya jenis kegiatanya. 4) pengamatan dapat dihentikan tanpa memberi dampak buruk pada hasil penelitian.

Langkah selanjutnya yaitu dengan menganalisis jumlah beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja dengan menggunakan Metode WISN (Workload Indicator Staff Need). Dimana kebutuhan jumlah personil loket pendaftaran dihitung berdasarkan kepada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap staf yang bekerja di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta. Kelebihan metode WISN ini adalah mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Dengan menggunakan metode ini dapat mengetahui waktu kerja tiap kategori SDM, standar beban kerja, standar

33

kelonggaran, kuantitas kegiatan pokok dan akhirnya dapat mengetahui kebutuhan SDM pada unit kerja tersebut (Depkes, 2004).

Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan kemudian dapat dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja riil yang ada di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta. Hasil analisis dan penghitungan tersebut kemudian dapat diajukan sebagai rekomendasi kepada organisasi sebagai bahan perencanaan sumber daya manusia. Aliran proses pemikiran kerangka konsep dari rumusan di atas dapat dilihat pada Bagan 3.1 sebagai berikut:

Bagan 3.1 Kerangka Konsep

 Aktivitas Produktif  Aktivitas Non

Produktif

 Aktivitas Pribadi

Waktu Kerja Tersedia Kategori SDM Standar Beban Kerja Standar Kelonggaran

Jumlah Kebutuhan Tenaga Staf Loket Pendaftaran BPJS di

RS Haji Jakarta Analisis Kebutuhan

Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja

35

3.1 Definisi Istilah

Tabel 3.1 Definisi Istilah

Variabel Definisi Pengukuran

Aktivitas Produktif

Kegiatan yang terkait langsung dengan loket pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta

 Alat ukur : formwork sampling, jam digital

 Hasil ukur : jumlah kegiatan produktif staff loket

pendaftaran dalam menit

Aktivitas Non Produktif

Kegiatan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di loket pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta, seperti mengobrol yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya, telepon yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya.

 Alat ukur : formwork sampling, jam digital

 Hasil ukur : jumlah kegiatan non produktif staff loket pendaftaran dalam menit

Aktivitas Pribadi

Kegiatan yang bersifat pribadi untuk memenuhi kebutuhan rohani dan jasmani, seperti sholat, makan, minum,

 Alat ukur : formwork sampling, jam digital

 Hasil ukur : Jumlah kegiatan pribadi staff loket

dan lain-lain. Analisis kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja

Metode menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja yang diukur melalui perhitungan WISN

 Alat ukur : formula WISN

 Hasil ukur : informasi kuantitatif berdasarkan tahapan perhitungan WISN

Waktu Kerja Tersedia

Angka kuantitatif yang menunjukan satuan waktu yang digunakan untuk bekerja setahun dalam satuan menit di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta.

 Alat ukur : formula waktu kerja tersedia

 Hasil ukur : informasi kuantitatif tentang jumlah waktu yang digunakan staff loket pendaftaran untuk bekerja setahun dalam menit

Kategori SDM

Adalah bagian atau unit kerja pelayanan yang akan diamati dan dihitung kebutuhan tenaganya.

 Alat ukur : dokumen  Hasil ukur : berupa informasi kualitatif unit kerja dan kategori SDM yang diamati Standar Beban

Kerja

Banyaknya kerja (dalam satu kegiatan pelayanan utama) yang dapat dilakukan oleh seorang tenaga kesehatan dalam

 Alat ukur : formula standar beban kerja

 Hasil ukur : volume/kuantitas beban kerja staff loket pendaftaran selama satu

37

setahun di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji Jakarta.

tahun

Standar Kelonggaran

Besaran waktu yang diperlukan oleh staf untuk melakukan semua jenis kegiatan yang tidak terkait langsung atau mempengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan produksi unit layanan di RS Haji Jakarta.

 Alat ukur : formula standar kelonggaran

 Hasil ukur : jumlah waktu yang diperlukan oleh staff loket pendaftaran untuk melakukan semua jenis kegiatan yang tidak terkait langsung atau mempengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan produksi staff loket pendaftaran

Jumlah Kebutuhan tenaga kerja

Adalah angka kuantitatif personil yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh beban kerja yang ada di Loket Pendafftaran RS Haji Jakarta.

 Alat ukur : formula WISN

 Hasil ukur : Jumlah SDM staff loket pendaftaran sesuai dengan hasil perhitungan

38 BAB IV

METODE PENELITIAN

4.1 Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode observasi, pedoman wawancara, dan telaah dokumen. Untuk mendapatkan jumlah penggunaan waktu setiap pola aktivitas staf pelaksana di Loket Pendaftaran BPJS RS Haji, digunakan teknik work sampling. Dimana aktivitas staff yang diamati akan diteliti setiap waktu sepuluh menit selama sepuluh hari kerja. Selanjutnya penggunaan waktu produktif yang didapat, digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga dengan menggunakan metode WISN yang selanjutnya dianalisis terhadap hasil beban kerja dan kebutuhan tenaga yang telah diperoleh tersebut untuk menentukan strategi dalam pemenuhan kebutuhan staf loket pendaftaran.

Kelebihan metode WISN ini adalah mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Dengan menggunakan metode ini dapat mengetahui waktu kerja tiap kategori SDM, standar beban kerja, standar kelonggaran, kuantitas kegiatan pokok dan akhirnya dapat mengetahui kebutuhan SDM pada unit kerja tersebut (Depkes, 2004).

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta yang berada di Jalan Raya Pondok Gede No. 4 Jakarta Timur. Penelitian dilakukan pada bulan April 2015 selama sepuluh hari kerja dari jam 08.00 sampai dengan 16.00.

4.3 Informan Penelitian

Sampel yang diambil dalam penelitian ini adalah informan yang dipilih secara total sampling. Yang menjadi sample penelitian ini adalah seluruh staf yang bekerja di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji

39

Jakarta sebanyak 5 orang, terdiri dari satu orang Penanggung Jawab, 3 orang staf pelaksana dan 1 orang petugas coding.

Kriteria Inklusi :

Semua kegiatan staff di loket pendaftaran pada saat pengamatan yaitu lima orang staff dalam waktu pengamatan delapan jam kerja selama sepuluh hari

Kriteria Eksklusi :

Aktifitas staff diluar waktu pengamatan

4.4 Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam penelitian, karena tujuan dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiyono, 2012).

4.4.1 Data Primer

Data primer diperoleh dari pengamatan langsung di lapangan (observasi) dan diperoleh melalui wawancara mendalam kepada para responden. Pengumpulan data pengamatan langsung dengan metode work sampling, yaitu pengamatan sesaat dan berkala kepada responden dalam melaksanakan aktivitasnya dilakukan selama 8 jam dalam sepuluh hari kerja. Pengamatan dilakukan dengan interval sepuluh menit dan hasilnya dicatat di formulir pengamatan work sampling. Selanjutnya hasil pengamatan dikelompokkan menjadi aktivitas produktif , tidak produktif, dan pribadi.

Data Primer dari form work sampling yang telah dikelompokan, disajikan dalam bentuk tabel dan dibuat presentasenya. Data yang dihasilkan digunakan untuk menghitung standar beban kerja dan standar kelonggaran.

4.4.2 Data Sekunder

Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen di Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji, data ketenagaan, Standar Pelayanan, serta profil rumah sakit. Data sekunder yang digunakan untuk menghitung waktu kerja tersedia staff loket pendaftaran adalah data jumlah hari kerja, waktu kerja, cuti tahunan, waktu diklat, ketidakhadiran kerja dan libur dalam satu tahun.

4.5 Pengolahan Data

4.5.1 Data primer, proses pengolahan hasil observasi dihitung kemudian dikalikan sepuluh mneit karena pengamatan terhadap kegiatan staff loket pendaftaran dilakukan setiap sepuluh menit sekali. Untuk hasil dari wawancara mendalam yang sudah direkam, direkap untuk dimasukan kedalam hasil penelitian.

4.5.2 Data Sekunder, data sekunder yang didapatkan digunakan untuk menentukan waktu kerja yang terdiri dari : 1) Lamanya hari kerja; 2) Banyaknya cuti tahunan staff; 3) Jumlah pendidikan dan pelatihan dalam setahun terakhir; 4) Menghitung rata-rata ketidakhadiran kerja.

4.6 Instrumen Penelitian

Tenaga pengamat dalam penelitian ini berjumlah satu orang, yaitu peneliti yang juga bertindak sebagai pengamat. Instrumen yang digunakan diantaranya adalah:

1. Pedoman observasi

2. Pedoman wawancara mendalam 3. Formulir pengamatan work sampling 4. Jam digital

41

4.7 Analisis Data

Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil observasi lapangan (work sampling), wawancara mendalam dan telaah dokumen, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat memberikan informasi kepada orang lain. Langkah-langkah dalam analisis data adalah reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan dan verifikasi. Reduksi data berarti merangkum, mengambil data yang penting, membersihkan data yang tidak cocok atau bias dan mencari tema dan pola yang sama. Reduksi data dibantu dengan komputer, dengan mengelompokkan data sesuai aspek atau kriteria tertentu, menyajikan data dalam bentuk uraian singkat, tabel, grafik hasil pengamatan. Langkah selanjutnya dalam analisis data adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi, yaitu bagaimana beban kerja yang ada, jumlah tenaga yang dibutuhkan berdasarkan perhitungan rumus WISN (Syukraa, 2012).

4.7.1 Wawancara mendalam

Analisis data kualitatif dilakukan proses reduksi, penyajian kemudian penarikan kesimpulan dari data, sesuai langkah amalisis data kualitatif Miles dan Huberman (1984). Data yang dituliskan merupakan data yang berhasil dikumpulkan selama kegiatan penelitian. Data disajikan dalam bentuk poin-poin yang diambil dari transkip wawancara dan telah dikelompokan sesuai dengan permasalahan yang dibahas. Penyajian data dilanjutkan dengan pembahasan secara naratif hingga mencapai kesimpulan.

4.7.2 Perhitungan Beban Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja

Analisis perhitungan kebutuhan tenaga staff loket pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta dengan urutan:

1. Jumlah waktu tiap pola kegiatan

Aktivitas personel dari hasil formulir pengamatan dan pencatatan aktivitas staff loket pendaftaran, aktivitas dikelompokkan menjadi aktivitas produktif dan aktivitas tidak produktif serta aktivitas pribadi.

Langkah selanjutnya, jumlah waktu kegiatan diubah dalam bentuk menit, dengan cara dikalikan 10 karena pengamatan dan pencatatan kegiatan dilakukan setiap sepuluh menit. Hasilnya merupakan jumlah waktu setiap pola kegiatan selama waktu kerja. Jumlah waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga didapatkan jumlah waktu setiap kegiatan staf selama sepuluh hari penelitian. Jumlah waktu setiap jenis kegiatan dibagi hari pengamatan sehingga didapat rata-rata jumlah waktu setiap jenis kegiatan selama satu hari. Data ini kemudian digunakan untuk menghitung rata-rata waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok, standar beban kerja dan standar kelonggaran.

2. Menghitung jumlah kebutuhan staf di Loket Pendaftaran Rumah Sakit Haji Jakarta

Untuk menghitung jumlah kebutuhan tenaga, hasil pengamatan yang dilakukan menggunakan metode work sampling dijadikan dasar perhitungan (WISN), yaitu prosedur menghitung jumlah kebutuhan staff loket pendaftaran berdasarkan indikator beban kerja. Adapun tahapanya adalah (Depkes, 2004) :

a. Menetapkan waktu kerja tersedia, dengan rumus :

Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F , dimana

A = Hari kerja yang mungkin dalam setahun B = Cuti tahunan

43

D = Hari Libur Nasional

E = Ketidakhadiran kerja karena sakit, izin dan lain sebagainya F = Waktu kerja dalam satu hari

b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Dalam penelitian ini unit kerjanya adalah Loket Pendaftaran BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta dengan kategori SDM terdiri dari penanggung jawab, staf pelaksana dan petugas coding. c. Menyusun standar beban kerja

Standar beban kerja diperoleh dengan membagi waktu kerja tersedia dalam satu tahun dengan rata-rata waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok. Waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok adalah rata-rata jumlah waktu setiap kegiatan pokok (produktif langsung dan tidak langsung) dalam satu hari dibagi dengan rata-rata jumlah kegiatan pokok dalam satu hari kerja.

d. Menyusun standar kelonggaran.

Standar kelonggaran diperoleh dari jumlah waktu kegiatan produktif lain dan kegiatan lain diluar kegiatan yang berhasil diamati.

3. Perhitungan kebutuhan tenaga dengan rumus :

4.8 Validasi Data

Maleong (2006) menyatakan untuk pengujian validitas data antara lain dilakukan dengan cara perpanjangan pengamatan, triangiulasi data dan member check. Dalam Penelitian ini dilakukan

validasi data dengan menggunakan Triagulasi teknik, Triagulasi sumber dan member check. Triagulasi teknik membandingkan data yang diperoleh dari observasi kegiatan yang dilakukan oleh staf di loket pendaftaran BPJS, data hasil wawancara kepada para staf dan data hasil telaah dokumen kepegawaian, struktur jabatan dan kebijakan rumah sakit terhadap pekerjanya.

Bagan 4.1 Triagulasi Teknik pengumpulan data

Bila dengan tiga teknik pengujian kredibililtas data tersebut, menghasilkan data yang berbeda-beda, maka peneliti melakukan diskusi lebih lanjut kepada sumber data yang bersangkutan atau yang lain, untuk memastikan data mana yang dianggap benar. Atau mungkin semuanya benar, karena sudut pandangnya berbeda-beda.

Triangulasi sumber data yaitu melakukan pemeriksaan hasil data dari berbagai sumber atau informan dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber. Dari beberapa sumber data tersebut, tidak bias dirata-ratakan, tetapi dideskripsikan, dikategorisasikan, mana pandangan yang sama, yang berbeda, dan mana spesifik dari tiga sumber data tersebut (A, B, C).

Wawancara Observasi

Lampiran 1

Formulir Work Sampling di Loket Pendaftaran Pasien Peserta BPJS Rumah Sakit Haji Jakarta

Pengamat :

Unit :

Hari/Waktu Pengamatan :

Waktu Kegiatan di Loket Pendaftaran Peserta BPJS RS Haji Jakarta /10menit Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4 Informan 5

8:00 8:10 8:20 8:30 8:40 8:50 9:00 9:10 9:20 9:30 9:40 9:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10

12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50 14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00

Total Waktu Kegiatan Produktif ...menit ...% Total Waktu Kegiatan Non Produktif ...menit ...% Total Waktu Kegiatan Pribadi ...menit ...%

Lampiran 2

PEDOMAN WAWANCARA

Petunjuk Umum Wawancara :

1. Ucapkan terimakasih atas kesediaan diwawancarai

2. Lakukan perkenalan dua arah, baik pewawancara maupun informan mulai dari nama, umur, pendidikan, pekerjaan, jabatan

3. Jelaskan maksud dan tujuan wawancara 4. Wawancara dilakukan oleh peneliti

6. Dalam diskusi, informan bebas mengeluarkan pendapat

7. Dijelaskan bahwa pendapat, saran dan pengalaman sangat berharga 8. Dalam wawancara tidak ada jawaban yang benar atau salah serta dijaga

kerahasiaannya

Tanggal wawancara Informan nomor Jabatan

Jenis kelamin Usia

Pendidikan terakhir Masa kerja

1. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai proses pelayanan di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS ?

2. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai beban kerja di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS?

3. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu mengenai perencanaan tenaga di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS?

4. Bagaimana pendapat Ibu tentang kecukupan tenaga di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS dikaitkan dengan beban kerja yang ada?

5. Berapa hari waktu untuk cuti dan bagaimana pembagiannya? 6. Bagaimana dengan toleransi ketidakhadiran kerja?

7. Apakah ada SOP mengenai alokasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tiap uraian tugas kegiatan pokok?

8. Jika belum ada, bagaimana menentukan target waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan waktu kegiatan pokok?

9. Bagaimana dengan kegiatan diklat? Berapa kali diklat dilakukan dan berapa lama dalam setahun?

10.Menurut Bapak/Ibu, apa hambatan yang utama dalam proses pelayanan di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS?

11.Apa usaha yang telah dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam proses pelayanan di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS?

12.Apa saja keluhan dari pelanggan atau pasien yang sering ditemui dalam pelayanan di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS?

13.Apa saja usaha yang telah dilakukan untuk menjawab keluhan dari pelanggan atau pasien terhadap pelayanan di Loket Pendaftaran Pasien peserta BPJS ?