PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK PENGADAAN

10.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK PENGADAAN

  Proses pengadaan ini berinteraksi satu sama lain dengan proses di bidang pengetahuan, aturan, kebijakan dan proses yang lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan aktivitas dari satu atau lebih individu atau kelompokgroup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka yang terdefinisi dengan baik, dalam kenyataannya mungkin akan terjadi tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak terperinci. Manajemen pengadaan proyek dibahas dari perspektif pembeli dalam hubungan pembeli- penjual. Hubungan pembeli-penjual bisa eksis di berbagai tingkatan pada satu proyek. Tergantung pada area aplikasi, penjual dapat disebut kontraktor, vendor, atau pemasok.

  Penjual biasanya akan mengelola pekerjaan mereka sebagai sebuah proyek. Dalam kasus-kasus seperti: •

  Pembeli menjadi pelanggan dan merupakan pemangku kepentingan utama bagi penjual.

  •

  Tim manajemen proyek di penjual harus peduli dengan semua proses dari manajemen proyek, bukan hanya dengan orang-orang dari bidang pengetahuan ini.

  •

  Syarat dan ketentuan dari kontrak menjadi masukan kunci untuk banyak proses penjual. Kontrak sebenarnya mungkin berisi input (misalnya, penyerahan utama, tonggak kunci, tujuan biaya) atau mungkin membatasi pilihan tim proyek (misalnya, persetujuan pembeli keputusan kepegawaian seringkali diperlukan pada proyek-proyek desain).

  Dalam bidang Teknologi Informasi profesional pengadaan menggunakan istilah outsourcing. Organisasi atau individu yang menyediakan jasa pengadaan disebut sebagai supplier, vendor, subcontractors, atau reseller dengan istilah supplier atau pemasok yang paling banyak digunakan. Banyak proyek teknologi informasi yang melibatkan penggunaan barang dan jasa dari luar organisasi. Outsourcing merupakan daerah berkembang, itu menjadi hal penting untuk manajemen proyek tentang manajemen proyek pengadaan.

  Banyak organisasi juga dalam pengadaannya beralih ke outsourcing dengan alasan untuk:

  a. Mengurangi biaya tetap dan berulang. Outsourcing supplier sering menggunakan skala ekonomi yang mungkin tidak tersedia untuk klien a. Mengurangi biaya tetap dan berulang. Outsourcing supplier sering menggunakan skala ekonomi yang mungkin tidak tersedia untuk klien

  b. Memungkinkan organisasi klien untuk fokus pada bisnis intinya. Sebagian besar perusahaan tidak dalam bisnis untuk menyediakan jasa teknologi informasi, namun banyak menghabiskan banyak waktu dan fungsi dari sumber daya teknologi informasi ketika mereka harus fokus pada pemasaran, customer service, dan desain produk. Dengan outsourcing, banyak fungsi teknologi informasi, sehingga pegawai dapat fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang sangat penting bagi organisasi.

  c. Keterampilan akses dan teknologi. Organisasi dapat memperoleh keterampilan dan teknologi yang spesifik ketika mereka mengambil sumber daya dari luar. Sebagai contoh, sebuah proyek mungkin memerlukan seorang ahli dalam bidang tertentu atau menggunakan hardware dan software yang mahal untuk satu bulan dalam sebuah proyek. Perencanaan untuk pengadaan ini akan memastikan bahwa keterampilan atau teknologi yang dibutuhkan akan tersedia untuk proyek.

  d. Memberikan fleksibilitas. Menggunakan outsourcing untuk menyediakan staf tambahan selama periode kerja yang sibuk bisa jauh lebih ekonomis daripada mencoba menggunakan staf internal.

  e. Meningkatkan akuntabilitas. Kontrak perjanjian saling mengikat yang ditulis dengan baik yang mewajibkan pemasok untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dan mewajibkan pembeli untuk membayar mereka- dapat memperjelas tanggung jawab dan memfokuskan pada kiriman proyek. Karena kontrak mengikat secara hukum, ada banyak akuntabilitas untuk memberikan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam kontrak.

  Outsourcing pada fungsi teknologi informasi tumbuh sangat pesat. Sebagai contoh, banyak perusahaan melakukan outsourcing data mereka atau memberikan bantuan pada perusahaan lain yang mengkhususkan diri di daerah

  perusahaan yang

  mengoutsourcingkan beberapa teknologi informasi mereka. Sebuah perusahaan menyewa sebuah perusahaan konsultan besar untuk memfasilitasi pengembangan rencana teknologi informasi. Perusahaan lain mungkin menyewa perusahaan luar untuk mengembangkan dan mengelola aplikasi e-commerce mereka. Kebutuhan-kebutuhan yang unik dalam organisasi dapat dipenuhi oleh organisasi luar dalam periode waktu yang terbatas.

  Organisasi juga harus mempertimbangkan alasan mereka sekarang untuk melakukan outsourcing. Ketika melakukan outsourcing, sering tidak memiliki banyak kontrol atas proyek yang supplier kerjakan. Disamping itu, bisa menjadi terlalu bergantung pada supplier tertentu. Jika supplier mereka keluar dari bisnis atau personil kunci hilang, bisa menyebabkan kerusakan besar untuk proyek. Organisasi juga harus berhati-hati untuk melindungi informasi strategis yang bisa menjadi rentan di tangan supplier. Tim proyek harus berpikir hati-hati tentang masalah pengadaan dan membuat keputusan yang bijaksana berdasarkan kebutuhan unik dari proyek dan organisasi mereka. Tingkat keberhasilan dari banyak proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar sering disebabkan manajemen proyek pengadaan yang baik.

  Adapun manajemen pengadaan proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa untuk proyek dari luar organisasi. Proses utama manajemen pengadaan proyek adalah: Adapun manajemen pengadaan proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa untuk proyek dari luar organisasi. Proses utama manajemen pengadaan proyek adalah:

  b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan persyaratan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial. Proses ini adalah menulis dokumen pengadaan, seperti Request for Proposal (REP), dan mengembangkan kriteria evaluasi. Pada akhir proses perencanaan permohonan, organisasi sering menerbitkan REP.

  c. Ajakan, yang meliputi kutipan, tawaran, menawarkan, atau proposal yang sesuai. Proses ini biasanya melibatkan dokumen pengadaan, iklan, holding, sebuah konferensi penawar, dan menerima proposal atau tawaran untuk pekerjaan. Kadang-kadang, pekerjaan outsourcing tanpa adanya ajakan resmi.

  d. Pilihan sumber, yang merupakan pemilihan antara pemasok potensial. Proses ini mengevaluasi calon pemasok, negosiasi kontrak, dan pemberian kontrak.

  e. Administrasi kontrak, mengelola hubungan dengan pemasok. Proses ini merupakan kontrak kinerja pemantauan, melakukan pembayaran, dan pemberian modifikasi kontrak. pada akhir proses administrasi kontrak, tim proyek ahli memberitahukan bahwa sejumlah besar pekerjaan yang diperjanjikan telah selesai.

  f. Kontrak close-out, yang merupakan penyelesaian dan pelunasan kontrak, termasuk resolusi setiap item. Proses ini biasanya mencakup verifikasi produk, penerimaan formal dan penutupan, dan audit kontrak.