LANGKAH-LANGKAH STUDI KELAYAKAN PROYEK

2.2 LANGKAH-LANGKAH STUDI KELAYAKAN PROYEK

  Pada dasarnya ketika menentukan langkahlangkah studi kelayakan proyek, itu memiliki makna kita sedang menentukan langkah-langkah untuk menggapai kesuksesan. Terdapat empat langkah studi kelayakan yang harus kita perhatikan, yaitu: (i) menguasai dan memahami masalah atau peluang, (ii) identifikasi solusi secara optimal, (iii) menyusun perencanaan, dan (iv) merumuskan dan meluncurkan proyek.

2.2.1 Menguasai dan memahami masalah dan peluang

  Memahami masalah dan peluang memerlukan kemampuan analisis, pengetahuan yang luas, literatur yang memadai, pengalaman dan juga wawasan yang luas. Biasanya masalah yang dihadapi tergantung kepada berbagai faktor yang secara langsung atau tidak langsung dari proyek tersebut dan juga sangat dipengaruhi luas atau tidaknya jangkauan. Walau kita tidak menuntut kemungkinan proyek yang kecil dan seharusnya mudah namun bertumpuk segudang masalah. Untuk itu, kita perlu menginvestasikan jumlah waktu dan biaya yang tepat serta sumberdaya yang lainnya untuk memahami semua aspek dari masalah. Sangat sering, apa yang tampaknya menjadi masalah sebenarnya menutupi masalah yang lebih besar dan mendasar. Begitu juga dengan memahami peluang tidak jauh berbeda dengan memahami masalah. Masalah dan peluang dapat timbul hampir di Memahami masalah dan peluang memerlukan kemampuan analisis, pengetahuan yang luas, literatur yang memadai, pengalaman dan juga wawasan yang luas. Biasanya masalah yang dihadapi tergantung kepada berbagai faktor yang secara langsung atau tidak langsung dari proyek tersebut dan juga sangat dipengaruhi luas atau tidaknya jangkauan. Walau kita tidak menuntut kemungkinan proyek yang kecil dan seharusnya mudah namun bertumpuk segudang masalah. Untuk itu, kita perlu menginvestasikan jumlah waktu dan biaya yang tepat serta sumberdaya yang lainnya untuk memahami semua aspek dari masalah. Sangat sering, apa yang tampaknya menjadi masalah sebenarnya menutupi masalah yang lebih besar dan mendasar. Begitu juga dengan memahami peluang tidak jauh berbeda dengan memahami masalah. Masalah dan peluang dapat timbul hampir di

  Pertama kali yang harus dipersiapkan dalam memahami masalah dan peluang adalah mempersiapkan dokumen proyek perangkat lunak yang di dalamnya tercantum, (i) deskripsi masalah atau peluang, (ii) dampak atau efek dari masalah, (iii) identifikasi siapa atau apa yang akan terpengaruh oleh masalah tersebut, (iv) dampak mengabaikan masalah atau peluang, (v) hasil yang diinginkan, (vi) nilai atau manfaat yang terkait dengan pencapaian hasil yang diinginkan, (vii) kecocokan strategis, (viii) integrasi tampak muka dan masalah kompatibilitas, (ix) ketidakpastian dan hal yang tidak diketahui, (x) asumsi kunci, (xi) kendala, (xii) pertimbangan lingkungan, dan (xiii) latar belakang atau informasi pendukung.

  Kedua dalam memahami masalah kita harus mengecek realitas meskipun sangat awal untuk dikatakan sebuah proyek, dua pertanyaan penting harus diajukan: (i) apakah masalah ini layak dipecahkan?, (ii) apakah solusi potensialnya ada?

2.2.2 Identifikasi solusi secara optimal

  Setelah masalah dan peluang diketahui maka selanjutnya perlu menetapkan dan merumuskan solusi yang optimal dan layak untuk dikerjakan. Banyak pepatah mengatakan bahwa setiap masalah pasti ada solusinya. Pepatah ini yang memberi semangat kepada kita bahwa kunci untuk manajemen proyek yang efektif adalah ketepatan dalam menentukan solusi yang terbaik. Mengidentifikasi solusi yang optimal dan potensial bisa melalui, (i) lingkungan tim kerja proyek, (ii) para ahli dan pemangku kepentingan, (iii) menggunakan teknik brainstorming, dan (iv) mebatasi pengembangan lebih lanjut sambil mencari untuk alternatif yang relevan.

2.2.3 Menyusun perencanaan

  Ketika solusi diidentifikasi kemudian disusun dalam sebuah perencanaan proyek, biasanya dinyatakan dalam satu atau dua pernyataan singkat dan kemudian diubah menjadi sebuah rencana yang meliputi metode dan teknik untuk mencapainya. Adapun langkah-langkah dalam menyusun dokumentasi perencanaan proyek, adalah:

  a. Menyusun dokumen proyek

   Mendefinisikan tujuan dari dokumen proyek :  mengidentifikasi pekerjaan apa yang akan dilakukan dan bagaimana hal itu akan dilakukan,  dalam perencanaan, menyepakati batas-batas ruang lingkup proyek bagi para pemangku kepentingan,  dalam pelaksanaan, ada kemungkinan terjadinya perubahan identifikasi di luar batas yang wajar sehingga membutuhkan terjadinya negosiasi ulang kontrak,  menetapkan kriteria penyelesaian proyek yang disetujui oleh semua pihak yang terlibat.  sosialisasi dan disiminasi dokumen proyek kepada seluruh pihak yang terlibat agar memiliki pemahaman dan pengetahuan yang sama tentang isi dokumen.

  b. Unsur-unsur definisi dokumen proyek, meliputi:

   adanya kebutuhan yang dinyatakan dalam masalah atau peluang,  disusunnya usulan solusi penyelesaian masalah atau peluang,  pernyataan kerja dan strategi untuk pelaksanaan proyek.  kejelasan output atau produk akhir proyek,  adanya kriteria penyelesaian proyek,  mengantisipasi resiko ketidakpastian yang tidak bisa diketahui.  Memberikan asumsi terhadap informasi, data, atau pernyataan tentang kondisi yang memiliki validitas yang tidak diketahui, yang digunakan apabila ada yang tidak diketahui signifikan atau ketidakpastian.

  c. Definisi dokumen proyek juga dapat mencakup unsur-unsur berikut:

   rencana pelaksanaan awal yang meliputi: dokumentasi perencanaan seadanya, perkiraan biaya awal, rencana jadwal, strategi pengadaan, dan struktur organisasi sementara atau permanen.  daftar dan organisasi pemangku kepentingan proyek.  metoda dan menentukan kriteria keberhasilan yang meliputi daftar faktor penentu keberhasilan dan alat ukur untu mengetahui tingkat ketercapaian dari proyek.

  d. Membuat perencanaan awal

  Sering ditemui terjadinya kesenjangan antara kepastian yang diinginkan oleh manajemen dengan ketidakpastian proyek. Solusi sederhana untuk menjelaskan hasil studi kelayakan proyek kepada manajemen adalah dengan membuat proposal awal dari proyek dengan maksud agar persepsi dan pengetahuan tentang proyek dapat diketahui oleh manajemen. Proposal awal tidaklah semestinya komplek, buatlah proposal yang sesederhana mungkin, namun semua rincian penjelasan tentang proyek mencerminkan tingkat pengetahuan yang membuat studi kelayakan dapat dipercaya dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.

  e. Menentukan tim kerja

  Tim kerja yang dibentuk harus mampu meyakinkan manajemen akan kesiapan dalam mengerjakan proyek. Di dalam proposal selain kesiapan tim kerja juga semua sumberdaya yang ada menunjukkan kesiapannya dalam menjalankan proyek. Setelah semuanya yakin akan mampu memberi keyakinan yang baik kepada manajemen, maka bersiaplah mempresentasikannya.

  Tim kerja yang diharapkan adalah orang-orang yang memiliki keahlian yang diperlukan untuk melakukan proyek, memiliki komitmen dalam melalukan pekerjaan, memiliki motivasi, optimis dan kreatif.

2.2.4 Merumuskan dan meluncurkan proyek

  Selanjutnya proses formal dari hasil studi kelayakan perlu dilakukan dengan merumuskan dan meluncurkan proposal proyek yang sebenarnya. Inisiasi ini bisa dilakukan oleh tim kerja yang dipercayai oleh manajemen. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam peluncuran proyek adalah mempersiapkan kasus bisnis, membuat presentasi formal untuk manajemen, menciptakan dan menyetujui piagam proyek, dan memperkirakan waktu dan keuangan, Selanjutnya proses formal dari hasil studi kelayakan perlu dilakukan dengan merumuskan dan meluncurkan proposal proyek yang sebenarnya. Inisiasi ini bisa dilakukan oleh tim kerja yang dipercayai oleh manajemen. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam peluncuran proyek adalah mempersiapkan kasus bisnis, membuat presentasi formal untuk manajemen, menciptakan dan menyetujui piagam proyek, dan memperkirakan waktu dan keuangan,

   Pernyataan kebutuhan proyek,  Latar belakang proyek,  Deskripsi inisiasi proyek yang diusulkan termasuk alternatif lainnya,  Manfaat proyek,  Resiko proyek,  Perkiraan biaya dan penghematan biaya dari proyek,  Perkiraan jadwal proyek,  Metrik indikator proyek,  Isu-isu tentang proyek,  Asumsi proyek,  Kendala dan dukungan proyek,  Daftar organisasi pelaksana proyek,  Dampak proyek,  Sponsorship  Faktor keberhasilan proyek.