PENGENDALIAN RUANG LINGKUP PERUBAHAN
3.2 PENGENDALIAN RUANG LINGKUP PERUBAHAN
Pengawasanpengendalian ruang lingkup perubahan berkaitan dengan faktor- faktor yang menyebabkan ruang lingkup perubahan untuk memastikan bahwa perubahan tersebut bermanfaat, menentukan ruang lingkup perubahan yang terjadi, dan mengelola perubahan yang terjadi. Pengendalianpengawasan harus benar-benar terintegrasi dengan proses pengawasan lainnya (pengawasanpengendalian waktu, biaya, kualitas, dll). Proses tersebut diilustrasikan sebagai berikut:
1. Input PengawasanPengendalian Ruang lingkup Perubahan
a. Gangguan struktur kerja (WBS);
b. Laporan kinerja; dapat memberikan gambaran masalah yang dapat menyebabkan masalah di masa depan.
c. Perubahan permintaan; baik dalam bentuk lisan atau tulisan, eksternal atau internal, dll.
d. Rencana pengelolaan ruang lingkup;
2. Alat dan Teknik PengawasanPengendalian Ruang Lingkup Perubahan
a. Sistem pengawasanpengendalian ruang lingkup perubahan;
b. Teknik pengukuran kinerja;
c. Perencanaan tambahan;
3. Output PengawasanPengendalian Ruang lingkup Perubahan
a. Ruang lingkup perubahan; adalah setiap modifikasi pada proyek yang telah disepakati dan disetujui WBS.
b. Tindakan korektif; adalah segala sesuatu yang dilakukan untuk menghasilkan kinerja proyek masa depan yang diharapkan sejalan dengan rencana proyek.
c. Pelajaran; alasan dibalik tindakan korektif dapat dijadikan pelajaran atau informasi yang menjadi bagian dari database sejarah baik untuk proyek yang sedang berjalan atau proyek-proyek lain yang akan dilakukan organisasi.
Verifikasi ruang lingkup melibatkan penerimaan formal ruang lingkup proyek selesai pada pemangku kepentingan. Untuk penerimaan formal dari ruang lingkup proyek, tim proyek harus mengembangkan dokumentasi yang jelas dari produk dan prosedur proyek untuk mengevaluasi apakah telah dilakukan dengan benar dan memuaskan. Sebaliknya, pengendalian perubahan ruang lingkup melibatkan perubahan pengendali untuk ruang lingkup proyek. Dalam rangka meminimalkan perubahan kontrol ruang lingkup, sangat penting untuk melakukan pekerjaan dengan baik verifikasi ruang lingkup proyek. Penelitian dan praktek menunjukkan bahwa untuk memverifikasi ruang lingkup dan mengontrol perubahan ruang lingkup, perlu memperbaiki input pengguna dan mengurangi kebutuhan lengkap dan perubahan spesifikasi.
3.2.1 Saran untuk Meningkatkan Pengguna Input
Kurangnya input pengguna menyebabkan masalah dengan pengelolaan dan mengendalikan perubahan ruang lingkup. Beberapa saran dalam pengelolaan dan pengendalian perubahan ruang lingkup agar dapat meningkatkan input pengguna, yaitu:
1. Mengembangkan proses seleksi proyek yang baik untuk proyek-proyek teknologi informasi. Semua proyek memiliki sponsor dari organisasi pengguna. Sponsor tidak boleh seseorang di departemen teknologi informasi, atau sponsor menjadi manajer proyek. Membuat informasi proyek, termasuk piagam proyek, rencana manajemen proyek, pernyataan ruang lingkup proyek, dan WBS mudah tersedia dalam organisasi. Membuat informasi proyek dasar yang tersedia akan membantu menghindari duplikasi usaha dan memastikan bahwa proyek yang paling penting adalah orang-orang yang bekerja.
2. Memiliki pengguna pada tim proyek. Beberapa organisasi memerlukan manajer proyek berasal dari wilayah bisnis proyek bukan kelompok teknologi informasi. Beberapa organisasi menetapkan manajer co-proyek untuk proyek-proyek teknologi informasi, satu dari teknologi informasi dan salah satu dari kelompok bisnis utama. Pengguna harus penuh waktu untuk proyek-proyek teknologi informasi yang besar dan paruh waktu untuk proyek-proyek kecil.
3. Memiliki pertemuan rutin dengan agenda yang ditetapkan. Pertemuan rutin terdengar jelas, tetapi banyak proyek teknologi informasi gagal karena anggota tim proyek tidak memiliki interaksi rutin dengan pengguna. Mereka menganggap memahami apa yang pengguna butuhkan tanpa mendapatkan umpan balik langsung. Untuk mendorong interaksi ini, pengguna harus menangani kiriman kunci yang disajikan pada pertemuan.
4. Memberikan sesuatu untuk proyek pengguna dan sponsor secara teratur. Jika itu semacam perangkat keras atau perangkat lunak, pastikan bekerja dulu.
5. Jangan berjanji untuk memberikan apa yang tidak bisa disampaikan dalam jangka waktu tertentu. Pastikan jadwal proyek memungkinkan cukup waktu untuk menghasilkan kiriman.
6. Menemukan pengguna dengan pengembang. Orang sering mengenal satu sama lain lebih baik dengan berada di dekatnya. Jika pengguna tidak dapat bergerak secara fisik maka mereka dapat mengatur lokasi untuk bertemu.
3.2.2 Saran untuk mengurangi dan merubah persyaratan
Beberapa perubahan persyaratan diharapkan pada proyek-proyek teknologi informasi, namun banyak proyek terlalu banyak perubahan dengan kebutuhan mereka, terutama selama tahap-tahap selanjutnya dari siklus hidup proyek yang ketika itu sulit untuk menerapkannya. Berikut ini adalah saran untuk meningkatkan proses persyaratan:
1. Mengembangkan dan mengikuti proses manajemen persyaratan yang mencakup prosedur untuk penentuan persyaratan awal.
2. Mempekerjakan teknik seperti prototyping, pemodelan use case, dan Joint Application Design untuk memahami kebutuhan pengguna secara menyeluruh. Prototyping melibatkan pegembangkan replika kerja sistem atau beberapa aspek dari sistem. Maskapai replika bekerja mungkin membuang komponen tambahan dari sistem penyampaian. Prototyping adalah alat yang efektif untuk memperoleh pemahaman tentang persyaratan, menentukan kelayakan persyaratan, dan menyelesaikan ketidakpastian antarmuka pengguna. Pemodelan use case adalah proses untuk mengidentifikasi dan pemodelan kegiatan bisnis, dan bagaimana sistem harus menanggapi mereka. Ini adalah alat yang efektif memahami persyaratan untuk sistem informasi. Joint Application Design (JAD) sangat terorganisir dan intensif lokakarya untuk menyatukan stakeholder proyek sponsor, pengguna, analis bisnis, programmer, dan sebagainya untuk bersama-sama mendefinisikan sistem informasi desain. Teknik ini juga membantu pengguna menjadi lebih aktif dalam menetapkan persyaratan sistem.
3. Masukkan semua persyaratan secara tertulis dan menjaganya saat tersedia. Beberapa alat yang tersedia untuk mengotomatisasi fungsi ini. Sebagai contoh, jenis perangkat lunak yang disebut alat bantu manajemen persyaratan dalam menangkap dan memelihara kebutuhan informasi, menyediakan akses langsung ke informasi, dan membantu dalam membangun hubungan yang diperlukan antara kebutuhan dan informasi yang dibuat oleh alat-alat lain.
4. Buat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan mengendalikan persyaratan. Computer Aided Software Engineering (CASE) tools atau teknologi lainnya dapat membantu dalam mempertahankan repositori untuk data proyek.
5. Menyediakan pengujian yang memadai untuk memverifikasi bahwa produk proyek melakukan pengujian di seluruh siklus hidup proyek.
6. Gunakan proses untuk meninjau persyaratan yang diminta perubahan dari perspektif sistem. Misalnya, memastikan bahwa perubahan lingkup proyek termasuk perubahan biaya dan jadwal terkait. Memerlukan persetujuan para pemangku kepentingan yang sesuai.
7. Tekankan tanggal penyelesaian atau menetapkan batas waktu proyek. Menentukan tanggal adalah bagaimana kita berhasil mengelola ruang lingkup tahap demi tahap.