POSISI KEUANGAN DAN PERSAMAAN AKUNTANSI

BAGIAN 1 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA HALAMAN 23 BAB 4 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA 4.1 PENCATATAN DALAM BUKTI TRANSAKSI Dalam menyelenggarakan pekerjaan akuntansi, kita perlu mengikuti prosedur-prosedur tertentu. Urutan prosedur–prosedur itu disebut siklus atau daur akuntansi. Dalam buku sebelumnya anda telah mempelajari bagaimana menganalisis transaksi-transaksi dan bagaimana membukukan transaksi- transaksi dalam perkiraan-perkiraan. Prosedur tersebut dijelaskan dengan cara demikian untuk membantu anda dalam mempelajari dasar-dasar akuntansi. Akan tetapi, dalam praktek, perusahaan- perusahaan memerlukan lebih banyak informasi dari pada yang diberikan oleh prosedur sederhana yang dikemukakan sebelumnya. Dalam buku ini anda akan melihat tahap-tahap siklus akuntansi tersebut. Tahap pertama dalam siklus akuntansi adalah mencatat data mengenai tiap transaksi dalam suatu dokumen atau formulir yang disebut bukti transaksi. Dengan demikian sutu catatan terpisah disediakan untuk tiap transaksi, proses akuntansi sebenarya diawali pada saat sutu transaksi pertama kali dicatat dalam suatu bukti atau dokumen. Contoh dari bukti transaksi adalah faktur penjualan yang memuat data tentang penjualan kredit. Contoh lainnya adalah catatan waktu yang menunjukkan jumlah jam kerja seorang karyawan. Dokumen yang digunakan untuk mencatat data pertama kali sering disebut sebagai dokumen sumber karena dokumen ini mengandung seluruh fakta mengenai suatu transaksi tententu. Pada umumnya bukti-bukti transaksi itu terdiri dari formulir–formulir tercetak walaupun dalam sistem pengolahan data lainnya bisa berbentuk kartu-kartu, pita rekaman dan sebagainya.

4.2 POSISI KEUANGAN DAN PERSAMAAN AKUNTANSI

Dalam pembahasan sebelumnya kita jumpai bahwa pencatatan debet dan kredit untuk tiap transaksi dilakukan secara langsung dalam perkiraan-perkiraan buku besar. Hal ini akan mudah dilakukan bila transaksi-transaksi yang terjadi jumlahnya sedikit. Memasukkan transaksi secara langsung ke dalam perkiraan adalah tidak praktis jika transaksi yang terlibat cukup banyak. Beberapa alasan yang dapat dikemukakan adalah: 1. Sulit untuk menemukan suatu transaksi tertentu karena catatan transaksi itu hanya nampak dalam bentuk pencatatan debet dalam suatu perkiraan dan pencatatan kredit perkiraan yang lain. 2. Sulit untuk membandingkan volume transaksi dari hari ke hari karena tidak ada catatan harian transaksi yang diselenggarakan. 3. Sulit untuk menemukan suatu kesalahan karena debet dan kredit untuk tiap transaksi tidak nampak bersamaan. Kesulitan-kesulitan ini dapat dihilangkan dengan jalan mencatat transaksi–transaksi dari bukti transaksi ke dalam suatu catatan yang disebut jurnal atau buku harian, sebelum catatan itu dipindahkan ke perkiraan-perkiraan. Suatu jurnal adalah suatu catatan harian mengenai angka-angka dan fakta-fakta dari setiap transaksi. Oleh karena transaksi-transaksi dicatat dalam jurnal secara kronologis yaitu, BAGIAN 1 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA HALAMAN 24 menurut tanggal terjadinya transaksi, maka hal ini akan sangat memudahkan dalam menelusuri suatu transaksi. Dengan demikian, penjurnalan merupakan tahap kedua dalam siklus akuntansi. Proses penjurnalan tidak mengubah aturan-aturan akuntansi tentang pendebetan dan pengkreditan. Perbedaan antara prosedur ini dengan prosedur yang diuraikan sebelumnya hanyalah bahwa suatu transaksi dicatat dalam jurnal sebelum dicatat dalam perkiraan-perkiraan. 4.3 PROSEDUR PENJURNALAN Sebelum data dari suatu bukti transaksi dicatat dalam jurnal, kita lebih dulu harus memperhatikan bagaimana transaksi tersebut mempengaruhi berbagai perkiraan aktiva, kewajiban dan hak pemilik. Analisis ini menentukan ayat-ayat jurnal yang harus dibuat. Suatu ayat jurnal memuat data sebagai berikut: 1. Tanggal. 2. Judul-judul perkiraan. 3. Jumlah-jumlah debet dan kredit. 4. Suatu penjelasan singkat, bila diperlukan. Pedoman dasar yang harus diikuti dalam membuat suatu jurnal adalah sebagai berikut: Tanggal Pada waktu memulai suatu halaman jurnal, tuliskan tahun buku pada halaman kiri dari kolom tanggal. Pada baris berikutnya tulis singkatan dari nama bulan. kemudian cantumkan tanggal dibagian kanan dari kolom tanggal. Selanjutnya tanggal-tanggal dari taransaksi-transaksi berikutnya supaya dicatat secara kronologis. Namun, kita tidak perlu mengulangi menulis nama bulan dan tahun kecuali pada bagian atas halaman baru atau pada waktu terjadi perubahan baik bulan ataupun tahun. Contoh: TANGGAL TANGGAL 2001 Des 10 15 31 Tahun dan bulan dicatat pada bagian atas dari suatu halaman. 2002 Jan 1 5 15 Tahun dan bulan ditulis Pada waktu tahun berubah Ayat Debet Catat nama perkiraan yang harus didebet dalam kolom berikutnya pada baris yang sama dengan tanggal. Kemudian masukkan jumlah uang pada kolom debet. Ayat Kredit Pada baris berikutnya, agak ke dalam, catat nama perkiraan yang harus dikredit. Kemudian masukkan jumlah uang pada kolom kredit. Penjelasan Pada baris berikutnya, di bawah ayat kredit, agak lebih ke dalam, catat penjelasan mengenai transaksi. Oleh karena nama-nama perkiraan biasanya menyatakan alasan bagi tiap masukan, maka sering kali suatu penjelasan dianggap tidak diperlukan. Suatu penjelasan digunakan bila ada transaksi yang tidak lazim atau rumit. Apabila suatu penjelasan disertakan, maka haruslah singkat dan jelas. Dalam ilustrasi yang akan diberikan dalam bab ini, penjelasan diletakan pada setiap ayat jurnal. Akan tetapi, hal ini akan dihilangkan pada bab-bab selanjutnya. BAGIAN 1 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA HALAMAN 25 Penunjuk Pembukuan Kolom penunjuk pembukuan PB atau posting reference tidak digunakan pada saat penjurnalan kolom ini digunakan dalam prosedur pembukuan dan akan dijelaskan dalam bagian berikutnya. Ilustrasi berikut menunjukan bagaimana bagian pembukuan dari bengkel Ihsan mencatat transaksi tanggal 1 Januari 2002. dalam transaksi ini, bengkel Mobil Ihsan membeli peralatan bengkel, yaitu sebuah kompresor seharga Rp2 jt secara tunai. JURNAL HALAMAN 1 TGL NAMA PERKIRAAN PENJELASAN No PB DEBET KREDIT 2002 Jan 2 Peralatan bengkel 2.000.000,00 Kas 2.000.000,00 pembelian kompresor Ilustrasi berikut menunjukan bagaimana transaksi-transaksi dicatat dalam jurnal oleh Bengkel Mobil Ihsan. JURNAL Halaman 1 TGL NAMA PERKIRAAN PENJELASAN No PB DEBET KREDIT 2002 Jan 2 Peralatan Bengkel 2.000.000,00 Kas 2.000.000,00 pembelian kompresor 3 Kas 1.000.000,00 Piutang Toko Maju 1.000.000,00 penerimaan piutang 4 Perlengkapan 2.000.000,00 Hutang PT Berkah 2.000.000,00 pembelian 100 lt oli Dipindahkan 69.000.000,00 69.000.000,00 JURNAL Halaman 2 TGL NAMA PERKIRAAN PENJELASAN No PB DEBET KREDIT 2002 Pindahan 69.000.000,00 69.000.000,00 Jan 4 Hutang PT Berkah 200.000,00 Perlengkapan 200.000,00 pengembalian pesanan oli BAGIAN 1 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA HALAMAN 26 TGL NAMA PERKIRAAN PENJELASAN No PB DEBET KREDIT 5 Hutang PT Berkah 4.000.000,00 Kas 4.000.000,00 pembayaran hutang 14 Kas 9.000.000,00 Modal Tuan Ihsan 9.000.000,00 penambahan investasi 21 Modal Tuan Ihsan 3.000.000,00 Kas 3.000.000,00 penarikan kas 28 Kas 1.600.000,00 Penjualan 1.600.000,00 penjualan tunai bulan ini 29 Piutang Toko Maju 1.400.000,00 Penjualan 1.400.000,00 penjualan kredit bulan ini Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dari ilustrasi di atas. Pertama, tiap halaman jurnal diberi nomer secara berurutan. Ayat pembukuan, yang dicatat pada waktu kegiatan perusahaan dimulai, disajikan di bagian atas dari halaman 1 jurnal. Transaksi-transaksi berikutnya selama bulan Januari 2002 dicatat secara kronologis pada halaman 1 sehingga tidak memungkinkan lagi untuk mencatat secara lengkap ayat jurnal berikutnya pada halaman tersebut. Misalnya pada bagian bawah dari halaman 2 masih terdapat dua baris yang kosong, sedangkan ayat jurnal berikutnya membutuhkan 3 baris. Dalam hal ini pencatatan dilakukan di halaman 3. Tahun dan bulan diulangi atau dicatat kembali pada bagian atas dari kolom tanggal pada halaman 3. Ayat jurnal lengkap berikutnya dicatat secara kronologis. Sambungan Halaman 3 TGL NAMA PERKIRAAN PENJELASAN No PB DEBET KREDIT 2002 Pindahan 89.200.000,00 89.200.000,00 Jan 30 Beban Gaji 1.500.000,00 Kas 1.500.000,00 Pembayaran beban gaji 31 Beban Reparasi 500.000,00 Hutang PT Agus 500.000,00 Reparasi generator 31 Beban Perlengkapan 200.000,00 Perlengkapan 200.000,00 Pemakaian bulan ini BAGIAN 1 SIKLUS AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA HALAMAN 27

4.4 PEMBUKUAN KE DALAM BUKU BESAR