Perencanaan Strategis E-Commerce Perusahaan

eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab perencanaan strategis.

2.11 Perencanaan Strategis Fungsional

Suatu pendekatan bagi perencanaan strategi fungsional adalah bahwa tiap bidang menetapkan rencananya sendiri terlepas dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa bidang – bidang tersebut akan bekerja sama sebagai rangkaian subsistem yang terpadu. Gambar 2.3 dibawah ini menunjukkan bagaimana semua bidang fungsional harus bekerjasama dalam proses perencanaan strategi mereka. Panah – panah tersebut menggambarkan arus informasi dan pengaruh. Sistem Informasi Manajemen;Raymond MacLeod,hal 39 Rencana Startegis Sumber Daya Informasi Rencana strategis Sumber daya keuangan Rencana strategis Sumber daya pemasaran Rencana Startegis Sumber Daya Manufaktur Rencana Startegis Sumber Daya Manusia Gambar 2.3 Kumpulan Strategi Informasi

2.11.1 Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana – rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisasi organizational strategi set. Langkah kedua, yang terpisah adalah rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencanan jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM MIS strategi set, dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi kumpulan strategi strategi set transformation. Digambarkan dalam gambar 2.4 system informasi manajemen;Raymod MacLeod,hal 41. Kumpulan Strategi Misi Tujuan Strategi Atribut Strategi Organisasi Lain Kumpulan Strategi SIM Tujuan Siatem Kendala sistem Strategi rancanan sistem Proses Perencanaan Gambar 2.4 Transformasi Kumpulan Strategi Tidak semua orang yang ikut dalam UEC End User Computing memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang computer. Para pemakai golongan kemampuan computer mereka. a. Pemakai Akhir Tingkat Menu. Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi prewritten software dengan menggunakan menu – menu seperti yang ditampilkan dalam perangkat lunak berbasis windows. b. Pemakai Akhir Tingkat Perintah. Sebagai pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data. Contoh : pemakai Microsoft Exel dapat menggunakan perintah – perintah khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan oleh penggunaan menu. c. Pemakai Akhir Tingkat Programer. Sebagai pemakai akhir dapat menggunakan bahasa – bahasa pemograman seperti BASIC dan C++, dan mereka dapat mengembangkan progam – program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri. d. Personil Pendukung Fumhsional. Di sejumlah perusahaan para spesialis informasi adalah anggota dari unit – unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Para personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melaporkan fungsional mereka Sistem Informasi Manajemen;Raymod Macleod,hal 43.

2.12 Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Memandang informasi suatu sumber daya bukanlah hal yang baru. Yang terjadi pada decade yang lalu adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh melampoi informasi itu sendiri. Manajemen sumber daya informasi Information Resoueces Management, atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengeloala sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

2.12.1 Elemen – Elemen IRM Information Resources Management yang Diperlukan

a. Kesadaran bahwa kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Pada eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai keunggulan atas pesaingnya dengan mengelola arus informasi. b. Kesadaran atas jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan dan pemasaran. c. Kesadaran bahwa CIO Chief Information Officer adalah eksekutif puncak. CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan. Bukan hanya operasi jasa informasi saja. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif. d. Perhatian sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis. e. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi. f. Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.

2.12.2 Model IRM

Kondisi – kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Seperti digambarkan dalam gambar dibawah. Alenia – alenia bernomor dibawah ini menjelaskan nomor – nomor pada model tersebut. Contoh model IRM : Lingkungan Perusahaan Pengaruh Lingkungan Eksekutif Perusahaan CIO Eksekutif lain Jasa Informasi Keuangan Sumber Daya Manusia Produksi Pemasaran Sumber Daya Komputer Pusat Sumber Daya Komputer Tersebar Para pemakai yang terlibat Dalam end user computing Pemakai Rencana strategis sumber daya informasi Gambar 2.5 Contoh IRM secara umum

2.13 E-Commerce Perusahaan

E-commerce merupakan suatu cara yang dapat mengakomodir alur informasi pemasaran secara online atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas Internet dimana terdapat website yang dapat menyediakan layanan “get and deliver“. E-commerce akan merubah semua kegiatan marketing dan juga sekaligus memangkas biaya-biaya operasional untuk kegiatan trading perdagangan. Proses dari perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu : 1. Merencanakan proyek – proyek sistem, terdiri dari : a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan. b. Mengidentifikasi proyek – proyek sistem. c. Menetapkan sasaran proyek – proyek sistem. d. Menetapkan kendala proyek – proyek sistem. e. Menentukan proyek – proyek sistem prioritas. f. Membuat laporan perencanaan sistem. g. Meminta persetujuan manajemen. 2. Mempersiapkan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan, terdiri dari : a. Menunjuk team analis. b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem. 3. Mendefinisikan proyek – proyek sistem dikembangkan, terdiri dari : a. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem. b. Melakukan studi kelayakan, dengan cara melakukan penelitian pendahuluan yang bertujuan : - Memahami operasi dari sistem yang lama. - Menentukan kebutuhan – kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk dapat mencapai sasaran sistem. - Menentukan permasalahan – permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan. 4. Menilai kelayakan proyek sistem, yaitu melalui faktor kelayakan, yaitu suatu sistem harus layak dan memenuhi kriteria berikut : - Kelayakan teknik TechnicalFeasibility menunjukkan apakah sistem yang diusulakan dapat dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan tenologi yang ada atau dibutuhkan teknologi baru. - Kelayakan ekonomi Economic Feasibility menunjukkan apakah dana yang memadai tersedia untuk mendukung biaya tafsiran dari sistem yang diusulkan. - Kelayakan hukum Legal Feasibility menunjukkan apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dan kemampuan organisasi untuk menunaikan kewajiban. - Kelayakan operasional Operational Feasibility menunjukkan apakah prosedur dan ketrampilan personil yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan tambahan akan diperlukan. - Kelayakan jadwal Schedule Feasibility berarti bahwa sistem. - Yang diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang diterima. 5. Membuat usulan proyek sistem. 6. Meminta persetujuan manajemen.

2.14 Analisis Sistem

Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu perusahaan, maka harus dilakukan analisis sistem terlebih dahulu untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan. Analisis sistem system analisis dapat didefinisikan sebagai berikut : Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam beberapa bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Dalam menganalisis sebuah sistem, tahapan dasar yang harus dilakukan adalah : 1. Mengidentifikasi masalah identify Merupakan langkah pertama yang harus dilakukan dalam analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Menentukan titik keputusan dimana letak penyebab masalahnya dapat lebih terarah. 2. Memahami kerja dari sistem yang ada understand Memahami kerja dari sistem yang ada, dengan cara mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang sedang berjalan tersebut beroperasi. Data yang diperlukan dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi sistem yang ada sebelum mencoba menganalisis permasalahan, kelemahan dan kelebihan sistem tersebut. 3. Menganalisis sistem analize Mempelajari data dan informasi yang diperoleh dari sistem yang sedang berjalan, kemudian melakukan analis sistem secara keseluruhan serta permasalahan yang terjadi untuk menentukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul. Penelitian dilakukan dengan menjawab pertanyaan seperti : apa yang dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, siapa yang mengerjakannya, dimana dikerjakannya. Untuk menganalisis kelemahan sistem dapat dilakukan dengan menjawab beberapa pertanyaan seperti : mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan, apakah telah dikerjakan dengan baik. 4. Laporan hasil analisis report Membuat suatu urutan kejadian dalam analisis dan memberikan keterangan serta gambaran yang jelas dengan alat bantu analisis sistem, sehingga memudahkan penggunaan dalam memahaminya dan juga sebagai dokumentasi bagi pengembangan sistem selanjutnya.

2.15 Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem ini akan dirancang suatu sistem dalam suatu bagan yang menunjukkan prosedur – prosedur dari sistem tersebut. Alat yang digunakan untuk merancang sistem ada bermacam – macam, diataranya adalah DFD Data Flow Diagram dan bagan alir Flow Chart.