Dengan demikian Tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa- jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini :
1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan
relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan
dan pengiriman telepon serta facsimile atau internet. 3.
Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data, laporan data statistik dan lain-lain.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau
dokumen yang di nilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi.
B. Peranan Tata Usaha
Dari peranan Tata Usaha tersebut maka Tata Usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 enam pola yaitu sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan – kegiatan dan megusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern
sekarang ini termasuk pula alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4.
Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan meyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari
satu pihak kepada pihak lain. 6.
Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Tata usaha tertentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terendah. Selanjutnya diantara satuan-satuan
organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping kesisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi
hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha, yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama
lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk
surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau suatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan badan dan perseorangan
dalam masyarakat. Di Indonesia beberapa dari kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyai
sebutan-sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian perbuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandatangani,
umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi. Pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan
menggandakan warkat karna umumnya memakai lembaran sheet dan mesin stensil disebut disebut penstesilan. Sedangkan perbuatan mengirim surat-surat lazim
disebut juga perbuatan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkungan tata usaha.
Sebagaimana diketahui bahwa ketatausahaan adalah merupakan administrasi atau kegiatan-kegiatan manajemen daripada organisasi yang
dilakukan pada suatu ruangan kantor yang mencakup tegas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi.
Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat atau memelihara dokumen-dokumen penting sekali untuk keterangan-keterangan dan
bahan ingatan dalam penyusunan program bagi kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan, menerima
surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat. Berikut ini adalah prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada kantor Baristand Industri Medan :
1. Penanganan surat masuk
Surat-surat dinas yang masuk ke Baristand Industri Medan harus diberi baju surat atau lembar disposisi yang dilakukan oleh bidang sub tata usaha. Dari
sub bidang tata usaha, surat tersebut diserahkan langsung kepada atasan. Baju surat ini berguna untuk memperoleh indeks, kode, nomer surat,
tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, no surat dan lampiran. Setelah diberi baju surat, surat-surat yang masuk dalam buku agenda surat masuk oleh
bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk adalah :
a. No surat masuk
b. Nama dan alamat pengirim
c. Nomor surat
d. Tangal surat
e. No baju surat
f. Isi ringkas
Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam buku ekspedisi untuk diteruskan ketujuannya, dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing
bagian, kemudian bagian Tata Usaha mengantar surat-surat yang masuk tadi ketujuan masing-masing dengan membawa buku ekspedisi yang dibawa oleh
bagian Tata Usaha sebagai tanda terima surat. 2.
Penanganan surat keluar Surat-surat masuk yang dikeluarkan oleh Baristand Industri Medan yang
akan disampaikan kepada bagian organisasi pemerintahan atau alamat lain yang dituju, disiapkan oleh bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha mengkonsep surat
setelah dan diberi petunjuk dari pimpinan. Setelah dikonsep surat selesai, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan apakah hal-hal yang perlu diperbaiki.
Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian Tata Usaha memulai pengetikan tersebut. Apabila telah selesai, surat tersebut diserahkan kembali
kepada kepala pimpinan untuk ditandatangani dan distempel lembar persetujuannya.
C. Peralatan dan perlengkapan tata usaha
