Peralatan dan perlengkapan tata usaha

C. Peralatan dan perlengkapan tata usaha

Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis dalam melaksanakan tata usaha diperlukan perlatan dan perlengkapan kantor. Perpaduan antara kegiatan- kegiatan tata usaha dengan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang sebaik-baiknya. Peralatan dan perlengkapan kantor harus direncanakan, karena pemilihan perlengkapan dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan dan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang digunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik, karena fasilitas-fasilitas baik yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang besar bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya tampak lebih baik, bermutu dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang 1 satu dengan pegawai yang lainnya. Karna bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan megakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena ia harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam oleh pegawai lain. Ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja, terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai akan bekerja dengan tenang dan tidak terganggu sesuai tugas dan kewajiban serta tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tata usaha masih diperlukan bermacam-macam barang yang diperlukan seperti misalnya amplop, asahan potlot, bak surat, bantalan cap, jam tembok, jepitan kertas dan sejenisnya. Untuk jelasnya dan tertibnya dapatlah dikiranya segenap perbekalan tata usaha itu digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut ini : 1. Barang lembaran : Misalnya kertas tik, karbon, berkas 2. Barang bentuk lainnya : Misalnya lem, karet penghapus,tinta 3. Alat tulis : Misalnya potlot, pulpen, cap nomor 4. Alat keperluan lainnya : Alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap 5. Mesin Perkantoran : Misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin stensil 6. Perabotan perkantoran : Misalnya meja, lemari, peti besi 7. Perlengkapan lainnya : Misalnya lampu, permadani, kipas angin Setiap meja kerja dikantor Baristand Industri Medan dilengkapi dengan berbagai macam perlengkapan dan peralatan seperti: 1. Map 2. Kertas 3. Flashdisk 4. Buku Agenda 5. Buku Ekspedisi 6. Alat Tulis Kantor ATK 7. Box File Sementara dimeja pegawai diatas pegawai jabatan fungsional dilengkapi dengan : 1. Komputer 2. Mesin tik dan pita mesin tik 3. Lemari arsip 4. Mesin printer dan tinta printer

D. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Tata Usaha