Sistem Informasi Manajemen SIM Hambatan dalam Pelaksanaan SIMRS

3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.1.2 Jenis Sistem Informasi Rumah Sakit

Sistem informasi Rumah Sakit SIRS merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisa, dan penyimpanan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. 9 Sistem Informasi Rumah Sakit terdiri atas: 9,13 1. Sistem informasi administrasi, merupakan sistem informasi yang membantu pelaksanaan administrasi rumah sakit. Misalnya: billing system, pelaporan data obat-obatan, penggajian, dll. 2. Sistem informasi klinik, merupakan sistem informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam pelayanan medis selama pasien di rumah sakit. Misalnya: sistem yang membantu pelayanan laboratorium, radiologi, obat-obatan, dll. 3. Sistem informasi manajemen, merupakan sistem informasi yang membantu manajemen rumah sakit dalam pengambilan keputusan. Misalnya: sistem informasi manajemen pelayanan, keuangan, dan pemasaran.

2.2 Sistem Informasi Manajemen SIM

Para ahli telah menjabarkan beberapa pengertian Sistem Informasi Manajemen untuk memudahkan memahaminya. Robert G. Murdick dan Joel E. Ross mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai proses komunikasi di mana informasi masukan input direkam, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan. Joseph F. Kelly mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis komputer yang 9 Universitas Sumatra Utara menghasilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien serta perencanaan bisnis. 14 Gordon B. Davis mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai sistem manusiamesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu organisasi. 14 Drs. Soetedjo Moeljodihardjo mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan. 14 Drs. Komaruddin mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen. 14 Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 14 Adapun peran informasi dalam pengambilan keputusan di rumah sakit, yakni dalam hal permintaan tujuan dan target, kebutuhan pelayanan, alokasi sumber daya, pengendalian mutu pelayanan, serta evaluasi program. 15

2.3 Peranan SIM di Rumah Sakit

Sistem informasi manajemen rumah sakit SIMRS merupakan himpunan atau kegiatan dan prosedur yang terorganisasikan dan saling berkaitan serta saling ketergantungan dan dirancang sesuai dengan rencana dalam usaha menyajikan info yang akurat dan tepat waktu di rumah sakit. Selain itu, sistem ini berguna untuk menunjang proses fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan keputusan dalam memberikan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Sistem tersebut, saat ini ditujukan untuk menunjang fungsi perencanaan dan evaluasi dari penampilan kerja rumah sakit antara lain adalah jaminan mutu pelayanan rumah sakit yang bersangkutan, pengendalian keuangan dan perbaikan hasil kerja rumah sakit tersebut, kajian dalam 10 Universitas Sumatra Utara penggunaan dan penaksiran permintaan pelayanan kesehatan rumah sakit oleh masyarakat, perencanaan dan evaluasi program rumah sakit, penyempurnaan laporan rumah sakit serta untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan. 16 Menurut Rowland, peran Sistem Informasi Manajemen di rumah sakit dapat berfungsi medikal maupun bisnis. Untuk setiap fungsi, Sistem Informasi Manajemen dapat berperan baik dalam sistem transaksi, perencanaan operasional, sistem pengawasan serta perencaan strategis. 3 SIMRS sudah harus diadakan oleh setiap rumah sakit oleh karena teknologi kedokteran kini semakin berkembang, semakin kompleks, semakin kuat, semakin punya bahaya dan semakin mahal biayanya, sebingga memerlukan pengawasan yang ketat. Teknologi sistem informasi semakin canggih sehingga memungkinkan pengawasan yang ketat dengan biaya yang wajar. Situasi lingkungan yang mengharuskan pelayanan kesehatan di rumah sakit dilakukan seefektif dan seefisien mungkin. 7

2.3.1 Manfaat SIMRS

SIMRS sangat bermanfaat dalam membantu meningkatkan kinerja rumah sakit. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit terdiri dari: 17,18 1. Manfaat Umum 2. Manfaat Organisasi 3. Manfaat Operasional 4. Manfaat Manajerial

2.3.1.1 Manfaat Umum

Manfaat umum yang dirasakan dengan menjalankan SIMRS, memberikan nilai tambah dengan meningkatkan efisiensi, kemudahan, standard praktek kedokteran yang baik dan benar, dokumentasi yang auditable dan accountable, mendukung pemasaran jasa rumah sakit seperti mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan. Meningkatkan profesionalisme dan kinerja rumah sakit. Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap Universitas Sumatra Utara berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperti pedagang besar farmasi, JAMSOSTEK, InstansiPerusahaan pemberi jaminan karyawannya, AKSES. Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit, yaitu: 17,18 1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya; a. Fungsi pelayanan dan informasi b. Fungsi perawatan medical care c. Fungsi penunjang supporting d. Fungsi administrasi dan keuangan e. Fungsi pengawasan 2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagianunit dalam rumah sakit.

2.3.1.2 Manfaat Organisasi

Manfaat organisasi yang dirasakan dengan menjalankan SIMRS, adalah sebagai berikut. 17,18 1. Budaya Kerja Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Apabila semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang pelayanannya belum terselesaikan. Dokter yang sudah memberikan jasa pelayanan juga tidak dapat melihat ataupun menerima jasa profesi yang sudah diberikan. 12 Universitas Sumatra Utara 2. Transparansi SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data- data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau melakukan perubahan pada tarif yang ada, data yang dimasukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut. 3. Koordinasi antar unit Team working Sering terjadi data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misal kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oleh medical record, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkutan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terjadi kekacauan data referensi. 4. Pemahaman sistem Dengan dipergunakannya SIMRS, setiap personil di rumah sakit, secara tidak langsung akan dituntut untuk mengetahui proses bisnis yang terjadi di rumah sakit tersebut. Ini disebabkan karena data atau informasi yang dikirim ke unit lain, merupakan suatu siklus proses bisnis di rumah sakit tersebut. Dampak positifnya adalah bahwa setiap unit akan berusaha memberikan hasil kerja yang terbaik, karena hasil kerja suatu unit tertentu akan memberikan dampak juga pada unit lainnya. Karena dilakukan secara berkesinambungan, maka akan memperbaiki budaya kerja personil dan pada akhirnya akan meningkatkan citra rumah sakit. 5. Mengurangi biaya administrasi Dengan adanya SIMRS maka pengurangan biaya administrasi dapat dilakukan, sebagai contoh adalah penghematan dalam bentuk kertas. Pada sistem manual seringkali laporan harus dijabarkan terlebih dahulu di atas kertas baru Universitas Sumatra Utara kemudian dianalisis, maka dengan adanya SIMRS analisa dapat dengan mudah dilakukan dilayar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak.

2.3.1.3 Manfaat Operasional

Manfaat operasional yang dirasakan dengan menjalankan SIMRS, adalah sebagai berikut. 17,18 1. Kecepatan Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaan tagihan kepada mitrapihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektivitas kerja meningkat. Pada awal pemasangannya, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja. 2. Akurasi Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dengan sistem manual orang harus memeriksa satu demi satu transaksi, namun dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan olehnya. Ini juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi dua kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat dua kali, hal ini menjaga agar pengguna lebih teliti. 3. Integrasi Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. 14 Universitas Sumatra Utara 4. Peningkatan pelayanan Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, yang mana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detail sehingga memudahkan analisa mereka. 5. Peningkatan Efisiensi Tanpa SIMRS, beban pekerjaan lebih bersifat administratif, sedangkan dengan diimplementasikannya beban pekerjaan lebih bersifat analisis. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah membuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya. Tanpa SIMRS, perawat harus memasukan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIMRS, perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK Standar Asuhan Keperawatan untuk ditanda tangani perawat. 6. Kemudahan pelaporan Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIMRS, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.

2.3.1.4 Manfaat Manajerial

Manfaat manajerial yang dirasakan dengan menjalankan SIMRS, adalah sebagai berikut. 17,18 15 Universitas Sumatra Utara 1. Kecepatan mengambil keputusan Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu harianmingguanbulanandll, ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIMRS, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang didapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan. Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan, dan berkurangnya waktu dalam hal pengambilan keputusan. 2. Akurasi dan kecepatan identifikasi masalah Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera diketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggulangannya dapat segera disusun. 3. Kemudahan penyusunan strategi Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, manajer pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan dapat menyajikan kecenderungan trend datanya. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang disusun. Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik Rumah Sakit. 18

2.3.2 Komponen SIMRS

Dalam pelaksanaan SIMRS terdapat 5 komponen utama yang mendasarinya, yaitu: 4,8,19 1. SDM Human Resources Sumber Daya Manusia merupakan petugas yang akan menjalankan SIMRS sesuai dengan fungsi dan jabatan. Secanggih apapun SIMRS yang dibuat, kalau 16 Universitas Sumatra Utara SDMnya belum siap dan belum memiliki kemampuan yang mencukupi untuk mengoperasikan, kecanggihan sistem tersebut menjadi tidak berarti. Oleh karena itu, SDM perlu juga dibangun atau dipersiapkan seiring dengan sistem yang sedang dibangun. Loyalitas dan komitmen dari SDM juga diperlukan untuk mendukung suatu organisasi. Loyalitas adalah suatu sikap atau perilaku seorang pegawai kepada perusahaan atau atas terhadap suatu pekerjaannya itu secara professional sesuai dengan kode etik dan peraturan perusahaan, yang mana sikap dan perilaku tersebut adalah bentuk kesetiaan seorang pegawai terhadap pekerjaannya. Komitmen adalah sebagai kekuatan yang bersifat relatif dari individu dalam mengindentifikasikan keterlibatan dirinya ke dalam bagian organisasi. Untuk menjadi tenaga yang professional seharusnya diadakan pelatihan minimal dua kali setahun, dan untuk gaji idealnya sebagai rumah sakit swasta yang mana imbalan jasa karyawan sesuai dengan prestasi konstibusi karyawan tersebut, diberikan rewardpunishment yang jelas. 2. Sumber Daya Perangkat Keras Hardware Resources Sumber daya berupa perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi, tidak hanya berupa mesin komputer, printer, scanner, namun juga berupa media seperti database tempat penyimpanan data, disket, magnetic tape, optical disc, compact disc, flashdisc, atau paper form. 3. Sumber Daya Perangkat Lunak Software Resources Sumber daya ini merupakan kumpulan dari perintahfungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu, yang berupa system software, application software, dan prosedur. 4. Sumber daya jaringan komputer network resources Sumber daya jaringan ini mencakup teknologi telekomunikasi seperti internet, intranet dan ekstranet. Sumber daya jaringan juga disebut juga Local Area Network LAN. Sumber daya ini menggunakan server untuk mendukungnya dan letaknya juga jangan terlalu jauh atau terhalang-halang untuk mendapatkan jaringan yang mendukung. 17 Universitas Sumatra Utara 5. Pemantauan monitoring Pemantauan merupakan suatu komponen penting dilakukan, untuk memantau secara berkala data-data yang dimasukkan, yang bertujuan untuk menjamin keakuratan informasi yang tersedia.

2.3.3 Syarat Keberhasilan SIMRS

Dalam pelaksanaan SIMRS terdapat hal-hal yang menjadi persyaratan yang menentukan keberhasilannya, yakni: 4 1. Adanya komitmen dari pimpinan RS untuk menerapkan teknologi ini di dalam organisasi dengan segala konsekuensinya; 2. Dukungan moral dan seluruh anggota tim manajemen dan seluruh karyawan; 3. Pembentukan infrastruktur dengan baik dan benar; 4. Nilai investasi optimum yang sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan ruang gerak pertumbuhannya; 5. Proses pengembangan yang berjalan secara terus-menerus. Suatu sistem informasi hendaknya terorganisir dengan baik sehingga dapat menjalankan fungsinya sebagai alat pendukung bagi kegiatan operasional suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan ketinggalan teknologi tanpa sempat diantisipasi, under utilize yang mana perangkat komputer hanya sebagai pengganti mesin ketik dan kalkulator saja, organisasi hanya mendapat nama tetapi membebani organisasi, manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen sehingga pelaksanaan keputusan menjadi terlantar dan bahkan ditinggalkan. 15

2.4 Hambatan dalam Pelaksanaan SIMRS

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit SIMRS masih belum lancar dan banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan kendala. Permasalahan yang menjadi kendala dan hambatan tersebut adalah sebagai berikut: pemahaman para operator tentang Universitas Sumatra Utara komputer yang masih kurang, pemahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim, relatif mahalnya harga perangkat komputer, dan ambisius para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai. 16 Hari Kusnanto dalam makalahnya yang disampaikan pada Kongres PERSI VII 1996, menyampaikan bahwa sistem informasi rumah sakit amat berperan dalam memadukan berbagai kepentingan dari berbagai pelanggan rumah sakit. Menurutnya, ada beberapa alasan mengapa SIMRS belum berkembang pesat, antara lain: 7 1. Konsep ekonomi informasi kesehatan belum dirumuskan secara jelas 2. Manajer belum betul-betul memahami perlunya SIMRS 3. Keasingan terhadap teknologi informasi 4. Kesulitan dalam menghadapi perubahan budaya dan perilaku dengan diterapkannya SIMRS 5. Kurangnya saling pengertian antara klinisi, manajer, dan pengelola SIMRS. Secara umum hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan SIMRS ini biasanya hanya berupa hambatan psikologis saja, yang mana hambatan tersebut dapat berasal dari semua jenjang mulai dari dewan direksi sampai kepada pihak pelaksana. Misalnya dewan direksi yang takut untuk melakukan investasi yang relatif besar tanpa adanya kepastian dan manfaatnya secara langsung, ataupun dari pihak pelaksananya sendiri yang mana terdapatnya keengganan untuk beradaptasi ataupun menggunakan sistem baru ini. 4

2.5 Modul – Modul SIMRS