Defenisi dan fungsi surat

BAB II PENJELASAN UMUM MENGENAI SURAT BERBAHASA JEPANG

2.1 Defenisi dan fungsi surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Fungsi surat adalah untuk menyampaikan informasi yang berupa bahasa tertulis dari pihak satu kepada pihak kedua, yang mana kedua belah pihak dibatasi oleh jarak, ruang, tempat dan waktu Doni Judian ,2005;1. Menurut Soedjito dan Solchan 1994;1 ditinjau dari isinya, surat adalah jenis karangan komposisi paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Menurut Soedjito dan Solchan 1994;1 ditinjau dari wujud peraturannya, surat adalah percakapan tertulis. Jadi sejenis dengan ragam percakapan dialog seperti yang biasa dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Soedjito dan Solchan 1994;1 ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan – kelebihan, misalnya : alat bukti historis, alat pengingat dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara Surat merupakan bagian dari bentuk komunikasi berwujud tulisan. Surat memiliki beberapa macam fungsi sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis antara lain : 1. Sebagai alat bukti sejarah. Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tulis, sehingga dapat diabadikan sebagai bukti sejarah. Misalnya arsip lama yang dapat sebagai alat komunikasi. Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Wujud dari informasi itu bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, proposal, ijin dan penawaran. 2. Sebagai wakil penulis Fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis dan tidak perlu bersusah payah untuk berjumpa orang yang dimaksud yang mungkin dibatasi oleh jarak, waktu, dan tempat. Harapan keinginan penulis cukup dituangkan dalam surat saja, tapi digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau masa yang telah lewat. 3. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja. Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, surat instruksi, surat edaran. 4. Sebagai alat pengingat. Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kesalahan terhadap pesan surat. Contoh surat dalam Universitas Sumatera Utara fungsi ini adalah surat-surat yang diarsipkan dan suatu saat dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaian suatu pekerjaan. 5. Sebagai alat bukti tertulis. Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari suatu urusan. Sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman, surat merupakan bukti tertulis. Contoh untuk fungsi ini adalah surat perjanjian, surat kontrak, surat sewa- menyewa, surat wasiat, dan lain sebagainya. 6. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga. Surat dapat dijadikan media hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak, dengan surat hambatan jarak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu. Sedangkan menurut Ali Tanjili dalam skripsi Supriyanto Triyadi 2007;14 fungsi surat dalam masyarakat adalah sebagai berikut : 1. Sebagai wakil atau duta sipenulis atau sipengirim surat. Di sini surat berperan sebagai pembawa misi dan pesan-pesan yang mewakili penulisannya. Dengan demikian, surat dapat menghemat pemakaian tenaga manusia serta menghemat biaya. Karena sifatnya sebagai duta atau wakil, surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis dan subjektif mungkin mungkin. Maksud dan tujuan surat tersebut harus jelas, sopan serta menarik. Oleh sebab itu, sebaiknya surat dikonsep dalam bahasa tulis, menguasai masalah yang hendak ditulis, dan memiliki pengetahuan tentang surat- menyurat. Universitas Sumatera Utara 2. Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis, ia juga dapat dijadikan sebagai bahan bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum, seperti kuitansi, tanda terima, faktur, surat perjanjian yang dapat dijadikan bahan bukti sebagaimana yang bisa dilakukan dalam dunia bisnis dan perniagaan. 3. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas surat- menyurat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan menindaklanjuti suatu aktivitas atau pemograman. Berdasarkan pengalaman pengtahuan masa lalu, sebuah organisasi atau badan usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat-menyurat dan kearsipan serta data-data. 4. Alat pengikat, sesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masa lalu dapat dilihat dan ditinjau kembali. 5. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu. Sesuatu yang harus dikunjungi jika tidak begitu penting dapat dihubungi dengan memakai surat saja. 6. Jaminan keamanan, misalnya : surat jalan. 7. Alat promosi pihak pengiriman dalam surat-menyurat bisnis. Biasanya promosi ini dilakukan dengan logo atau kop surat yang tertera disampul luar ataupun lembaran isi pada surat yang dikirimkan. Meskipun saat ini alat komunikasi semakin canggih namun surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya yaitu : Universitas Sumatera Utara 1. Praktis, karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat mencatat informasi secara panjang lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau, bahkan oleh pengguna di lapisan bawah sekalipun. 2. Efektif, karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya peningkatan atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dapat dimengerti oleh penerimanya seperti telegram atau teleks. 3. Ekonomis, karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih murah, dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihannya tersebut, apalagi ditambah dengan lokasi di daerah-daerah di negara kita yang terpancar dengan beribu-ribu pulau yang terdapat di dalamnya, maka peranan surat sangat diperlukan dan sulit digantikan dengan aneka sarana komunikasi lainnya meski jauh lebih canggih sekalipun mengingat daerah-daerah tersebut sulit dijangkau alat komunikasi lainnya.

2.2 Jenis – Jenis Surat