Organisasi dan Informasi Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi dirancang bertujuan untuk: HM. Jogiyanto, 2005: 24 1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa 2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial 3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram 4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.

2.5 Organisasi dan Informasi

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan. Manajemen tingkat atas Manajemen tingkat menengah Manajemen tingkat bawah Direktur Wakil Direktur Eksekutif lain Kepala Divisi Kepala Cabang Supervisor Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen – departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang. Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22

2.6 Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem system development dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau Tujuan Manajemen Informasi Data Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 35 1. Adanya permasalahan-permasalahan problems yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa: a. Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi. b. Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat. 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan opportunities Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan. 3. Adanya instruksi-instuksi directives Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar peraturan pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu : Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. - Laporan yang tidak tepat waktunya - Isi laporan yang sering salah - Pengiriman barang yang sering tertunda - Kegiatan yang tumpah tindih - Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi - File-file yang kurang teratur - Pemesanan kembali barang yang tidak effisien - Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan. Gambar 2.7 Pengembangan sistem Sumber: Jogiyanto HM, Analisis Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37 Sistem yang ada Permasalahan kesempatan instruksi Pengembangan sistem Memecahkan masalah meraih kesempatan memenuhi instruksi Sistem yang baru Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 38 1. Performance kinerja Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja hasil kerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Information informasi Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy ekonomis Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan- keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. 4. Control pengendalian Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. 5. Efficiency efisiensi Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. 6. Services pelayanan Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem

Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu: B.Davis. Gordon, 1988: 229 1. Metode Bottom up pendekatan dari bawah ke atas Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu: a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah b. Integrasi file c. Model keputusan dan model perencanaan d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan pada sistem informasi. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 2. Metode Top down pendekatan dari atas ke bawah Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu: a. Melakukan analisis tujuan b. Identifikasi kegiatan fungsi dan tujuan c. Identifikasi keputusan dan tindakan d. Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan e. Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam subsistem organisasi f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi 3. Metode Kombinasi Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya. Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua pendekatan diatas digunakan secara bersamaan. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi, antara lain: HM. Jogiyanto, 2005: 52 1. Survei Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki, kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem informasi manajemen. 2. Analisis Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan. 3. Desain Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan, sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen. 4. Pembuatan Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program membangun data test dan mengetest filebasis data, serta menulis dan mengetest program yang dibuat. Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 5. Aplikasi Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru, melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah diaplikasikan. 6. Pemeliharaan Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap sistem.

2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem terdiri dari : 1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menetukan syarat – syarat informasi 3. Menganalisis kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. 7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11

2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan Menganalisis kebutuhan sistem Menetukan syarat – syarat informasi Menguji dan mempertahankan sistem Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Merancang sistem yang direkomendasikan Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.

2.6.3.2 Tahap Analisa Sistem

Analisa sistem sistem analysis dapat didefinisikan sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 129 Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem sistem planning dan sebelum tahap desain sistem systems design. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: HM. Jogiyanto, 2005: 130 a. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan ini tidak muncul dengan sendirinya Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber. dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.

c. Mengidentifikasi Titik Keputusan