Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen
Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen
merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi
dirancang bertujuan untuk: HM. Jogiyanto, 2005: 24 1.
Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa 2.
Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial 3.
Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram 4.
Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.
2.5 Organisasi dan Informasi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan. Manajemen
tingkat atas Manajemen tingkat
menengah
Manajemen tingkat bawah Direktur
Wakil Direktur Eksekutif lain
Kepala Divisi Kepala Cabang
Supervisor
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen – departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan
manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga
berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan
internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran
secara efektif dan efisien.
Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22
2.6 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem system development dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau Tujuan
Manajemen Informasi
Data
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 35
1. Adanya permasalahan-permasalahan problems yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa: a.
Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi. b.
Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan opportunities
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini
dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi directives
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar peraturan pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus
diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
- Laporan yang tidak tepat waktunya
- Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda
- Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
- File-file yang kurang teratur
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan
perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang
ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
Sumber: Jogiyanto HM, Analisis Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37
Sistem yang ada
Permasalahan kesempatan instruksi
Pengembangan sistem
Memecahkan masalah meraih kesempatan
memenuhi instruksi Sistem
yang baru
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 38 1.
Performance kinerja Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja hasil kerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut. 2.
Information informasi Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy ekonomis
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan- keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control pengendalian
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi. 5.
Efficiency efisiensi Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services pelayanan
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem
Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu:
B.Davis. Gordon, 1988: 229 1.
Metode Bottom up pendekatan dari bawah ke atas Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi
manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi
pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi
berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:
a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah
b. Integrasi file
c. Model keputusan dan model perencanaan
d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base
e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan
pada sistem informasi.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2. Metode Top down pendekatan dari atas ke bawah
Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai
dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi
ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang
digunakan dalam pendekatan ini, yaitu: a.
Melakukan analisis tujuan b.
Identifikasi kegiatan fungsi dan tujuan c.
Identifikasi keputusan dan tindakan d.
Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan e.
Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam subsistem organisasi
f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi
3. Metode Kombinasi
Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya.
Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam
penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem
informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua pendekatan diatas digunakan secara bersamaan.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem
Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi,
antara lain: HM. Jogiyanto, 2005: 52
1. Survei
Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan
masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki, kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem
informasi manajemen. 2.
Analisis Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada,
mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan.
3. Desain
Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan,
sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.
4. Pembuatan
Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program
membangun data test dan mengetest filebasis data, serta menulis dan mengetest program yang dibuat.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5. Aplikasi
Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru, melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi
program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah diaplikasikan.
6. Pemeliharaan
Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap
sistem.
2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut
dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem terdiri dari :
1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menetukan syarat – syarat informasi
3. Menganalisis kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11
2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan
untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.
Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Menganalisis kebutuhan sistem Menetukan syarat – syarat informasi
Menguji dan mempertahankan sistem Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Merancang sistem yang direkomendasikan
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.6.3.2 Tahap Analisa Sistem
Analisa sistem sistem analysis dapat didefinisikan sebagai berikut: HM. Jogiyanto, 2005: 129
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat
diusulkan perbaikannya. Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem sistem
planning dan sebelum tahap desain sistem systems design. Tahap analisa sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam
tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: HM. Jogiyanto, 2005: 130 a.
Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan
yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem,
langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan ini tidak muncul dengan sendirinya
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan
dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas
mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen
atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.
c. Mengidentifikasi Titik Keputusan