PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. NIKABASURYA.

SKRIPSI

Oleh :

BAGUS HARDHINATA 0732010024

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

Alhamdulillah, dengan Mengucapkan rasa syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-nya sehingga penelitian mampu untuk dapat menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan lancar sampai tersusunnya laporan Skripsi ini dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. NIKABASURYA - SURABAYA”.

Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.

Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam- dalamnya kepada:

1. Bpk.Prof.Dr.Ir.Teguh Sodarto, MS, selaku Rektor Universitas

Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

2. Bpk.Ir. Sutiono, MT., selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” jawa Timur.

3. Bpk.Ir. M. Tutuk Safirin, MT Selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik

Timur.

5. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan bermanfaat bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.

6. Bpk.Ir.Anang F, MMT, dan Ibu Farida Pulansari, ST, MT Selaku Dosen

pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.

7. Bpk.Joseph beserta Staff yang berada di CV. SINAR BAJA ELECTRIC

yang Memberikan Ijin kepada saya untuk melakukan Penelitian.

8. Keluarga Besarku yang saya sayangi, terutama buat almarhum ibuku yang selalu memberikan semangat dan doa serta perhatian sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan lancer.

9. MY C yang selalu setia dan sabar menemaniku, mengantarkan, dan

membantuku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

10.Sahabat- sahabatku : Ardian, denny, dewi and many more yang tak dapat penulis sebutkan satu-persatu khususnya buat “PARALEL A ANGKATAN 06” teriama kasih atas dorongan dan semangatnya terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.

11.Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri angkatan 06 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal, dan buat fundye marshalls" terima kasih atas bantuan dan dukungannya.

Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.

Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.

Surabaya, November 2009

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena telah berkenan memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul :

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LOGISTIK   PT. NIKABASURYA 

Penyusunan tugas akhir ini guna memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Teknik Jurusan Teknik Industri pada Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

Penulis menyadari bahwa selama melakukan penelitian dan penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan.

Akhir kata penulis berharap semoga hasil penelitian yang tertuang dalam skripsi ini banyak bermanfaat bagi setiap pembaca pada umumnya.

Surabaya, 21 Juni 2011 Penulis,

KATAPENGANTAR... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

ABSTRAKSI ... xiii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang…………...………...………... 1

1.2 Perumusan Masalah………... 3

1.3 Batasan Masalah………...…… 3

1.4 Asumsi-Asumsi ………...…... 4

1.5 Tujuan Penelitian………...……….. 4

1.6 Manfaat Penelitian………...………. 4

1.7 Sistematika Penulisan………...……… 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem….………….………..……… 8

2.1.1 Karakteristik Sistem………... 10

2.1.2 Klasifikasi Sistem……….… 12

2.2 Konsep Dasar Informasi……...……… 13

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi………..…………... 16

2.3.1 Komponen Sistem Informasi...………... 16

2.4 Sistem Informasi Manajemen………... 18

2.5 Organisasi dan Informasi...……….………... 21

2.6 Pengembangan Sistem……….. 22

2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem………...…….... 26

2.6.2 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem…………...………... 28

2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem………...………. 29

2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem... 30

2.6.3.2 Tahap Analisa Sistem... 31

2.6.4 Alat – Alat Pengembangan Sistem... 33

2.6.4.1 Bagan Alir Dokumen... 34

2.6.4.2 Data Flow Diagram (DFD)... 38

2.6.4.3 Diagram Arus Data (DAD)... 40

2.6.4.4 Diagram ER (Entity Relationship)... 42

2.6.4.5 HIPO... 44

2.7 Perancangan Sistem...…... 45

2.7.1 Perancangan Input... 45

2.7.2 Perancangan Output... 45

2.8 Data Base... 46

2.9 Manajemen Logistik………... 46

2.11 Microsoft MY SQL... 53

2.12 Penelitian Terdahulu... 56

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………...………... 59

3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel………. 59

3.3 Metode Pengumpulan Data………..………. 60

3.4 Metode Pengolahan Data……….. 61

3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah……….. 61

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan Data....….………….………..……… 68

4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur serta fungsi Masing-masing Bagian / Departemen...……... 68

4.2 Sistem dan Prosedur Yang Ada Saat Ini...……..……… 69

4.2.1 Analisa Sistem dan Identifikasi Prosedur ……….… 69

4.3 Identifikasi Masalah....……….………..……… 70

4.3.1 Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ...… 71

4.4 Perancangan Sistem Informasi Manajemen...……… 72

4.4.1 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang...….…… 72

4.5 Diagram Arus Data...….……….……….……… 73

4.5.4 Diagram Arus Data Level 1... 76

4.5.4.1 Proses Transaksi Penjualan………. 76

4.5.4.2 Proses Transaksi Pembelian………. 77

4.5.4.3 Proses Transaksi Pengelolaan Stok Barang………78

4.6 ERD...….……….………..……… 78

4.6.1 Relasi-relasi Antar Entity...….…… 79

4.7 Perancangan Database...….………..……… 80

4.8 Desain Input...….………….………..……… 82

4.8.1 Tampilan Menu Login...….…… 82

4.8.2 Tampilan Menu Utama...….…… 82

4.8.3 Input Data Supplier...….…… 83

4.8.4 Input Data Konsumen...….…… 84

4.8.5 Input Data Merk...85

4.8.8 Input Data Stok Barang...….…… 85

4.8.7 Transaksi Penjualan………...……….……. 86

4.8.8 Transaksi Pembelian………...……….…...…. 87

4.9 Perancangan Program Komputer...…..……… 87

4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem...………..……… 88

4.10.1 Validasi Perancangan SIM...….…… 88

4.10.2 Verifikasi Program Komputer... 88

5.2 Saran... 93

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Tabel 4.1 Identifikasi Masalah...…...……….. 71

Tabel 4.2 Perencanaan Kebutuhan Informasi...……….. 71

Tabel 4.3 Tabel Login...…...……….. 80

Tabel 4.4 Tabel Supplier...…...……….. 80

Tabel 4.5 Tabel Satuan...…...………... 81

Tabel 4.6 Tabel Jenis...…...………... 81

Tabel 4.7 Tabel Gudang...……….. 81

Tabel 4.8 Tabel Transaksi...…...……….. 81

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem...13

Gambar 2.2 Siklus Informasi...…...……….. 14

Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi... 15

Gambar 2.4 Block Sistem Informasi Yang berinteraksi... 17

Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen... 21

Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi... 22

Gambar 2.7 Pengembangan Sistem... 24

Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 30

Gambar 2.9 simbol yang digunakan di bagan alir dokument... 37

Gambar 2.10 Bagan Alir dokument suatu prosedur penjualan... 37

Gambar 2.11 Notasi Proses di DAD... 39

Gambar 2.12 Simbol simpanan data di DAD... 40

Gambar 2.13 Context Diagram... 41

Gambar 2.14 DAD Level 0... 41

Gambar 2.15 Simbol Entity... 42

Gambar 2.16 Simbol Atribut... 42

Gambar 2.17 simbol Relationship... 43

Gambar 2.18 Simbol Garis... 43

Gambar 2.19 Diagram HIPO... 45

Gambar 3.1 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah... 59

Gambar 4.4 Context Diagram SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 74

Gambar 4.2 Diagram Berjenjang SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 75

Gambar 4.3 DAD Level 0 SIM Penjualan, Pembelian dan Gudang... 76

Gambar 4.4 DAD Level 1 Proses Transaksi Penjualan... 77

Gambar 4.5 DAD Level 1 Proses Transaksi Pembelian... 77

Gambar 4.6 DAD Level 1 Proses Pengelolaan Stok Barang... 78

Gambar 4.7 Form Menu Login... 82

Gambar 4.8 Form Menu Utama... 83

Gambar 4.9 Form Input Data Supplier... 83

Gambar 4.13 Form Transaksi Penjualan...86

Gambar 4.14 Form Transaksi Pembelian... 87

Gambar 4.15 Print Out Daftar Supplier... 89

Gambar 4.16 Print Out Daftar Konsumen... 90

Gambar 4.17 Print Out Daftar Stok Barang... 90

Gambar 4.18 Print Out Transaksi Penjualan... 91

ABSTRAKSI

Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.

PT. NIKABASURYA adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, namun Sistem Logistik pada perusahaan masih menggunakan sistem manual, jenis dan jumlah barang yang terus bertambah dan arus keluar masuk barang yang semakin meningkat. Hal tersebut menyebabkan kontrol terhadap Logistik semakin sulit di lakukan dan menyebabkan terlambatnya informasi penjualan, pembelian dan stok barang, di karenakan Proses Transaksi dan Pencatatan Stok Gudang masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing.

Metode SIM adalah suatu metode untuk memperbaiki sistem yang ada agar informasi yang diterima antara department lebih baik dari informasi yang diberikan sistem selama ini. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Sistem Informasi Manajemen Logistik di PT. NIKABASURYA dengan menggunakan

software microsoft My SQL dan visual basic 6.0. Dengan demikian Perancangan

Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Logistik selama ini.

Hasil Perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur manajemen menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari sistem manual menjadi sistem informasi manajemen terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan. Dengan demikian perbedaan tempat tidak menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan.

Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen Logistik dengan My SQL,Visual

In the era of globalization, companies must be able to face free competition what happening. For that all company resources must be deployed to maximum and professionals to support the success of the company, which depends on the success of the management. The success of management depends on the availability of relevant information from appropriate data processing. In order for information work can be handled in a systematic and practical, it is necessary to Management Information Systems.

PT. NIKABASURYA is a company engaged in manufacturing, but the

company's Logistics Systems still using manual system, the type and amount of item continues to grow and flow out incoming item is increasing. This caused the control of Logistics increasingly difficult to do and cause delays sales information, purchase and stock of items, that because Transaction Process and Recording of stock items at warehouse is still manually in their each departments.

SIM method is a method to improve the existing system so that information received between the department is better than the information provided by system for this time. The purpose of this research is to design the Logistics Management Information System in PT. NIKABASURYA using software microsoft My SQL and Visual Basic 6.0. Thus the design of computer-based Information System is expected to answer problems that exist regarding the Logistics Management Information System so far.

The results of design this system can improve the management procedures become more efficient because of the simplification of manual systems to computerized management information system that will facilitate the task of operators in generating accurately system, timely, and relevant. Thus the difference in a place not to complicate the decision making process.

Keywords: Logistics Management Information System with My SQL, Visual Basic, relevant, accurate, significant, manufactur.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan industri yang sangat pesat diiringi oleh kemajuan teknologi, menyebabkan perusahaan harus mengerahkan seluruh sumber daya perusahaan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat di era globalisasi ini perusahaan di tuntut untuk cepat, dan efisien, sehingga keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya manajemen sistem informasi.

Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil.

PT.NIKABASURYA adalah suatu perusahaan Genset dengan menjual beberapa merk dengan kapasitas yg beragam antara 30-1250 kva, misalnya

Perkins, mits,dutz,Cummins,lovol dll. Perusahaan ini jenis usaha awal hanya menjual genset untuk industri maupun rumah tangga, setelah itu perusahaan ini berkembang dengan menjual spare part dan memproduksi rumah genset (silent box) dan panel, hingga sekarang. Bentuk dan sistem perusahaan hingga saat ini adalah perusahaan keluarga yang penanganannya masih manual dengan demikian peranan pemilik perusahaan hingga sekarang masih sangat penting untuk intern ataupun ekstern perusahaan, sehingga informasi menjadi kurang akurat dan relevan baik dalam laporan persediaan barang maupun barang keluar, serta laporan – laporan pada periode tertentu yang akan memperlambat arus informasi yang diinginkan oleh pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.

Hal ini tentunya akan mempengaruhi perkembangan perusahaan, dengan kata lain tentunya sangat sulit mengembangkan perusahaan ini jika tingkat ketergantungan perusahaan begitu besar, memang di akui existence perusahaan ini begitu solid hal ini terbukti hingga saat ini perusahaan ini masih berdiri meski banyaknya perusahaan pesaing yang mulai bertumbuhan

Berdasarkan permasalahan diatas, maka PT. NIKABASURYA mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi masalah yang dihadapi agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi merupakan solusi yang tepat bagi PT.NIKABASURYA agar dapat meningkatkan arus informasi di perusahaan. Suatu sistem yang terkomputerisasi dengan baik dan dapat menghubungkan antar departemen yang membutuhkan informasi melalui jaringan komputer.

Oleh karena itu perlu adanya perancangan sistem informasi manajemen logistik yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah

pencatatan data permintaan barang konsumen dan stok barang masuk maupun barang keluar digudang. Sehingga dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah disebutkan diatas, maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi Manajemen Logistik secara terkomputerisasi di PT. NIKABA SURYA ?”

1.3 Batasan Masalah

Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi Manajemen di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :

1. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen logistik dan perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi tersebut.

2. Penelitian hanya pada data pembelian barang dan Penggunaan barang. 3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi kelayakan

ekonomi (analisa kuantitatif).

4. Tidak dilakukan analisis biaya dalam pengadaan perangkat keras. 5. Pada tahap implementasi hanya bersifat usulan

1.4 Asumsi-Asumsi

Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :

1. Hasil wawancara dan data order perusahaan benar.

2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi dari pihak perusahaan.

3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer.

4. Database yang digunakan sesuai spesifikasinya dan perangkat untuk pengembangan sistem sudah tersedia, baik perangkat lunak, perangkat keras maupun operatornya.

5. Tersedianya dana untuk pengadaan perangkat keras.

6. Restrukturisasi dilakukan pada waktu hasil penelitian di aplikasikan

1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi Manajemen Logistik di PT. NIKABASURYA dengan software microsoft visual basic 6.0, sehingga informasi menjadi cepat, tepat, akurat dan relevan”.

1.6 Manfaat Penelitian

Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya.

- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif terbaik sebagai keputusan yang tepat.

- Membantu kelancaran operasi kerja.

- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan.

- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis

- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa mendatang.

- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.

3. Bagi Universitas

Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan datang.

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :

Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, alat-alat pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem, perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan sistem informasi manajemen yang dirancang.

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 1)

Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neusehel sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 1)

Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,2005: 2)

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sistem sebagai berikut ini: (HM. Jogiyanto, 2005: 2)

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu.

Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai berikut:(Mecleod, 2001: 11)

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang ingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntasi atau

sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

(HM. Jogiyanto,2005: 3)

1. Komponen sistem (Component)

Komponen sistem (Component) adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah

komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan sub sistem atau bagian-bagian dari sistem

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (Environment)

Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem (Interface)

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (Input)

Masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem (Output)

Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasian menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah sistem (Process)

Pengolah sistem adalah suatu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan jadi keluaran.

8. Sasaran sistem (Objectives)

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (Physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilitas system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Gambar 2.1 Karakteristik suatu sistem

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 6)

2.2 Konsep dasar Informasi

Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 8)

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

Sub Sistem Sub

Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Inpu Pengolah output

Boundary Boundary Interface Lingkungan luar

kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.2.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input. Diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).

Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti terlihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.2 Siklus Informasi

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 9)

Proses (Model)

basis data

Output (information) Input

(data)

Hasil tindakan

Keputusan tindakan

Penerimaan Data

2.2.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 10)

1. Informasi harus akurat (accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan (relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang dtunjang oleh tiga buah pilar.

Gambar. 2.3 Pilar kualitas informasi

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

Kualitas Informasi

Akurat Te

p

at Wak

tu

2.2.3 Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya..

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information Systems) atau disebut juga dengan processing systems atau

information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.

Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 11)

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (buiding block), yaitu :(HM. Jogiyanto, 2005: 12)

Gambar 2.4 Blok sistem informasi yang berinteraksi

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika an model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

Input Model Output

Teknologi Dasar data Kendali

Pemakai Pemakai

Pemakai Pemakai

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saing berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

f. Blok Kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Definisi dari beberapa ahli mengenai SIM (sistem informasi manajemen) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 14)

Menurut George M.Scott

Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang

menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajeral maupun kebutuhan informasi.

Menurut Barry E. Cushing

Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di

dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajeman di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Menurut Frederick H.Wu

Suatu SIM adalah merupakan kumpulan dari sistem yang menyediakan

informasi untuk mendukung manajemen. Menurut Gordon B.Davis

Suatu SIM adalah manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk

mendukung operasi manajemen dan fungsi pengembalian keputusan dari suatu organisasi.

Dari beberapa definisi SIM yang dijelaskan dari beberapa para ahli, dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari

sistem-sistem informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang tergantung dari besar kecilnya organisasi, yaitu antara lain terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 15)

1. Sistem informasi akutansi (Accounting Information System), menyediakan

informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System), menyediakan

kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal lain yang berhubungan dengan permasalahan.

3. Sistem informasi manajemen persediaan (Inventory Management Information

System)

4. Sistem informasi Personalia (Personel Information System) 5. Sistem informasi distribusi (Distribution Information System) 6. Sistem informasi pembelian (Purchasing Information System) 7. Sistem informasi kekayaan (Treasure Information System) 8. Sistem informasi analisis kredit (Credit Information System)

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (Research and Development

Information System)

10.Sistem informasi teknik (Engineering Information System)

Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16) 1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)

Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)

Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

3. Menejemen tingkat atas (top level management)

Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan datang.

Gambar 2.5 Bagan Tingkat Manajemen

(Sumber : Jagianto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 16 ) Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi dirancang bertujuan untuk: (HM. Jogiyanto, 2005: 24)

1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa

2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan secara manajerial

3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram

4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.

2.5 Organisasi dan Informasi

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.

Manajemen tingkat atas Manajemen tingkat

menengah

Manajemen tingkat bawah Direktur

Wakil Direktur Eksekutif lain

Kepala Divisi Kepala Cabang

Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen – departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.

Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangnya pesatnya alat pengolah data komputer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk perdagangan bebas regional dan internasional. Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisaitidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. Terutama untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.

Gambar 2.6 Hubungan data dan tujuan organisasi

(Sumber : Jogianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 1990, hal 22 )

2.6 Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau

diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto,

2005: 35)

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa: a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.

b. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.

3. Adanya instruksi-instuksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar (peraturan pemerintah).

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :

- Laporan yang tidak tepat waktunya

- Isi laporan yang sering salah

- Pengiriman barang yang sering tertunda

- Kegiatan yang tumpah tindih

- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi

- File-file yang kurang teratur

- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien

- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya

persediaan barang)

Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan.

Gambar 2.7 Pengembangan sistem

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)

Sistem yang ada

Permasalahan kesempatan instruksi

Pengembangan sistem

Memecahkan masalah meraih kesempatan memenuhi instruksi

Sistem yang baru

Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38) 1. Performance (kinerja)

Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan

response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan

suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

2. Information (informasi)

Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy (ekonomis)

Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control (pengendalian)

Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi)

Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana

sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

6. Services (pelayanan)

Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

2.6.1 Pendekatan Pengembangan Sistem

Ada beberapa pendekatan umum yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan sistem. Pendekatan-pendekatan tersebut antara lain, yaitu: (B.Davis. Gordon, 1988: 229)

1. Metode Bottom up (pendekatan dari bawah ke atas)

Metode bottom up merupakan pengembangan sistem informasi manajemen yang melihat bahwa pengolahan transaksi dan peremajaan file adalah merupakan unsur dasar sebagai pendukung suatu informasi. Jadi pengembangan menyeluruh diawali dengan penganalisaan terhadap aktivitas peremajaan naik ke level lebih atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi yang ada. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:

a. Rencana sistem terdiri atas aplikasi terpisah b. Integrasi file

c. Model keputusan dan model perencanaan

d. Model yang diikuti suatu integrasi model kedalam suatu model base

e. Data perencanaan strategik dan model perencanaan strategik ditambahkan pada sistem informasi.

2. Metode Top down (pendekatan dari atas ke bawah)

Metode ini memulai perancangan dengan mencoba menganalisis level bagian atas organisasi kemudian turun ke bawah. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Langkah-langkah yang digunakan dalam pendekatan ini, yaitu:

a. Melakukan analisis tujuan

b. Identifikasi kegiatan (fungsi dan tujuan) c. Identifikasi keputusan dan tindakan

d. Identifikasi fungsi informasi yang diperlukan untuk tiap keputusan

e. Kelompok keputusan dan syarat informasi yang diperlukan dalam

subsistem organisasi

f. Pengembangan database untuk memperoleh informasi

3. Metode Kombinasi

Walaupun sudah dikemukakan dua pendekatan sebagai alternatif namun terbuka kemungkinan untuk memakai suatu kombinasi dari keduanya. Metode Bottom Up dapat digunakan untuk mendefinisikan suatu struktur menyeluruh, tetapi logika dari metode Top Down dapat dipakai dalam penetapan prioritas dan pengembangan serta pelaksanaan sistem secara perlahan. Metode ini biasanya digunakan untuk pengembangan sistem informasi manajemen yang besar dan kompleks. Didalam prakteknya kedua pendekatan diatas digunakan secara bersamaan.

2.6.2 Tahap-tahap Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahapan utama dalam pengembangan sistem informasi, antara lain: (HM. Jogiyanto, 2005: 52)

1. Survei

Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dikerjakan serta melakukan studi pendahuluan mengenai tujuan dan masalah organisasi kelayakan sumber daya dan kesempatan yang dimiliki, kemampuan peralatan komputer yang ada serta usulan untuk studi sistem informasi manajemen.

2. Analisis

Tahapan ini bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Identifikasi kebutuhan informasi dan melakukan pengumpulan data sesuai dengan kebutuhan.

3. Desain

Tahapan ini bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Mendesain keputusan, sasaran dan merancang bangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.

4. Pembuatan

Pada tahap ini akan dibuat sistem baru baik hardware maupun software, menginstall hardware dan software sistem, pembuatan program membangun data test dan mengetest file/basis data, serta menulis dan mengetest program yang dibuat.

5. Aplikasi

Tahapan ini bertujuan untuk mengaplikasikan sistem yang baru, melakukan pelatihan personel operasi, mempersiapkan tempat, menyeleksi program dan peralatan serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah diaplikasikan.

6. Pemeliharaan

Tahapan ini bertujuan untuk merawat agar sistem dapat berjalan secara optimal. Melakukan perawatan dan perbaikan serta peningkatan terhadap sistem.

2.6.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus dari Pegembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama pengembangan siklus hidup sistem terdiri dari :

1.Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menetukan syarat – syarat informasi

3. Menganalisis kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem

7 Tahap Siklus Pengembangan Sistem dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

(Sumber : Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, 1990, hal 11) 2.6.3.1 Tahap Perencanaan Sistem

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem itu sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

Menganalisis kebutuhan sistem Menetukan syarat – syarat informasi

Menguji dan mempertahankan sistem

Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Merancang sistem yang direkomendasikan

2.6.3.2Tahap Analisa Sistem

Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 129)

Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat

diusulkan perbaikannya.

Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Tahap analisa sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 130)

a. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan ini tidak muncul dengan sendirinya

dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.

c. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut.sebagaai dasar identifikasi titik keputusan ini dapat digunakan suatu sistem bagan alir formulir, bila dokumen ini dimiliki oleh perusahaan.

d. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat identifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya perlu diidentifikasi personil-personil kunci, baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.

e. Memahami Kerja Dari Sistem yang Ada

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian yang dilakukan oleh analis sistem. Dalam menganalisa suatu sistem perlu

mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.

f. Menganalisa Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan. Menganalisa hasil penelitian dilakukan untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut.

g. Membuat Laporan Hasil Analisa

Setelah proses analisa selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah membuat laporan hasil analisa. Laporan ini selanjutnya akan diteruskan ke pihak manajemen dengan tujuan:

1. Meluruskan kesalah-pengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

2. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.

3. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

2.6.4 Alat-alat Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dan terstruktur maka diperlukan alat atau teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan daam suatu pengembangan sistem berupa suatu gambar, grafik atau diagram. Penggunaan gambar atau grafik ini dipandang lebih mengena.dan lebih mudah dimengerti. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada

pengembangan sistem terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum yaitu berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini :

(HM. Jogiyanto, 2005: 62)

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) a. Bagan alir sistem (systems flowchart)

b. Bagan alir program (program flowchart)

- Bagan alir logika program (program logic flowchart)

- Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program

flowchart)

c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga dengan bagan alir formulir (form flowchart)

d. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart) e. Bagan alir proses (process flowchart)

f. Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)

3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship

charting)

a. Bagan distribusi kerja (Working distribution chart) b. Bagan organisasi (organization chart)

2.6.4.1Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)

a. Simbol Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer

b. Simbol Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual

c. Simbol Simpanan Offline

Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor (numerical)

Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf (alfabetical)

Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal (cronological)

d. Simbol Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer

e. Simbol Hard disk

Adalah simbol yang menunjukkan input atau output menggunakan hard disk.

N

A

f. Simbol Diskette

Menunjukkan input atau output menggunakan diskette

g. Simbol Keyboard

Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard

h. Simbol Penjelasan

Menunjukkan penjelasan dari suatu proses

i. Simbol Penghubung

Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu halaman

Menunjukkan penghubung ke halaman lain

j. Simbol Keputusan

Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi

k. Simbol Display

Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor

l. Simbol Garis Alir

m. Simbol Titik Terminal

Menunjukkan awal dan akhir suatu proses

Gambar 2.9 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)

Model dari sistem informasi secara fisik digambarkan dalam bentuk Bagan alir dokumen (document flowchart) yang melibatkan beberapa departemen, misalnya bagan alir dokumen suatu prosedur penjualan: (HM. Jogiyanto, 2005:

277)

Langganan _penjualan Order Kredit Billing Gudang Pengiriman

Gambar 2.10 Bagan alir dokumen suatu prosedur penjualan

(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 277)

Masuk data op MFA MK O O F N O mk s O F M trmnl F P F N O F N F F F M trmnl O F N F N 1 F N 1 O F N Keterangan: OL: order langganan FA: faktur PO: penerima order OP: order penjualan MK:mengevaluasi kredit

ST:status langganan PB: permintaan barang MD: memasukkan data

2.6.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram atau DFD adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design) yang menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):

(HM. Jogiyanto, 2005: 700)

1. Kesatuan Luar (External Entity),

Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau

hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. 3. Proses

Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.

Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.

Gambar 2.11 Notasi proses di DAD Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :

1. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses yang ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.

3. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.

4. Simpanan Data (Data Store)

Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses menunjukan proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan data, sedangkan arus data yang berasal dari simpanan data menunjukkan bahwa proses menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan data.

Identifikasi nama Proses Atau

Gambar 2.12 Simbol simpanan data di DAD 2.6.4.3 Bentuk Diagram Arus Data (DAD)

Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)

1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)

Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.

2. Diagram Arus Data Logika (DADL)

Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya

proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

Contoh diagram context adalah sebagai berikut :

Gambar 2.13 Context diagram Contoh diagram arus data adalah sebagai berikut :

2.6.4.4 Diagram ER (Entity Relationship)

Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan

model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut :

(Mecleod,Jr, 2000: 393)

1. Berupa obyek banyak data (Entity)

Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.

Gambar 2.15 Simbol Entity 2. Atribut

Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.

3. Relationship

Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan satu garis.

Gambar 2.17 Simbol Relationship

4. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunan entity dengan attributnya.

Gambar 2.18 Simbol Garis 5. Cardinality dan Relationship

Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti adalah :

a. One-To-One (1:1) Realtionship

Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.

b. One-To-Many (1:M) Relationship

Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua. c. Many-to-many (M:M) Relationship

Hubungan ini menunjukkan bahwa satu atau lebih baris data pada tabe pertama dapat dikoneksian ke satu atau lebih baris data pada tabe kedua.

d. Many-to-many (N:M)

Hubungan antar dua entity adalah banyak – banyak dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu yang dapat dijadikan hubungan 1-n da1-n m-1 de1-nga1-n me1-nambahka1-n satu buah e1-ntity (file) dia1-ntara1-nya.

2.6.4.5HIPO (Hierarki Plus Input –Proses-Output )

HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akam tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap – tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi – fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi – fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statemen – statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing – masing fungsi pada tiap – tiap tingkatan dari diagram HIPO.

4.Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan pemakai.

Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :

Gambar 2.19 Diagram HIPO

2.7 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung pengoperasiannya setelah diterapkan.

2.7.1 Perancangan Input

Input merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari

informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, yang menjadi masukan untuk sistem informasi. Formulir yang digunakan untuk mencatat data yang terjadi, merupakan dokumen dasar yang kemudian dimasukkan sebagai input kedalam sistem informasi untuk diolah. Dokumen data ini sangat penting artinya dalam arus data dari sistem informasi.

2.7.2 Perancangan Output

Yang dimaksud output pada tahap ini adalah output yang berupa tampilan di media kertas atau layer monitor. Output dapat dikelompokkan dalah dua tipe, yaitu output extern dan output intern. Output extern adalah output yang akan didistribusikan pada pihak luar yang membutuhkan, sedangkan output intern adalah output yang dimasukkan untuk mendukung kegiatan manajemen, output ini

akan tetap tinggal dalam perusahaan dan disimpan sebagai arsip atau dimusnakan bila sudah tidak dipergunakan lagi.

2.8 Data Base

Database adalah dasar yang merupakan data mentah yang selanjutnya

akan diolah. Apabila sebuah organisasi atau badan usaha memiliki suatu koneksi dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi atau badan usaha itu mempunyai sistem database.

Pengendalian sentral merupakan konsep yang penting bagi database, hal ini berkaitan dengan pengintegrasiannya. Berbagai jenis data dalam suatu

database harus mempunyai kaitan yang logis diantara data, agar database itu

dapat diintegrasikan. Misalnya data penjualan barang dan tentang pemesanan barang sangat erat kaitannya, dan bila dimasukkan ke dalam suatu database akan merupakan contoh yang baik dari pengintegrasian. Dan pada akhirnya data-data ini harus berada pada lokasi tertentu dan mempunyai hubungan tertentu diantara masing-masing data, agar koleksi kumpulan data tersebut menjadi sebuah

database.

2.9 Manajemen Logistik

Fungsi logistik meliputi kegiatan sepeeti pembelian, penerimaan, sediaan , dan distribusi. Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen pengangkutan. Fungsi pengendalian operasional memakai informasi yang ada dalam daftar dan laporan seperti

pembelian yang baru lalu, angkutan ke pelanggan yang baru lalu, barang yang tidak ada dalam persediaan, barang yang berlebihan, laporan berputaran sediaan, ikhtisar prestasi penjual, dan analisis Prestasi pengangkut. Informasi pengendalian informasi untuk logistik terdiri atas perbandingan antara tingkatan sediaan yang direncanakan dan aktual, harga pembelian barang, perputaran dan sebagainya. Perencanaan strategik melibatkan analisis strategi distribusi baru, kebijakan baru bertalian dengan penjual, dan bikin atau beli strategi. Informasi mengenai teknologi baru, alternatif distribusi, dan sebagainya, menjadi diperlukan.

Aktivitas logistik dapat dibedakan kedalam aktivitas kunci dan aktivitas pendukung. Aktivitas-aktivitas kunci dari logistik adalah :

1. Merancang target customer service level 2. Transportasi

a. Memilih mode transportasi b. Mengkonsolidasikan muatan c. Menentukan rute distribusi d. Menjadwalkan pengiriman e. Memproses klaim / gugatan f. Mengaudit tingkat tarif 3. Manajemen inventory

a. Membuat kebijakan tentang raw material dan produk yang harus disimpan b. Meramalkan penjualan jangka pendek

4. Memproses order

a. Merancang prosedur untuk alokasi produk b. Membuat aturan dalam melakukan order

Sedangkan yang merupakan aktivitas pendukung adalah : 1. Warehousing

a. Menentukan space

b. Mendesain layout untuk penyimpanan dan tempat bongkar muat (dock) c. Merancang konfigurasi gudang

2. Material handling

a. Pemilihan peralatan untuk material handling b. Membuat kebijakan penempatan peralatan. 3. Pembelian

a. Memilih suplier

b. Menentukan waktu pembelian

c. Menentukan kuantitas yang harus dibeli

4. Melindungi kemasan (protective packaging), dengan merancang cara untuk : a. Handling (pemindahan)

b. Penyimpanannya

5. Bersama dengan bagian produksi melakukan : a. Merinci jumlah agregrat yang diproduksi

b. Membuat urutan dan waktu produksi untuk setiap jenis produk 6. Menjaga informasi (information maintanance)

a. Mengumpulkan informasi, menyimpan, dan memanipulasi b. Menganalisa data

c. Merancang prosedur kendali

2.9.1 Struktur Pengambilan Keputusan Logistik

Menurut Ballou (2004), dalam pengambilan keputusan logistik sistem informasi data memiliki peranan yang penting dalam menentukan keputusan yang

akan diambil. Gambar 1 adalah struktur pengambilan keputusan logistik sedangkan gambar 2 merupakan gambaran dari sistem informasi data yang dijabarkan. Dalam sistem informasi data ini terdapat tiga elemen yang membangun, yaitu : (1) input data, (2) pengelolaan data base, (3) output dari pengelolaan data base.

Input data merupakan aktivitas yang pertama kali dilakukan dalam sistem informasi. Dalam tahap ini yang pertama dilakukan adalah mengidentifikasi data apa saja yang akan diperlukan dalam proses membuat keputusan logistik. Setelah identifikasi dilakukan, maka berikutnya adalah mengumpulkan data dari berbagai sumber, diantaranya : (1) data konsumen, (2) rekap data perusahaan, (3) data publik, dan (4) data manajemen. Dari keempat sumber tersebut, data konsumen merupakan data yang paling utama untuk dikumpulkan. Data konsumen ini utamanya berkaitan dengan aktivitas penjualan, dimana dari data penjualan tersebut akan sangat berguna untuk peramalan (forecasting) dan acuan pengambilan keputusan operasional, seperti volume penjualan dan waktu

releasenya untuk masing-masing lokasi pasar serta menentukan ukuran order.

Selain informasi yang berkaitan dengan penjualan, informasi biaya transportasi dan ukuran pengiriman juga didapatkan dari hasil aktivitas pengiriman ke konsumen.

Gambar 2.20 Struktur Pengambilan Keputusan Logistik

Dalam gambar tersebut diatas, hasil pengolahan data merupakan informasi yang dijadikan acuan oleh pengambil keputusan untuk melakukan eksekusi keputusan, seperti berapa volume produk yang harus dialokasikan pada setiap pasar. Kemampuan pasar dalam menyerap pasokan merupakan informasi penjualan yang harus dikumpulkan untuk selanjutnya diolah dan menghasilkan informasi tentang misalnya berapa yang akan dialokasikan pada periode selanjutnya.

2.10 Visual basic

Sejarah Visual Basic diawali dari pengembangan bahasa BASIC (Beginner

All Purpose Symbolic Instruction Code) di Darmouth College Amerika Serikat

pada awal tahun 1960-an. Sejak semula Basic memang dirancang untuk udah dipelajari. Begitu sederhananya hingga nyaris semua pakar pemrograman menggunakan Basic sebagai bahasa pemrogramannya.

Pada tahun 1982, PC diperkenalkan pada masyarakat. Maka microsoftpun membuat sistem operasi MS DOS untuk komputer ini yang didalamnya disediakan pula bahasa Basic yang dikenalkan sebagai Quick Basic (Q Basic). Pada tahun 1990-an era DOS digantikan dengan cara WINDOWS. Tampilan grafis Windows yang sangat bagus dan lebih interaktif mengubah pemrograman menjadi lebih dikenal dengan Microsoft Visual Basic.

Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windos yang berbasis grafis (GUI-Graphical User Interface).Visual Basic memungkinkan pembuatan aplikasi Graphical User

Interface (GUI) atau pemrograman yang menggunakan tampilan grafis sebagai

alat komunikasi dengan pemakainya.

Pembuatan tampilan user interface yang mewah tersebut relatif mudah dilakukan karena hanya perlu meletakkan kontrol-kontrol ke lembar form yang telah disediakan berkat Basic. Dengan menggunakan objeck OLE (Object Linking

and Emmheding) dapat merangkaikan hubungan antara bagian fungsi atau seluruh

aplikasi lain dengan program buatan kita.

Jenis aplikasi yang dapat dibuat Microsoft Visual Basic diantaranya :

1. Aplikasi database terbaru dengan format yang paling popular dapat dibuat dengan memanfaatkan data Access.

2. Active X Document, yaitu aplikasi yang digunakan dalam dunia internet

dimana pemakainnya hanya bisa menggunakan browser internet

3. Aplikasi yang memanfaatkan fasilitas dan aplikasi komputer seperti pengolah kata MS Word, Spread Sheet Mikro Exce, dan perancang proyek bisnis Microsoft Project dapat dibuat dengan menggunakan fasilitas OLE

4. Aplikasi yang menggunakan run time dynamic link library

5. Active X Control, yaitu file kontrol yang digunakan dalam dunia

pengembangan software

6. Aplikasi umum seperti game, animasi dan lain-lain.

Komponen-komponen pada Visual Basic yang digunakan untuk membuat program aplikasi adalah: (Andi, 2002: 3)

a. Project

Project adalah sekumpulan modul dari program aplikasi itu sendiri

b. Form

Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja program aplikasi

c. Toolbox

Toolbox adalah kotak alat yang berisi icon-icon untuk memasukkan objek tertentu kedalam jendela foem.

d. Properties

Properti digunakan untuk menentukan setting suatu objek.

Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalankan.

f. Event

Event adalah peristiwa atau kejadian yang diterima oleh suatu objek. g. Metoda (Method),

Metoda adalah suatu set perintah seperti halnya fungsi dan prosedur, tetapi sudah tersedia didalam suatu objek.

h. Module, yang berisikan kode-kode program atau procedure yang dapat

digunakan dalam program aplikasi.

2.11 Microsoft MY SQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread,

multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat

MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta iasm atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael “Monty” Widenius

Relational Database Management System

MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Keandalan suatu iasm database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh single user, kecepatan query MySQL ias sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase.

Keistimewaan MySQL

MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan st0.abil pada berbagai sistem operasi

seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.

memudahkan bagian pembelian dalam mengatur permintaan barang ke supplier.

Gambar 4.17 Print Out Daftar Stok Barang

4. Laporan Transaksi Penjualan

Laporan ini menampilkan daftar transaksi penjualan barang pada konsumen.

5. Laporan Transaksi Pembelian

Laporan ini menampilkan daftar transaksi pembelian barang ke supplier.

Gambar 4.19 Print Out Transaksi Pembelian

4.10.2 Validasi Program Komputer

Pengujian terhadap kelayakan aplikasi program untuk dipergunakan pada sistem Logistik PT. NIKABASURYA. Pengujian dilakukan dengan menguji cobakan program pada user (responden). Data transaksi yang diuji adalah data suatu hari yang dianggap bisa mewakili seluruh transaksi yang dapat dukung oleh aplikasi program. Barang yang diujikan adalah barang yang dianggap memiliki frekuensi keluar masuk yang tinggi terlebih dahulu. Selain menggunakan data

transaksi sebenaranya, juga dilakukan pengujian dengan menggunakan kasus-kasus khusus yang jarang atau tidak pernah terjadi (bukan transaksi sebenarnya).

User terlebih dahulu diperlihatkan cara penggunaan dari aplikasi program

secara bergantian. Setelah user dianggap mulai mengerti penggunaan dari sistem maka selanjutnya user diberikan angket untuk memberikan penilaian. Responden dalam penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 4.10. Nilai interval untuk penilaian kuisioner berada dalam kisaran interval 1-5. Penjelasan tentang penilaian dapat dilihat pada Tabel 4.11.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan pengembangan sistem, maka diperoleh kesimpulan bahwa hasil (output) dari perancangan sistem informasi manajemen Logistik yang dibuat berupa informasi data supplier, data konsumen, data stok barang, data transaksi penjualan dan data transaksi pembelian. Dari output yang dihasilkan dapat memperbaiki prosedur kegiatan penjualan, pembelian dan stok barang digudang menjadi lebih efektif karena tidak dilakukan lagi pencatatan dan perhitungan secara manual serta mempercepat penyampaian informasi jumlah barang yang ada digudang sehingga dapat dengan mudah mengontrol jumlah stok barang.

5.2 Saran

Guna menuju penyempurnaan dan perbaikan sistem maka disarankan untuk pengembangan ke bagian sistem yang terkait langsung di perusahaan : 1. Dalam menghadapi persaingan serta dalam rangka pengembangan perusahaan

maka pihak PT. NIKABASURYA diharapkan mengganti sistem informasi lama yang masih menggunakan sistem manual dengan sistem informasi manajemen yang terkomputerisasi.

2. Untuk penelitian selanjutnya lebih dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman atau software yang mungkin bisa lebih praktis bahkan lebih mudah dalam hal pengoperasiannya.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B & Olson, Margareth, 1985, Manajemen Information System :

Conceptual Fondation, Structure and Development, McGraw Hill Inv.

Scott, George M, 1986, Principles of Manajemen Information System, McGraw Hill, New York.

Kenneth C Laudon, Jane P. Laudon, 2008. Sistem Informasi Manajemen :

Mengelola Perusahaan Digital. Edisi Sepuluh, Salemba Empat, Jakarta.

H.M, Jogiyanto, 2000. Sistem Informasi Berbasis Komputer: Konsep Dasar dan

Komponen. Edisi kedua, BPFE, Yogyakarta.

Kendall, 2002, Analisis dan Perancangan Sistem, Prentice Hall INC.

Kurniawan B, 2002. Sistem Informasi Manajemen dengan Microsoft Visual Basic

6.0, Yogyakarta, Andi.

Kurniawan A, 2000, Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

Axmark, David, 2002. MySQL Manual version 4.0.5. MySQL AB. www.mysql.com Ngonggoloy Brian Sandy, 2005, Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Pengajian di PT. Kereta Api Indonesia Surabaya. UPN ”Veteran” Jawa

Timur.

Noviandri Surya Nugroho, 2005, Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Warman, John, Sistem Informasi Manajemen, 2004,ppm, Jakarta.

Siti Munawaroh, 2006, Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang. jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XI, No. 2

Rienna Oktarina, 2009, Konseptual Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Logistik Penanggulangan Bencana (SIMLOG - PB) Berbasis GIS (Geographic Information System) Di Indonesia. SNATI, Yogyakarta

Andreas Handojo, Sri Maharsi, Go Ornea Aquaria, 2004, Pembuatan Sistem

Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian Dan Penjualan Pada CV. X. Jurnal informatika Vol 5, no. 2, 86-94.

Abul Mukid Mohammad Mukaddes, Choudhury Abul Anam Rashed, A.B.M. Abdul Malek and Javed Kaiser, 2010. Developing an Information Model for