pegawai pada posisi yang tepat sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahliannya.
Efisiensi kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran. Dengan
tujuan untuk memperoleh hasil usaha dengan semaksimal mungkin. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas
dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Dari defenisi tersebut menunjukkan bahwa tata kerja
yang baik sangat mempengaruhi efisiensi kerja.
B. Penerapan Prosedur Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi kerja
“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. Sedarmayanti, 2001 : 134
Dalam pelaksaan prosedur kerja ada bebrapa faktor yang harus dipertimbangan antara lain :
1. Tata Kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari : a.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai
Universitas Sumatera Utara
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
b. Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU disusundibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang
memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti
aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat. c.
Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada
ditempatnya. d.
Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya.
2. Pemakaian Waktu Kerja
Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu diusahakan seproduktif mungkin. Pada pekerjaan kantor di Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dari : a.
Rencana Kerja Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu disusun
Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
Universitas Sumatera Utara
b. Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu
akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni, 2006 : 6. Pelaksanaan disilpin kerja pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-
masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah : Jam kerja pegawai
Pada hari Senin sd Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat 12.00 13.00
WIB dan pulang pukul 14.00 WIB. Untuk jadwal Pada hari Jumat, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, dan
pulang pada pukul 11.00 WIB. Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB.
Pada hari Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 13.00
WIB.
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang dilakukan
oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik mengenai ini. Ketidak efisienan itu bisa
Universitas Sumatera Utara
berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara
pimpinan dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat
secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas- malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara
pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan seefekif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meingkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah
yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu
menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai
yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana
perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” Subekti, 2008.
Universitas Sumatera Utara
Tapi sering kali peraturan tersebut dilangar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat dari kriteria pegawai itu sendiri yang antara lain adalah :
1. Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi 2. Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah
3. Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri 4. Pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang baik.
Untuk pegawai yang berkriteria 1 satu tidak terdapat permasalahan yang berarti untuk meningkatkan disiplin kerja karena pegawai yang bersangkutan
memiliki motivasi yang baik untuk berprestasi. Untuk pegawai yang berkriteria 2 dua memiliki potensi yang telah tergali dari dalam dirinya tetapi mempunyai
masalah yang cukup berartisebut saja masalah dalam disiplin. Untuk yang berkriteria 3 tiga tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan
potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif. Dan untuk pegwai dengan kriteria 4 empat terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena
pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang telah ditetapkan perusahaan dan sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b. Pada jam kerjapegawai tidak ada yang malas.
Universitas Sumatera Utara
c. Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan
prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan. d.
Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.
3. Pemakaian Tenaga Kerja
