Menurut Littlefield dkk dalam The Liang Gie 2009:163, adapun kegunaan yang diberikan oleh formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan
disampaikan. 2.
Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan,
pengolahan, dan penunjukan data. 3.
Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan atau baku.
4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda,
karena secara luas dapat menyederhanakan prosedur-prosedur. 5.
Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari.
E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara
menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie 2009:16 adalah : segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
Jadi tatausaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 enam pola perbuatan, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan. 2.
Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.
Universitas Sumatera Utara
Menurut George Terry , kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 tujuh jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain :
Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha
Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan
Typing mengetik Calculating menghitung
Checking memeriksa Filling menyimpan
Telephoning menelepon Duplicating menggandakan
Mailing mengirim Others lain-lain
24,6 19,5
12,3 10.2
8,8 6,4
5,5 12,7
Jumlah 100
Sumber : G. Terry dalam The Liang Gie 2009:15
Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
2. Penyimpanan Surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah
ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Universitas Sumatera Utara
3. Membuat Laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4. Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan
dibubuhi stempel http:lianuraliny.blogspot.com selasa, 24 september 2013 pukul 22.32 wib.
Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson 2000:89 pekerjaan kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan
kapal. 2.
Membuat rekening. 3.
Surat menyurat, mendikte, mengetik. 4.
Menyimpan warkat 5.
Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.
Universitas Sumatera Utara
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh. 9.
Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
http:lianuraliny.blogspot.com selasa, 24 september 2013 pukul 22.32 wib.
F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan
