d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang mendukung
aktivitas jangka panjang strategis yang dilakukan manajer senior. Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan
membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan solusi yang tidak normal.
D. Kontrol Perkantoran
1. Sistem dan Sasaran Kontrol
Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan
merupakan 2 bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol perkantoran
dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk pelaksanaan
kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan.
Menurut Brech dalam The Liang Gie 2009:154, kontrol adalah kegiatan mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang
telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang
memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-
tindakan di waktu mendatang.
Universitas Sumatera Utara
Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai
dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan
kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya kekeliruan- kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari
sebelum terlambat The Liang Gie, 2009:153. Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah
sebagai berikut: 1.
Penentuan standar atau ukuran yang baku yang akan menjadi patokan. 2.
Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya dijalankan hasil kegiatan-kegiatan tersebut
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-hasilnya
dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar
semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan. The Liang Gie, 2009:154
Brech juga mengemukakan bahan-bahan dan metode-metode untuk menjalankan pengontrolan antara lain adalah:
a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tulisan
dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal kegiatan
bahan kemajuan pekerjaan, ataupun grafik lainnya. c.
Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan. d.
Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan. The Liang Gie, 2009:153
Dalam tatausaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan. Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak
dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup parah. The Liang Gie, 2009:155
Untuk menjalankan tatausaha agar terlaksana secara baik dan hemat, setiap organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin
kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tatausaha. Menurut William Henry Leffingwell terdapat 12 tindakan kontrol yang
idealnya dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu: 1.
Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari secara tertulis.
2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan.
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan
pekerjaan. 6.
Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari. 7.
Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh.
Universitas Sumatera Utara
8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi
pelaksanaan sesuatu pekerjaan. 9.
Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu.
10. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan
alat-alat kantor. 11.
Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip.
12. Berusaha mengenal bawahannya.
Dengan menjalankan 12 dua belas tindakan kontrol tersebut, seorang pimpinan kantor dapat menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke
arah tujuan yang telah direncanakannya The Liang Gie, 2009:156.
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
