2. Kegiatan administrasi ketatausahaan
Dikemukakan oleh The Liang Gie 1998 kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
• Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
organisasi •
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
• Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
Implikasi peranan kegiatan ketatausahan dalam dunia pendidikan
3. Pelayanan Kantor
Eksistensi kantor atau organisasi baik organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan
intern dan layanan ekstern. Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil organisasi kepada
personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam hal penggajian.
Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap
muka atau melalui suatu alat komunikasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung
adalah: •
Menghormati pelanggan •
Mengetahui maksud pelayanan •
Menyenangkan pelanggan •
Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan
• Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan
tertentu •
Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang ramah
• Gunakan pakaian yang rapi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:
• Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering
• Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
• Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon
tersambung •
Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan
David Sigalingging, SPd rbl_davidyahoo.com
http:davidsigalingging.wordpress.com
• Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan
identitasnya •
Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon •
Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
• Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia
menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor •
Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat
4. Pengelolaan surat
Kategori