Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaanpada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

(1)

EVALUASI PENERAPAN SISTEM AUTOMASI

PERPUSTAKAANPADA PERPUSTAKAAN BUNG HATTA

BUKITTINGGI

SKRIPSI

Diajukansebagaisalahsatupersyaratandalammenyelesaikan studiuntukmemperolehgelarSarjanaSosial (S.Sos.) dalambidangstudiIlmuPerpustakaandanInformasi

Oleh:

ESILIA PUTRI PASADANA NIM: 090709018

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

i ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan sistem automasi pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

Metode penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penentuan

informan dilakukan dengan metode purposive sampling. Pengumpulan data di

lakukan melalui observasi pada PBHB dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan kategori dan pola tema jawaban serta menguji data dalam evaluasi sistem automasi perpustakaan memakai model tekhnik evaluasi TAM.

Hasil penelitian ini diketahui bahwa penerapan sistem INLIS di PBHB terdiri dari penerapan modul pengadaan, penerapan modul pengolahan, penerapan modul sirkulasi, penerapan modul entri kartu anggota. Dalam penerapan sistem PBHB dalam Modul OPAC ditemukan masalah karena banyak koleksi perpustakaan tidak terdapat dalam OPAC, jadi masih terdapat kekurangan dalam Modul OPAC. Dan PBHB mengalami kesulitan dengan sumber daya manusia yang belum memahami sistem automasi perpustakaan tersebut.

Maka perlu adanya evaluasi dan perbaikan sistem automasi khususnya pada modul OPAC dan diadakan pelatihan kepada pegawai pada PBHB untuk mengenal dan memahami sistem automasi perpustakaannya

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi” Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.

Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya

USU.

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.

3. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing I, dimana

beliau telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan nasehatnya kepada penulis.

4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum. Selaku Pembimbing II, dimana beliau

juga telah banyak memeberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

5. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan

dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.

6. Kepada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, terima kasih atas pelayanan

dan informasi demi kelancaran skripsi ini

Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan penulisan ini. Penulis juga

(4)

iii

berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkannya, terima kasih.

Medan, April 2013

Penulis

Esilia Putri Pasadana 090709018

(5)

iv DAFTAR ISI

ABSTRAK ... 0

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 4

1.3 Tujuan Penelitian ... 4

1.4.Manfaat Penelitian ... 4

1.5. Ruang Lingkup ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1 Pengertian Perpustakaan ... 5

2.2 Automasi Perpustakaan ... 5

2.2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan ... 5

2.2.2 Fungsi dan Tujuan Automasi perpustakaan ... 6

2.2.3 Alasan automasi perpustakaan ... 7

2.2.4 Manfaat Automasi Perpustakaan ... 8

2.2.5 Cakupan Automasi perpustakaan ... 8

2.2.6 Komponen Automasi Perpustakaan ... 10

2.3 Sistem Informasi ... 11

2.4. Sistem Informasi Perpustakaan ... 13

2.4.2 Fitur – fitur sistem informasi perpustakaan ... 13

2.5 Sistem Informasi INLIS ... 14

2.6 Evaluasi Sistem . ... 16

2.6.1 Pengertian Evaluasi Sistem... 16

2.6.3 Model Evaluasi Sistem Informasi ... 16

BAB III METODE PENELITIAN ... 20

(6)

3.2 Lokasi Penelitian ... 20

3.3 Proses Penelitian ... 20

3.3.2 Mengumpulkan Data ... 20

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 20

3.5 Jenis dan sumber data Penelitian ... 21

3.6 Analisis Data ... 21

3.7 Keabsahan Data ... 21

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 22

4.1. Karakteristik Informan ... 22

4.2. Kategori ... 23

4.2.1 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan INLIS ... 23

4.2.2 Fitur-fitur dan Modul Kerja Sistem Informasi INLIS ... 26

4.2.3 Evaluasi Sistem menggunakan teknik evaluasi TAM . ... 27

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ... 28

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 31

5.1 Kesimpulan ... 31

5. 2 Saran ... 31

(7)

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 : Karakteristik Informan ... 22 Tabel 4.2 : Rangkuman Hasil Penelitian ... 28

(8)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan adalah: institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka. Defenisi ini menekankan bahwa posisi perpustakaan sebagai institusi atau lembaga pengelola media cetak dan rekam. Akan tetapi disisi lain bahwa perpustakaan adalah juga sebagai fasilitas.

Perpustakaan pada saat ini telah berkembang pesat, perpustakaan sekarang telah dipengaruhi oleh tekhnologi informasi. Salah satu bentuk penerapan TI di perpustakaan yaitu dengan adanya automasi perpustakaan dan perpustakaan digital. Sistem automasi perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang pekerjaan administrasi, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, statistik, pengelolaan anggota perpustakaan, dan lain-lain. Digital library atau sistem perpustakaan digital merupakan konsep menggunakan internet dan TI dalam manajemen perpustakaan. Kehadiran TI sangat membantu dalam banyak hal, mulai dari proses klasifikasi hingga temu kembali informasi. Berbagai

aplikasi untuk perpustakaan, baik itu yang berlisensi maupun yang open source,

terus bermunculan dan berkembang mengikuti tuntutan-tuntutan pasar.

Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi berdiri pada tanggal 12 Agustus 1976 yang didirikan oleh Wakil Presiden Bung Hatta. PBHB merupakan bagian dari Perpustakaan Nasional RI. PNRI mempunyai dua unit pelayanan teknis yaitu: Perpustakaan Bung Karno yang ada di Blitar, dan PBHB. Pada awalnya PBHB adalah perpustakaan khusus yang koleksi nya khusus tentang tokoh proklamator Bung Hatta, dan pada akhirnya PBHB beralih menjadi perpustakaan umum.

(9)

PBHB selalu berupaya mengadopsi perkembangan TI. Hal ini terbukti dengan adanya pembaharuan yang dilakukan perpustakaan bung hatta secara terus menerus dalam manajemen perpustakaannya. PBHB mulai membenahi setiap bagian yang ada agar menjadi perpustakaan lebih baik dan layak disebut sebagai bagian dari perpustakaan nasional.

PBHB yang sebelumnya tidak pernah terjamah TI ini, sudah memulai menerapkan sistem automasi perpustakaan pada tahun 2008 Adapun software yang digunakan adalah software yang bernama QALIS (Quadran Automated Library Information sistem) yang merupakan pemberian dari DPR RI. Setelah sistem QALIS diterapkan selama 8 tahun PBHB mencoba mengembangkan sistem automasi perpustakaan nya. Hal ini di lakukan karena ditemukan nya beberapa kelemahan pada sistem QALIS dan agar proses kerja agar lebih efisien dan efektif. Perpustakaan mengganti sistem automasi nya menjadi sistem INLIS (Integrated Library Information Sistem) tahun 2012 yang merupakan sistem yang sama digunakan oleh Perpustakaan Nasional RI.

Berdasarkan pengamatan awal sistem automasi INLIS menerapkannya pada modul buku tamu, modul sirkulasi, OPAC, entri anggota, catat kartu anggota, pengolahan, pengadaan. PBHB menerapkan sistem INLIS di semua unit pelayanan nya. Pada kenyataan di lapangan yang peneliti amati terdapat masalah yaitu: banyak bahan koleksi yang tidak ada dalam OPAC, hanya sedikit koleksi yang terdapat dalam OPAC, sepertiga koleksi yang ada di perpustakaan tidak terdaftar dalam OPAC sehingga menyulitkan pengguna untuk mendapatkan koleksi yang mereka inginkan, dan koleksi yang ada tidak dapat ditemukan pengguna sehingga koleksi tersebut tidak termanfaatkan. Dari data dan fakta di atas, sistem automasi perpustakaan belum sepenuhnya berjalan dan masih terdapat kelemahan pada modul OPAC.

Berdasarkan data dan fakta diatas maka penulis ingin mengetahui masalah yang ada pada modul kerja OPAC dan ingin mengetahui sejauh manakah penerapan automasi perpustakaan pada PBHB, maka dari itu penulis membuat judul dalam penelitian ini dengan judul “ Evaluasi Penerapan Sistem Automasi pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi “.

(10)

4 1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, rumusan masalah penelitian adalah evaluasi penerapan sistem automasi perpustakaan yang belum berjalan dengan baik dikarenakan tidak ada nya prosedur kerja dan kurangnya pemahaman pegawai perpustakaan dalam mengoperasikan sistem automasi perpustakaan.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini untuk mengetahui sejauh manakah penerapan sistem automasi pada PBHB dan mengevaluasi sejauh Penerapan sistem automasi pada PBHB.

1.4.Manfaat Penelitian

Penelitian ini bermanfaat bagi:

1. Untuk mengetahui sejauh manakah penerapan automasi pada PBHB.

2. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang automasi

perpustakaan, sistem informasi perpustakaan.

3. Memberikan masukan untuk perbaikan sistem automasi perpustakaan

sehingga pengelolaan dapat berjalan lebih efisien dan efektif.

4. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya dengan topik yang

berkaitan.

1.5. Ruang Lingkup

Adapun yang menjadi ruang lingkup dalam penelitian ini adalah: Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

(11)

i ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan sistem automasi pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

Metode penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penentuan

informan dilakukan dengan metode purposive sampling. Pengumpulan data di

Maka perlu adanya evaluasi dan perbaikan sistem automasi khususnya pada modul OPAC dan diadakan pelatihan kepada pegawai pada PBHB untuk mengenal dan memahami sistem automasi perpustakaannya

(12)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

aplikasi untuk perpustakaan, baik itu yang berlisensi maupun yang open source,

terus bermunculan dan berkembang mengikuti tuntutan-tuntutan pasar.

(13)

(14)

4 1.2 Rumusan Masalah

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini untuk mengetahui sejauh manakah penerapan sistem automasi pada PBHB dan mengevaluasi sejauh Penerapan sistem automasi pada PBHB.

1.4.Manfaat Penelitian

Penelitian ini bermanfaat bagi:

1. Untuk mengetahui sejauh manakah penerapan automasi pada PBHB.

2. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang automasi

perpustakaan, sistem informasi perpustakaan.

3. Memberikan masukan untuk perbaikan sistem automasi perpustakaan

sehingga pengelolaan dapat berjalan lebih efisien dan efektif.

4. Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya dengan topik yang

berkaitan.

1.5. Ruang Lingkup

Adapun yang menjadi ruang lingkup dalam penelitian ini adalah: Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

(15)

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Perpustakaan umum merupakan salah satu sumber ilmu pengetahuan yang memiliki peran sebagai penyebar informasi bagi seluruh lapisan masyarakat.

Lasa HS (2005) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat akitivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan dan pelestarian serta penyajian dan penyebaran informasi (p. 48).

Selanjutnya Sutarno (2006) menyatakan bahw mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung / bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku buku koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca (p. 11).

Berdasarkan paparan diatas maka perpustakaan adalah suatu unit kerja dari sebuah lembaga pendidikan yang berupa tempat penyimpanan koleksi buku-buku yang disusun dengan untuk mudah dicari .

2.2 Automasi Perpustakaan

2.2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan

Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi Informasi di perpustakaan adalah Automasi Perpustakaan (Library Automation).

Saat ini perpustakaan telah memanfaatkan komputer untuk system

kerumahtanggan.

Dalam Encyclopedia Britanica (2004) menyatakan automasi adalah suatu proses mekanik dalam menjalankan suatu perintah yang tidak begitu memerlukan perintah dan tindakan pengawasan dari manusia secara terus menerus (p. 505).

(16)

Hassan (2009) menyatakan bahwa hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem database, yang didalam mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik.

Selanjutnya Nur (2007) menyatakan bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.

Berdasarkan 3 pendapat diatas maka dapat disimpulkan automasi perpustakaan adalah pengelolaan sistem kerumahtanggaan perpustakaan melalui tekhnologi informasi dalam penggunaannya di operasikan secara automasi.

2.2.2 Fungsi dan Tujuan Automasi perpustakaan

Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat

mengikuti pertambahan koleksi, transaksi dan resource sharing dengan

perpustakaan lainnya.

Menurut Sukirno (2008) fungsi automasi perpustakaan adalah:

1. Fungsi pengganti sebagai pekerjaan manual menjadi automasi.

2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi

pengaturan manusia berkurang.

3. Fungsi Informasi, fungsi yang didasarkan pada komunikasi data

jaringan kerja komputer dengan berbagai jenis bahasa.

4. Fungsi komputasi didasarkan data.

5. Fungsi koordinasi yaitu: fungsi berdasarkan pada sistem informasi

manjemen, pengajaran berbantu komputer, pelaksanaan penelitian dan membuat model

Menurut Cochrane (1995) tujuan automasi perpustakaan adalah:

1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan.

(17)

3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan.

4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan

membosankan.

5. Memperluas jasa perpustakaan.

6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan.

7. Meningkatkan efisiensi.

2.2.3 Alasan automasi perpustakaan

Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk

mengembangkan sistem kerumahtanggaan dari sistem manual menjadi sistem berbasis komputer.

Menurut Abdul Rahman Saleh (1996) alasan mengapa otomasi diperlukan pada perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Adanya tuntutan terhadap mutu layanan perpustakaan

Tuntutan para pemakai perpustakaan saat ini sangat beragam Pemakai yang datang ke perpustakaan selain meminjam buku, mereka juga mencari layanan layanan lain seperti layanan internet, layana audio visual, layanan multimedia dan lain-lain. Selain itu pemakai juga menginginkan layanan aktif perpustakaan berupa layanan penelusuran secara online dan layanan penelusuran CD ROM dan lain-lain.

2. Adanya tuntutan terhadap efisiensi waktu

Sebelum adanya automasi perpustakaan, pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan, sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai menuntut layanan yang cepat.

3. Keragaman media informasi yang dikelola

Media informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti multimedia, audio visual kini banyak dikoleksi oleh perpustakaan.

(18)

4. Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi

Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat.

2.2.4 Manfaat Automasi Perpustakaan

Menurut Sophia (1998) manfaat otomasi perpustakaan adalah:

1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval)

Temu balik informasi secara manual tidak dapat dilakukan secara cepat. Sedangkan bila dilakukan dengan automasi dapat dengan mudah dalam pencarian informasi dengan memakai basis data perpustakaan yaitu: OPAC.

2. Dengan adanya automasi perpustakaan memperlancar proses

pengolahan, pengadaan bahan pustaka dalam mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka.

3. Dengan basis data dan sarana telekomunikasi data dan informasi

maka komunikasi antar perpustakaan mudah dilakukan melalui internet.

4. Pengelolaan data administrasi perpustakaan prosedurnya menjadi

sederhana dan administrasi menjadi tertib.

2.2.5 Cakupan Automasi perpustakaan

Harmawan (2009) menyatakan bahwa dalam sistem automasi

perpustakaan terdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu:

2.2.5.1 Modul Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan ada

(19)

dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku

2.2.5.2 Modul Pengatalogan

Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala.

2.2.5.3 Modul keanggotaan

Keanggotaan perpustakaan sagat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota.

2.2.5.4 Modul sirkulasi

Sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk keluar perpustakaan. Pelayanan dapat diberikan dengan sistem pelayanan terbuka dan dengan sistem pelayanan tertutup”.

2.2.5.5 OPAC

Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang,subyek, kata kunci subyek dsb.

(20)

Sedangkan apabila menggunakan katalogmanual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatanyaitu judul, pengarang, dan subyek.

2.2.6 Komponen Automasi Perpustakaan

Menurut Arif (2011) sistem automasi perpustakaan pada umumnya terdiri

dari 3 bagian yaitu: Pangkalan Data, User/Pengguna, dan Perangkat Automasi. Ketiga komponen automasi tersebut dijelaskan sebagai berikut

2.2.6.1. Pangkalan Data

Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan.

Dengan menggunakan bantuan TI proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti: CD/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini membantu kita untuk mengelola pangkalan data, menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.

2.2.6.2 User/Pengguna

Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. Dalam setiap program aplikasi, user mempunyai tingkatan yang berlainan.

2.2.6.3 Perangkat Automasi

Perangkat automasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang untuk membantu kelancaran proses automasi. Perangkat ini terdiri dari 2 bagian, yaitu: perangkat keras, perangkat lunak automasi.

(21)

11 2.2.6.3.1 Perangkat Keras (Hardware)

Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti printer, barcode, scanner, dan sebagainya. Sedangkan untuk perpustakaan besar, diperlukan lebih banyak komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar. Spesifikasi minimal biasanya tergantung dari software yang digunakan. Misalnya, software senayan (program automasi perpustakaan buatan Diknas RI) minimal menggunakan pentium III. Sebab semakin banyak tampilan berbasis grafis maka semakin membutuhkan spesifikasi yang tinggi.

2.2.6.3.2 Perangkat Lunak Automasi (Software)

Perpustakaan yang hendak menjalankan proses automasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak diperlukan keberadaannya karena digunakan sebagai alat bantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses automasi.

Ada 3 cara untuk memperoleh perangkat lunak, antara lain :

1) Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak.

Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer.

2) Menggunakan perangkat lunak gratis, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS,

KOHA, OtomigenX, Senayan Library, dan sebagainya. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet.

3) Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang

dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan.

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi didefinisikan Oetomo (2002) sebagai kumpulan elemen

yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Definisi ini menggambarkan adanya interaksi membentuk aliran

(22)

informasi yang mendukung pembuatan keputusan dan diantara Elemen yang

sistematis dan teratur untuk menciptakan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perpustakaan ( p. 55).

Indrajit (2000) menyatakan bahwa sistem informasi sebagai suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi (p. 29).

Dari pernyataan tersebut diatas maka sistem informasi adalah kumpulan dan komponen beberapa informasi yang membentuk suatu kesatuan yang saling berintegrasi.

(23)

13 2.4. Sistem Informasi Perpustakaan

Menurut Lutfian (2009) Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk- bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan.

Selanjutnya Menurut Siregar (2007) sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi.

Pengertian-pengertian di atas secara jelas memberikan definisi bahwa sistem informasi perpustakaan adalah sistem yang digunakan dalam perpustakaan untuk menjembatani proses-proses yang ada dalam perpustakaan baik itu yang bersifat manajerial maupun operasional, serta menjembatani antara pustakawan sebagai pengelola perpustakaan dengan pengguna.

2.4.2 Fitur – fitur sistem informasi perpustakaan

Lutfian (2009) menyatakan bahwa fitur-fitur yang biasa digunakan dalam menerapkan sistem informasi pada perpustakaan yaitu:

1. Modul Data Induk Anggota

Menyediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data anggota perpustakaan.

2. Modul Data Induk Buku

Fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data buku-buku perpustakaan.

(24)

Digunakan untuk memasukkan data inventaris buku (fisik), seperti Nomor Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku.

4. Modul Transaksi

Merupakan fasilitas untuk mencatat peminjaman dan pengembalian buku maupun perpanjangan peminjaman.

5. Modul Pencatatan Buku Hilang/Rusak

Pendataan buku yang hilang / rusak serta biaya penggantiannya. 6. Cetak Laporan

Laporan-laporan yang dapat dihasilkan, antara lain: Laporan Anggota

Berdasar Jurusan, Laporan Anggota Berdasar Tanggal Mendaftar, Laporan Buku Berdasar Jurusan, Laporan Inventaris Buku, Laporan Peminjaman Per Periode, Laporan Peminjaman Berdasar No.Mahasiswa, Laporan Pengembalian Per Periode, Laporan Buku Yang Belum Dikembalikan, Laporan Denda Per Periode, Laporan Buku Hilang/Rusak, dan lain-lain.

7. Setup User

Setting administrator dan user beserta hak akses terhadap sistem.

2.5 Sistem Informasi INLIS

Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (Integrated LIbrary System/ INLIS) yaitu sebuah sistem berbasis teknologi informasi yang didesain dan dikembangkan untuk mendukung pelaksanaan tugas subtantif dan administratif perpustakaan, khususnya di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. PNRI sebelum mengembangkan INLIS telah menerapkan otomasi perpustakaan dengan menggunakan Virtua yaitu aplikasi sistem informasi perpustakaan versi web dari The Virginia Tech Library System (VTLS), sebuah perangkat lunak perpustakaan produk Amerika Serikat untuk mendukung pekerjaan pengkatalogan dan penelusuran informasi. Fasilitas Virtua yang dioperasikan di Perpustakaan Nasional RI saat itu terbatas pada modul pengkatalogan (cataloging) dan OPAC (Online Public Access Catalog). Virtua merupakan sistem perpustakaan dengan

(25)

basisdata Oracle 8i, yang sudah memenuhi standar INDOMARC (INDOnesian format for MAchine Readable Catalog) dan MARC (Machine Readable Catalog) pada umumnya.

Dinamika perkembangan bisnis proses perpustakaan berubah sedemikian rupa sehingga Perpustakaan Nasional RI merasa Virtua tidak dapat lagi mengakomodir seluruh proses bisnis yang terjadi. Perpustakaan Nasional RI juga merasa perlu adanya suatu sistem informasi terpadu sebagai pendukung seluruh proses manajerial dilingkungan perpustakaan.

INLIS pada awalnya dirancang dan dikembangkan khusus untuk kepentingan pembangunan pangkalan data Katalog Induk Nasional (UnionCatalog) yang lengkap yang dapat diakses melalui internet secara cepat dan mudah oleh pengguna perpustakaan di manapun. Penerapan teknologi informasi perpustakaan di Indonesia yang masih sangat heterogen dan melihat bahwa INLIS sendiri dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan berbagai tugas diperpustakaan, maka INLIS dikembangkan menjadi sebuah sistem perpustakaan yang lebih komprehensif dan terpadu.

INLIS sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola berbagai basisdata bibliografis dan mengorganisasikan jaringan kerja sama antar perpustakaan, maka penerapan format standar dalam struktur data bibliografisnya merupakan syarat mutlak. Fasilitas pengembangan basis data bibliografis yang disediakan dalam INLIS dikembangkan dengan mengacu kepada INDOMARC. INDOMARC sendiri diadopsi dari USMARC (United State Machine Readable Catalog) dan MARC21, standar pengkatalogan terbacakan mesin yang digunakan dalam lingkup internasional. Penerapan MARC akan sangat mendukung upaya PNRI dalam membangun berbagai basis data nasional (national databases) untuk kepentingan seluruh perpustakaan yang ada di Indonesia maupun di luar negeri.

Untuk itu kajian yang berkesinambungan terhadap sistem informasi berbasis MARC, yang perkembangannya sangat dinamis, akan sangat membantu PNRI dalam pengembangan pangkalan data berstandar dan dapat dimanfaatkan dalam lingkup internasional.

(26)

16 2.6 Evaluasi Sistem _.

2.6.1 Pengertian Evaluasi Sistem

Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan

2.6.3 Model Evaluasi Sistem Informasi

Ada beberapa model yang biasa digunakan dalam evaluasi sistem informasi, diantaranya adalah :

1. Technology Acceptance Model (TAM)

Furneaux (2006) menyatakan bahwa TAM adalah teori sistem informasi yang membuat model tentang bagaimana pengguna mau menerima dan menggunakan teknologi. Model ini mengusulkan bahwa ketika pengguna ditawarkan untuk menggunakan suatu sistem yang baru, sejumlah factor mempengaruhi keputusan mereka tentang bagaimana dan kapan akan menggunakan sistem tersebut, khususnya dalam hal: usefulness (pengguna yakin bahwa dengan menggunakan sistem ini akan meningkatkan kinerjanya), ease of use (dimana pengguna yakin bahwa menggunakan sistem ini akan membebaskannya dari kesulitan, dalam artian bahwa sistem ini mudah dalam penggunaannya).

Perbedaan mendasar antara TRA dan TAM adalah penempatan sikap-sikap dari TRA, dimana TAM memperkenalkan dua variabel kunci, yaitu perceived ease ofuse (kemudahan) dan perceived usefulness (kebermanfaatan) yang memiliki relevancy pusat untuk memprediksi sikap penerimaan pengguna (Acceptance of IT) terhadap teknologi komputer. Model ini telah banyak digunakan dalam penelitian sistem informasi untuk mengetahui reaksi pengguna terhadap sistem informasi.

Faktor kebermanfaatan disini didefinisikan sebagai sejauh mana seseorang meyakini bahwa penggunaan teknologi/sistem tertentu akan meningkatkan kinerja. Sementara kemudahan diartikan sebagai tingkat dimana seseorang meyakini bahwa penggunaan sistem informasi adalah mudah dan tidak memerlukan usaha keras dari pemakainya untuk bisa menggunakannya.

(27)

TAM yang memiliki elemen yang kuat tentang perilaku (behavioural), mengasumsikan bahwa ketika seseorang membentuk suatu bagian untuk bertindak, mereka akan bebas untuk bertindak tanpa batasan (gambar 1).

2. End User Computing (EUC) Satisfaction

Menurut Chin (2000) menyatakan bahwa pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing, sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capturekeseluruhan evaluasi di mana pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi (misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan ini.

Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll & Torkzadeh. Evaluasi dengan menggunakan model ini lebih menekankan kepuasan (satisfaction) pengguna akhir terhadap aspek teknologi, dengan menilai isi, keakuratan, format,waktu dan kemudahan penggunaan dari sistem. Model ini telah banyak diujicobakan oleh peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya menunjukkan tidak ada perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai bahasa yang berbeda.

(28)

merupakan kesesuaian dari kapabilitas teknologi untuk kebutuhan dalam pekerjaan yaitu kemampuan teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan.

3.Task Technology Fit (TTF) Analysis

Dishaw (2002) menyebutkan bahwa inti dari Model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang dikenal sebagai Task-Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan.

Model TTF memiliki 4 konstruk kunci yaitu Task Characteristics, Technology Characteristics, yang bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang balik mempengaruhi variabel outcome yaitu Performance atau Utilization menempatkan bahwa teknologi informasi hanya akan digunakan jika fungsi dan manfaatnya tersedia untuk mendukung aktivitas pengguna.Pengukuran terhadap kepuasan telah mempunyai sejarah yang panjang dalam disiplin ilmu sistem informasi. Dalam lingkup end-user computing, sejumlah studi telah dilakukan untuk meng-capture keseluruhan evaluasi di mana pengguna akhir telah menganggap penggunaan dari suatu sistem informasi (misalnya kepuasan) dan juga faktor-faktor yang membentuk kepuasan ini.

4. Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model

Yusof (2006) menyatakan bahwa suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model. Model ini menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni manusia, organisasi, dan teknologi kesesuaian hubungan di antaranya.

Yusof (2006) memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human-Organization- Technology Fit Model. Model ini menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni manusia, organisasi dan teknologi dan kesesuaian hubungan di antaranya. Komponen manusia menilai sistem informasi dari sisi penggunaan sistem pada frekwensi dan luasnya fungsi dan penyelidikan sistem informasi dan juga berhubungan dengan siapa yang menggunakan siapa yang menggunakan,

(29)

tingkat penggunanya, pelatihan, pengetahuan, harapan dan sikap menerima (atau menolak sistem. Komponen ini juga menilai sistem dari aspek kepuasan pengguna yaitu keseluruhan evaluasi dari pengalaman pengguna dalam menggunakan sistem informasi dan dampak potensial dari sistem informasi. Kepuasan pengguna dapat dihubungkan dengan persepsi manfaat dan sikap pengguna terhadap system informasi yang dipengaruhi oleh karakteristik personal.

Komponen Organisasi menilai sistem dari aspek struktur organisasi dan lingkungan organisasi. Struktur organisasi terdiri dari tipe, kultur, politik, hierarki, perencanaan dan pengendalian sistem, strategi , manajemen dan komunikasi.

Kepemimpinan, dukungan dari top manajemen dan dukungan staf merupakan bagian yang penting dalam mengukur keberhasilan sistem. Sedangkan lingkungan organisasi terdiri dari sumber pembiayaan, pemerintahan, politik,kompetisi, hubungan interorganisasional dan komunikasi.

Komponen teknologi terdiri dari kualitas sistem, kualitas informasi dan kualitas layanan. Kualitas sistem dalam sistem informasi di institusi pelayanan kesehatan menyangkut keterkaitan fitur dalam sistem termasuk performa sistem dan user interface. Kemudahan penggunaan, kemudahan untuk dipelajari, ketersediaan, fleksibilitas, dan sekuritas merupakan variabel atau faktor yang dapat dinilai dari kualitas sistem. Kualitas informasi berfokus pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi termasuk rekam medis pasien, laporan dan peresepan. Kriteria yang dapat digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan, keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry. Sedangkan kualitas layanan berfokus pada keseluruhan dukungan yang diterima oleh service provider sistem atau teknologi. Service quality dapat dinilai dengan kecepatan respon, jaminan, empati dan tindak lanjut layanan.

(30)

20 BAB III

METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Dalam penilitian ini peneliti menggambarkan keadaan atau suasana yang sebenarnya terjadi pada saat sekarang, dalam hal ini mekanisme sebuah proses berdasarkan survei yang dilakukan dengan cara observasi dan melakukan wawancara.

3.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dalam penelitian in adalah pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, Jln. Kusuma Bhakti Gulai Bancah, Bukittinggi.

3.3 Proses Penelitian 3.3.2 Mengumpulkan Data

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui

wawancara mendalam (depth interview) secara terstruktur dimana pertanyaan

yang diajukan terlebih dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secara sistematis sebelum berada di lokasi penelitian, data yang diperoleh direkam

dengan tape recorder dan dibantu dengan alat tulis lainnya. Data yang diperoleh

kemudian dibaca dan dipelajari agar penulis benar-benar memahami mengenai hasil ataupun data yang telah diperoleh.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data penelitian, teknik yang digunakan penulis adalah sebagai berikut:

1) Pengamatan atau observasi, yaitu melakukan pengamatan secara langsung ke

PBHB

(31)

3) Studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan buku, jurnal, atau artikel dan

kepustakaan lain yang berhubungan dengan bahan referensi penelitian atau berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.5 Jenis dan sumber data Penelitian

Data penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari informan melalui

wawancara.

2. Data Sekunder adalah data yang mendukung data primer yang bersumber dari

buku, internet, dan kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.6Analisis Data

Analisis data ditelaah atau dipelajari dan dipahami dari data hasil wawancara penulis, observasi dan catatan dilapangan maupun dari berbagai sumber. Kemudian data disalin dan dipilih untuk disusun menjadi satu kesatuan yang akan ditarik kesimpulan dari interpretasi yang sudah dilakukan. Analisis data berdasarkan wawancara tentang evaluasi penerapan automasi perpustakaan

memakai model Technology Acceptance Model (TAM).

3.7 Keabsahan Data

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang.

Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang di dapat dari kebijakan pihak PUP I dalam pengelolaan kearsipan.

(32)

22 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Karakteristik Informan

Dalam melakukan penelitian, seorang peneliti tentunya membutuhkan informasi-informasi yang dibutuhkan dalam penelitiannya. Untuk memperoleh informasi yang di butuhkan tentunya ada cara- cara atau langkah-langkah dalam mengumpulkan data/informasi penelitian. Dalam hal ini peneliti melakukan penelitian tentang Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi. Dalam penelitiannya peneliti mengumpulkan data melaui wawancara. Untuk dapat melakukan wawancara tentunya diperlukan adanya informan yang bisa memberi informasi terkait penelitan. Adapun informan yang ditunjuk peneliti memiliki karakteristik sebagai berikut :

Tabel 4.1 : Karakteristik Informan

No. Nama Pendidikan Jabatan

I1 Purwanto S1 Kepala bidang

pelayanan

I2 Syamsudin S1 Teknisi

perpustakaan

Dalam penelitian ini peneliti menetapkan bapak Purwanto sebagai

informan pertama (I1). Bapak Purwanto merupakan Kepala bidang pelayanan di

PBHB, beliau memiliki latar belakang pendidikan s1. Untuk informan kedua peneliti menetapkan kepada Bapak Syamsudin, yang memiliki latar belakang pendididkan S1dan bertugas sebagai Teknisi sistem automasi di PBHB.

Dalam penelitiannya, wawancara berlangsung secara informal. Pelaksanaan wawancara dilakukan secara subtatif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Wawancara pun dilakukan pada jam yang telah ditetapkan pada saat membuat janji untuk wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal,

(33)

walau terkadang peneliti menggunakan istilah-istilah perpustakaan. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.

4.2. Kategori

Dalam melakukan wawancara peneliti tentunya membutuhkan pedoman-pedoman dalam melaksanakan wawancara agar wawancara terlaksana dengan baik dan peneliti memperoleh informasi yang betul-betul dibutuhkan dan relevan dengan penelitiannya. Pedoman-pedoman tersebut akan menentukan kategori-kategori yang diperoleh dari hasil wawancara. Adapun kategori-kategori yang telah ditentukan peneliti sebagai berikut :

4.2.1 Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan INLIS

Pada awalnya PBHB memakai sistem yang bernama QALIS yang merupakan sistem usulan dari DPR RI, dan setelah 4 tahun memakai sistem QALIS, PBHB merubah sistem automasi perpustakaan menjadi INLIS. Hal ini

sesuai dengan pernyataan yang disampaikan informan (I1) sebagai berikut:

I2: “ Pada awalnya Perpustakaan Bung Hatta memakai QALIS yang dimana

program automasi QALIS ini merupakan usulan dari DPR RI pada tahun 2008. QALIS ( Quadran Automated Library Information) setelah memakai QALIS selama 4 tahun, perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi merubah sistem teruatomasi nya menjadi INLIS ( Integrated Library Sistem)”

Berdasarkan pernyataan informan I2 PBHB pada awalnya menggunakan

sistem Qalis dan PBHB beralih pada sistem INLIS.

PBHB melakukan peralihan sistem pada sistem INLIS, adapun penyebab PBHB beralih pada sistem INLIS adalah di karenakan pada sistem QALIS ditemukan beberapa kelemahan. Adapun kelemahannya adalah Modul Pengadaan tidak diterapkan pada sistem QALIS, sebaliknya pada sistem INLIS telah menerapkan Modul Pengadaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan Informan (I2) sebagai berikut:

I2: Di dalam system QALIS modul kerjanya tidak termasuk dalam pengadaan

(34)

manual dapat memperlambat pekerjaan.Sedangkan dalam INLIS telah menerapkan automasi peprustakaan pada bagian Pengadaan.

Sistem INLIS (INtegrated LIbrary System/INLIS) merupakan sebuah sistem

berbasis teknologi informasi yang didesain dan dikembangkan untuk mendukung pelaksanaan tugas subtantif dan administratif perpustakaan. Sistem INLIS merupakan sistem yang di peroleh dari PNRI. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan informan (I1) berikut:

I1 : “INLIS diperoleh dari pusat, yaitu Perpustakaan Nasional RI yang ada

dijakarta. Perpustakaan Nasional RI mempunyai 2 buah UPT (Unit Pelayanan Teknis), yaitu Perpustakaan Bung Karno di Blitar dan Perpustakaan Bung Hatta di Bukittinggi.”

Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem INLIS yang digunakan PBHB merupakan sistem yang diberikan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

INLIS merupakan sistem informasi yang terintegrasi, namun modul-modul

dalam aplikasi INLIS diciptakan untuk bisa berdiri sendiri-sendiri (standalone).

Begitu juga pada PBHB, modul-modul yang sudah diterapkan dapat dilihat dari pernyataan informan ( I1 dan I2 ) berikut :

I1 : “oh..untuk diterapkan sistem INLIS ini telah diterapkan dibagian pengolahan,

entry karu anggota, sirkulasi, dan pengadaan.”

I2 : “sudah diterapkan dibagian layanan pengadaan, sirkulasi, pengolahan, bahan

pustaka.”

I2 : “hal baru yang diberikan INLIS adalah membuat kartu anggota.”

Dari pernyataan informan diatas dapat disimpulkan penerapan INLIS pada PBHB meliputi:

a. Penerapan Modul Pengadaan

Bagian pengadaan merupakan salah satu bagian yang melakukan pengadaan koleksi, mulai dari melakukan permintaan koleksi yang dibutuhkan, dan mengusulkan permintaan buku pengguna. Untuk itu penerapan modul dan fitur kerja INLIS diharapkan dapat membantu mempermudah proses tersebut. Hal ini dapat dilihat dari pernyataan informan berikut :

I2 : “dibagian pengadaan INLIS membuat form khusus pada web INLIS tersebut.

(35)

buku yang dibutuhkan. Sehingga pustakawan tidak harus repot-repot lagi membuat surat usulan buku ke pusat, langsung saja masukkan usulan bukunya kedalam form tersebut dan usulan langsung terkirim kepusat.”

Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya modul pengadaan di Sistem INLIS, pustakawan tidak perlu lagi membuat surat usulan permintaan buku yang dilakukan secara manual.

b. Penerapan Modul Pengolahan

Pengolahan merupakan kegiatan dalam pendataan buku-buku yang masuk. Untuk mempermudah kegiatan tersebut Perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi menerapkan modul pengolahan. Hal ini seperti yang disampaikan informan berikut :

I2 : “untuk bagian pengolahan bahan koleksi, INLIS memberikan suatu

kemudahan. Dimana form pengolahan dibagi kedalam 2 bagian yaitu bibliografi dan katalog. Dan prosesnya sangat mudah dimana bagiankatalog kita tinggal mengimput data-data yang dibutuhkan dalam sebuah katalog. Dan untuk bibliografi kita hanya memasukkan poin2 penjelasan yang ada dalam buku tersebut. Setelah selesai secara otomatis format katalogpun terbentuk ”

Dari penjelasan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya modul pengolahaan memudahkan pustakawan dalam membuat katalog tanpa harus melakukan secara manual.

c. Penerapan Modul Sirkulasi

Sirkulasi merupakan kegiatan pelayanan terhadap pengguna, mulai dari peminjaman buku hingga pengembalian buku. Untuk mempermudah kegiatan tersebut perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi menerapkan modul sirkulasi. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :

I2 : “dalam yanan sirkulasi mempunyai admin tersendiri, jadi hanya pegawai

sirkulasi saja yang dapat membuka layanan tersebut. Akan tetapi form yang dimiliki oleh layanan sirkulasi ini berupa layanan peminjaman yang terdiri no. Anggota dan nama anggota. Begitu juga dengan layanan pengembalian yang terdiri dari no. dan nama anggota. Jadi petugas tinggal memasukkan no. anggota saja, maka akan tampil form yng diinginkan.”

Berdasarkan pernyataan informan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pada pelayanan sirkulasi petugas hanya tinggal memasukkan nomor anggota, maka akan muncul tampilan/form yang diinginkan, tanpa perlu repot-repot

(36)

mencari data pengguna.

d. Penerapan Modul Entri Kartu Anggota

Entry kartu anggota meliputi kegiatan mengimput data calon pengguna perpustakaan. Diperpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi juga sudah diterapkan modul enrty kartu anggotanya. Hal ini seperti yang disampaikan informan berikut: I2 : “jadi INLIS memberikan kemudahan untuk mengentri anggota perpustakaan.

Pengguna dapat langsung mengisi biodata yang dibutuhkan dan lasung difoto pada saat itu juga. Dan menunggu 5 menit langsung cetak kartu anggota perpustakaan.”

Dari pernyataan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa untuk memdapatkan kartu anggota pengguna tidak perlu menunggu lama dan melalui proses yang panajang. Dengan adanya penerapan modul entry kartu anggota ini pengguna perpustakaan bisa dengan cepat mendapatkan kartu anggota.

Dari beberapa uraian diatas secara singkat dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya penerapan Modul dan Fitur-fitur kerja dari sistem INLIS mempermudah kegiatan perpustakaan di Perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi.

4.2.2 Fitur-fitur dan Modul Kerja Sistem Informasi INLIS

INLIS sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola berbagai basis data bibliografis dan mengorganisasikan jaringan kerja sama antar perpustakaan, maka penerapan format standar dalam struktur data bibliografisnya merupakan syarat mutlak. Oleh karenanya, fasilitas pengembangan basisdata bibliografis yang disediakan dalam INLIS dikembangkan dengan mengacu kepada sistem basis data terkait yang memiliki fitur-fitur dan modul kerja Perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan ( I1 dan I2 ) berikut :

I1 : “Dalam INLIS mereka mempunyai modul kerja yaitu : modul buku tamu,

modul OPAC, modul Sirkulasi, Modul pengadaan, modul pengolahan, dan entry kartu anggota.”

I2 : “Hmmm...karena INLIS merupakan penyempurnaan dari QALIS. Adapun

sistem INLIS ini memiliki suatu jaringan atau WEB yang mempunyai server langsung pada server pusat. Jadi sistem automasi perpustakaannya saling terjaring dari yang satu ke yang lainya. Adapun fitur-fitur yang terdapat dalam WEB tersebut modul buku tamu, modul OPAC, modul Sirkulasi, Modul pengadaan, modul pengolahan, dan entry kartu anggota.”

(37)

Berdasarkan penyataan beberapa informan diatas, dapat disimpulkan fitur -fitur dan modul kerja INLIS yang dimiliki PBHB antara lain :

• Modul Buku Tamu

• Modul OPAC

• Modul Sirkulasi

• Modul Pengadaan

• Modul Pengolahan

• Entri kartu Anggota

4.2.3 Evaluasi Sistem menggunakan teknik evaluasi TAM (Technology Acceptance Model).

4.2.3.1 Kemudahan dalam Menggunakan sistem INLIS

Sistem INLIS memberikan kemudahan dapat terlihat dari modul yang ditawarkan oleh INLIS, dan desain sistem nya sederhana dan mudah di mengerti. Tetapi dalam pengoperasiannya tidak semua beranggapan mudah untuk di pahami.

Hal ini sesuai dengan pernyataan dari Informan (I 1):

I1: Menurut saya sistem INLIS memberikan kemudahan tetapi saya terkendala

dalam pengoperasiannya, karna sistem ini berbeda dengan sistem QALIS sehingga saya harus mempelajari lagi sistem INLIS.

4.2.3.2. Manfaat menggunakan sistem INLIS

Dalam sistem INLIS pekerjaan dan produktivitas pekerjaan menjadi mudah dan tepat guna karena sistem INLIS memberikan kemudahan dalam proses pekerjaan.

Hal ini sesuai dengan pernyataan dari Informan (I1) :

I 1: Menurut saya sistem INLIS memberikan manfaat yang besar dalam

kinerja dan pekerjaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu dan mudah dalam pengoperasian pekerjaan.

(38)

4.2.3.3 Organisasi E-resources (E-resources Organization)

Organisasi e-resources mengacu pada tatacara sistem komputer sehingga dapat secara efektif terintegrasi ke dalam pekerjaan praktis dari suatu organisasi

tertentu. Fasilitas bagi seseorang untuk dapat memperoleh pelatihan dan

berkonsultasi dalam belajar menggunakan sistem dan dapat menemukan bantuan atas permasalahan dalam penggunaan sistem.

Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi tidak memberikan pelatihan dan tempat untuk berkonsultasi dalam menggunakan sistem, sedangkan pada perpustakaan tersebut banyak pegawai yang tidak punya wawasan dan pengetahuan di bidang perpustakaan.

Hal ini dapat terlihat dari wawancara pada

I1: Masalah yang sedang terjadi di perpustakaan Bung Hatta ini adalah

pada SDM pegawai yang tidak punya latar belakang, wawasan dan pengetahuan tentang sistem INLIS, sehingga masih banyak pegawai yang sering tertunda pekerjaannya karena kurang pemahaman sistem tersebut.

4.3 Rangkuman Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dan melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data, maka diperoleh beberapa kategori dari Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 : Rangkuman Hasil Penelitian

No. Kategori Indikator

1 Sistem INLIS Automasi Perpustakaan

2 Fitur-fitur dan Modul Kerja INLIS • Modul Buku Tamu

• Modul OPAC

• Modul Sirkulasi

• Modul Pengadaan

(39)

• Entri kartu Anggota

3 Penerapan Sistem INLIS • Penerapan Modul Pengadaan

• Penerapan Modul Pengolahan

• Penerapan Modul Sirkulasi

• Penerapan Modul Entri Kartu

Anggota.

4 Evaluasi Sistem menggunakan

teknik TAM

•Kemudahan dalam menggunakan

sistem INLIS

•Manfaat sistem INLIS

•Organisasi E-resources (E-resources

Organization)

Hasil penelitian menunjukkan bahwa empat kategori memiliki beberapa indikator penentu dalam Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan. Kategori tersebut dapat digambarkan sebagai peta indikator kategori sebagai berikut :

(40)

Evaluasi Penerapan

Sistem Automasi

Perpustakaan

Sistem INLIS

Fitur2 dan Modul

Kerja

INLIS

Penerapan sistem

INLIS

Kekurangan

Sistem INLIS

Automasi

Perpustakaan

Modul Pengolahan

Entri kartu Anggota

Modul OPAC Modul Pengadaan

Modul Sirkulasi

Modul Buku Tamu

Penerapan Modul Pengadaan

Penerapan Modul Pengolahan

Penerapan Modul Sirkulasi

Penerapan Entri kartu Anggota

(41)

31 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara langsung, maka dapat disimpulkan bahwa Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Bung Hatta Kota Bukittinggi dilihat dari beberapa kategori. Adapun kesimpulan dari masing-masing kategori tersebut adalah sebagai berikut : Sistem Informasi INLIS: merupakan salah satu sistem automasi perpustakaan yang dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional RI. Fitur-fitur dan modul kerja sistem INLIS terdiri dari : Modul Buku Tamu, Modul OPAC, Modul Sirkulasi, Modul Pengadaan, Modul Pengolahan, Entri kartu Anggota .

Penerapan Sistem INLIS pada PBHB terdiri dari : Penerapan Modul Pengadaan, Penerapan Modul Pengolahan, Penerapan Modul Sirkulasi,Penerapan Modul Entri Kartu Anggota.

Evaluasi sistem menggunakan teknik TAM pada PBHB terdapat kelemahan pada sumber daya manusianya yang belum sepenuhnya menguasai sistem INLIS sehingga perlu adanya diadakan pelatihan dan mengenai sistem INLIS.

5. 2 Saran

Berdasarkan kesimpulan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara langsung dengan para pegawai pada PBHB, peneliti menyarankan agar penerapan sistem informasi pada modul OPAC agar diperbaharui kembali dan perlu diadakannya pelatihan mengenai penggunaan sistem INLIS di perpustakaan, sehingga semakin mempermudah penerapan sistem INLIS di perpustakaan.

(42)

DAFTAR PUSTAKA

Arif, I. (2003). Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan.

Retrieved Dec, 12. 2012 from

http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ Badre, A. N. (2002). Shaping Web usability: interaction design in context.

Boston: Addison Wesley.

Davis, G. B (1988). Sistem Informasi Manajemen, Cet. 9, PT. Pustaka Binaman.

Dishaw, M. T. (2002) Extending The Task- Technology Fit Model with

Self-Efficacy Constructs Eighth Americas Conference on Information Systems.

Retrieved Dec, 12.2012 from

Furneaux, B. (2006) Theories Used in IS Research: Technology Acceptance

Model. Retrieved Dec, 12. 2012 from: http://www.istheory.yorku.ca

Harmawan, (2009). Sistem Otomasi Perpustakaan. Retrieved Sept, 20. 2012

fromhttp://www.tartojogja.wordpress.com /2008/10/29/sistem-otomasi-perpustakaan/-66k-

Indrajit, R. E (2000). Pengantar konsep dasar manajemen sIstem informasi dan

teknologi informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Lasa, H.S (2005). Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.

Lutfian. (2009). Sofware Informasi Perpustakaan. Retrieved Nov, 12. 2012 from

http://www.lutfian.com/sistem-informasi-perpustakaan. htm

Matthews, J. R (2007). The evaluation and measurement of library services.

London: libraries unlimited Westpost, Connecticut.

Oetomo, B. S. D (2002). Perencanaan dan pengembangan sistem informasi.

Yogyakarta : Andi.

Saleh, A.R (1996). CDS/ISIS Pedoman Pengelolaan Sistem Manajemen Basis

Data. Jakarta : CV. Saraswati Utama.

Sukirno. (2008). Automasi Perpustakaan. Retrieved Nov, 12. 2012 from

oKCpYAADNKJS81/AUTOMASI%20PERPUSTAKAAN.ppt?nmid=850 35900

Sutarno, N. S (2006). Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto.

Yusof M. M.S L. K (2006) Towards a Framework for Health Information System

Evaluation. Proceeding of the 39th Hawaii International Conference on System Science

(43)

33 LAMPIRAN I

PEDOMAN WAWANCARA

1.Sistem AutomasiPerpustakaanINLIS

a. PenerapanSistem Automasi Perpustakaan

b. Fitur-fiturdanModulKerjaSistemINLIS

(44)

LAMPIRAN II

HASIL TRANSKRIP WAWANCARA

1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I

Wawancara ini diambil pada tanggal 25 Februari 2013 Pada pukul 10.00 – 12.00 wib. Bertempat di Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. P : Permisi mas..

Saya Esilia Putri Pasadana , mahasiswi Ilmu Perpustakaan USU , saya ingin melakukan penelitian skripsi saya disini mas.

I1 : Oh iya mbak..

Boleh saya lihat surat penelitiannya? P: Iya mas..

Ini surat nya mas. I1: Oke Esi..

Apa yang bisa saya bantu?

P: Saya ingin bertanya mas mengenai sistem INLIS mas lebih mendalam. I1: Oh begitu Esi..

Silahkan Esi, Informasi apa yang Esi butuhkan, nanti sebisa saya bantu. P: Sistem automasi INLIS diperoleh dari mana ya mas?

I1: INLIS diperoleh dari pusat yaitu : Perpustakaan Nasional RI yang ada di

Jakarta,perpustakaan nasional RI yang mempunyai 2 buah UPT (Unit Pelayanan Tekhnis) yaitu :

- Perpustakaan Bung Karno di Blitar

- Perpustakaan Bung Hatta di Bukittinggi

Pada awalnya Perpustakaan Bung Hatta merupakan Perpustakaan daerah provinsi Sumatera Barat, namum sekarang sudah diambil alih sepenuhnya oleh Perpustakaan Nasional RI tahun 2013 bulan januari ini.

(45)

Kalau mengenai fitur-fitur INLIS sendiri bagaimana mas?

I1: Dalam sistem INLIS, mempunyai modul kerja dan fitur-fitur nya yaitu :

Modul buku

tamu, modul OPAC, modul sirkulasi , modul pengadaan , modul pengolahan, entry kartu anggota.

P: Sangat lengkap ya mas.

Jadi kelemahan INLIS ini di bagian mana ya mas?

I1 : Dalam INLIS tidak terdapat format INDOMARC yang ada pada bagian

layanan sirkulasi. INDOMARC ini terdapat didalam QALIS, dalam INLIS tidak terdapat .Esi tau tentang format MARC, yang di berikan oleh LC (Library of Congress)

P: Oh iya mas…Saya pernah dengar mas, tapi saya tidak lebih dalam mas tentang Format

Marc. Hehehe..

Kalau di penerapan sistemnya, Bagaimana mas?

I1:vUntuk penerapan sistem INLIS , telah diterapkan di bagian pengadaan ,

pengolahan, entry anggota, sirkulasi sedangkan di bagian yang lain belum diterapkan.

P: Mengapa belum diterapkan mas?

I1: Yang belum di terapkan di INLIS dalam modul OPAC, kami masih

memakai QALIS

untuk Modul OPAC, karena kami mengganti sistem memakai INLIS menjadikan

bahan koleksinya banyak yang belum di masukkan dalam OPAC. P: Oh begitu mas..

Sedangkan untuk hambatan dalam penerapannya , Bagaimana mas?

I1: Mungkin hambatannya yang ada pada SDM ya esi, kami melakukan

pelatihan danpengenalan lagi untuk sistem baru ini. P: Oh begitu mas..

I1: Iya Esi..

(46)

P: Iya mas..

Oh iya mas modul apa saja yang terdapat di INLIS tetapi tidak ada dalam QALIS mas?

I1: Modul pengadaannya Esi..

Dalam QALIS tidak terdapat modul pengadaan, tetapi INLIS terdapat modulPengadaan, penerapannya di lihat dari saat melakukan pengusulan buku , dan pustakawan di tuntut lebih aktif untuk menghunting buku-buku ke toko atau yang

lainnya, setelah itu pustakawan dapat melakukan pengusulan buku dan di masukkan ke

dalam web INLIS, yang terdapat form pengadaan tentang pengusulan buku, dan Web tersebut akan langsung terjaring ke pusat.

P: Oh … begitu ya mas.

Untuk kemudahan operasian sistem nya bagaimana mas? Dan desain portal sistemnyaa apakah mudah untuk dipahami?

I1: Kalau bagi saya, pengoperasian sistem nya mudah untuk

dipahamikarenadesain portal nya dibuat sederhana, agar mudah dalam pengoperasiannya.

P: hmm.. begitu ya mas

Apakah perpindahan sistem automasi perpustakaan membuat kesulitan mas, contohnya perpindahan file dari sistem lama ke sistem baru?

I1: Perpindahan sistem membuat saya sedikit kesulitan esi, karena tentu

saja file pada sistem lama akan di pindahkan pada sistem baru, contohnya saja: pada modul OPAC, banyak koleksi perpustakaan tidak terdapat dalam OPAC, sehingga menyebabkan banyak bahan koleksi yang tidak terpakai.

P: Hmm..

Apakah tidak ada tindak lanjut untuk mengatasi masalah ini mas? I1: Tentu saja ada esi, tetapi kami terbentur pada teknisi nya, teknisi yang

memahami tentang sistem INLIS adalah teknisi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, PBHB tidak mempunyai teknisi yang paham akan sistem INLIS. Kami sudah melaporkan pada PNRI, dan

(47)

mereka akan menindak lanjuti nya, mungkin 1 bulan ini akan dilakukan perbaikan dalam sistem nya.

P: Jadi begitu ya mas...

Kalau boleh saya tahu mas, menurut mas sendiri apakah sistem INLIS ini memberikan kemudahan?

I1: Karena saya bidang teknisi nya menurut saya INLIS memberikan

kemudahan, INLIS sudah menerapkan automasi nya dalam berbagai bidang.

P: Dalam penerapan automasi nya tentu saja tidak semua yang paham dan mengerti mas, jadi jika terdapat kesulitan bagi pegawai, apakah ada tindak lanjut untuk mengatasi hal itu mas?

I1: Masalah yang sedang terjadi di perpustakaan Bung Hatta ini adalah

pada SDM pegawai yang tidak punya latar belakang, wawasan dan pengetahuan tentang sistem INLIS, sehingga masih banyak pegawai yang sering tertunda pekerjaannya karena kurang pemahaman sistem tersebut.

P : Apakah menurut mas sistem INLIS memberikan keuntungan mas, dalam proses produktivitas pekerjaan untuk meningkatkan prokduvitas kerja, efektivitas pekerjaan?

I1: Menurut saya sistem INLIS memberikan manfaat yang besar dalam

kinerja dan pekerjaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu dan mudah dalam pengoperasian pekerjaan.

P: Oke mas..

Kalau begitu, mungkin itu saja yang ingin saya ketahui kalau begitu terima kasih ya mas atas waktunya.

I1 : Sama-sama Esi

2. Hasil Transkrip Wawancara Informan 2

P: Assalamualaikum , selamat pagi pak. I2 : Waalaikumsalam , silahkan duduk dek.

(48)

P: Pak saya Esilia Putri Pasadana , Mahasiswi USU jurusan Ilmu

Perpustakaan S1 yangkemarin masukkan surat izin penelitian skripsi ke bapak pak.

I2: Oh iya saya ingat, jadi apa yang bisa saya bantu Esi?

P : Begini pak mungkin saya akan mengajukan beberapa pertanyaan untuk penelitian skripsi

saya, bisa pak?

I2: Oke Esi, bisa pasti bisa.

P: Terima Kasih sebelumnya pak, jadi Esi langsung saja pak dengan pertanyaannya?

I2: Oh iya silahkan saja Esi..

Skripsinya tentang apa ya Esi?

P: Tentang Evaluasi Penerapan Sistem Automasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

I2: Oh berarti automasi perpustakaan nya, apa yang bisa saya bantu Esi?

P: Perpustakaan Bung Hatta memakai system automasi apa ya pak?

I2: Pada awalnya Perpustakaan Bung Hatta memakai QALIS yang dimana

program automasi

QALIS ini merupakan usulan dari DPR RI pada tahun 2008 .QALIS (

Quadran Automated Library Information) setelah memakai QALIS selama 4 tahun, perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi merubah system teruatomasi nya menjadi INLIS ( Integrated Library Sistem)

P: Apakah yang menjadi factor pendorong sehingga perpustakaan Bung Hatta mengganti sistem QALIS menjadi INLIS pak?

I1: Dalam sistem QALIS kami menemukan kelemahan dalam system tersebut,

karena Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi terus melakukan perombakan dan perubahan untuk kesempurnaan perpustakaan dalam manajemen dan kinerja pegawai.

P: Boleh saya tahu pak apa saja kelemahan dalam system QALIS tersebut.

I2: Di dalam system QALIS modul kerjanya tidak termasuk dalam pengadaan

pengolahan bahan pustaka masih secara manual , yang dimana proses kerja manual dapat memperlambat pekerjaan.

(49)

Sedangkan dalam INLIS telah menerapkan automasi peprustakaan pada bagian Pengadaan.

P: Apa saja fitur-fitur yang terdapat di dalam system INLIS tersebut pak, dan modul kerjanyapak?

I2: Hmm..

Karena INLIS merupakan penyempurnaan dari QALIS , adapun system INLIS memiliki

suatu jaringan atau Web yang mempunyai server langsung pada server pusat , jadi systemautomasi perpustakaan nya saling terjaring dari yang 1 ke yang lainnya.

Adapun fitur-fitur yang terdapat dalam Web tersebut : Modul buku tamu, Modul OPAC, Modul sirkulasi, Entry kartu anggota , Pengolahan, Entry catalog.

P: Oh begitu pak..

Sedangkan dalam penggunaan system tersebut bagaimana pak?

I2: Sistem automasi perpustakaan INLIS telah memulai diterapkan secara

perlahan, namun mungkin dalam pelaksanaannya ditemukan beberapa masalah , adapun masalah yang ada terdapat dalam bimbingan tekhnis pada pegawai karena system yang baru diterapkan.Jadi Perpustakaan Bung Hatta melakukan Evaluasi pekerjaan terus menerus , demi

kesempurnaan penerapan automasi perpustakaan. P: Jadi begitu pak..

Jadi pak system INLIS tersebut diterapkan pada bagian layanan apa saja pak?

I2: Pada bagian layanan pengadaan, layanan sirkulasi, layanan pengolahan

bahan pustaka.

P: Bagaimana penerapan automasinya pak?

I2: Di bagian pengadaan , INLIS membuat form khusus pada web INLIS

tersebut , adapun form nya bernama usulan buku, dalam form tersebut berupa usulan buku yang dibutuhkan .Jadi pustakawan terlebih dahulu mengetahui buku apa saja yang dibuthkan , jadi pustakawan tidak harus repot-repot untuk membuat surat usulan buku ke pusta, langsung saja

(50)

masukkan usulan buku nya ke dalam form tersebut dan akan langsung terjaring ke pusat.

P: Jadi begitu pak..

Benar ya pak jadi lebih mudah pekerjaan , kalau layanan sirkulasi bagaimana pak?

I2: Dalam layanan sirkulasi , mereka punya admin tersendiri jadi hanya

pegawai sirkulasi saja yang dapat membuka layanan sirkulasinya adapun formnya.

- Peminjaman : nama anggota, no. anggota

- Pengembalian : nama anggota, no.anggota

Jadi pegawai sirkulasi memasukkan no. anggota dan nama anggota saja untuk proses peminjaman dan pengembalian buku.

P: Kalau di bagian pengolahannya, bagaimana pak?

I2: Kalau di bagian pengolahannya bahan koleksi , INLIS memberikan

kemudahan.

Proses pengolahannya , seperti ini dalam membuat kartu catalog sebuah buku , pertamasekali kita mengentry catalog terdapat : ISBN, sumber pengatalogan , no.DDC, no.rak, no.panggil, lokasi entri nama orang, judul , edisi , penerbitan, deskripsi fisik, pernyataan seri, catatan umum, entry tambahan subjek, entry tambahan nama orang, badan , no.induk, catatan bibliography.

Kita masukkan saja point penjelasan yang ada dalam buku , setelah itu jka sudah selesai format catalog sebuah buku secara otomatis telah terbentuk. Jadi lebih memudahkan proses kerjanya.

P: Boleh saya coba pak. I2: Oh ia silahkan esi.

P: Iya pak , ternyata prosesnya lebih mudah ya pak, selain bagian sirkulasi, pengolahan, pengadaan , di bagian mana sajakah yang telah diterapkan pada automasi perpustakaan?

(51)

I2: Hal yang baru di berikan INLIS adalah dalam membuat kartu anggota, jadi

INLIS memberikan kemudahan untuk menjadi anggota perpustakaan pengguna dapat langsung pergi ke bagian , kartu anggota yaitu : di sebelah kiri saya , pengguna dapat langsung mengisi data pribadi dan langsung di foto dan menunggu 5 menit langsung bisa di cetak kartu anggotanya.

Lebih mudah dari yang sebelumnya , harus pergi ke bagian administrasi dan prosesnya panjang.

P: Oh iya begitu ya pak.

Apakah menurut bapak sistem INLIS ini memberikan kemudahan untuk produktivitas pekerjaan?

I1: Menurut saya sistem INLIS memberikan kemudahan tetapi saya terkendala

dalam pengoperasiannya, karna sistem ini berbeda dengan sistem QALIS sehingga saya harus mempelajari lagi sistem INLIS.

P :Apakah sistem INLIS menunda pekerjaan karna kurangnya pemahaman pada sitem INLIS.

I1: Dalam pekerjaan sistem INLIS ini saya sedikit terkendala. Jika saya

mendapatkan masalah saya harus melihat kembali melihat buku petunjuk dan penggunaan sistem tersebut.

P: Jadi seperti itu ya pak, terima kasih ya pak atas waktu dan informasi nya. I1: Sama- samaesi

(1)