mempunyai peranan penting dalam memadukan fungsi-fungsi manajemen dalam suatu perusahaan yaitu:
1 Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan. 2 Menyusun rencana untuk mencapai tujuan yamg telah ditetapkan.
3 Melakukkan pengorganisasian terhadap sumberdaya manusia dan sumber
daya lainnya dengan cara efektif. 4 Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang
menimbulkan keinginan orang untuk member kontribusi. 5 Mengendalikan prestasi Purba, 2006:112-113.
II.3.1 Komunikasi Organisasi Internal
Komunikasi Internal yang berkaitan dengan organisasi didefinisikan oleh Lawrence D. Brennan sebagai : “Interchange of ideas among the administrators and
its particular structure organization and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done operation and management” dalam
Effendy, 2003:122. Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas
organisasi dan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung operasi dan
manajemen. Organisasi sebagai kerangka kekaryaan frame work menunjukkan adanya
pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga dipimpin. Untuk menyelenggarakan dan
mengawasi pelaksanaan tujuan yang akan dicapai manajer dan administrator mengadakan peraturan sedemikian rupa sehingga ia tidak perlu berkomunikasi
langsung dengan seluruh karyawan. Ia membuat kelompok-kelompok menurut jenis pekerjaannya dan mengangkat seorang sebagai penanggung jawab atas kelompoknya.
Dengan demikian pimpinan cukup berkomunikasi dengan para penanggung jawab kelompok. Dan jumlah kelompok serta besarnya kelompok tergantung pada besar
kecilnya organisasi.
Universitas Sumatera Utara
II.3.2 Jaringan Komunikasi Formal
Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Diantara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan,
pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya misalnya mungkin
hanya di antara dua orang, 3 atau lebih dan mungkin juga di antara keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dan jaringan itupun juga akan berbeda-beda
Muhammad, 2007:102.
Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan komunikasi
formal. Pesan dalam jaringan komunikasi formal biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat yang sama atau secara horizontal.
Ada tiga bentuk utama dari arus pesan pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi
yaitu: a “Downward communication” atau komunikasi kepada bawahan.
b “Upward communication” atau komunikasi kepada atasan. c “Horizontal communication” atau komunikasi horizontal Muhammad, 2007:108.
a Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengantugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan,
disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
Menurut Lewis 1987 komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan
Universitas Sumatera Utara
kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan dalam Muhammad, 2007:108.
Secara umum, Muhammad 2007:108-109 menyebutkan bahwa komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu :
1 Instruksi Tugas Instruksi tugaspekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan
mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi bisa berupa perintah langsung, diskripsi
tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat – alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan – pesan tugas dan sebagainya.
2 Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas
dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan
oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksamaka
pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit. Tetapi bila pimpinan mengganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri
sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak.
3 Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan raisonal.
Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan-pesan ideologi
sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4 Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan
praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan intruksi dan rasional.
Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan informasi.
5 Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu
dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya
atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaanya
karyawan kurang baik balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Semua bentuk komunikasi ke bawah tersebut dipengaruhi oleh struktur hierarki dalam organisasi. Pesan kebawah cenderung bertambah karena pesan
itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut turut. Yang perlu diperhatikan oleh juga ketika pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah,
pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Katz dan Kahn 1966 menambahkan, ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan kepada bawahan yaitu :
1 Informasi bagaimana melakukan pekerjaan 2 Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3 Informasi mengenai kebijakan dan praktik – praktik organisasi 4 Informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5 Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission. dalam Pace dan Don F, 2005:185
Menurut Liliweri 2004:86 dalam hal informasi yang dikomunikasikan ke bawah ada beberapa hal masalah yang harus diperhatikan kebawah antara lain yaitu :
1 Kekurangsadaran beberapa manajer tidak tahu persis tentang tipe komunikasi atas-bawah itu lalu memberikan instruksi secara alamiah saja, banyak fungsi
tidak dijelaskan dengan rinci, umpan balik yang tidak dikehendaki terjadi namun acapkali didiamkan saja.
2 Pesan yang tidak lengkap dan tidak jelas. 3 Kelebihan pesan sehingga membuat orang bingung.
4 Transmisi serial, pesan melewati banyak bagian yang tidak memiliki persepsi
yang sama terhadap pesan. Karena adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada
bawahan maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesanyang efektif. Davis 1976 memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut:
1 Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi
yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya.
Universitas Sumatera Utara
2 Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi
informasi. 3 Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi,
sehingga, karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan
pengelolaan yang mempengaruhi mereka.
4 Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada
komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan diperlukan antara bawahan dan atasan dalam Muhammad, 2007:112.
b Komunikasi ke Atas
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang
lebih tinggi. Semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi
ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap
karyawan, tipe pesan adalah integrasi pembaharuan. Pentingnya komunikasi ke atas disebabkan beberapa alasan, menurut Sharma
1979 aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembaharuan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-
orang lainnya. Sedangkan menurut Planty dan Machaver 1952 komunikasi ke atas menambahkan apresiasi dan loyalitas kepadaorganisasi dengan memberi kesempatan
kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran- saran mengenai operasi organisasi dalam Pace dan Don F, 2005: 190.
Menurut Pace 1989 komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu, fungsinya sebagai berikut:
1 Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya
mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
Universitas Sumatera Utara
2 Arus komunikasi ke atas memberi informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3 Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan
pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. 4 Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorongdesas desus muncul
dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 5 Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah
bawahan menangkap arti seperti yang dimaksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
6 Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya
dan organisasi dalam Muhammad, 2007:117.
Smith 1986, mengatakan komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan
kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan departemennya atau
organisasinya dalam Muhammad, 2007:117.
Kebanyakan dari hasil-hasil analisis penelitian mengenai komunikasi ke atas mengatakan bahwa supervisor dan pimpinan haruslah mendapatkan informasi dari
bawahannya mengenai hal-hal berikut: 1 Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan
mereka dan rencana masa yang akan datang. 2 Menjelaskan maslah-maslah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin
memerlukan bantuan tertentu. 3 Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-
masing atau organisasi secara keseluruhan. 4 Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya,
teman sekerjanya dan organisasi Muhammad, 2007:118. Adapun hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada
atasannya seperti yang disebutkan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma mengatakan bahwa
kesulitan itu mungkin disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut:
1 Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa
mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya
Universitas Sumatera Utara
menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan supervisornya.
2 Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka
tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan
beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.
3 Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali supervisor pimpinan tidak memberikan
penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas.
4 Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Supervisors
terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk mendengarkan atau karyawan susah menemuinya dalam Muhammad,
2007:118.
Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyaakan ide-ide, pendapat-pendapat atau
informasi oleh bawahan kepada atasan. Disamping sulitnya mendapatkan komunikasi ke atas, komunikasi yang disampaikan itupun belum tentu efektif, karena dipengaruhi
oleh faktor-faktor lain. Muhammad 2007:119 menyebutkan di antara faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut :
1 Komunikasi ke atas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.
2 Komunikasi ke atas yang bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat komunikasi yang bersifat negatif.
3 Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.
4 Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5 Komunikasi ke atas akan lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima. Pesan dari bawahan lebih siap
diterima jika mereka setuju. Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam
membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan
Universitas Sumatera Utara
mereka, mengenai teman-temannya yang sama berkerja dan mengenai organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu memprogramnya.
Seperti telah dikatakan di atas bahwa komunikasi k etas ini penting untuk pembuatan keputusan maka agar komunikasi ini berjalan lancer dan memberikan
informasi seperti yang diharapkan mak perlu diprogramkan secara khusus. Untuk menyusun program ini ada prinsip-prinsip yang perlu dipedomani oleh pimpinan.
Prinsip-prinsip tersebut menurut Planty dan Mchaver Pace, 1989 adalah sebagai berikut:
1 Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan. 2 Program komunikasi ke atas berlangsung terus menerus.
3 Program ke atas yang efektif menggunakan saluran yang rutin. 4 Program komunikasi ke atas yang efektif, menekankan kesensitifan dan
penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah. 5 Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang
obejektif. 6 Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pengambilan tindakan
berespons terhadap masalah. 7 Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan bermacam-macam
media dan metode untuk memajukan arus informasi Muhammad, 2007:120- 121.
c Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di antara orang orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi
dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah,
penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Muhammad 2007:121-122 menyebutkan bahwa komunikasi horizontal mempunyai tujuan sebagai berikut:
1 Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan, untuk mendiskusikan
bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
2 Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik dari pada ide satu orang. Oleh karena
itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program dengan
Universitas Sumatera Utara
masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
3 Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah
akan menambah kepercayaan dari moral karyawan. 4 Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi
dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan sosial dan emosional dari anggota dan juga akan
menciptakan iklim organisasi yang baik.
5 Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi
atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan
terhadap perubahan tersebut.
6 Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh
sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan di antara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan
dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa sosial dan emosional karyawan.
Bentuk yang paling umum dari komunikasi horizontal adalah kontak interpersonal yang mungkin terjadi dalam berbagai tipe. Di antaranya bentuk
yangseringkali terjadi adalah rapat-rapat komite, interaksi informal pada waktu jam istirahat, percakapan telepon, memo dan nota, aktivitas sosial, dan kelompok mutu.
Setiap anggota organisasi, termasuk karyawan harus dapat memiliki kepribadian yang dewasa mental, sehat, orientasi dirinya tertuju dan terarah untuk
kepentingan organisasi dan orang banyak, memiliki sikap objektif dan mawas diri, memiliki falsafah dan pedoman hidup yang jelas berdasarkan kitab suci agama yang
diyakininya, sehingga individu tersebut mampu mengendalikan dirinya dalam menghadapi situasi apapun dalam organisasinya. Individu karyawan tersebut tidak
hanya menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja organisasinya, tetapi ia berusaha keras menciptakan situasi lingkungan yang kondusif agar ia mampu berinovasi dan
berkreatifitas agar menjadi karyawan yang sangat bermanfaat bagi kepentingan organisasinya. Oleh karena itu, setiap pimpinan organisasi perlu melakukan program
pembinaan mental agar setiap karyawan dalam organisasinya memiliki kepribadian
Universitas Sumatera Utara
dewasa mental, sehingga hubungan interpersonal dalam organisasi dapat dilakukan secara efektif.
Hubungan sesama karyawan di tempat kerja perlu diciptakan agar iklim kerja dalam organisasi menjadi kondusif. Pimpinan, manajer, ataupun karyawan perlu
memahami bahwa mereka memiliki peran dalam menciptakan situasi yang penuh dengan pengelolaan emosi secara efekfif. Memiliki keterampilan dan cara
berkomunikasi yang baik dan efektif fan produktif dapat menciptakan hubungan yang baik pula dan akan mudah dalam mencapai tujuan organisasi.
Agar tercipta hubungan yang baik dan harmonis dalam organisasi, maka dapat dilakukan hal-hal, seperti menciptakan lingkungan kerja yang mendukungsinergi dan
partisipasi karyawan, menyusun kebijaksanaan yang layak dan adil yang tidak menimbulkan pertentangan antarkaryawan, menghilangkan bias prasangka terhadap
karyawan satu sama lain, meluangkan waktu untuk mempelajari aspirasi-aspirasi emosional karyawan dan bagaimana mereka berhubungan dalam kerjasama
perkerjaan, memilih orang yang sesuai untuk peran dalam tim yang memiliki kemampuan profesional dan kecerdasan emosional baik, memberikan penghargaan
kepada karyawan yang berprestasi, membersihkan perusahaan dari pengaruh negatif, menyusun nilai inti dan standar perilaku yang bisa diterima oleh karyawan satu sama
lain, menciptakan suasana saling memperhatikan dan memotivasi kreativitas, dan pengembangan mentalitas dan pelayanan sepenuh hati dalam hubungan karyawan
satu sama lain dan dengan konsumen. Setiap karyawan harus dapat membangun dan mengelola hubungan kerja yang
baik satu sama lain, ada beberapa hal yang dapat diperhatikan karyawan dalam sebuah organisasi dalam mengelola hubungan yang baik, seperti pengaturan waktu,
tahu posisi diri, adanya kecocokan, menjaga keharmonisan, pengendalian desakan dalam diri, memahami dampak kata-kata atau tindakan diri pada diri orang lain,
Universitas Sumatera Utara
jangan mengatur orang lain sampai diri sendiri dapat diatur dengan baik, tidak mengubar kemarahan kepada yang lain, dan bersikap bijak dan bijaksana.
II.3.3 Bentuk Jaringan Komunikasi