Pengendalian Intern Sistem Produksi Pada PT Perkebunan Nusantara VII

1. Fungsi Gudang Fungsi gudang berfungsi dalam penerimaan barang jadi yang akan siap dikirim ketempat pengiriman bagi konsumen. Setiap barang yang telah di pakpacking diserahkan kegudang, setiap barang yang telah selesai di produksi langsung di serahkan kegudang, jadi jumlah yang di produksi hari itu di serahkan ke gudang pada hari itu juga kecuali jika hari libur, maka pengiriman barang jadi kegudang ditunda untuk pengirimannya dan di letakkan pada gudang sementara yang berlokasi sama pada ruang produksi, setiap pengiriman barang kegudang, jumlah dan kuaalitas sudah dicek terlebih dahulu dan telah melewati uji kadar yang dilakukan oleh bagian laboratorium dan telah di ketahui oleh sinder pengolahan atau asisten pengolahan.setelah barang disimpan kegudang bagian gudang membuat persediaan barang. Berikut ini merupakan aliran aktivitas penerimaan barang digudang. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI tidak ya Gambar 3: Aliran Aktivitas penerimaan barang kegudang Sumber: Pedoman Sistem Manajemen Terpadu PTPN VII Menerima Barang dan jasa Memverifikasikan Barang danatau jasa Mengeluarkan barang gudang Melaporkan persediaan barang Mengajukan permintaan pengeluaran barang Menyimpan barang gudang Membuat bukti penerimaan barang danatau jasa Menolakmengembalikan Barang Sesuai ? d. Fungsi Akuntansi Dalam proses ini kegiatan yang dilakukan adalah memposting semua jurnal transaksi yang telah disetujui oleh kepala bagian AkuntansiGeneral ManagerManajer unit. Dalam proses ini kegiatan yang dilakukan adalah membuat jurnal untuk transaksi yang belum diketahui ataupun dikoreksi atas jurnal yang sudah diposting setelah neraca percobaan ditutup pada akhir bulanjurnal penyesuaian membuat jurnal penutup dan jurnal balik atas rekening labarugi pada akhir taun serta membuat jurnal audit setelah dilakukan pemeriksaan oleh auditor eksternal. Yang bertanggung jawab dan melakukan postingan jurnal transaksi yaitu asisten kepalaasisten AKU Akuntansi Keuangan dan Umum, kepala bidang AKUAkuntansi Keuangan dan Umum serta kepala urusan akuntansi keuangan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam aliran aktivitas dibawah ini. Gambar 4: Aliran Aktivitas Akuntansi Sumber: Pedoman Sistem Manajemen Terpadu PTPN VII Tidak ya Melakukan jurnal penyesuaian Melakukan posting jurnal Penyesuaian Apakah setuju dengan akun jurnal yang dibuat ? ya Tidak Melakukan jurnal transaksi Melakukan posting jurnal transaksi Apakah setuju dengan akun jurnal yang dibuat ? 2. Pemisahan Fungsi PT. Perkebunan NusantaraVII Unit Usaha Padang Pelawi memiliki pemisahan fungsi yang berkaitan dengan pengendalian produksi, antara lain fungsi penerimaan bokar, fungsi produksi, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Prmisahan fungsi tertera dalam job desk masing- masing orang yang berwenang yaitu: a. Petugas Penimbang Crape Tanggung jawab petugas penimbang crape: 1. Bertanggung jawab kepada Mandor Pengolahan Basah untuk terlaksananya proses pengolahan basah terutama sesuai dengan ketentuan. 2. Bertanggung jawab terhadap kebersihan lingkungan kerjanya. 3. Menjaga aset materi dan sumber daya manusia di bagian pengolahan serta meningkatkan produktivitas pekerjaannya. b. Sinder Pengolahan Sinder pengolahan bertanggung jawab atas: 1. Jumlah dan mutu produksi bokar masuk, LG. Basah dan LG. Kering. 2. Menyediakan biaya pengolahan, serta menyediakan data administrasi pengolahan yang lengkap dan akurat. 3. Menjaga aset materi an sumber daya manusia di bidang pengolahan serta meningkatkan produktivitas pekerja bawahannya, dan 4. Menciptakan hubingan yang baik dalam lingkup pekerja maupun dengan pihak luar yang terkait dengan kegiatan bidang pengolahan. c. Mandor Penerimaan Bokar Mandor penerimaan bokar bertanggung jawab untuk : 1. Terlaksananya kegiatan penerimaan bokar di pabrik sesuai ketentuan. 2. Mengawasi proses penerimaan bokar dalam kuantitas maupun kualitas mutu. 3. Menyediakan data penerimaan bokar yang lengkap dan akurat. 4. Melakukan penjagaan aset materi dan sumber daya manusia di bagian penerimaan bokar serta meningkatkan produktivitas pekerja bawahannya. 5. Menciptakan hubungan baik dalam lingkungan pekerja maupun dengan pihak-pihak terkait dengan penerimaan bokar. d. Operator Timbang Operator Timbang memiliki tanggung jawab untuk : 1. Melaksanakan kegiatan penerimaan bokar di pabrik sesuai degan ketentuan 2. Mengawasi proses penerimaan bokar dalam kuantitas maupun kualitas mutu dan menyediaan data penerimaan bokar yang lengkap dan akurat. 3. Menjaga aset materi dan sumber daya manusia di bagian penerimaan bokar serta meningkatkan produktivitas pekerjanya. 4. Menciptakan hubungan yang baik dalam lingkup pekerja maupun dengan pihak-pihak luar terkait dengan penerimaan bokar. e. Krani Produksi Krani produksi atau pengolahan bertanggungjawab kepada sinder pengolahan atas: 1. Kelancaran kegiatan administrasi pengolahan. 2. Melakukan penyimpanan data-data pengolahan dengan baik serta menyediakan data-data yang terkait dengan pengolahan dengan lengkap. f. Krani Kepala Gudang Krani kepala Gudang produksi bertanggungjawab kepada kepala TUK Tata Usaha dan Kelola untuk: 1. Mempertanggungjawabkan atas datalaporan penerimaan dan pengeluaran produksi. 2. Melakukan perhitugan jumlah stok produksi yang ada dalam gudang produksi. g. Petugas P2K3 Pejabat Pengadaan Kadar Karet Kering PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Petugas P2K3 memiliki tanggung jawab untuk: 1. Terlaksananya kegiatan analiis mutu produk di pabrik sesuai norma. 2. Mengawasi mutu produk sesuai dengan spesifikasi mutu. 3. Bertanggung jawab untuk biaya operasional laboratorium dan menyediakan data administrasi laboratorium yang lengkap dan akurat. 4. Penjagaan aset materi dan sumber daya manusia bagian laboratorium. 5. Peningkatan produktivitas pekerjaan serta menciptakan hubungan yang baik dalam lingkup pekerja maupun dengan pihak-pihak luar terkait dengan kegiatan laboratorium. h. Petugas Penerimaan Bokar Petugas penerima bokar bertanggungjawab kepada mandor penerimaan untuk: 1. Terlaksananya kegiatan penerimaan bokar di pabrik sesuai dengan ketentuan. 2. Mengawasi proses penerimaan bokar dalam kualitas maupun kuantitas mutu. 3. Menyediakan data penerimaan bokar yang lengkap dan akurat. 4. Menjaga aset materi dan sumber daya manusia dibagian penerimaan bokar serta peningkatan produktivitas pekerjanya. 3. Dokumen yang Terkait PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Ada beberapa dokumen yang terkait dalam pengendalian intern proses produksi, yaitu berita acara penerimaan bokar, dokumen formulir monitoring produksi pengolahan harian, serta juga formulir pengiriman barang kegudang. Berita acara penerimaan bokar digunakan untuk mengetahui bahwa telah dilakukannya penerimaan bokar pihak ke III yang didukung oleh beberapa dokumen seperti informasi mengenai kadar karet kering,formulir surat timbang dan formulir surat pengiriman bokar pihak III. Dalam laporan berita acara dokumen dibuat oleh petugas penerimaan bokar dengan diketahui oleh Asisten Pengolahan serta disetujui oleh manajer unit. Berita acara di priksa oleh manager unit dengan di lampiri dokumen pendukung diatas. Dokumen yang kedua yaitu formulir monitoring produksi harian. Dokumen ini menjelaskan jumlah bokar yang diterima dari perkebunan perusahaan maupun dari petani untuk diolah pada hari itu juga,dokumen dibuat sebanyak dua rangkap dimana rangkap pertama diserahkan oleh manager unit, dan yang satunya dijadikan arsip di kantor produksi. Pada dokumen ini yang berhak memberikan otorisasi yaitu sinder pengolahan atau asisten pengolahan dan di ketahui oleh manager unit. Dokumen yang ketiga yaitu formulir produksi selesai dokumen ini menjelaskan kegiatan produksi, mulai dari bahan baku yang masuk ke pabrik, realisasi hasil olah mulai dari sift I-III, hambatan yang di PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI alami dalam proses pengolahan pada hari ini serta jumlah pemakaian bahan dalam proses produksi pada hari intu. Dokumen dibuat menjadi rangkap dua, dimana dokumen rangkap pertama diserahkan ke pada manager unit untuk periksa dan dokumen kedua diasrispkan oleh bagian administrasi pabrik. Dalam dokumen ini pihak yang mengotorisasi yaitu sinder pengolahan atau asisten pengolahan dan juga manager unit. Dokumen yang keempat yaitu formulir pengiriman barang jadi kegudang. Dokumen ini menjelaskan jumlah barang jadi yang akan di kirim ke gudang persediaan, dalam dokumen ini yang memberikan otorisasi yaitu sinder pengolahan atau asisten pengolahan, krani produksi dan krani kepala gudang. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 63

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Data

Penelitian ini meneliti tentang penerapan sistem pengendalian intern pada PT. Perkebunan Nusantara VII pada bulan Januari- April 2015. Data yang digunakan adalah data primer, dimana data langsung diperoleh pada saat dilakukannya penelitian. Data-data yang digunakan untuk penelitian ini yaitu semua fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem produksi, tabel pemeriksaan penerapan sistem pengendalian intern pada perusahaan, serta daftar pemeriksaan dokumen untuk melakukan perhitungan efektifitas sistem pengendalian intern.

B. Analisis Data

Data yang diperoleh pada saat penelitian dapat digunakan dalam melakukan analisis terhadap:

1. Evaluasi penerapan 5 komponen COSO Commite Of Sponsoring Organization

Penilaian apakah sistem pengendalian yang sudah diterapkan PT. Perkebunan Nusantara VII sudah sesuai dengan 5 komponen pengendalian COSO Committe of Sponsoring Organization, dapat dilakukan dengan cara membandingkan 5 komponen tersebut dengan pengendalian intern yang diterapkan pada PT. Perkebunan Nusantara VII. Berikut ini hasil perbandingan ke 5 komponen COSO Committe of Sponsoring Organization : PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 4. Perbandingan Teori unsur-unsur pengendalian intern dengan yang terjadi KOMPONEN TEORI PENERAPAN di PTPN VII SESUAI TIDAK SESUAI KETERANGAN Lingkungan Pengendalian Faktor kinci yang harus di perhatikan pada komponen lingkungan pengendalian : a. Integritas dan nilai-nilai etika Manajemen menunjukan suatu komitmen terhadap integritas dan nilai etika melalui perkataan dan perbuatan serta manajemen mengomunikasikan kepada semua karyawan baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik prilaku bahwa setiap karyawan memiliki tanggung jawab atas semua yang terjadi pada perusahaan Yang terjadi pada PTPN VII yaitu manajemen telah mengomunikasikan kepada semua karyawan akan tanggung jawab yang harus di terapkan pada setiap karyawannya, tetapi masih saja ada karyawan yang belum sepenuhnya melakukan tanggung jawabnya dengan baik Tidak sesuai Masih ditemukan dokumen yang tidak di tadatangani oleh pihak yang mempunyai wewenang 4. Perbandingan Teori unsur-unsur pengendalian intern dengan yang terjadi Tabel 1. Perbandingan antara lima komponen menurut teori COSO Committe of Sponsoring Organizationdengan kejadian yang terjadi di PTPN VII Unit Usaha Padang Pelawi. Sumber: Hasil wawancara dan observasi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI KOMPONEN TEORI PENERAPAN di PTPN VII SESUAI TIDAK SESUAI KETERANGAN b. Komitmen akan kompetensi. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi agar dapat melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif Dalam penerimaan karyawaan baru pada PTPN VII, perusahaan selalu mempertimbangkan tentang pengetahuan, keterampilan yang diperlukan agar dapat melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif Sesuai c. Dewan komisaris dan komite audit. Dewan komisaris dan komite audit memiliki peran dalam pengawasan aktivitas yang dilakukan oleh pihak manajemen. PTPN VII memiliki dewan komisaris dan komite audit untuk melakukan pengawasan terhadap aktivitas manajemen dan melakukan pemeriksaan terhadap kekeliruan pelapuran keuangan dan meningkatkan independensi auditor eksternal. Sesuai Sumber: Hasil wawancara dan observasi Tabel 1. Perbandingan antaralima komponen menurut teori COSO Committe of Sponsoring Organizationdengan kejadian yang terjadi di PTPN VII Unit Usaha Padang Pelawi.lanjutan Sumber: Hasil wawancara dan observasi PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI KOMPONEN TEORI PENERAPAN di PTPN VII SESUAI TIDAK SESUAI KETERANGAN d. Filsafah manajemen dan gaya operasinya. perusahaan harus memiliki falsafah manajemen dan gaya operasinya sendiri yang akan memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. PTPN VII memiliki karakteristik yang khas dari budaya organisasi yaitu The Spirit of Change “ProMOSI” tercermin dalam sikap mental dari organisasi dengan mengimplementasikan nilai- nilai produktivitas, mutu, organisasi servis dan inovasi. Sesuai e. Struktur Organisasi Setiap perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas serta harus secara akurat merefleksikan garis wewenang dan hubungan pelaporan Pada PTPN VII telah dibuat srtuktur organisasi untuk memperjelas garis wewenang pada setiap tingkatannya Sesuai f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Penetapan wewenang dan tanggung jawab perpanjangan suatu struktur organisasi Karyawan PTPN VIII mengetahui dan memahami sebatas mana wewenang yang dimiliki dan mempertanggung jawabkan akan wewenang yang diterimanya Sesuai Sumber: Hasil wawancara dan observasi Tabel 1. Perbandingan antaralima komponen menurut teori COSO Committe of Sponsoring Organizationdengan kejadian yang terjadi di PTPN VII Unit Usaha Padang Pelawi.lanjutan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI KOMPONEN TEORI PENERAPAN di PTPN VII SESUAITI DAK SESUAI KETERANGAN g. Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia. Kebijakan yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan. Praktik tersebut mencakup kebijakan perekrutan dan proses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik akan orientasi personil baru. Perusahaan telah melakukan praktik sehat mengenai sumberdaya manusianya seperti pada proses penerimaan karyawan baru dan melakukan pendisiplinan atas pelanggaran serta melakukan evaluasi kepada kerja karyawan serta adanya promosi berdasarkan kinerja yang lalu. Sesuai Perhitungan resiko Perhitungan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko suatu perusahaan berkenaan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar Manajemen PTPN VII telah melakukan identifikasi serta menganalisis laporan keuangan yang dituangkan dalam RKAP dan RKA untuk menggelola risiko yang dihadapi. Sesuai Informasi dan komunikasi Dalam informasi dan komunikasi yang di perhatikan yaitu: a. Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang mencakup sistem akuntansi terdiri dari metoda dan catatan- catatan yang digunakan. Pada perusahaan PTPN VII metode yang digunakan dalam pemanfaatan bahan baku dengan metode FIFO First In first Out bahwa bahan baku yang masuk pertama itu yang digunakan dalam produksi. Sesuai Tabel 1. Perbandingan antaralima komponen menurut teori COSO Committe of Sponsoring Organizationdengan kejadian yang terjadi di PTPN VII Unit Usaha Padang Pelawi.lanjutan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI KOMPONEN TEORI PENERAPAN di PTPN VII SESUAITI DAK SESUAI KETERANGAN b. Melakukan identifikasi dan melakukan pencatatan terkait transaksi-transaksi yang terjadi pada periode berjalan transaksi dicatat sesuai dengan kejadian yang terjadi pada hari itu Sesuai c. Melakukan penggolongan transaksi dan menganalisisnya serta melaporkan pertanggung jawaban atas aktiva dan kewajiban yang bersangkutan Setelah melakukan pencatatan semua transaksi maka dibuatlah laporan harian untuk dilaporkan kepada pihak manajer unit usaha Sesuai d. Dalam komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggungjawab individu berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan Dalam penyampaian laporan keuangan dibuat oleh pihak akuntansi setelah memperoleh informasi berupa dokumen atau catatan dalam pelaksanan produksi Sesuai Sumber: Hasil wawancara dan observasi Tabel 1. Perbandingan antaralima komponen menurut teori COSO Committe of Sponsoring Organizationdengan kejadian yang terjadi di PTPN VII Unit Usaha Padang Pelawi.lanjutan PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI