Pengertian Sekretaris Peranan Dan Tugas Sekretaris

19

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah kata yang berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang berarti rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary , berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain. Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary The Liang Gie, 2000. Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya The Liang Gie,2000. Berdasarkan uraian di atas, bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinanatasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaanorganisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris. Universitas Sumatera Utara

3.2 Peranan Dan Tugas Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut : 1. Peranan sekretaris terhadap atasan a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan pimpinan a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan rule of the place. b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya. Universitas Sumatera Utara Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu: 1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis. 2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan. 3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan. 4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya. Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah human relations. Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor. Saiman, 2002:40. Sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya : 1. Menurut wewenangnya. a. Tugas rutin. Universitas Sumatera Utara Meliputi : pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. b. Tugas instruksi. Meliputi : penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, c. Tugas kreatif. Meliputi : pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan. 2. Menurut jenis tugasnya. a. Tugas administrasi perkantoran. Meliputi : surat menyurat, pembuatan laporan, filling. b. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. c. Tugas social. Meliputi : mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsijamuan.acara resmi kantor. d. Tugas insidentil. Meliputi : mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Universitas Sumatera Utara

3.3 Pengertian Kecerdasan Emosional