2.4 Job Description Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
Bagian Tata Usaha
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian. 2.
Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan. 3.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan kerumahtanggaan perlengkapan kepegawaian keuangan
dan kearsipan. 5.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. 6.
Melaksanakan administrasi pendidikan penelitian dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
fakultas. 11.
Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan laporan fakultas.
Universitas Sumatera Utara
Sub Bagian Akademik
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian. 2.
Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat.
3. Melakuka n administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas. 8.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan bagian.
Sub Bagian Umum dan Keuangan
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian. 2.
Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. 4.
Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban
keuangan.
Universitas Sumatera Utara
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan
borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. 8.
Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. 9.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 10.
Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
Sub Bagian Kepegawaian
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. 2.
Menyusun konsep juklakjuknis di bidang kepegawaian. 3.
Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4.
Melaksanakan urusan mutasi pegawai. 5.
Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. 6.
Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap tidak
tetapemiritus, izin dan cuti. 7.
Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. 8.
Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. 9.
Memproses pelanggaran disiplin pegawai. 10.
Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian.
Universitas Sumatera Utara
2. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
3. Melakuka n administrasi kemahasiswaan.
4. Melakukan urusan pemberian izin rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
10. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
11. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Sub Bagian Perlengkapan
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT bagian. 2.
Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. 3.
Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
6. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
Sub Bagian Perpustakaan Ruang Baca
1. Controller
1.1 Inventaris Ruang Baca Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
Universitas Sumatera Utara
1.2 Kinerja Pegawai Staf Administrasi Ruang Baca.
1.3 Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.
1.4 Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas
perpustakaanruang baca. 2.
Laporan 2.1
Sesuai usul mahasiswa staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku- buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisansurat sebagai proses pendukung proses
belajar. 2.2
Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. 2.3
Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaanruang baca tidak sesuai dengan peraturan
yang ditetapkan Dekanat.
2.5 Job Description Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
Ketua Departemen Manajemen : Dr.Isfenti Sadalia, SE, ME
Seketaris Manajemen S1 Manajemen : Dra. Marhayanie, Msi
Ketua Program Studi Dept.Manajemen : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Staff Administrasi
: Melvina Sari : Ok. Rafii
Adapun job description pegawai yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi meliputi :
1. Menyimpan Arsip Nilai
Universitas Sumatera Utara
Pegawai bertanggung jawab menyimpan arsip nilai setiap mahasiswa Departemen Manajemen didalam lemari arsip yang telah tersedia sesuai dengan stambuknya.
2. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
Pegawai setiap akhir semester bertanggung jawab untuk memindahkan nilai-nilai mahasiswa kedalam kartu evaluasi dan mahasiswa diwajibkan menyerahkan fotocopy
KHS kepada pegawai sebagai bukti arsip. 3.
Menghitung Indeks Prestasi Mahasiswa persemester ke dalam kertu evaluasi. Pegawai diharapkan untuk menghitung setiap indeks prestasi mahasiswa setiap stambuk
persemester kedalam kartu evaluasi untuk dapat mempermudah mengetahui data mahasiswa yang lebih akurat.
4. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan semester wajib, meja hijau dan skripsi dapat menyerahkan bukti kepada pegawai untuk dikoreksi dan hasil koreksi tersebut
mahasiswa dapat menyerahkan ke bagian Akademik untuk diproses. 5.
Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan Akademik Departemen Manajemen.
Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak. Pegawai bertanggung jawab menjaga kerahasian dan keamanan surat-surat penting baik itu surat masuk
ataupun yang dikeluarkan kantor departemen Manajemen agar disimpan dan disusun ditempat yang aman.
6. Membuat surat undangan seminar proposal.
Universitas Sumatera Utara
Mahasiswa yang akan mengikuti seminar dapat melapor kepada pegawai untuk diperiksa kelengkapan data-data apakah mahasiswa tersebut dapat memperoleh surat undangan
seminar. 7.
Menyiapkan ruangan seminar dan menyediakan perlengkapan infokus. Pegawai diharuskan menata dengan baik ruangan yang akan dipakai untuk seminar
mahasiswa dan perlengkapan yang diperlukan seperti infokus sudah diperiksa dalam kondisi baik.
8. Memasukkan judul skr ipsi ke dalam database skripsi Manajemen.
Mahasiswa yang telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing atas judul skripsi yang dibuat bertanggung jawab melaporkan bukti pengesahan yang sah kepada pegawai
bagian Manajemen. 9.
Menerima memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikut i dan meja hijau
comprehenship Departemen Manajemen.
Mahasiswa yang akan mengikuti meja hijau dapat menyerahkan data-data nya yang jelas dan lengkap sesuai syarat yang diajukan oleh pihak departemen Manajemen agar
dapat diperiksa oleh pegawai apakah dapat diberi izin untuk mengikuti meja hijau. 10.
Menyiapkan berkas ujian Meja Hijau comprehenship.
Setelah data-data yang diserahkan telah jelas dan lengkap sesuai dengan syarat yang diajukan untuk mendapat izin mengikuti Meja Hijau, pegawai akan menyiapkan
berkas ujian Meja Hijau kepada mahasiswa yang telah menyerahkan data tersebut. 11.
Mengawas ujian semester 6 bulan sekali.
Universitas Sumatera Utara
Para pegawai bagian Manajemen mempunyai tugas yang diberikan oleh pihak Fakultas Ekonomi USU untuk bersedia mengawas mahasiswa yang akan
melaksanakan Ujian, baik itu Ujian Tengah Semester maupun Ujian Akhir Semester. 12.
Membuat laporan evaluasi diri LED Departemen Manajemen setiap semester. Pegawai diharapkan dapat membuat laporan evaluasi diri setiap mahasiswa bagian
departemen Manajemen. 13.
Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. Tugas pegawai membuat surat keluar yang dikeluarkan departemen manajemen setiap
semester dan melaporkanya ke bagian Sekretaris Dekan. 14.
Membuat form pengesahan seminar proposal. Mahasiswa dapat meminta kepada pegawai yang bertanggung jawab membuat form
pengesahan seminar proposal untuk sebagai bukti telah mengikuti seminar. 15.
Memasukkan judul skr ipsi ke dalam buku daftar judul. Mahasiswa mahasiswa yang telah mendapat persetujuan atas judul yang telah dibuat,
pegawai dapat memindahkan data tersebut kedalam buku daftar judul dan untuk memastikan judul tersebut tidak ada kesamaan dengan judul-judul mahasiswa lain,
pegawai mencek ulang judul tersebut. 16.
Menempel nomor urut skripsi. Skripsi mahasiswa yang telah diserahkan kepada pihak departemen Manajemen, pegawai
akan menempelkan nomor urut skripsi sesuai dengan urutanya. 17.
Menstempel skripsi yang telah selesai ditanda tangani oleh ketua jurusan. Mahasiswa harus melaporkan skripsi yang mana telah ditantanda tangani kepada
pegawai untuk kemudian skripsi tersebut akan distempel.
Universitas Sumatera Utara
18. Membersihkan dan merapikan lemari ketua jurusan.
Pegawai bertanggung jawab membersihkan dan merapikan ruangan arsiparis ketua jurusan departemen Manajemen.
19. Menyusun buku-buku dan tugas-tugas mahasiswa kedalam lemari.
Data-data penting mahasiswa seperti buku-buku dan tugas-tugas, pegawai dapat menyusunnya kedalam lemari dan jika sewaktu-waktu mahasiswa tersebut membutuhkan
data tersebut pegawai dapat dengan mudah menyerahkanya kembali kepada mahasiswa yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Pengertian Sistem
Kategori