yang digunakan dalam sistem penggajian karena dokumen-dokumen tersebut sangat diperlukan dalam melaksanakan prosedur penggajian. Dokumen- dokumen
penting dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Laporan absensi atau buku harian
Buku harian ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir setiap pegawai instansi yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji
pegawai. Buku daftar hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa yang diisi dengan manual tanda tangan lansung .
b. Daftar surat keterangan gaji
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji PPh 21,
iuran, dll .
c. Amplop gaji
Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai, nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam
jumlah tetentu.
d. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen yang secara umum digunakan dalam sistem
penggajian, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Dokumen pendukung perubahan gaji: dokumen-dokumen ini umumnya
digunakan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain; 2.
Kartu jam hadir: dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan;
3. Kartu jam kerja: dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu;
4. Daftar gaji : dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan
dikurangi potongan-potongan; 5.
Rekap daftar gaji: dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji;
6. Surat pernyataan gaji: dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji
atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji; 7.
Amplop gaji: uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji;
8. Bukti kas keluar: dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji;
Sistem penggajian yang baik adalah sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana setiap prosedur memiliki fungsi
masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian yang berbeda di dalam
Universitas Sumatera Utara
perusahaan. Menurut Ali 2000:325 arti dari prosedur adalah sebagai berikut: “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”. Pada
fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pembuatan Data
