Proses Rekruitmen Pegawai Tinjauan Pustaka

commit to user Hal ini harus diketahui dan dimengerti oleh setiap pegawai, terlebih- lebih pada pegawai yang baru diterima bekerja dalam perusahaan. Dengan demikian para pegawai memahami dengan seksama bila seseorang pegawai secara obyektif dapat dipromosikan. Manullang, 1976:45-46.

6. Proses Rekruitmen Pegawai

Proses rekruitmen pegawai dilaksanakan dalam suatu perusahaan atau organisasi karena kemungkinan adanya lowongan vacancy. Menurut Rendell S. Schuler dan Susan E. Jackson yang merupakan bagian dari rekruitmen adalah : 1 Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan dalam hal jenis pekerjaan Job title dan level dalam perusahaan. 2 Terus berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar tenaga kerja. 3 Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif. 4 Menyusun progam rekrutmen yang sistematis dan terpadu yang berhubungan dengan kegiatan sumber daya manusia lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan. 5 Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot atau memenuhi syarat. 6 Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekruitmennya. 7 Melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun yang ditolak, guna mengevaluasi efektif tidaknya rekruitmen yang dilakukan. Menurut Rendell S. Schuler dan Susan E. Jackson 1997:227-228 tujuan rekruitmen yaitu menyediakan suatu pool calon karyawan yang memenuhi syarat bagi perusahaan. Selain itu tujuan rekruitmen yang spesifik antara lain : a. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan. commit to user b. Untuk menentukan kebutuhan rekruitmen perusahaan di masa sekarang dan masa datang berkaitan dengan perubahan besar dalam perusahaan, perencanaan sumber daya manusia, pekerjaan desain dan analisa jabatan. c. Untuk meningkatkan pool karyawan yang memenuhi syarat seefisien mungkin. d. Untuk mendukung inisiatif perusahaan dalam mengelola tenaga kerja yang beragam. e. Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi calon karyawan yang sudah jelas tidak memenuhi syarat atau yang terlalu tinggi kualifikasinya. f. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja. g. Untuk mengkoordinasi upaya rekruitmen dengan progam seleksi dan pelatihan. h. Untuk mengevaluasi efektif tidaknya berbagai teknik dan lokasi rekrutmen bagi semua jenis pelamar kerja. i. Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan terhadap progam- progam tindakan afirmatif dan pertimbangan hukum dan sosial lain menurut komposisi tenaga kerja. Setiap perekrutan pegawai dalam suatu perusahaan, pasti berusaha untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat untuk mengisi lowongan yang tersedia. Maka harus diadakan suatu proses seleksi yang seefektif mungkin. commit to user Proses penarikan sumber daya manusia menurut T. Hani Handoko, 2001:70 dapat digambarkan seperti gambar 1.1 Gambar 1.1 Bagan Proses Penarikan Uraian mengenai proses penarikan sumber daya manusia menurut T. Hani Handoko, 2001:70 sebagai berikut : 1. Perencanaan Sumber Daya Perencanaan dapat di ibaratkan sebagai inti manajemen, karena perencanaan membantu untuk mengurangi ketidakpastian di waktu yang akan datang, dan oleh karena itu memungkinkan para pengambil keputusan untuk mengunakan sumberdaya-sumberdaya mereka yang terbatas secara paling efisien dan efektif. Perencanaan sumber daya manusia human resources planning adalah esensial bagi penarikan, seleksi, latihan dan pengembangan, dan kegiatan-kegiatan personalia lainnya dalam organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang di lakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu Perencanaan Sumber Daya Manusia Permintaan- permintaan khusus dari para manajer Lowongan Pekerjaan yang tersedia Analisis Informasi Jabatan Pendapat Manajer Persyaratan- persyaratan Jabatan Metode- metode Penarikan Pelamar- pelamar yang memuaskan commit to user yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang di timbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Organisasi harus mengidentifikasikan baik kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek maupun jangka panjang melalui perencanaan. Rencana-rencana jangka pendek menunjukkan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus di penuhi selama satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua, lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun yang akan datang. Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk : a. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia. b. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang secara efisien. c. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis. d. Mengembangkan Informasi dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya. e. Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses. f. Mengkoordinasikan program-program manajemen personalia yang berbeda-berbeda, seperti rencana-rencana penarikan dan seleksi. 2. Permintaan-permintaan khusus dari manejer Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah “pusat” kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan karyawan di waktu yang akan datang, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber-sumber suplainya. Perencanaan sumber daya manusia sering hanya di artikan sebagai kegiatan penentuan jumlah kuantitas dan jenis kualitas karyawan yang di perlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal. commit to user Penyebab timbulnya permintaan : a. Lingkungan eksternal meliputi : 1 Ekonomi 2 Sosial-politik hukum 3 Teknologi 4 Persaingan b. Keputusan-Keputusan Organisasional 1 Rencana strategik 2 Anggaran 3 Forecast penjualan dan produksi 4 Perluasan usaha 5 Desain organisasi dan pekerjaan c. Persediaan karyawan 1 Pensiun 2 Permohonan Berhenti 3 Kematian 3. Lowongan pekerjaan yang tersedia Setelah melakukan perencanaan sumber daya manusia dan banyaknya penyebab timbulnya permintaan dari para manajer, pasti di dalam perusahaan terdapat lowongan pekerjaan yang mesti harus secepat mungkin diisi. Alasan berbagai lowongan yang terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan, antara lain : a. Berdirinya organisasi baru b. Terciptanya pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru c. Adanya perluasan kegiatan organisasi d. Adanya pekerja yang meninggal dunia e. Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain commit to user f. Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun g. Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat 4. Analisis Informasi Jabatan Pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan dan persyaratan- persyaratan harus di kumpulkan melalui analisis pekerjaan. Analisis jabatan secara sistematik mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. Informasi pekerjaan yang di kumpulkan melalui analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam departemen personalia, karena mensuplai data minimum untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan personalia. Kegunaan Analisis informasi jabatan : a. Untuk menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi. b. Untuk mengevaluasi bagaimana tantangan-tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan-pekerjaan Individual. c. Untuk menghapus persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan personalia. d. Untuk merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya. e. Untuk memadukan lamaran-lamaran dan lowongan-lowongan pekerjaan. f. Untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi karyawan baru dan lama. g. Untuk mengembangkan rencana-rencana pengembangan karyawan potensial. h. Untuk menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik. i. Untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilan mereka secara efektif. j. Untuk membantu revisi struktur organisasi. commit to user k. Untuk memperkenalkan para karyawan baru dengan pekerjaan- pekerjaan mereka. l. Untuk memperbaiki aliran kerja. m. Untuk memberikan data sebagai fungsi saluran-saluran komunikasi. n. Untuk menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi. Pengumpulan Analisis Informasi Jabatan : Analisis pekerjaan mengumpulkan informasi tentang berbagai karakteristik pekerjaan dan pemegang jabatan.Tahap-tahap Analisis pekerjaan : a. Tahap I Persiapan Analisis Pekerjaan Ada dua kegiatan pokok tahap ini, yaitu identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Analisis mengidentifikasikan setiap pekerjaan yang berbeda dalam organisasi sebelum informasi pekerjaan di kumpulkan. Dalam organisasi-organisasi kecil hanya ada sedikit jenis pekerjaan. Tetapi dalam perusahaan-perusahaan besar, analisis perlu menyusun daftar pekerjaan atas dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, atau diskusi dengan para karyawan. Setelah identifikasi pekerjaan dilakukan, tahap paling penting dalam persiapan adalah pemutusan tentang informasi yang harus di peroleh agar hasilnya berguna. Untuk mencapai maksud tersebut, analisis mengembangkan dan menyusun daftar pertanyaan disebut skedul analisis pekerjaan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut biasanya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, karakteristik-karakteristik dan kondisi pekerjaan, serta standar-standar prestasi kerja. commit to user b. Tahap II pengumpulan data Langkah selanjutnya setelah analisis pekerjaan adalah menentukan prosedur perolehan data yang di perlukan. Ada lima teknik dasar yang bisa di gunakan untuk mengumpulkan data : 1 Observasi Metode ini merupakan pendekatan dengan melakukan pengamatan visual secara langsung terhadap para karyawan selama mereka melaksanakan tugas-tugasnya. Kelemahan metode observasi adalah lambat, mahal, dan kurang akurat. Kebaikannya adalah memungkinkan para analisis mendapat informasi tangan pertama, sehingga membatasi distarsi data. Observasi memungkinkan untuk mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang di gunakan secara nyata. 2 Wawancara Wawancara tatap muka merupakan suatu cara efektiif untuk mengumpulkan informasi suatu pekerjaan. Prosedur wawancara juga mempunyai kemampuan untuk membuktikan ketepatan informasi yang diterima dengan peralatan-peralatan lain. 3 Daftar pertanyaan kuesioner Pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat dipelajari secara bersamaan dan dengan biaya yang relatif murah. Kelemahannya adalah akurasi karena kesalahan mengartikan pertanyaan, tanggapan kurang lengkap dan daftar pertanyaan yang tidak di kembalikan. Oleh karena itu, daftar pertanyaan harus di rancang sedemikian rupa agar mudah dijawab. commit to user 4 Logs Prosedur ini mirip dengan teknik kuesioner, dimana individu yang memegang posisi di minta untuk memberikan informasi. Perbedaanya bahwa log terdiri dari catatan yang disimpan karyawan pelaksana tugas-tugas. Kelemahannya antara lain tidak menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja, peralatan yang di gunakan dan karyawan mungkin menolak karena perlu mengeluarkan upaya cukup besar untuk selalu mencatat kegiatannya-kegiatannya. 5 Kombinasi Kombinasi terbaik adalah observasi dan wawancara, karena memberikan serangkaian data pekerjaan yang paling akurat dan lengkap. Pilihan kombinasi yang tersedia tergantung pada tipe pekerjaan yang di analisis. c. Tahap III penyempurnaan data Setelah data terkumpul, maka langkah selanjutnya adalah memisah-misahkan data yang berguna dan yang tidak dapat dipakai, menyaring data yang relevan dan tidak relevan, dan kemudian mereview informasi yang telah terkumpul bersama dengan orang-orang atau personalia yang bersangkutan dengan pekerjaan. Data yang di sempurnakan ini menjadi informasi yang siap di gunakan dalam berbagai bentuk. Penggunaan Analisis Informasi Jabatan Melalui tahap persiapan dan pengumpulan pada analisis pekerjaan, departemen personalia memperoleh informasi tentang pekerjaan-pekerjaan. Informasi ini di kompilasikan menjadi berbagai bentuk yang berguna seperti deskripsi pekerjaan,spesifikasi pekerjaan dan standar-standar pekerjaan. commit to user Bentuk Analisis Informasi jabatan merupakan sistem informasi sumber daya manusia minimum. 5. Pendapat manajer Para manajer perlu mengetahui karakteristik-karakteristik, standar- standar dan kemampuan manusia yang di perlukan setiap pekerjaan. Para manajer mengharapkan pengisian lowongan pekerjaan yang tersedia secepat mungkin dapat diisi karena suatu perusahaan yang melakukan kegiatan operasional memerlukan tenaga kerja atau pegawai yang baik, berwawasan luas, terampil, berpengalaman, berkualitas serta dapat melaksanakan pekerjaan yang di bebankan untuk dapat menunjang keberhasilan dan kemajuan perusahaan. 6. Persyaratan-persyaratan Jabatan Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala penarikan. Sebagai contoh, untuk menarik tenaga-tenaga terampil adalah lebih sulit dari pada tenaga-tenaga tidak terampil. Departemen personalia perlu mempelajari permintaan-permintaan jabatan dari analisis informasi jabatan dan komentar para manajer. Pengetahuan akan persyaratan-persyaratan jabatan memungkinkan bagian personalia untuk memilih cara terbaik dalam program penarikan dengan batasan- batasan yang ada. 7. Metode-metode penarikan a. Seleksi persyaratan administrasi Tahap pertama yang dilakukan adalah mengadakan pemeriksaan persyaratan administratif yang harus dipenuhi para pelamar untuk mengetahui lengkap tidaknya persyaratan tersebut. Seleksi administrasi meliputi : 1 Pengisian formulir yang disediakan perusahaan. 2 Persyaratan lampiran surat lamaran. commit to user 3 Persyaratan finansial lainnya jika diperlukan daftar riwayat hidup, foto copy ijasah, foto copy kartu tanda penduduk, foto copy sertifikat pelatihankursus, dll. b. Formulir lamaran Pengisian formulir lamaran ini dimaksudkan agar memperoleh data atau informasi dari pelamar. Biasanya selain data pribadi, pertanyaan yang dimunculkan adalah tentang jabatan yang pernah dipegang sejak lepas dari sekolah, pernah bekerja di perusahaan lain dan referensi lainnya. Dengan memperoleh data dari formulir lamaran yang telah diisi, pihak perusahaan akan lebih mudah untuk menganalisa tentang karyawan yang bekerja di perusahaan. c. Seleksi pengetahuan umum Seleksi pengetahuan umum biasanya dilakukan secara tertulis mengingat yang diberikan cukup banyak dan memerlukan pemikiran yang matang. Seleksi pengetahuan umum meliputi : 1 Pengetahuan umum yang berhubungan dengan ruang lingkup perusahaan. 2 Pengetahuan umum yang berhubungan dengan sistem ketenagakerjaan. d. Referensi Menurut Edwin B. Flippo 1991:165 maksud dari pemeriksaan referensi surat keterangan adalah untuk memperoleh informasi tentang perilaku pelamar pada masa lampau dan untuk memeriksa ketelitian informasi yang di berikan pada formulir lamaran. Menurut Drs. Heidjrachman Ranupandojo dan Dr. Suad commit to user Husnan, M.B.A 1980:40-41. Pada umumnya referensi yang dipergunakan adalah: 1 Referensi tentang karakter 2 Pekerjaan 3 Sekolah Namun pada saat ini referensi tentang karakter sudah mulai banyak ditinggalkan. Sebab sering ditulis mengenai hal-hal yang baik saja. Beberapa cara memperoleh referensi dan pengecekan yang lazim di pergunakan adalah: a Surat referensi yang dikirim ke perusahaan yang memerlukan karyawan baru atas permintaan pelamar. b Surat referensi yang dikirim ke perusahaan yang memerlukan karyawan baru atas permintaan perusahaan tersebut. c Menelepon pemberi referensi. d Melakukan pertemuan dengan pemberi referensi. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan kepada perusahaan pemberi referensi biasanya menyangkut tentang : a Bagaimana catatan kehadiran karyawan. b Mengapa ia meninggalkan jabatan yang lama. c Maukah perusahaan yang lama mempekerjakannya kembali. d Apakah ia bisa diajak bekerja sama. e Bagaimana catatan tentang kecelakaannya. f Apakah ia gemar berjudi atau peminum. Pertanyaan-pertanyaan diatas bisa diajukan secara tertulis maupun lisan lewat telepon. e. Test psikologi Menurut T. Hani Handoko, 2001:90-91 ada bermacam- macam jenis test penerimaan. Setiap tipe test mempunyai kegunaan yang terbatas, dan mempunyai tujuan yang berbeda. Test-test yang dipergunakan antara lain : commit to user 1 Test Psikologis Psychological Test Yaitu berbagai peralatan test yang mengukur atau menguji kepribadian atau temperamen, bakat, minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi. Bentuk-bentuk test ini mencakup : a Test kecerdasan Intelligence test Yang menguji kemampuan mental pelamar dalam hal daya pikir secara menyeluruh dan logis. b Test kepribadian Personality test Dimana hasilnya akan mencerminkan kesediaan bekerja sama, sifat kepemimpinan dan unsur-unsur kepribadian lainnya. c Test bakat Aptitude test Yang mengukur kemampuan potensial pelamar yang dapat dikembangkan. d Test minat Interest test Yang mengukur antusiasme pelamar terhadap suatu jenis pekerjaan. e Test prestasi Ochievement test Yang mengukur kemampuan pelamar sekarang. 2 Test Pengetahuan Knowledge Test Yaitu bentuk test yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan. 3 Performance Test Yaitu bentuk test yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. commit to user f. Wawancara Hampir tidak ada seleksi tenaga kerja tanpa melalui tahap wawancara, tidak peduli pada tingkat apapun. Tentu saja tujuan dan teknik serta intensitasnya dapat berbeda pada tiap tingkat. Pada tingkat terbawah mungkin hanya bersifat mendasar dan hanya sekedar bertatap muka. Tetapi pada tingkat eksekutif atau manajer justru bisa menjadi satu-satunya metode yang bisa digunakan sehingga harus dilakukan dengan teknik yang tepat dan secara professional. Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasikan hal, dapat diterimanya atau tidak Acceptability seorang pelamar. Tujuan wawancara seleksi adalah untuk mencari atau mengidentifikasi indikator-indikator yang dapat membantu menentukan bahwa secara relatif seorang calon pegawai akan sukses dalam pekerjaan yang mungkin dijabatnya nanti. Metode penyeleksian melalui teknik wawancara ini penting dilakukan karena efektifitasnya dapat dipercaya dan mempunyai fleksibilitas. g. Persetujuan atasan langsung Bagi para pelamar yang sudah lolos dari seleksi-seleksi sebelumnya, maka sampailah pada langkah dimana persetujuan atasan langsung ini memungkinkan supervisor menerima atau menolak pelamar tersebut. Didalam tahap ini perlu dilakukan wawancara lagi oleh supervisor. h. Pemeriksaan kesehatan Proses seleksi juga mencakup pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Pemeriksaan kesehatan bisa dilakukan oleh dokter di luar perusahaan maupun dilakukan khusus oleh dokter perusahaan, terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang memerlukan persyaratan commit to user fisik yang berat. Pemeriksaan kesehatan ini dimaksudkan untuk mencegah terhadap kemungkinan memperoleh karyawan yang sering sakit sehingga perusahaan terpaksa mengeluarkan biaya pengobatan yang tinggi. i. Induksi atau orientasi Pada tahap ini merupakan tahap akhir yaitu karyawan telah diterima bekerja diperusahaan setelah melalui serangkaian seleksi. Induksi ini menyangkut masalah pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan. Berhasil tidaknya induksi ini bisa diukur dari puas tidaknya supervisor dan karyawan-karyawan lama terhadap masuknya karyawan baru tersebut. 8. Pelamar-pelamar yang memuaskan Setelah melakukan serangkaian proses seleksi melalui metode- metode penarikan, maka di perolehlah pelamar-pelamar yang memuskan sesuai dengan yang di harapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan yaitu sesuai dengan kemampuan atau keahlihan yang di miliki untuk memegang jabatan yang belum terisi.

7. Prosedur Rekruitmen Pegawai di Perum Perhutani