G. Pembahasan Masalah
1. Menentukan Masalah Public Relation
Menurut Morissan dalam bukunya Manajemen PR 2008, hal; 111, tindakan pertama yang harus dilakukan seorang Public Relation sebelum menyusun program
kerjanya adalah memahami situasi atau masalah yang ada. Misalnya kita harus mengetahui secara pasti seperti apa citra perusahaan kita dimata masyarakat. Praktisi
Public Relation dapat menyusun dan menjawab serangkaian pertanyaan yang mungkin ditanyakan oleh masyarakat.
Penilaian atas suatu masalah dapat diungkapkan dalam bentuk pernyataan masalah
problem statement
yang dirumuskan secara tertulis. Pernyataan masalah berfungsi untuk menjelaskan masalah yang bersangkutan. Harus menggunakan istilah
yang spesifik dan terukur yang harus menjawab sebagian atau seluruh pertanyaan
berikut :
1. Apa yang menjadi sumber masalah?
2. Dimanakah masalah itu muncul atau berada?
3. Kapan masalah itu mulai timbul atau terjadi?
4. Siapa yang terlibat atau terpengaruh terhadap masalah yang terjadi?
5. Bagaimana mereka terlibat atau terpengaruh dengan masalah tersebut?
6. Mengapa masalah itu penting bagi perusahaan dan khalayak atau masyarakat?
Untuk memahami situasi kita perlu melakukan penelitian atau riset untuk mendapatkan informasi dan data. Melaksanakan penelitian atau riset untuk
mengumpulkan informasi dan menentukan masalah yang ada bukan hanya menjadi langkah pertama dalam manajemen public relation, namun merupakan bagian paling
sulit. Sebagaimana prinsip militer, pertempuran tidak mungkin dapat dimenangkan
tanpa didukung data penelitian yang akurat. Praktisi public relation harus melakukan riset terlebih dahulu agar mendapat gambaran menyeluruh atas masalah yang tengah
dihadapi. Upaya untuk menentukan masalah atau situasi yang dihadapi dapat dimulai
dengan mendengarkan komentar, penilaian atau keluhan yang dikemukakan oleh pihak eksternal atas pelayanan yang mereka terima dalam hubungannya dengan
perusahaan atau organisasi. Komentar dan penilaian oleh pihak eksternal bisa menjadi bahan untuk menilai situasi atau masalah yang tengah dihadapi saat itu. Kegiatan
public relation yang efektif dimulai dari mendengarkan pandangan pihak lain tentang perusahaan kita. Dalam praktiknya, pekerjaan mendengarkan tidaklah semudah yang
seperti kita perkirakan. Banyak orang yang ternyata lebih mudah berbicara dari pada mendengarkan. Apa yang disebut komunikasi sering dianggap sebagai upaya
menyampaikan ide atau pandangan pihak lain dengan menggunakan saluran satu arah
one-way channels
. Dalam strategi public relation, mendengarkan membutuhkan sikap
keterbukaan dan upaya yang sistematis. Mendengarkan pihak eksternal maupun internal merupakan kegiatan untuk mendapatkan umpan balik
feedback
. Wilbur Schramm menjelaskan bahwa umpan balik itu adalah alat yang ampuh bagi sumber
pesan komunikator . Bila tidak ada umpan balik atau umpan balik itu tertunda atau melemah maka hal itu dapat menimbulkan keprihatinan dan keraguan dipihak
komunikator, sementara pihak penerima pesan
audien
dapat merasa frustasi dan bahkan dapat menimbulkan kebencian. Lebih lanjut Schramm mengatakan umpan
balik akan memberitahu pengirim pesan bagaimana pesannya diterima. Mendengarkan pandangan pihak-pihak lain bukanlah tugas yang mudah.
Ketidakmampuan untuk mendengarkan akan menghasilkan komunikasi tanpa arah
atas isu-isu yang tidak ada di masyarakat. Mendengarkan dalam kegiatan public reletion adalah sama dengan penelitian itu sendiri. Cutlip dan rekan menyebut :
research is simply one method of structuring systematic listening into the communication process
riset merupakan satu metode untuk menyusun kegiatan mendengarkan yang dilakukan secara sistematis dalam proses komunikasi .
2. Kerangka Pemikiran
Kategori