Manajemen Perusahaan HASIL DAN PEMBAHASAN

commit to user 15

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Kondisi Umum Perusahaan PT. Pundi Kencana Flour Mills adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan biji gandum menjadi tepung terigu. Kapasitas produksi PT. Pundi Kencana Flour Mills dapat menghasilkan tepung terigu sebesar seribu tonhari. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2005 dan mulai beroperasi pada bulan Oktober 2009 PT. Pundi Kencana Flour Mills memiliki kantor pusat di Jln. Tanah Abang III No.14, Jakarta Pusat. Sedangkan lokasi produksi tepung terigu PT. Pundi Kencana Flour Mills berada di Tegal Ratu, Ciwandan, Cilegon, Banten. Pemasaran PT. Pundi Kencana Flour Mills meliputi pasar dalam negeri dan luar negeri. Proses pemasaran dalam negeri menggunakan sistem pemesanan dan distribusi ke food industri antara lain industri besar, industri kecil maupun industri menengah. Selain distribusi ke food industri proses pemasaran dalam negeri juga dilakukan di pasar tradisional. Sedangkan pemasaran luar negeri menggunakan sistem pemesanan tepung sesuai dengan kualitas yang diinginkan pelanggan.

B. Manajemen Perusahaan

1. Struktur Organisasi PT. Pundi Kencana Flour Mills PT. Pundi Kencana Flour Mills dikepalai oleh President Director. Dalam pelaksanaan operasional PT. Pundi Kencana Flour Mills dipimpin oleh beberapa Manager yang secara fungsional bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional PT. Pundi Kencana Flour Mills . Struktur Organisasi PT. Pundi Kencana Flour Mills dapat dilihat pada Gambar 2. Dalam melaksanakan tugasnya Ma na ger dibantu oleh para Asistent Manager , Hea d Depa rtement dan Supervisor yang meliputi : a. Fa ctory Manager Fa ctory Manager bertugas dan bertanggung jawab terhadap kelangsungan produksi dan kualitas produk serta kesiapan mesin commit to user dengan maintena nce dan sarana pendukungnya. Dalam bekerja Fa ctory Ma na ger dibantu oleh : 1 Mill Depa rtement Head Miller Mill Depa rtement Hea d Miller bertugas menangani operasional produksi mulai dari penerimaan gandum dari kapal, proses penggilingan, pengemasan produk sampai ke gudang penyimpanan. 2 Engineer Ma intenance Depa rtement Supervisor Electrik Engineer Engineer Ma intena nce Departement bertugas mendukung pelaksanaan operasional melalui penyediaan tenaga listrik, tenaga angin, angkutan serta ma intena nce peralatannya, disamping juga memodifikasi atau merekayasa peralatan dan instalasi untuk memenuhi dan mendukung kebutuhan operasional produksi. 3 Pla n Product Inventory Control PPIC Qua lity Control Depa rtement QC Asistent Qua lity Control Ma nager PPIC dan QC bertugas memastikan bahwa hasil produk terkontrol baik kualitas maupun kuantitasnya. Di samping itu juga untuk menindak lanjuti masukan-masukan dari bagian marketing untuk pengembangan produk. b. Huma n Resource Genera l Administrator Ma na ger Huma n Resource Genera l Administrator Ma na ger bertugas memastikan dan mendukung kebutuhan operasional dalam hal penyediaan dan pengembangan sumber daya manusia, juga menangani administrasi kepegawaian, pelayanan umum dan teknologi informasi. Huma n Resource Genera l Administrator Ma na ger dibantu oleh : 1 Huma n Resource HR Genera l Administrator GA Depa rtement Asistent Human Resource Ma na ger HR dan GA bertugas merekrut, mengembangkan serta menempatkan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. HR GA Departement juga menganalisa sejauh mana beban masing- commit to user masing untuk melebarkan atau menyempitkan organisasinya, memfasilitasi penilaian prestasi kerja sebagai salah satu pertimbangan untuk promosi dan memberikan kompensasi pada karyawan. Selain itu HR GA Department bertugas memastikan dan memberikan pelayanan umum administrasi kepegawaian, fasilitas kesehatan, kesejahteraan karyawan, hubungan industri serta pengamanan dan kebakaran. 2 Information Technology Division Information Technology Division bertugas memastikan sistem informasi berjalan secara baik yang berguna untuk mengontrol dan mengambil keputusan serta melaporkan keuangan perusahaan. c. Ma rketing Manager Ma rketing Manager bertugas dan bertanggung jawab terhadap pemanfaatan jasa serta penjualan produk. Dalam bekerja Ma rketing Ma na ger dibantu oleh Sa les Ma rketing Depa rtement Asistent Sa les Ma rketing Manager dan Technica l Service Depa rtement Technica l Service Ma na ger yang mempunyai tugas antara lain : a Sa les Ma rketing Depa rtement Asistent Sa les Ma rketing Ma na ger : menangani penjualan produk dan memastikan distribusi produk sampai ketangan distributor dan pengguna. b Technica l Service Depa rtement Technica l Service Ma na ger : bertanggung jawab terhadap manajemen pemasaran yang meliputi survey pasar, mencari pangsa pasar, pengembangan produk serta penanganan pengaduan masyarakat compla in . d. Fina nce Accounting Ma na ger Fina nce Accounting Ma na ger bertanggung jawab terhadap pencatatan dan pelaporan keuangan perusahaan serta mendukung operasional dengan pengadaan, pengolahan dana dan penyediaan dana. Dalam bekerja Finance Accounting Manager dibantu oleh Purcha sing Depa rtement Asistent Purchasing Ma na ger dan Fina nce, commit to user Accounting Ta xes Depa rtement Supervisor Fa ctory Officer yang mempunyai tugas antara lain : 1 Purcha sing Departement Asistent Purcha sing Ma na ger : bertanggung jawab mengawasi semua pembelian peralatan dan kebutuhan kantor serta pembukuannya. 2 Fina nce, Accounting Ta xes Depa rtement Supervisor Fa ctory Officer : mengawasi sistem pencatatan dan pembukuan keuangan perusahaan, mengendalikan jalannya pengelolaan uang perusahaan, dokumen Ekspor Impor, perlindungan asset melalui asuransi dan administrasi perpajakan. PRESIDENT DIRECTOR SECRETARY OPERATIONS EXECUTIVE MARKET ANALYST FACTORY MANAGER HR GA MANAGER MARKETING MANAGER FIN ACC MGR Mill Dept Head Miller Eng Maint Dept SR. Elect Engineer PPIC QC Dept Asst. QC Manager HR GA Dept Asst. HR Manager S M Dept Asst. S M Manager Tech. Service Dept Tech. Service Manager Purchasing Dept Asst. Purch. Manager FIN, ACC TAX Dept SR Factory. Officer Grain Handling division Milling division Mixing Packing division Warehous e division Elect Maintenance division Spare part store division GMP pest control division Quality control division HR GA division IT division Sales Marketing division Tech. Service division Purchasing division Finace division Accounting division Taxes division Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon commit to user 2. Ketenagakerjaan a. Tenaga Kerja Jumlah karyawan PT. Pundi Kencana Flour Mills secara keseluruhan kantor Jakarta dan di Fa ctory Cilegon per 10 Maret 2010 adalah 107 orang. Untuk karyawan yang berada di Fa ctory PT. Pundi Kencana Flour mills Cilegon yaitu 80 orang. Disamping itu PT. Pundi Kencana Flour mills Cilegon bekerjasama dengan pihak luar outsource dalam penyediaan tenaga kerja harian dan keamanan. Jumlah tenaga kerja outsource yang ada di PT. Pundi Kencana Flour Mills adalah sebanyak 75 orang yang ditempatkan di bagian pengemasan tepung flour pa cking , gudang wa rehouse , clea ning service dan pos penjagaan. Untuk jumlah tenaga kerja setiap Departemen dapat dilihat sebagai berikut: 1 Secreta ry President Director : 1 orang 2 Operations Executive : 1 orang 3 Ma rket Ana liyst : 1 orang 4 Fa ctory Manager : 1 orang a Mill Depa rtement : 39 orang b Engineer Ma intena nce Departement : 16 orang c PPIC Qua lity Control Depa rtment : 9 orang d Clea ner Out Source : 11 orang e Ba gging Sta cking Out Source : 40 orang 5 HR GA Ma na ger : 1 orang a HR GA Depa rtment : 17 orang b Security Out Source : 18 orang c Genera l Clea ner Out Source : 5 orang 6 Ma rketing Manager : 1 orang a Sa les Ma rketing Depa rtment : 4 orang b Tehnica l Service Depa rtment : 5 orang 7 Fina nce Accounting Ma na ger : 1 orang a Purcha sing Department : 5 orang b Fina nce, Accounting Ta xes Depa rtment : 5 orang commit to user b. Sistem Perekrutan Karyawan Perekrutan karyawan merupakan suatu proses kegiatan pemenuhan akan kebutuhan sumber daya manusia pada suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan. Dalam memenuhi kebutuhan akan sumber daya manusia yang kompetitif, handal dan berdedikasi sesuai kebutuhan departemen terkait maka diperlukan seleksi perekrutan karyawan. Tata cara proses perekrutan karyawan yang dilakukan oleh PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon adalah sebagai berikut : 1 Tiap departemen mengajukan form permintaan karyawan sesuai dengan kebutuhan dan posisi yang tersedia. 2 Form permintaan karyawan diajukan ke departemen HRD setelah mendapat persetujuan dari kepala departemen dan manajer HRD. 3 Form tersebut dijadikan acuan untuk staff HRD guna melakukan penyaringan karyawan dengan cara; memasang iklan, surat kabar, melalui internet ataupun melalui pihak ketiga. 4 HRD akan melakukan seleksi kualifikasi terhadap data calon karyawan yang masuk atau mendaftar, setelah itu akan diberikan ke departemen terkait untuk mendapatkan data akhir calon karyawan yang akan dipanggil untuk mengikuti proses seleksi. 5 Jika seleksi data karyawan sudah selesai dan diberikan kembali ke departemen HRD, maka departemen HRD akan mengundang calon karyawan yang bersangkutan untuk mengikuti proses seleksi selanjutnya. Proses seleksi dilakukan melalui tes tertulis dan wawancara. 6 Jika calon karyawan dinyatakan lulus proses seleksi awal, maka selanjutnya calon karyawan tersebut akan mengikuti pemeriksaan kesehatan sebagai proses seleksi terakhir. 7 Departemen HRD akan membuat surat rujukan kepada laboratoriumrumah sakit yang telah ditunjuk oleh perusahaan untuk dilakukan pemeriksaan kesehatan kepada calon karyawan tersebut. commit to user 8 Jika karyawan dinyatakan lulus proses pemeriksaan kesehatan, maka selanjutnya calon karyawan tersebut wajib mendatangani kontrak kesepakatan kerja. Calon karyawan kemudian menyerahkan data-data seperti KTP, NPWP, Jamsostek, Kartu Keluarga bagi yang sudah berkeluarga. 9 Pada saat sudah menjadi karyawan, departemen HRD akan menjelaskan kepada karyawan tentang peraturan-peraturan perusahaan yang memuat tentang hak dan kewajiban karyawan dan membuatkan rekening bank untuk sistem pa yroll. c. Pelatihan Untuk memastikan adanya pengembangan kemampuan karyawan diperlukan adanya proses perubahan baik secara manajerial, teknis, dan ketrampilan. Hal ini dilakukan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditentukan. Untuk mencapai tujuan tersebut PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon melakukan beberapa pelatihan kepada karyawan antara lain : 1 Proses pelatihan karyawan barumagang a Departemen HRD memberikan penjelasan terhadap peraturan perusahaan mengenai tata tertib kerja. b Departemen HRD mengantarkan karyawan baru tersebut mendapatkan ke departemen terkait untuk diperkenalkan ke bagian- bagian terkait. c Karyawan baru tersebut mendapatkan pelatihan kerja awal sesuai dengan pekerjaannya. d Kepala bagian akan menempatkan karyawan tersebut sesuai dengan keahlian. 2 Proses pengembangan potensi karyawan a Departemen HRD menginformasikan kepada departemen terkait, bahwa berdasarkan penilaian kinerja baik pengetahuan, sikap, dan keahlian, karyawan tersebut dapat dikembangkan pada tingkatan tertentu melalui pelatihan pengembangan kompetensi. commit to user b Departemen terkait melakukan evaluasi terhadap penilaian HRD, lalu departemen menilai karyawan di departemennya, apabila terdapat kesesuaian maka karyawan tersebut dapat diikut sertakan dalam pelatihan lanjutan untuk meningkatkan kemampuan kompetensinya. c Departemen HRD menunjuk lembaga pelatihan serta mengirim surat permohonan kapada lembaga tersebut untuk memberikan pelatihan kepada para karyawan yang akan mengikuti pelatihan pengembangan kompetensi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. d Departemen terkait membuat surat ijin ke departemen HRD agar para karyawan yang mengikuti pelatihan tersebut diberikan ijin tidak bekerja selama kegiatan pelatihan pengembangan kompetensi. e Departemen HRD menerima permohonan tersebut dan diproses untuk persetujuan permohonannya. Lalu departemen HRD juga ikut serta melakukan pemantauan terhadap proses pelatihan pengembangan kompetensi. f Departemen HRD akan meminta hasil penilaian pelatihan kepada lembaga pelatihan, untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan yang dicapai oleh karyawan yang mengikuti pelatihan pengembangan kompetensi. Dalam meningkatkan kemampuan karyawan proses pelatihan dilakukan secara rutin dan bertahap. Hal ini dilakukan untuk memberikan pengetahuan tentang proses produksi yang baik dan benar. Dengan pelatihan, karyawan dapat paham dan mengerti bagian proses produksi yang menjadi titik penentu hasil produksi. Proses pelatihan yang dilakukan di PT. Pundi Kencana Flour mills Cilegon banyak difokuskan pada divisi milling. Proses pelatihan ini seharusnya dilakukan di berbagai divisi diantaranya staff divisi grain handling, staff divisi packing dan staff divisi warehouse. Dengan pelatihan disemua divisi maka dapat meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan commit to user Pemberian pelatihan mulai dari staff divisi gra in ha ndling diperlukan karena memberikan pengetahuan tentang cara penerimaan bahan baku yang baik dan proses perlakuan setelah bahan baku disimpan dalam wheat silo . Untuk divisi milling diperlukan pelatihan karena merupakan divisi yang langsung menggiling biji gandum menjadi tepung terigu. Pada divisi ini perlu ditekankan agar semua staff divisi paham tentang karakteristik biji gandum, proses penggilingan dan peralatan penggilingan biji gandum. Pada divisi pa cking dilakukan pelatihan terhadap staff divisi agar tepung yang dihasilkan dari proses milling dapat dikemas dengan baik dan benar. Divisi ini merupakan penentu kualitas tepung secara visual dari kemasan. Apabila pada divisi packing dalam menjahit karung dan memberikan kode produksi banyak kesalahan maka dapat berdampak pada komplain pelanggan terhadap produk yang dihasilkan. Sedangkan pada divisi wa rehouse diperlukan pelatihan agar tepung yang sudah dikemas dapat disimpan dengan baik dan bebas kontaminasi biologis seperti kutu. Dengan pelatihan ini staff divisi bisa paham akan pentingnya kebersihan pallet, kebersihan ruang wa rehouse dan cara penataan pallet yang benar agar tepung yang disimpan tidak rusak. Proses pelatihan yang rutin dan bertahap kepada setiap divisi bagian produksi dapat meningkatkan kesadaran dan pengetahuan tentang fungsi dan pentingnya masing-masing divisi. Dengan demikian, semua staff divisi produksi dapat bekerja sama dalam meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan. Selain itu juga perlu dilakukan penanaman sikap disiplin terhadap semua staff divisi agar proses produksi tidak terhambat. d. Jam Kerja 1 Jam Kerja Untuk mencapai prestasi kerja yang maksimal, perusahaan perlu ditunjang dengan sistem kerja yang tepat untuk mengatur secara tegas dan jelas tata cara kerja seluruh karyawannya. Jam kerja commit to user di PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon mengacu kepada regulasi DISNAKER yang diberlakukan kepada karyawannya yaitu: a Waktu kerja setiap shift adalah 8 delapan jam sehari dan 40 empat puluh jam 1 minggu. Toleransi keterlambatan 10 menit. Waktu kerja shift : Shift I : 08.00 – 16.00 Shift II : 16.00 – 24.00 Shift III : 24.00 – 08.00 b Waktu kerja regulernon shift : Senin – jumat jam 08.00 – 17.00 Kantor pusat Senin – jumat jam 08.00 – 16.00 Factory Sabtu jam 08.00 – 13.00 Factory c Waktu istirahat: jam 12.00 – 13.00, hari sabtu tidak ada jam makan siang Kantor pusat 3. Cuti kerja Cuti adalah tidak masuk kerja yang diijikan dalam jangka waktu tertentu. PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon memberikan hak cuti kepada setiap karyawan. Proses pengajuan cuti dilakukan karyawan 7 hari sebelum waktu pelaksanaan cuti dilakukan kecuali dalam kondisi mendesak atau darurat. Cuti ini diberikan hanya kepada karyawan yang mempunyai masa kerja satu tahun terus menerus tanpa putus. Bagi karyawan yang mempunyai masa kerja satu tahun mempunyai hak cuti sebanyak 12 hari sedangkan karyawan yang mempunyai masa kerja lebih dari 5 tahun mempunyai hak cuti sebanyak 14 hari. Cuti ini diberikan kepada karyawan apabila telah disetujui oleh atasan dan departemen HRD. Pemberian ijin cuti kepada karyawan memperhitungkan antara beban kerja dan sisa masa cuti. Prosedur pengajuan cuti di PT Pundi Kencana Flour Mills Cilegon adalah sebagai berikut : a. Karyawan 1 Mengisi formulir permohonan cuti yang ada di departemen HRD. commit to user 2 Setelah di isi sisa hak cuti oleh HRD, selanjutnya karyawan yang bersangkutan mengajukan persetujuan ke Atasan Manajer Departemen terkait. 3 Setelah mendapatkan persetujuan dari atasan maka formulir copy permohonan tersebut oleh karyawan diserahkan kembali ke HRD. b. Atasan Manajer Departemen terkait 1 Mengevaluasi permintaan cuti karyawan dengan mempertimbangkan beban kerja yang ada. 2 Menolak permintaan cuti karyawan, jika tidak menyetujui. 3 Mendatangani formulir cuti, jika menyetujui. c. Manajer HRD Admin HRD 1 Memberikan formulir cuti kepada karyawan. 2 Memeriksa dan menandatangani formulir pengajuan cuti karyawan jika masih ada sisa jatah cuti. d. Masa Berlaku 1 Masa berlaku hak cuti karyawan perusahaan adalah 1 satu tahun sejak hak cuti tersebut muncul, dan ditambah 6 enam bulan sampai tanggal cuti tersebut berakhir. 2 Yang berhak dan wajib menandatangani surat permohonan cuti tersebut adalah karyawan yang bersangkutan, atasan yang bersangkutan dan Departemen HRD. 4. Sistem Penggajian Upah merupakan tujuan utama dari pekerja dan diatur oleh pemerintah melalui Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi serta Gubernur Kepala Daerah. Sedemikian pentingnya sehingga pemerintah mengatur hal tersebut dalam Undang-Undang yaitu UU No. 13 tahun 2003. Perusahaan berkepentingan untuk mengatur suatu sistem pengupahan yang sesuai dengan Undang-Undang tersebut. Oleh sebab itu, perusahaan menganggap perlu untuk mengatur ketentuan-ketentuan pokok sistem pengupahan bagi karyawan mulai dari level bawah sampai dengan level Direksi, agar ada satu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan commit to user didalam membuat peraturan yang terkait di PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon. Adapun cara pembayaran upah karyawan adalah sebagai berikut : 1 Setiap bulan tanggal 15, administrasi personalia di site mengirimkan data absensi dan gaji karyawan ke administrasi personalia kantor pusat. 2 Setelah selesai dicek dan dibuatkan voucher maka diajukan kepada Direktur Utama untuk ditandatangani. 3 Setelah ditandatangani, maka bagian administrasi keuangan akan mentransfer ke Bank Permata untuk kemudian ditransfer ke rekening tabungan masing-masing karyawan. 4 Pembayaran upah dilakukan setiap tanggal 25, dan apabila tanggal tersebut jatuh pada hari libur sabtu atau minggu atau pada hari libur nasional maka pembayaran dapat diundur pada tanggal berikutnya. 5 Jangka waktu pembayaran upah selambat-lambatnya sebulan sekali kecuali bila ada perjanjian kerja untuk waktu-waktu tertentu. 6 Satu minggu setelah upah dibayar, karyawan dapat mengambil slip gaji di bagian payroll. 5. Kesejahteraan Karyawan Untuk menjamin kesejahteraan karyawan, PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon memberikan beberapa fasilitas kesejahteraan karyawan yang meliputi : a. Tunjangan Shift Tunjangan Shift adalah suatu subsidi dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan yang bekerja pada shift ke 2 dua dan 3 tiga yang bertujuan untuk memacu dan meningkatkan kinerja dan loyalitas karyawan. Perincian tunjangan shift kepada karyawan dapat dilihat sebagai berikut: 1 Grade II - III adalah Rp. 3.000,- 2 Grade IV adalah Rp. 6.000,- 3 Grade V adalah Rp. 10.000,- commit to user b. Tunjangan Kesehatan Tunjangan kesehatan merupakan bantuan yang diberikan kepada karyawan untuk meringankan biaya yang harus dikeluarkan karyawan dan keluarga karyawan untuk biaya pengobatan dan dokter dalam menanggulangi masalah-masalah kesehatan. Perincian biaya tunjangan kesehatan pertahun yaitu: 1 Grade II III sebesar Rp. 10.000.000,- 2 Grade IV sebesar Rp. 20.000.000,- 3 Grade V sebesar tidak terbatas. c. Peribadatan Perusahaan menyediakan masjid bagi karyawan yang beragama islam dalam melaksanakan ibadahnya. d. Kantin Setiap jam istirahat karyawan mendapatkan makan siang dengan menu yang menyehatkan dan dapat memilih menu yang telah disediakan. e. Olah Raga Untuk menyegarkan kesehatan jasmani karyawan dari aktifitas pekerjaan, PT. Pundi Kencana Flour Mills Cilegon menyediakan fasilitas olah raga bagi karyawan dengan menyewakan lapangan futsal setiap hari Jumat jam 18.00 WIB sampai 19.00 WIB.

C. Pengadaan Bahan