45
Sedangkan Manullang 2005 : 173 mengungkapkan bahwa, “Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang
direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu
ataupun waktu-waktu yang akan datang”.
Mengingat arti pentingnya kegiatan pengawasan pimpinan di dalam usaha pencapaian tujuan organisasi maka kegiatan pengawasan perlu
ditingkatkan sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan di kegiatan manajemen, baik itu organisasi pemerintah maupun non pemerintah. Apabila
suatu unit kerja tidak melakukan pengawasan dengan baik, maka akan mendorong timbulnya penyimpangan-penyimpangan baik disengaja atau tidak
disengaja. Hal ini akan merugikan kepentingan organisasi bahkan mengganggu kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu
pengawasan pimpinan hendaknya dilakukan secara intensif dan sesering mungkin baik secara tertulis maupun lisan.
k. Pengawasan Efektif
Agar sistem pengawasan benar-benar efektif artinya dapat merealisasikan tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya
harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana. Manullang 2005 : 174 mengungkapkan bahwa
“Suatu sistem pengawasan yang efektif harus dapat segera melaporkan
penyimpangan-penyimpangan sehingga
berdasarkan penyimpangan-penyimpangan itu dapat diambil tindakan untuk pelaksanaan
selanjutnya agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya”.
Pelaksanaan pengawasan efektif merupakan salah satu refleksi dari efektifitas manajerial seorang pimpinan. Sistem pengawasan yang dilakukan
dalam suatu organisasi atau perusahaan haruslah efektif, agar tujuan dari kegiatan pengawasan dapat tercapai. Kriteria-kriteria pengawasan yang efektif
oleh T. Hani Handoko 1995 : 373-374 antara lain :
46
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif
4. Terpusat pada titik pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
Kesepuluh kriteria tersebut di atas akan dijelaskan sebagai berikut : 1
Akurat Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak
akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan oganisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang
sebenarnya tidak ada. 2
Tepat waktu Informasi dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila
kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. 3
Obyektif Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4 Terpusat pada titik pengawasan strategik
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi
atau yang akan mengakibatkan kerusakan fatal. 5
Realistik secara ekonomis Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling
tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. 6
Realistik secara organisasional Sistem pengawasan harus cocok dengan atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi. 7
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
karena setiap tahap proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses dan
47
kegagalan keseluruhan operasi, dan informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang membutuhkan.
8 Fleksibel
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari
lingkungan. 9
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan kesalahan dan tindakan
koreksi apa yang seharusnya diambil. 10
Diterima para anggota organisasi Pengawasan dapat menunjukkan letak kesalahan dan penyimpangan dari
pegawai-pegawainya, sehingga dapat diterima dan dimengerti oleh anggotanya.
Maringan M. Simbolon 2004 : 70 mengungkapkan syarat-syarat pengawasan yang efektif, antara lain :
1. Pengawasan harus dihubungkan dengan rencana dan kedudukan
seseorang. 2.
Pengawasan harus dihubungkan dengan individu pimpinan dan pribadinya.
3. Pengawasan harus menunjukkan penyimpangan-penyimpangan pada
hal-hal yang penting. 4.
Pengawasan harus obyektif. 5.
Pengawasan harus luwes fleksibel. 6.
Pengawasan harus hemat. 7.
Pengawasan harus membawa tindakan perbaikan corrective action. Ketujuh syarat pengawasan efektif, akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Pengawasan harus dihubungkan dengan rencana dan kedudukan
seseorang. Semua sistem dan teknik pengawasan harus menggambarkan
menyesuaikan rencana sebagai pedoman. Maksud dari pengawasan ialah untuk meyakinkan bahwa apa yang diselesaikan itu sesuai dengan
rencana. Di samping itu, pengawasan harus dikaitkan pula dengan kedudukanjabatan seseorang yang menjadi tanggung jawabnya.
Pengawasan harus dibedakan sesuai dengan kedudukan orangnya.
48
2. Pengawasan harus dihubungkan dengan individu pimpinan dan
pribadinya. Sistem pengawasan dan informasi dimaksudkan untuk membantu
individu manajer pengawasan dan harus dikaitkan dengan pribadi individu untuk memperoleh informasinya.
3. Pengawasan harus menunjukkan penyimpangan-penyimpangan pada
hal-hal yang penting. Pengawasan dapat menunjukkan penyimpangan dari pelaksanaan
rencana yang berdasar prinsip pengawasan. Oleh karena itu penyimpangan harus diteliti dalam praktek, berdasarkan atas prinsip -
prinsip pengawasan terhadap hal-hal yang pentingkritis. 4.
Pengawasan harus obyektif. Pengawasan yang obyektif ialah pengawasan yang berdasarkan atas
ukuran-ukuran atau standar yang obyektif yang ditentukan sebelumnya. Standar obyektif dapat bersifat kuantitatif dapat dihitung dan dapat
bersifat kualitatif sukar dihitung. 5.
Pengawasan harus luwes fleksibel. Dengan adanya pengawasan dimungkinkan adanya perubahan rencana
terhadap hal-hal yang tidak terduga-duga sebelumnya. Fleksibilitas dalam pengawasan dapat dilakukan dengan berbagai pelaksanaan
rencana alternatif sesuai dengan berbagai kemungkinan situasi. 6.
Pengawasan harus hemat. Pengawasan harus dinilai dengan biaya. Biaya pengawasan relatif hemat,
bila manfaatnya sesuai dengan pentingnya kegiatan, pengeluaran biaya pengawasan lebih kecil dibandingkan dengan besarnya resiko bila hal ini
dilakukan tanpa adanya pengawasan. 7.
Pengawasan harus membawa tindakan perbaikan corrective action. Pengawasan tidak akan membawa arti apabila tidak membawa tindakan
perbaikan. Sistem pengawasan yang efektif ialah apabila ditemukan terjadinya kegagalan-kegagalan, maka tampak jelas kepada siapa ia
49
harus bertanggung jawab dan siapa yang dapat menjamin tindakan perbaikan.
l. Prosedur Pengawasan
