Pertanggungjawaban Penggunaan Dana The Accountability of Use of Funds

Panduan Pelaksanaan Dan Pertanggungjawaban Keuangan 35 a. Bukti penyaluran dana biaya hidup kepada Mahasiswa dapat berupa:  Kuitansi, untuk pembayaran tunai dan ditandatangani mahasiswa, atau;  Bukti setoran bank untuk pembayaran melalui nomor rekening mahasiswa. b. Laporan pertanggung-jawaban pendistribusian dana biaya hidup Maha-siswa dan dana biaya pendidikan dibuat oleh pengelola dalam bentuk laporan keuangan seperti disebutkan dalam Sub-Bab Manajemen Keuangan di atas. a. Proof of the funds transfer of students cost of living should be: • Receipts, for cash payment, signed by the student, or; • Proof of bank deposit for payments made through a student account. b. Accountability report of the distribution of the students’ cost of living funds and the tuition funds arepreparedby the management team in the form of financial statements mentioned in the previous Sub- Chapter on the Financial Management. 3. Seluruh data keuangan dan bukti- bukti pengeluaran yang asli wajib disimpan selama 5 tahun. Apabila diperlukan dapat mudah disajikan oleh tim pengelola, khususnya pada saat monitoring dan audit dari, BPKP, BPK RI, atau ADB. 3. The whole original financial data and evidence of the expenditures must be kept for 5 years. If needed they should be easily presented by the management team for monitoring and especially at the time of the audit by BPKP, Supreme Audit Institution, or ADB. 4. Pemberhentian atau penundaan pembayaran beasiswa oleh Pengelola, apabila: 4. Termination or suspension of payment of scholarship by management team, if: a. Indeks prestasi akademik mahasiswa menunjukkan prestasi yang melewati batas toleransi IPK yang dite-tapkan dalam kontrak; b. Mahasiswa menerima beasiswa dari sumber dana lain; c. Mahasiswa mengundur-kan diri atau drop out; d. Mahasiswa melewati masa studi yang sudah ditetapkan. a. There is an indication that student decline in academic performance over the GPA limit of tolerance specified in the contract; b. The students receive scholarships from other funding sources; c. The student withdraw from the program or drop out; d. Student passes a predefined study period. Manual For Implementation And Financial Accountability 36 4. Bila terjadi kelebihan pembayaran dikarenakan penurunan jumlah mahasiswa seperti yang disebutkan pada butir 4, maka kelebihan dana tersebut harus dikembalikan ke Kas Negara oleh Tim Pengelola di PT Penyelenggara. Satu bukti pengembaliannya di serahkan kepada EA STAR BPKP. 5. If there is an overpayment due to the reduction in the number of students as mentioned in point 4, the excess funds must be returned to the State Treasury by the STAR management team of universitiescollege. Copies of evidence are submitted to EA STAR BPKP. MANUAL FOR IMPLEMENTATION AND FINANCIAL ACCOUNTABILITY

CHAPTER VI PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN

SUPERVISION AND AUDIT Untuk menjaga transparansi dan mempromosikan akuntabilitas penyelenggaraan umum Program STAR, penyelenggaraan, Program Beasiswa STAR dibangun dalam suatu kerangka pengendalian intern yang didukung oleh mekanisme pemantauan yang efektif mendukung pemeriksaan eksternal yang efisien. To maintain transparency and promote the accountability of the over-all operation of of the STAR Program, the implementation of the STAR Scholarship Program is built on an internal control environment that is supported by effective mechanisms and monitoring in order to support an efficient external audit.

A. Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Implementation of Internal Control System

Sistem pengendalian intern STAR menuntut penyelenggaraan program dibangun dengan dasar lingkungan pengendalian yang memadai. Risiko program menyeluruh maupun risiko masing-masing kegiatan pokok wajib diidentifikasi. STAR’s internal control system requires the implementation of program is built on an adequate control environment. Overall program risks and risk of each main activity should be identified. Risiko-risiko yang ada harus dimitigasi dengan kebijakan dan prosedur tetap atau sering disebut sebagai standard operating procedures SOP. Tujuan, risiko dan SOP STAR harus diukur dan dipantau pelaksanaannya sehingga dapat dievaluasi secara internal. All Risks must be mitigated with policies and standardized procedures usually referred to as Standard Operating Procedures SOP. Targets, risk in and implementation of SOPs must be measured and monitored so they can be evaluated internally. Pengukuran, pemantauan dan evaluasi dimaksud wajib dilakukan oleh setiap organisasi yang terkait, termasuk oleh PT Penyelenggara, PIU, Sekretariat PMU atau unit lain yang tergabung dalam Satgas Executing Agency STAR. Measurement, monitoring and evaluation shall be carried out by any organization concerned, including universitiescollege, PIU, PMU Secretariat or other units that are members of the Executing Manual For Implementation And Financial Accountability 38 Agency STAR task force.

B. Monitoring dan Evaluasi ADB Monitoring and Evaluation by ADB

Monitoring dan evaluasi atau monev yaitu kegiatan memantau progress kegiatan apakah sudah sesuai dengan milestonenya juga dapat dilakukan oleh lembaga di luar pengelola STAR. Monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program beasiswa dapat dilakukan oleh lembaga yang berkompeten, antara lain: • ADB • PIU BPKP • Tim Monitoring Independen yang ditunjuk oleh BPKP. Monitoring and evaluation is an activity to mesure whether the progress of activities is in line with its milestones. It can also be performed by an outside agency. Monitoring and evaluation of the implementation of the scholarship program is carried out by com- petent agencies, among others: • ADB • PIU BPKP • Independent Monitoring Team appointed by the BPKP.

C. Pemeriksaan Audit

Pemeriksaan atau audit atas laporan keuangan Program STAR termasuk program beasiswa di Perguruan Tinggi penyelenggara akan dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Audit of the financial statements of the STAR Program including scholarship degree in universities college will be carried out by the Supreme Audit Board