Penulisan tanggal pada surat remi niaga dan surat resmi dinas pemerintah atau dinas swasta adalah penulisan tanggal pada
surat niaga, ditulis diatas apakah itu sebelah kiri ataupun sebelah kanan tergantung dari bentuk surat masing-masing
3. Penulisan Nomor Surat
Semua surat nomor yang keluar sebaiknya selalu diberi nomor. Cara pemberian dan penulisan nomor disesuaikan dengan
kepentingan masing-masiing dari perusahaan atau instansi tersebut. Penulisan nomor biasanya ditulis sebelah kiri, sejajar
dengan tanggal surat, nomor surat, maupun kode. Semua surat nomor yang keluar sebaiknya selalu diberi nomor. Cara
pemberian dan penulisan nomor disesuaikan dengan kepentingan masing-masiing dari perusahaan atau instansi
tersebut. Penulisan nomor biasanya ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat, nomor surat, maupun kode. Hal ini
berguna untuk: -
Memudahkan pengaturan sebagai arsip -
Memudahkan penunjukan pada waktu melakukan hubungan surat-menyurat
- Memudahkan mencari surat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan dan
mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk menyimpan
- Untuk mengetahui seberapa banyak surat yang ke luar
dalam satu periode bulan maupun tahun
Penulisan Lampiran Surat
Merupakan dokumen yang disertai ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat, dokumen yang disertakan
tersebut bermacam-macam, disesuiakan dengan kaitannya terhadap isi surat. Misalnya:
- Untuk surat penawaran biasanya dilampirkan brosur dan
daftar harga
- Untuk surat perkenalan biasanya dilampirkan fotokopi izin
usaha, neraca perusahaan, surat dari relasi dan sebagainya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen
adalah:
1. Untuk surat dinas pemerintahan ditulis seelah kiri atas,
sebelah nomor surat. Jika ada yang dilampirkan, tidak perlu dijelaskan tetapi cukup ditulis berapa banyak lembarannya.
Penjelasan akan dijelaskan pada isi surat. Jika tidak ada yang akan dilampirkan cukup diberi tanda garis
2. Untuk surat niaga, lampiran ditulis di bawah kiri, dengan
menyebutkan semua yang akan dilampirkan Lampiran memiliki beberapa kegunaan, diantaranya:
a. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang berkaitan
dengan isi surat b. Memudahkan penerima surat, jika ada hal-hal yang
diperlukan dengan segera maka tidak perlu meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah
tersedia c. Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima
jumlahnya sama dengan yang tertulis dilampirkan atau tidak
Penulisan Perihal Atau Hal Alamat Dalam
Merupakan inti sari dari surat, pokok penting dari isi surat, maksud dan tujuan surat secara singkat. Setiap surat resmi, baik itu surat
dinas pemerintahan maupun surat niaga diwajibkan untuk mencatumkan pokok-pokok atau inti sari dari surat yang disesbut
perihal atau hal. Penulisan perihal sebaiknya, tidak panjang- panjang tetapi cukup singkat saja asal pembaca mengetahui secara
garis besar yang menjadi permasalahan dalam surat tersebut karena akan mengaburkan pembaca. Hal atau perihal memiliki kegunaan
yaitu:
