Tata Cara Penulisan Surat 1. Kop surat kepala surat
Pada seuah surat remi selalu tercantum kop surat atau kepala surat. Kop surat ini biasanya dicetak semenarik mungkin. Kop
surat memiliki kegunaan untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari
kantor atau perusahaan pengirim surat. Kepala surat terdiri dari:
- Nama kantor atau perusahaan atau organisasi
- Alamat atau nama jalan dan nomor gedung
- Nomor telepon dan nomor teleks jika ada
- Nama dan alamat kantor cabang jika ada
- Nama banker
- Nomor kotak pos
- Lambang atau logo
2. Penulisan Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat
Pada surat resmi niaga atau surat resmi pemerintahinstansiswasta, untuk penulisan tanggal sebaiknya
tidak peru didahului dengan penulisan kata, sebab nama kota atau tempat tersebut telah tervcantum pada kop surat. Nama
kota atau tempat ditulis jika: -
Surat yang dibuat adalah surat pribadi atau surat keluarga, sebab surat pribadi tidak memiliki kop surat
- Surat dibuat pada kertas polos yang tidak memakai kop
surat -
Perusahaan mempunyai kantor cabang dan tertulis pada kepala surat
- Tanggal tidakboleh dengan cara ditumpuk, contoh: 216-
2011 -
Tahun surat tidak boleh singkat, contoh 1 Mei 14
Penulisan tanggal pada surat remi niaga dan surat resmi dinas pemerintah atau dinas swasta adalah penulisan tanggal pada
surat niaga, ditulis diatas apakah itu sebelah kiri ataupun sebelah kanan tergantung dari bentuk surat masing-masing
3. Penulisan Nomor Surat
Semua surat nomor yang keluar sebaiknya selalu diberi nomor. Cara pemberian dan penulisan nomor disesuaikan dengan
kepentingan masing-masiing dari perusahaan atau instansi tersebut. Penulisan nomor biasanya ditulis sebelah kiri, sejajar
dengan tanggal surat, nomor surat, maupun kode. Semua surat nomor yang keluar sebaiknya selalu diberi nomor. Cara
pemberian dan penulisan nomor disesuaikan dengan kepentingan masing-masiing dari perusahaan atau instansi
tersebut. Penulisan nomor biasanya ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat, nomor surat, maupun kode. Hal ini
berguna untuk: -
Memudahkan pengaturan sebagai arsip -
Memudahkan penunjukan pada waktu melakukan hubungan surat-menyurat
- Memudahkan mencari surat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan dan
mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk menyimpan
- Untuk mengetahui seberapa banyak surat yang ke luar
dalam satu periode bulan maupun tahun
Penulisan Lampiran Surat
Merupakan dokumen yang disertai ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat, dokumen yang disertakan
tersebut bermacam-macam, disesuiakan dengan kaitannya terhadap isi surat. Misalnya:
- Untuk surat penawaran biasanya dilampirkan brosur dan
daftar harga
