53
e. Penetapan Program Dalam menjalankan kinerjanya, divisi penghimpunan BAZNAS
memiliki beberapa program, seperti yang disampaikan oleh Ahmad Kamaluddin selaku officer divisi penghimpunan BAZNAS
“Program yang ditetapkan diantaranya DBD Donatur Bawa Donatur dan Opentable, Kotak Peduli Yatim. DBD ini dilaksanakan dengan cara
bekerjasama dengan para donatur BAZNAS untuk mengajak rekan, keluarga ataupun orang yang mereka kenal untuk menjadi donatur di BAZNAS, dengan
begitu secara tidak langsung para donatur telah membantu aktifitas penghimpunan BAZNAS. Kemudian ada juga program yang dinamakan
opentable. Kegiatan ini dilaksanakan dengan cara membuka stand BAZNAS. Opentable ini biasanya dilaksanakan di tempat-tempat ramai, di mall, atau di
even-even tertentu yang didalamnya berkumpul banyak orang. Kegiatan ini memiliki dua tujuan penting. Pertama, sosialisasi zakat, infak dan sedekah
dengan membangun brain awareness kepada para pengunjung akan pentingnya berbagi dan memberi. Kedua, penggalangan dana dari para
pengunjung, dengan membuka layanan penyaluran dana zakat, infak, sedekah dan wakaf
”.
79
BAZNAS menilai kedua program ini dirasa paling efektif untuk proses sosialisasi dan penggalangan dana, daripada memasang billbot ataupun
spanduk-spanduk dengan cost yang sangat tidak efisien dan belum tentu efektif.
f. Penetapan Biaya
Dalam Wawancara seorang informan sekaligus sebagai muzaki yakni Robby Alamsyah mengatakan dalam konteks untuk penetapan biaya sebagai berikut
“Untuk penetapan biaya ini Pada tahun 2013 BAZNAS menetapkan target penggalangan dana sebesar Rp 100 M. dan target itu telah tercapai. Kemudian
pada tahun 2014 BAZNAS menargetkan penggalangan dana sebesar Rp 150 M, dengan target biaya untuk aktifitas penghimpunan sebanyak 2,9 M. dana
untuk kebutuhan tersebut diambil dari dana amil, yaitu 2,5 dari keseluruhan target dana zakat
”.
80
79
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014
80
Wawancara pribadi dengan Robby Alamsyah, Jakarta, 27 Agustus 2014
54
2. Pengorganisasian
a. Perumusan dan pembagian tugas kerja
Dalam perumusan dan pembagian tugas kerja, divisi penghimpunan membagi sub-sub divisi untuk membantu aktifitas penghimpunan. Sebagaimana yang
telah diutarakan Manager divisi penghimpunan BAZNAS Mohan.
“Divisi penghimpunan BAZNAS Membagi perumusan dan tugas kerja penghimpunan yaitu: Pertama, Divisi Penghimpunan Public. Divisi ini
bertanggung jawab untuk mengelola setiap aktifitas penghimpunan yang sasarannya adalah masyarakat umum di perkotaan, divisi ini bertanggung
jawab atas kelancaran aktifitas penghimpunan publik. Rincian kerjanya meliputi penanambahan lokasi penghimpunan, penambahan kotak peduli,
menyebarkan KPY, membuat perizinan KPY dan maintenance relasi. Kedua, Divisi Penghimpunan Corporate. Divisi ini bertanggung jawab untuk
melaksanakan penghimpunan ke perusahaan-perusahaan, divisi bertanggung jawab untuk mendapatkan dana CSR Corporate Social Responsibility, dana
zakat entity, dana mutual benefit dari setiap perusahaan yang telah ditentukan untuk aktifitas penghimpunan, agar dana tersebut bisa digunakan untuk
kemanfaatan umat. Ketiga Divisi Media Relation, divisi ini berfungsi untuk mensosialisasikan pentingnya zakat, infak, sedekah dengan mengajak para
donatur untuk berbagi dan juga menyadarkan donatur akan pentingnya berbagi. Aktifitas ini gencar dilakukan di media-media sosial online dan juga
sarana-sarana lainnya. Diantara tugas pokoknya yaitu mensukseskan promosi asrama-asrama yatim dan menjaga brand image semua asrama yatim Mizan
Amanah. Keempat Divisi CRM Customer Relation Management, divisi ini bertugas untuk melakukan penindaklanjutan follow up kepada para donatur,
baik dengan memberitahukan laporan keuangan ataupun laporan kegiatan kepada para donator agar kepercayaan donatur tetap terjaga dan terus
menitipkan
amanah hartanya ke Badan Amil Zakat Nasional BAZNAS”.
81
b. Pemberian Wewenang
Pola perintah dan wewenang di divisi penghimpunan BAZNAS dilaksanakan dengan pola strukturisasi top down, sehingga dalam ruang
lingkup penghimpunan pemberian wewenang dan pengambilan keputusan
81
Wawancara pribadi dengan Mohan, Jakarta 18 Agustus 2014
55
dilaksanakan oleh setiap manager dalam divisi tersebut hal tersebut yang telah diucapkan oleh manager divisi penghimpunan, Mohan. Pola pemberian
wewenang dapat tercermin dalam struktur organisasi. Sebagaimana dikatakan H.B. Siswanto bahwa “struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktifitas
kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktifitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi
aktifitas kerja ”.
82
Berikut struktur organisasi divisi penghimpunan BAZNAS :
83
IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan
: Manager Divisi Penghimpunan Pemegang Jabatan
: Mohan Divisi
: Penghimpunan Kedudukan dalam organisasi
1 Atasan Langsung : Kepala Divisi 2 Bawahan Langsung : Officer Divisi Penghimpunan A. Kamaluddin
3. Penggerakan
a. Pembimbingan
Setiap karyawan di divisi penghimpunan BAZNAS, diberikan arahan dan bimbingan oleh pemimpinnya agar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
aturan sebagaimana yang telah diutarakan officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin.
82
H.B. Siswanto, Pengantar Manajemen, cet ke-1. Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2005, h. 85
83
Dokumentasi Divisi Penghimpunan BAZNAS
56
“yang telah disepakati semua, BAZNAS sangat memperhatikan attitude yang Islami, sehingga para karyawan selalu diarahkan untuk salat lima
waktu berjama’ah dan menunjukkan perilaku-perilaku mulia untuk memberikan teladan dan mendapat kepercayaan tinggi dari para
donator”.
84
Karena tujuan pengarahan itu sendiri tiada lain adalah untuk membina
kedisiplinan kerja, membudayakan prosedur standar dan menjamin kontinuitas perencanaan.
b. Pengkoordinasian
Officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin menyampaikan.
“Pola koordinasi yang dilakukan oleh divisi penghimpunan BAZNAS berupa meeting, dan juga koordinasi via media sosial ataupun telepon.
Koordinasi dilaksanakan di kantor dan juga ketika di lapangan. Koordinasi selalu dijaga agar tidak terjadi tumpah tindih tugas dan misunderstanding
antara karyawan di BAZNAS”.
85
c. Pengambilan Keputusan
Untuk pengambilan keputusan itu dilakukan secara musyawarah sebagaimana yang telah diutarakan officer divisi penghimpunan BAZNAS
Ahmad Kamaluddin. “Proses pengambilan keputusan dalam proses kerja penghimpunan
dilakukan secara musyawarah mufakat, semua karyawan berhak berbicara dan memberikan saran terhadap permasalahan yang dihadapi. Bahkan karena
aktifitas penghimpunan lebih banyak melibatkan orang yang terjun ke lapangan, dan langsung bersentuhan dengan problem-problem yang mungkin
dihadapi, oleh karena itu BAZNAS pun memberikan kewenangan untuk sewaktu-waktu mengambil keputusan langsung ketika kondisi terdesak, karena
pihak atas mempercayakan kepada mereka, bahwa mereka lebih mengetahui
keadaan yang terjadi di lapangan”.
86
84
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014
85
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014
86
Wawancara pribadi dengan Ahmad Kamaluddin, Jakarta, 26 Agustus 2014
57
4. Pengawasan
a. Menetapkan standar Standar yang diterapkan oleh divisi penghimpunan BAZNAS officer
divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin. “Bahwa Standar yang ditetapkan oleh divisi penghimpunan BAZNAS
untuk aktifitas karyawan adalah sikap Islami, berakhlakul karimah dan bisa dipercayai oleh Muzaki. Kemudian standar laporan keuangan harus sesuai
dengan PSAK 109 yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu laporan keuangan BAZNAS tahun 2012 yang telah diperiksa oleh
audit independen mendapat predikat wajar tanpa pengecualian.
b. Pemeriksaan dan penelitian
Dalam rangka memeriksa tugas kerja penghimpunan, divisi penghimpunan
BAZNAS melakukan
pengontrolan melalui
laporan pertanggung jawaban yang dilaksanakan dalam laporan harian, bulanan,
kuartal dan tahunan, sehingga bisa dilihat hasil capaian ataupun kendala yang dihadapi.
c. Evaluasi
Dalam proses evaluasi, divisi penghimpunan BAZNAS melaksanakan kegiatan pelaporan LPJ bulanan dan tahunan seperti yang diutarakan oleh
officer divisi penghimpunan BAZNAS Ahmad Kamaluddin. “Menurut saya Kinerja karyawan bisa dievaluasi secara rutin dalam
jangka waktu satu bulan. Kemudian dibahas bersama mengenai kendala- kendala yang dihadapi untuk dicarikan solusi dalam menyelesaikan masalah
tersebut. Selanjutnya evaluasi tahunan dilaksanakan untuk mengukur pencapaian-pencapain dari target yang telah ditetapkan, apakah mencapai
target atau tidak, apa kendala terbesar yang dihadapi, dan apa yang bisa diambil dari peristiwa selama satu tahun itu, untuk dijadikan bekal dan
