10
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Sistem Pengendalian Manajemen 2.2.1.1
Pengertian Pengendalian Manajemen dan Sistem Pengendalian Manajemen
Pengendalian adalah
proses untuk
mengarahkan seperangkat
variabel misalnya mesin-mesin, manusia, equipment menuju arah atau mencapai tujuan. Dalam organisasi, pengendalian adalah proses
mengarahkan kegiatan yang menggunakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan rencana sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Pengendalian Manajemen
adalah meliputi metode, prosedur dan cara-cara yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi para
anggota organisasi agar melaksanakan strategi dan kebijakan secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Sistem Pengendalian
Manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi para anggota organisasinya agar
melaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sistem pengendalian terdiri
atas struktur dan proses Supriyono, 2000: 4-5. Karakteristik
Sistem Pengendalian Manajemen, sebagai berikut
Anthony, dkk., 1993: 13-14 : 1.
Sistem pengendalian manajemen dipusatkan pada program-program dan pusat pertanggungjawaban.
11
2. Informasi yang diproses dalam sistem pengendalian manajemen
terbagi dalam dua jenis : a data terencana dalam bentuk program, anggaran dan standar; b data actual, yaitu yang benar-benar terjadi
baik di dalam maupun dilingkungan organisasi. 3.
Sistem pengendalian manajemen adalah sistem organisasi total yang merangkum semua aspek dalam operasi organisasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya berhubungan erat dengan
struktur keuangan financial structure, dimana kegiatan-kegiatan dan sumber daya organisasi dinyatakan dalam satuan uang misalnya;
rupiah atau dolar. 5.
Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem yang terkoordinasi
dan terpadu, dimana data yang terkumpul digabungkan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
2.2.1.2. Struktur dan Proses Dalam Sistem Pengendalian Manajemen
a. Struktur Pengendalian Manajemen Dalam
struktur pengendalian manajemen terdapat struktur
organisasi, aliran informasi, pusat pertanggungjawaban dan pendelegasian wewenang Anthony, dkk., 1993: 11.
12
b. Proses Pengendalian Manajemen Banyak dari proses pengendalian manajemen melibatkan
komunikasi informal dan interaksi antara manajer dengan karyawan. Komunikasi informal terjadi lewat memo, pertemuan, percakapan
bahkan lewat isyarat-isyarat. Walaupun kegiatan informal ini sangat penting dalam pengendalian manajemen, tetapi tidak diterima sebagai
deskripsi yang sistematis untuk melengkapi pengendalian informal. Kebanyakan perusahaan juga mempunyai pengendalian formal
meliputi penyusunan anggaran, pelaporan dan analisis Anthony, dkk., 1993: 27.
2.2.1.3. Efektivitas Dalam Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Anthony dkk 1993: 12 pengendalian manajemen menggunakan pengendalian tugas untuk memastikan pelaksanaan tugas
yang efektif dan efisien. Efektivitas diartikan sebagai kemampuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan efisiensi
menggambarkan berapa masukan input yang diperlukan untuk menghasilkan satu unit keluaran output. Unit organisasi yang paling
efisien adalah unit yang dapat memproduksi sejumlah keluaran dan penggunaan masukan yang minimal atau menghasilkan keluaran terbanyak
dari masukan yang tersedia. Para manajer senior menggunakan sistem pengendalian
manajemen untuk mendeteksi situasi-situasi yang tak terkendali dan untuk
13
menyakinkan diri sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan strategi dengan efektif dan efisien. Proses memastikan ini penting bagi para
manajer terutama karena waktu mereka berperan sebagai manajer, mereka tidak melakukan pekerjaan itu sendiri. Fungsi manajer adalah memastikan
bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh orang lain; dan bila mereka dapat mengamati pekerjaaan yang sedang dilaksanakan, mereka membutuhkan
kepastian yang konstan lewat sistem pengendalian manajemen bahwa pekerjaan tersebut memang sedng dilaksanakan. Anthony, dkk., 1993:
13.
2.2.2. Sistem
Informasi 2.2.2.1. Pengertian dan Tinjauan Sistem Informasi
Sistem informasi
adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi Husein, 1993: 8. Menurut Supriyono
2000: 273 didalam sistem pengendalian manajemen mempunyai dua aspek informasi yaitu:
1. Aspek teknis yaitu aspek yang berhubungan dengan komputer yang penting maanfaatnya bagi sistem informasi sistem pengendalian
manajemen. 2. Aspek perilaku yaitu aspek perilaku manusia mempengaruhi sistem
informasi sistem pengendalian manajemen sangat penting.
14
Sistem pengendalian
manajemen dapat didefinisikan sebagai sutu rangkaian struktur komunikasi yang saling berhubungan yang
memungkinkan pengolahan informasi untuk tujuan membantu para manajemen secara berkesinambungan dalam mengkoordinasikan bagian-
bagian organisasi dalam mencapai tujuannya. Menurut Supriyono 2000: 317, sistem informasi menghasilkan
informasi yang diperlukan oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem informasi mengumpulkan data terinci mengenai:
1. Setiap transaksi 2. Informasi formal lainnya
3. Observasi informal 4. Peristiwa-peristiwa eksternal yang relevan untuk diolah menjadi
informasi. Informasi yang di hasilkan oleh sistem informasi digunakan
pemakai internal dan disajikan secara terinci digunakan untuk melaksanakan dan mengendalikan tugas-tugas. Informasi teringkas
digunakan untuk pengendalian manajemen menentukan aturan-aturan dan prosedur-prosedur yang mengarahkan pengendalian tugas.
15
2.2.2.2.Karakteristik Sistem Informasi
Karakteristik sistem
informasi meliputi Wilkinson, 1993: 4-5 : 1.
Jaringan informasi
Informasi mengalir diantara berbagai manajer dan karyawan secara intern dan mengalir pula ke pihak-pihak luar yang jumlahnya sekarang
telah jauh lebih banyak. 2. Tahapan dan fungsi konversi data
Sistem informasi mengkonversikan masukan-masukan menjadi keluaran. Ada tiga tahap yang dilakui dalam pengubahan atau
transformasi ini : tahap masukan, tahap pemrosesan atau pengolahan dan tahap keluaran.
3. Masukan data dan keluaran informasi Berbagai data dimasukan untuk diproses selama tahap masukan,
sedangkan informasi tersaji selama tahap keluaran. 4.
Pengguna informasi
Pengguna-pengguna informasi, meliput : pengguna intern terdiri dari para manajer dan karyawan perusahaan dan pengguna ekstern seperti
kreditor, pemasok, pelanggan, pemegang saham, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja.
16
2.2.2.3.Penggolongan Sistem Informasi
Informasi banyak sekali ragamnya dan masing-masing memiliki sifat serta kegunaan yang berbeda-beda. Agar informasi yang digunakan
dapat sesuai dengan masalah yang dihadapinya, maka perlu diadakan penggolongan informasi kedalam kelompok yang sangat membantu
manajemen. Penggolongan tersebut membagi informasi menjadi lima golongan, Swastha, 1997: 162-163 yaitu :
1. Informasi Internal dan Eksternal Penggolongan informasi kedalam : Informasi internal informasi yang
berasal dari dalam dan eksternal informasi yang berasal dari luar ini didasarkan pada sumber informasi tersebut. Contoh informasi tentang
upah dan gaji karyawan, karakteristik barang yang dijual, kapasitas produksi dan sebagainya. Sedangkan contoh informasi yang berasal
dari luar antara lain : jumlah pesanan dari langganan, kebijaksanaan harga serta perencanaan produksi dari pesaing, peraturan-peraturan
perpajakan dan sebagainya. 2. Informasi Yang Diulang dan Yang Tidak Diulang
Disini penggolongan informasi didasarkan pada jarak atau interval waktunya. Informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu
tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang, sedangkan lainnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang.
17
3. Informasi Keharusan dan Operasional Informasi keharusan merupakan informasi yang diminta sebagai
prasyarat oleh pemerintah dan atau lembaga-lembaga lain diluar perusahaan. Karena permintaan bersifat kontinyu, maka informasi
tersbut dapat dibuat secara rutin. Hal ini dapat mendorong manajemen untuk meningkatkan perhatiannya pada tugas-tugas yang lain.
Berbeda dengan informasi keharusan, informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manajer dalam perusahaan. Mereka
memerlukan informasi tersebut untuk keperluan perencanaan serta operasi perusahaan.
4. Informasi Aktif dan Pasif Informasi aktif adalah informasi yang memberitahukan kepada
seseorang bahwa ia si penerima harus melakukan sesuatu. Sedangkan informasi pasif hanya bersifat sebagai pemberitahuan saja, dan tidak
mengikat seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan. 5
Informasi Yang Sudah Terjadi dan Yang Akan Terjadi Informasi yang sudah terjadi merupakan informasi yang
penggunaannya dilakukan pada waktu lampau, sedangkan informasi yang akan terjadi merupakan informasi yang baru akan digunakan
untuk waktu mendatang. Kedua macam informasi ini sangat penting pengunaannya dalam menyusun suatu perencanaan.
18
2.2.3. Penganggaran 2.2.3.1. Pengertian Penganggaran
Menurut Mulyadi 2001: 488, konsep anggaran dapat difahami dengan mengikuti uraian tentang definisi, karakteristik, dan fungsi
anggaran yang disajikan berikut ini. Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan
moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun. Anggaran merupakan suatu rencana kerja jangka pendek
yang disusun berdasarkan rencana kegiatan jangka panjang yang ditetapkan dalam proses penyusunan program programming. Tanpa
didasarkan pada rencana kegiatan jangka panjang yang disusun sebelumnya, anggaran sebenarnya tidak membawa perusahaan ke arah
mana pun. Menurut
Munandar 2001:
1, budget anggaran ialah suatu
rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit kesatuan moneter dan berlaku
untuk jangka waktu periode tertentu yang akan datang.
2.2.3.2.Karakteristik Penganggaran
Suatu anggaran
memiliki karakteristik sebagai berikut
Mulyadi, 2001: 490 : 1.
Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
19
2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun.
3. Angaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti
bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran.
4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang
lebih tinggi dari penyusun anggaran. 5.
Sekali disetujui, angaran hanya dapat diubah di bawah kondisi tertentu. 6.
Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
Penganggaran penyusunan anggaran adalah proses penentuan peran
manajer pertanggungjawaban dalam melaksanakan program atau bagian program Supriyono, 2000: 5.
2.2.3.3.Kegunaan Pokok Anggaran
Anggaran mempunyai kegunaan pokok, yaitu Munandar, 2001: 10 :
1. Sebagai pedoman kerja
Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-
kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang. 2.
Sebagai alat pengkoordinasian kerja Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar
semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling
20
menunjang, saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju ke sasaran yang telah ditetapkan. Dengan deikian kelancaran jalannya perusahaan
akan lebih terjamin. 3.
Sebagai alat pengawasan kerja Anggaran berfungsi pula sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding
untuk menilai evaluasi realisasi kegiatan perusahaan nanti. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang didalam anggaran dengan
apa yang dicapai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah dinilai apakah perusahaan telah sukses bekerja ataukan kurang sukses bekerja.
Dari perbandingan tersebut dapat pula diketahui sebab-sebab penyimpangan antara anggaran dengan realisasinya, sehingga dapat
pula diketahui kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan dapat dipergunakan sebagai bahan
pertimbangan yang sangat berguna untuk menyusun rencana-rencana anggaran selanjutnya secara lebih matang dan lebih akurat.
2.2.3.4.Hubungan Anggaran Dengan Akuntansi
Menurut Munandar
2001: 14-15 secara sederhana, akuntansi
diartikan sebagai suatu cara yang sitematis untuk melakukan pencatatan, melakukan penggolongan-golongan, melakukan peringkasan, melakukan
penganalisaan serta melakukan interpretasi terhadap peristiwa-peristiwa finansial yang terjadi dan yang dilakukan oleh perusahaan.
21
Dari pengertian
tersebut nampaklah bahwa akuntansi menyajikan
data-data historis, menyajikan peristiwa-peristiwa finansial yang tejadi dari hari ke hari secara teratur dan sistematis. Sedangkan anggaran
menyajikan data taksiran-taksiran untuk jangka waktu tertentu yang akan datang.
Bilamana dihubungkan maka antara anggaran dengan akuntansi mempunyai kaitan yang sangat erat, yaitu:
1. Akuntansi menyajikan data histories yang sangat bermanfaat untuk
mengadakan taksiran-taksiran forecasting yang akan dituangkan dalam anggaran, yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman kerja
diwaktu yang akan datang. Dengan demikian akuntansi sangat bermanfaat didalam penyusunan anggaran fungsi pedoman kerja.
2. Akuntansi juga melakukan pencatatan secara sistematis dan teratur
tentang pelaksanaan anggaran itu nantinya, dari hari ke hari. Dengan demikian akuntansi menyajikan data realisasi pelaksanan anggaran
secara lengkap. Data realisasi pelaksanaan anggaran secasra lengkap. Data realisasi pelaksanan anggaran inilah yang nantinya dibandingkan
dengan apa yang tercantum dalam taksiran anggaran itu sendiri, untuk mengadakan penelitian evaluasi kerja perusahaan.
22
2.2.3.5.Tahap Implementasi Anggaran
Tahap implementasi anggaran dilaksanakan melalui dua kegiatan penting Mulyadi, 2001: 509 yaitu :
1. Komunikasi anggaran. Manajer fungsi anggaran bertanggung jawab
untuk mengkomunikasikan anggaran yang telah disahkan kepada para manajer jenjang menengah dan bawah.
2. Kerja sama dan koordinasi. Implementasi anggaran yang berhasil,
memerlukan kerja sama orang yang memiliki berbagai macam keterampilan dan bakat.
2.2.4.Tinjauan Teori X dan Y
Menurut Supriyono 2000: 2: 241 teori X dan Y pertama kali dikemukakan oleh Gregor 1960 dan 1967. Gregor mengemukakan
bahwa sikap manajer terhadap para karyawan akan mempengaruhi motivasi para karyawannya, sehingga akhirnya mempengaruhi pula
produktiitas karyawan. Atas dasar teori ini, untuk menilai sikap dasar karyawan dapat digunakan dua perangkat asumsi yang diberi nama teori X
dan teori Y. Teori ini berpendapat bahwa dengan mengambangkan filosofi manajemen yang benar terhadap penilaian sikap manusia akan berakibat
dapat menimbulkan motivasi sumber daya manusia. Manajer perusahaan harus tahu bagaimana menimbulkan motivasi para karyawan dengan cara
mengidentifikasikan lebih dahulu apakah karyawannya cenderung
23
memenuhi kriteria teori X dan teori Y, atau kombinasi dari kedua macam teori tersebut.
Teori X beranggapan bahwa pada umumnya manusia lebih senang
diawasi daripada diberi kebebasan, manusia tidak senang menerima tanggung-jawab, manusia bersifat malas dan selalu ingin aman. Motivasi
karyawan pada teori X adalah balas jasa dari perusahaan berupa gaji atau upah dan penghasilan lainnya. Motivasi bekerja adalah karena takut
hubkuman atau karena menginginkan hadiah. Manajer yang mendasarkan tindakannya pada teori X atau beranggapan bahwa karyawannya
mempunyai sikap teori X akan melakukan pengawan terhadap karyawan dengan ketat, membuat tugas-tugas para karyawan lebih jelas dan
berstruktur, dan banyak memberikan hukuman atau hadiah.
Teori Y
beranggapan bahwa pada umumnya manusia suka bekerja, manusia dapat belajar mencari tanggung-jawab, pengendalian diri adalah
penting di dalam mencapai tujuan individu maupun perusahaan, manusia mempunyai pembawaan kreatif dan imajinasinya disumbangkan untuk
menyelesaikan masalah-masalah perusahaan. Motivasi karyawan terutama ditimbulkan karena adanya pengakuan sosial, penghargaan, dan aktualisasi
diri. Manajer yang mendasarkan pada teori Y atau beranggapaan bahwa karyawannya mempunyai sikap seperti teori Y akan mengelola perusahaan
dengan lebih terbuka, mendorong para karyawan, khususnya staf, berinisitatif dan berkembang.
24
Di dalam mengelola perusahaan, manajer tidak dapat semata-mata menggunakan perangkat anggapan di dalam teori X dan teori Y untuk
menentukan strategi manajerial. Pengelolaan perusahaan jangan menggunakan pendekatan yang terlalu keras, misalnya dengan paksaaan
atau hukuman, tetapi juga jangan terlalu lunak, misalnya selalu memuaskan permintaan karyawan atau selalu memberikan izin.
Pendekatan yang terlalu keras selalu menghasilkan permusuhan antagonis, sabotase, dan hasil yang rendah. Sebaliknya pendekatan yang
terlalu lunak dapat mengakibatkan karyawan malas dan permintaannya berlebihan sehingga dapat menurunkan hasil produksi serta kegagalan
pertangungjawaban manajerial. Jika memungkinkan, manajer hendaknya dapat mengembangkan kepercayaan dan tanggung-jawab timbal balik
serta saling menghormati, sehingga para manajer dapat memadukan kebutuhan-kebutuhan individual karyawan dengan tujuan-tujuan
perusahaan atau dengan kata lain tercapai keselarasan tujuan.
2.2.4.1.Tinjauan Teori Dua Faktor
Menurut Supriyono 2000: 2: 247 teori dua faktor dikemukakan oleh Herzberg 1950. Teori dua faktor merupakan salah satu teori
motivasi yang cukup terkenal dan mempunyai pengaruh penting pada
manajemen. Teori dua faktor atau teori motivasi-higiene memisahkan
dua perangkat yang menerangkan sikap terhadap tugas karyawan, yaitu: 1 faktor kepuasan, dan 2 faktor ketidakpuasan.
25
Dari penelitian Herzberg diketahui bahwa kepuasan diperoleh karena karywan melakukan pekerjaan. Kepuasan tersebut merupakan
motivasi yang semuanya berhubungan dengan apa yang harus dikerjakan atau terhadap isi pekerjaan, sehingga faktor kepuasan disebut juga sebagai
faktor motivasi. Faktor ketidakpuasan umumnya disebabkan oleh faktor
lingkungan atau hubungan kerja, sehingga faktor ketidakpuasan juga
disebut faktor lingkungan atau faktor higiene.
Faktor-faktor yang
menimbulkan kepuasan dan faktor-faktor yang menimbulkan ketidakpuasan dapat dirinci seperti tampak pada tabel 2.1
dan 2.2. Tabel 2.1.
Faktor Kepuasan dan Faktor Ketidakpuasan
Faktor Kepuasan Faktor Motivasi
Faktor Ketidakpuasan Faktor Higiene
1. Prestasi
2. Pengakuan 3.Pertanggungjawaban
4.Kemajuan 5.Perkembangan
Kebijaksanaan dan adiministrasi perusahaan
Supervisi Pengawasan Kondisi Kerja
Hubungan antarmanusia Gaji atau penghasilan
Status Keamanan kerja Kehidupan personal
26
Herzberg, mengembangkan pula prinsip-prinsip yang menimbulkan motivasi karyawan. Prinsip-prinsip tersebut tampak pada tabel
2.2. Tabel 2.2.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Sikap Kerja
Prinsip-Prinsip Menimbulkan Motivasi
1.Menghapuskan sejumlah pengawasan seraya
mempertahankan pertanggungjawaban.
2.Meningkatkan pertanggungjawaban individu
atas pekerjaannya sendiri 3.Memberikan pekerjaan
dalam kesatuan lengkap kepadan dan orang-orang
tertentu. 4.Memberikan tambahan
kekuasan bertindak dan kebebasan bekerja kepada
seorang karyawan 5.Pembuatan periodik, yang
langsung tersedia bagi Pertanggungjawaban dan
prestasi personal
Pertanggungjawaban dan pengakuan
Pertanggungjawaban, prestasi, dan pengakuan
Pertanggungjawaban, prestasi, dan pengakuan
Pengakuan internal.
27
karyawan. 6.Memperkenalkan tugas
baru dan tugas yang lebih sulit yang belum pernah
dilaksanakan oleh karyawan. 7.Membebankan tugas khusus
pada karyawan tertentu, memberi kesempatan mereka
menjadi ahli. Perkembangan,dan keinginan
belajar.
Pertanggungjawaban, perkembangan,dan
kemajuan.
Sesuai dengan pendapat Herzberg, faktor kepuasan hanya mempunyai pengaruh yang kecil terhadap faktor ketidakpuasan. Begitu
pula sebaliknya, faktor ketidakpuasan juga hanya mempunyai pengaruh yang kecil terhadap faktor kepuasan. Sebagai contoh, jika manajer
memperbaiki kondisi kerja sesuai dengan harapan para anggota organisasi, tindakan ini tidak berarti akan meningkatkan kepuasan para anggota;
karena berkurangnya ketidakpuasan tidak berarti meningkatkan kepuasan. Motivasi kerja diciptakan oleh kepuasan kebutuhan individu dan bukan
dari mengeleminasi ketidakpuasan. Teori dua faktor ini mempunyai dua implikasi penting pada sistem
pengendalian manajemen, yaitu:
28
a. SPM harus mendorong motivasi para karyawan
Kategori