Ajeng Nursurya Anggara Siwi
commit to user
ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Perpustakaan
Oleh :
Ajeng Nursurya Anggara Siwi D1807033
JURUSAN D3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2010
(2)
commit to user
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari :
Tanggal :
Dosen Pembimbing
Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP. 19701020 200112 1002
(3)
commit to user
PENGESAHAN
ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Yang dipersiapkan dan disusun oleh : AJENG NURSURYA
D1807033
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Pada Tanggal 02 Juni 2010
Dan telah dinyatakan telah memenuhi syarat Susuna Dewan Penguji
Penguji I Penguji II
Drs. H. Supriyadi SN, SU Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP. NIP.19530128 1981031 001 NIP. 19701020 200112 1002
Surakarta, 02 Juni 2010 Mengesahkan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
Drs. H. Supriyadi, SN, SU NIP.19530128 1981031 001
(4)
commit to user
MOTTO
“……Sembahlah Allah, sekali-sekali tidak ada Tuhan bagimu selain-Nya….” (Q.S Al A’raaf ayat 59)
“Bacalah dan Tuhanmu amat mulia. Yang telah mengajar dengan pena. Dia telah mengajarkan kepada manusia apa yang tidak diketahuinya.”
(Q.S Al-Alaq ayat 3-5)
(5)
commit to user
PERSEMBAHAN
Karya ini ku persembahkan pada :
1. Orang tua yang terkasih dan tersayang. 2. Adikku
3. Keluarga besar ayah dan ibu.
4. Pendampingku yang sangat aku sayang dan cintai.
5. Sahabatku semua.
6. Teman-temanku mahasiswa D3 Perpustakaan angkatan 2007.
(6)
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan.
Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapakan terima kasih kepada yang terhormat :
1. Ayah dan Ibuku tercinta, yang tak kenal lelah membanting tulang dan selalu mendukungku saat suka maupun duka, sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
2. Bapak Muhammad Sholihin, S. Ag, SIP, selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.
3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku penguji Tugas Akhir.
6. Ibu Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc. selaku Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis untuk
(7)
commit to user
Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah
Surakarta.
8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Ilmu Sosial dn Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.
9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan.
Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus-putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta, April 2010
(8)
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ………. i
PERSETUJUAN ……….... ii
PENGESAHAN ………. iii
MOTTO ………. iv
PERSEMBAHAN ………. v
KATA PENGANTAR ………... vi
DAFTAR ISI ………. viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR BAGAN ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………. 1
B. Tujuan ……… 3
C. Pelaksanaan ……… 3
D. Metode Pengumpulan Data ……… 4
E. Rumusan Masalah ……….…. 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf ……….... 7
1. Pengertian ……….………… 7
2. Manfaat Manajemen ………...……….. 10
3. Unsur-unsur Manajemen …..………. 11
4. Tingkatan Manajemen ……… 14
5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya ……. 15
6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja ... 19
7. Kompensasi Tenaga Kerja ………. 20
8. Ketrampilan Yang Harus Dimiliki Pemimpin ………… 22
(9)
commit to user
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UMS
A. Sejarah ………... ………... 26
B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS .... 28
C. Struktur Organisasi …... 29
D. Sumber Daya Manusia ……….. 32
E. Gedung dan Ruang ……….. 35
F. Sumber Dana ... 37
G. Sarana dan Prasarana ... 37
H. Koleksi ... 39
I. Layanan ... 43
BAB IV ANALISA MANAJEMEN SUMBER DAYA STAF DI PERPUSTAKAAN PUSAT UMS A. Perekrutan Tenaga Kerja ... 53
B. Tugas dan Kewajiban ... 56
C. Motivasi Kerja ... 61
D. Pelatihan dan Pengembangan ... 62
E. Kompensasi Tenaga Kerja ... 63
F. Hambatan-hambatan ... 64
G. Pemecahan Masalah ... 65
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 66
B. Saran ... 67 DAFTAR PUSTAKA
(10)
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Kepemimpinan di Perpustakaan UMS ... 27 Tabel 2. Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 ... 34 Tabel 3. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS
Tahun 2009 ... 38 Tabel 4. Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 ... 42 Tabel 5.Batas Pinjam ... 44
(11)
commit to user
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Tingkatan Manajemen ... 15 Bagan 2. Struktur Organisasi Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2000-sekarang 29 Bagan 3. Jalur tanggung jawab staf di Perpustakaan Pusat UMS ... 59
(12)
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Permohonan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Lampiran 2. Surat Tugas
Lampiran 3. Surat Balasan dari Tempat PKL Lampiran 4. Catatan Kerja Harian Mahasiswa Lampiran 5. Form Penilaian PKL
Lampiran 6. Daftar Keterpakaian Skripsi Hard Cover Lampiran 7. Daftar Keterpakaian CD koleksi Audio Visual Lampiran 8. Contoh cap
Lampiran 9. Surat Keterangan Penyerahan Skripsi/Tesis/KKI Lampiran 10. Surat Keterangan Bebas Perpustakaan
Lampiran 11. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan dari dalam dan luar sivitas UMS Lampiran 12. Contoh Kertas username dan password bagi anggota baru
Lampiran 13. Presensi Lembur Perpustakaan Lampiran 14. Jadwal Pelatihan Internet Lampiran 15. Data Pengunjung Perpustakaan Lampiran 16. Contoh call number dan barcode Lampiran 17. Daftar Absen
Lampiran 18. Slip Tanggal Kembali
Lampiran 19. Rincian Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009 Lampiran 20. Denah Gedung Perpustakaan Pusat UMS
(13)
commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada jaman seperti sekarang ini, dimana teknologi tumbuh secara pesat menuntut kita untuk menguasainya. Perpustakaan sebagai pusat informasi yang memiliki sumber daya manusia, dimana sumber daya tersebut harus memiliki kemampuan dalam menguasai teknologi untuk memajukan sebuah perpustakaan. Dan untuk mewujudkan itu semua tidak mudah, perlu adanya suatu manajemen yang baik didalamnya, manajemen yang baik bermula dari manajer/pimpinan yang menerapkan sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk mencapai tujuan.
Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271),
”perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut, seluruh elemen dalam lembaga akan diberdayakan agar tujuan yang dicita-citakan tercapai.”
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2003:271),
”Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efisien dan efektif. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu, dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Disamping itu, manajemen juga dimaksudkan agar mereka yang terlibat dalam suatu perpustakaan melakukan tugas dan pekerjaan yang benar dengan cara yang benar.”
Profesi seorang manajer/pimpinan terutama dibidang perpustakaan memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola perpustakaan , profesi
(14)
commit to user
seorang pimpinan perpustakaan harus mampu mengelola dan mengolah secara profesional semua potensi atau sumber-sumber daya yang ada di perpustakaan dengan efisien (berdaya guna) dan efektif (hasil guna) untuk pencapaian tujuan.
Qalyubi (2003: 292) berpendapat bahwa,
”Sumber daya manusia merupakan pendukung utama dalam kegiatan suatu organisasi atau lembaga sehingga maju dan mundurnya perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusia tersebut.”
Saat perpustakaan difungsikan sebagai institusi yang mengelola segala sumber daya yang ada di perpustakaan tersebut, maka perlu adanya sebuah manajemen untuk mengelola sumber daya tersebut. Usaha pengkoordinasian ini disebut manajemen staf. Manajemen staf adalah suatu pengkoordinasian sebuah lembaga/institusi baik secara vertikal maupun horisontal membagi dan memperjelas tugas, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan yang diperoleh masing-masing staf.
UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta juga mempunyai sumber daya manusia yang perlu dikelola, yaitu hubungan antar pemimpin dengan pegawai perlu untuk di manajemen, sehingga seorang Kepala Perpustakaan membutuhkan suatu manajemen yaitu dengan menggunakan ”manajemen staf”.
Penulis tertarik dengan judul Analisis Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta karena ingin membahas manajemen sumber daya stafnya yang mendasar terutama dalam perekrutan tenaga kerja, tugas dan kewajiban tenaga kerja, motivasi kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya staf, kompensasi tenaga kerja dan hambatan-hambatan yang dialami pimpinan perpustakaan dalam memanaj staf-stafnya. Manajemen sumber daya staf haruslah diprogramkan secara matang,
(15)
commit to user
karena manjemen staf yang baik akan meningkatkan keharmonisan dalam hubungan kepegawaian atau staf di sebuah lembaga/instansi seperti di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
B. Tujuan
Tujuan dari pembahasan Analisa Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah :
1. Untuk mengetahui cara perekrutan staf atau tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
2. Untuk mengetahui tugas dan kewajiban staf atau tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
3. Untuk mengetahui motivasi kerja staf-staf yang ada di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
4. Untuk mengetahui pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di
Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
5. Untuk mengetahui kompensasi tenaga kerja di Perpustakaan Pusat
Universitas Muhammadiyah Surakarta.
6. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami seorang Kepala dan Wakil Kepala dalam memanaj para stafnya di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta.
C. Pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan untuk memenuhi tugas akhir mahasiswa D-3 Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2010. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 15 Februari sampai 27 Maret 2010, sedangkan waktu PKL disesuaikan dengan tempat yang menjadi objek kajian. Kami terdiri dari tiga orang yang memilih
(16)
commit to user
PKL di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang beralamatkan di Jln. A. Yani Tromol Pos 1, Pabelan, Surakarta 57102 Telp. (0274)717417 ext. 205 – 208, 249, 258, website : http://library.ums.ac.id, email :
humas.libums@gmail.com. Adapun jadwal sebagai berikut: Jam Buka Tahun 2009/2010
Jam buka harian: Hari Buka Jam: Senin-Kamis: 07.00 s/d 17.30
Jumat: 07.00 s/d 11.00
13.00 s/d 17.30
Sabtu: 09.00 s/d 12.00
Sumber : http://library.ums.ac.id D. Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa teknik dalam pengumpulan data, antara lain :
1. Teknik Interview (wawancara) menurut Y. Slamet (2006:101)
”Teknik interview adalah cara yang dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti.”
Penulis mewawancarai antara lain :
a. Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS b. Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi
c. Bapak Eko, Staf Layanan Skripsi dan Audio Visual
d. Bapak Nurrohman, Staf Layanan Peminjaman Buku
e. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)
(17)
commit to user
2. Teknik Observasi menurut Y. Slamet (2006:85)
”Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data yang bersifat nonverbal.”
Yang penulis observasi antara lain mengenai:
a. kegiatan staf saat melaksanakan tugas,
b. kegiatan staf saat melaksanakan pelatihan,
c. proses pelayanan terhadap pengguna perpustakaan,
d. pengamatan terhadap staf dan pengunjung perpustakaan.
3. Teknik Dokumentasi menurut Susanto (2006:136)
”Teknik dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen.”
Dokumen-dokumen yang penulis kumpulkan antara lain:
a. Data karyawan Perpustakaan Pusat UMS.
b. Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009.
c. Daftar Jenis Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009.
(18)
commit to user
4. Teknik Studi Pustaka menurut Mestika Zed (2004 : 89 )
”Studi Kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan diperpustakaan dimana obyek penelitian biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal ilmiah, koran, majalah).”
Penulis menggali informasi lewat beberapa koleksi perpustakaan, antara lain melalui koleksi buku, kamus, dan juga koleksi karya ilmiah.
E. Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas dapat diketahui bahwa permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini adalah :
1. Bagaimana cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta?
2. Bagaimana tugas dan kewajiban tenaga kerja di Perpustakaan Pusat
Universitas Muhammadiyah Surakarta ?
3. Bagaimana motivasi tenaga kerja di Perpustakaan Pusat Universitas
Muhammadiyah Surakarta?
4. Bagaimana pelatihan dan pengembangan sumber daya staf di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta?
5. Bagaimana kompensasi tenaga kerja di Perpustakaan Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta?
6. Hambatan-hambatan apa yang dialami seorang Kepala dan Wakil Kepala dalam memanaj para stafnya di Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta?
(19)
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Ruang Lingkup Manajemen Sumber Daya Staf 1. Pengertian
Dalam ilmu manajemen erat kaitannya dengan pengertian organisasi. Organisasi adalah suatu kerjasama dua orang atau lebih dalam pencapaian tujuannya menggunakan cara tertentu. Dan dalam pencapaian sebuah organisasi memerlukan sebuah manajemen (pengelolaan) dalam pencapaian tujuannya.
Dengan definisi manajemen yang cukup banyak, perlu adanya satu patokan definisi manajemen yang menjadi konsep dasar sehingga memudahkan kita untuk mendalami ilmu manajemen. Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan dari bagaimana cara pengelolaan atau manajemen yang diambil.
Pembahasan pokok dalam laporan ini yaitu Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan, terlebih dahulu penulis paparkan beberapa pengertian dari manajemen.
Susilo Martoyo (1987:5) menyebutkan bahwa,
”ada ahli yang menyebut manajemen sebagai ”seni”, lain ahli menyebut manajemen sebagai ”proses”. Mengartikan manajemen sebagai ”seni” mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Suatu ”proses” adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Namun demikian, pada dasarnya apabila kita buat suatu pembatas atau definisi tentang manajemen, dapatlah dikemukakan sebagai berikut : ”Bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, mengintrepretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan
(20)
commit to user
Pakar manajemen Mary Parker Follet dalam Sentot Imam Wahjono (2008:5) memaparkan bahwa, ”manajemen adalah seni (art) untuk melakukan pekerjaan melalui orang lain.”
Sedangkan Stoner yang diikuti oleh Handoko dalam Qalyubi (2003:271) menyatakan bahwa,
”manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”
Luther Gulick dalam Wahjono (2008:5) mengatakan,”manajemen adalah ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara sistematis sehingga bermanfaat bagi manusia.”
Sedangkan Sentot Imam Wahjono (2008:6) mendefinisikan
”manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat bagi manusia.”
Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat dapat menyimpulkan bahwa, manajemen adalah sebuah langkah atau proses pengelolaan sumber daya yang ada dalam suatu organisasi atau lembaga dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dimana proses tersebut berisi: perencanaan, pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, koordinasi, pengawasan, laporan dan pendanaan.
M. Manullang (2004:6) menyebutkan bahwa istilah personalia, personel atau kepegawaian mengandung arti ”keseluruhan orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi.”
Sedangkan pengertian staf menurut Qalyubi (2003:310) adalah
”salah satu bagian dari sumber daya manusia yang dapat mengatur alokasi daya bagi perkembangannya, mampu menyajikan pelayanan kepada
(21)
commit to user
pengguna sepuas mungkin, mampu memenuhi seluruh sarana-prasarana dan perlengkapan yang diperlukan, dan merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisispasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai di masa mendatang.”
Pengertian staf menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ”sekelompok orang yang bekerjasama membantu seorang ketua dalam mengelola sesuatu.”
Dari beberapa pengertian staf diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa staf merupakan sekelompok orang yang bekerja di dalam sebuah organisasi atau instansi untuk memberikan segala kemampuan yang dimiliki kepada lembaga atau instansi tersebut sesuai dengan keahlian mereka masing-masing.
Kemudian pengertian dari manajemen staf menurut M agus Tulus (1992:3) dalam Sholihin (2001:32), mengatakan bahwa,
”Manajemen staf adalah segala perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan atas pengadaan pengembangan pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemisahan hubungan kerja yang berkaitan dengan pegawai dengan maksud untuk membantu mencapai tujuan organisasi atau instansi.”
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian manajemen personalia adalah
”Suatu pengelolaan yang menyangkut tentang pengarahan dan seleksi karyawan, uraian tugas, pendidikan, latihan dan pengembangannya, adan hubungan antara majikan (atasan dengan karyawan bawahan).”
M. Manullang (2004:6) berpendapat,
”Dengan demikian Manajemen Personalia adalah manajemen yang menitik beratkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi.”
Jadi menurut penulis, manajemen staf adalah sebuah langkah mengelola sekelompok orang yang bekerja di sebuah organisasi atau lembaga dengan menggunakan cara-cara tertentu untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dalam kendali seorang pemimpin (manajer).
(22)
commit to user
Sehingga pengertian manajemen staf di perpustakaan adalah suatu langkah pengelolaan sumber daya manusia (staf) di dalam sebuah perpustakaan untuk pencapaian tujuan secara efektif dan efisien dibawah kendali seorang pemimpin.
2. Manfaat Manajemen
Dalam mengelola sebuah perpustakaan ada sebuah target tujuan yang akan dicapai agar diperoleh hasil yang optimal dan memuaskan, itulah suatu manfaat manajemen.
Sehingga dengan adanya manajemen staf dapat membantu sebuah organisasi atau lembaga dalam pencapaian sebuah tujuan, termasuk didalamnya staf dalam menjalankan tugasnya tidak ada paksaan, keluhan dan sebagainya. Namun mereka mempunyai semangat dalam bekerja, saat seorang staf senang dengan pekerjaannya, maka pencapaian tujuan organisasi tersebut akan lebih mudah.
Manfaat lain dari manajemen menurut Hani Handoko dalam (Martoyo, Susilo. 1987:5) mengemukakan adanya 3 (tiga) alasan utama diperlukannya manajemen, yakni :
a. Untuk mencapai tujuan.
Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi, maksudnya adalah bahwa untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi memerlukan sebuah konsep pemikiran yang matang dan terarah, dan juga terdapat alur dan juga langkah-langkah tertentu yaitu dengan “manajemen”.
b. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling
(23)
commit to user
Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, terjadinya konflik diakibatkan karena adanya sebuah kesalah pahaman, sehingga perlu adanya sebuah manajemen untuk mengaturnya, seperti pemilik dan
karyawan, maupun kreditur, pelanggan/konsumen perdagangan,
masyarakat dan pemerintah.
c. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi (hasil guna) dan efektifitas (daya guna), yaitu apa yang dihasilkan oleh organisasi tersebut dalam kurun waktu tertentu? dan apakah hasilnya sudah maksimal?
Jadi intinya manfaat manajemen adalah untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas organisasi.
3. Unsur-unsur Manajemen
Untuk membahas fungsi-fungsi manajemen para pakar manajemen
memiliki pendapat masing-masing, perbedaannya hanya dalam
penekanannya. Menurut Luther Gullick dalam Sholihin, (2001:37) unsur-unsur manajemen terdiri dari :
a. Planning (perencanaan)
b. Organizing (pengorganisasian) c. Staffing (penugasan)
d. Directing/ Actuiting (penggerakan) e. Coordinating (pengkoordinasian)
(24)
commit to user
f. Controlling/ Reporting (pengawasan) g. Budgeting (pembiayaan)
Menurut Wahjono (2008:7) mendefinisikan 4 pokok manajemen, yaitu :
a. Merencanakan (planning)
b. Mengorganisasikan (organizing) c. Memimpin (actuating, leading)
d. Mengendalikan (controlling)
Sedangkan menurut ahli manajemen George Terry dalam Qalyubi (2003:272) menyatakan bahwa
“management is distinct process consisting of planning, organizing,
actuating, and controlling, performed to determine and accomplish stated
objective by the use of human beings and other resources.”
Artinya bahwa manajemen adalah suatu proses nyata yang dilakukan terus-menerus dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpian, dan pengendalian untuk menentukan dan menyelesaikan tujuan atau sasaran dengan melayani pengguna sebagai sumberdaya manusia yang utama.
Menurut Yusuf (2000: 3) dalam Tarto (2007:11) mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia adalah sebagai berikut: a. Fungsi manajerial
1) Perencanaan.
2) Pengorganisasian.
3) Pengarahan.
4) Pengawasan.
(25)
commit to user
1) Pengadaan
2) Pengembangan.
3) Pemberian kompensasi.
4) Pengintegrasian. 5) Pemeliharaan.
6) Pemberhentian.
Adapun sifat dari manajemen sumber daya manusia adalah berfungsi sebagai staf (fungsi staf).
Dan dari pendapat diatas, menurut penulis unsur-unsur manajemen terdiri dari, perencanaan yaitu merencanakan segala sesuatunya sebelum
tujuan organisasi itu dijalankan, pengorganisasian yaitu struktur
organisasinya, penempatan/penugasan yaitu tentang tugas dan kewajiban staf dimasing-masing bagian, penggerakan yaitu bagian operasional harus berjalan baik, dan memberikan intruksi lisan maupun tertulis agar staf tidak melakukan kesalahan dalam melaksanakan tugasnya, pengkoordinasian yaitu mengenai keselarasan tugas-tugas dan kegiatan staf, pengawasan yaitu kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan kegiatan, kesalahan dan kegagalan staf dalam melaksanakan tugas, dan pembiayaan yaitu dana yang akan di keluarkan oleh instansi.
4. Tingkatan Manajemen
Menurut Wahjono (2008: 20), bahwa pada umumnya manajemen dibagi menjadi tiga level, antara lain :
a. Manajer Lini Pertama (first line manager), seperti mandor/pengawas, supervisor adalah tingkatan terbawah dalam manajemen suatu organisasi.
(26)
commit to user
Mereka memimpin dan mengawasi langsung serta bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan para tenaga operasional di lapangan. Merekalah yang menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapian tujuan. Mereka diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan sasaran dan tujuan organisasi. Demikian pula, mereka diharapkan mampu membuat breakdown pekerjaan yang rinci dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh karyawan pelaksana.
b. Manajer Madya (middle manager), yang bertugas memimpin dan
mengawasi manajer lini pertama. Contoh manajer madya ialah kepala departemen, superintenden, manajer keuangan, dan manjer fungsional yang lain. Mereka bertanggung jawab ke manajer puncak. Manajer ini bertanggung jawab mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan bawahannya.
c. Manajer Puncak (top manager), yang bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan organisasi biasa disebut Direktur, Presiden Direktur (Presdir), General Manger, CEO (Chief Executive Officer). Tugasnya adalah menetapkan kebijakan dan mengarahkan organisasi agar dapat beradaptasi dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan menjamin tercapainya tujuan perusahaan.
(27)
commit to user
Bagan 1. Tingkatan manajemen
(Manajemen Level)
Piramida Manajemen Sumber: Wahjono, (2008:22)
5. Sumber Tenaga Kerja dan Cara Mendapatkannya
Tenaga kerja biasanya dibutuhkan oleh sebuah organisasi lembaga atau instansi untuk memenuhi kebutuhan kerja secara konstan dan memadai sesuai dengan bidangnya masing-masing.
Untuk memenuhi tenaga kerja tersebut, sebuah organisasi akan membuka lowongan kerja, yang biasanya terjadinya lowongan kerja dikarenakan adanya tenaga kerja yang pensiun, di mutasi, adanya organisasi baru, penambahan cabang organisasi baru, dan bisa juga karena pemberhentian atau pemecatan secara terhormat maupun tidak terhormat.
Sebuah organisasi membuka lowongan tenaga kerja tentunya harus melewati proses perekrutan tenaga kerja agar organisasi mendapatkan tenaga
Top
First Line Middle
Karyawan pelaksana (non-manajerial)
(28)
commit to user
kerja yang sesuai kriteria tentunya dengan adanya syarat-syarat yang sudah ditentukan.
Dalam perekrutan tersebut tentunya harus mengetahui sumber-sumber tenaga kerja. Menurut Wahjono (2008: 25)sumber-sumber-sumber-sumber tenaga kerja terdiri dari:
a. Walk in, pelamar datang sendiri ke suatu tempat yang disediakan oleh perusahaan perekrut dengan mempersiapkan semua keperluan pelamar kerja sekaligus siap untuk dilakukan uji dan tes.
b. Employee Referals, pelamar berasal dari rekomendasi karyawan, sehingga bisa dipastikan bahwa pelamar direkomendasikan tersebut telah melewati proses seleksi awal yang telah dilakukan oleh karyawan, khususnya di sektor moral – bahwa pelamar mempunyai moral, kebiasaan, sikap dan sifat yang baik, yang tidak bertentangan dengan budaya perusahaan. c. Advertising, perusahaan tinggal memasang iklan pada jenis media, waktu,
dan kolom yang cocok.
d. Employment Agencies, di Indonesia agen penempatan tenaga kerja diperankan oleh Departemen/Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) yang secara berkala memasang pengumuman tentang adanya lowongan kerja dari beberapa perusahaan.
e. Academic Resources, lembaga-lembaga pendidikan terkemuka sebagai penghasil karyawan berpotensi tinggi sering menjadi sasaran (jujugan) bagi perusahaan yang mencari tenaga kerja dengan menitipkan pengumuman lowongan kerja.
f. Labor Union, serikat pekerja yang bagus biasanya mempunyai daftar anggota yang mempunyai keterampilan dan keahlian khusus yang bisa
(29)
commit to user
sangat berguna bagi perusahaan, biasanya nama-nama yang terdaftar dalam serikat tertentu telah melewati suatu proses seleksi profesi dan moral yang cukup ketat.
g. Leasting, khusus untuk pemenuhan kebutuhan tenaga kerja siklikal yang tidak terus-menerus, perusahaan bisa memanfaatkan jasa pengerahan tenaga kerja dengan sistem kontrak sesuai dengan lamanya kebutuhan pekerjaan.
h. Nepotism, penarikan karyawan sering kali terjadi lewat informasi orang dalam, bahkan manajemen pun tidak mengetahui bahwa kebanyakan pelamar adalah keluarga karyawan.
i. Proffesional Assosiation, berbagai asosiasi seperti KADIN, Ikatan Akutan Indonesia, Permanin, Asosiasi Pengrajin Indonesia (Asepi), dapat berfungsi sebagai sumber rekrutmen.
j. Military Veteran, khususnya untuk pos-pos pekerjaan yang memerlukan kecakapan security, seperti satpam dan komandannya, Bodyguard, jasa
pengawalan pengambilan uang seperti Cisco, Securicor, dapat
memanfaatkan biro penempatan tenaga kerja yang dimiliki oleh satuan-satuan bersenjata dan militer untuk penyaluran para veteran.
Setelah calon tenaga kerja mengetahui dimana mereka mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja, mereka akan mendaftarkan diri kepada lembaga atau instansi tersebut yang menurut mereka sesuai dengan kemampuan dan pendidikan yang mereka miliki tentunya dengan melengkapi syarat-syarat yang sudah ditentukan oleh lembaga atau instansi yang mereka pilih.
(30)
commit to user
Dalam perekrutan tenaga kerja tentunya tidak terlepas dengan adanya seleksi kerja, dan dalam seleksi kerja lembaga atau instansi akan menggunakan beberapa metode penyeleksian atau pemilihan tenaga kerja.
Menurut Ranupandojo (1994: 24) dalam Tarto (2007:11),
“analisa jabatan adalah suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Hasil dari analisa jabatan ini adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.”
Menurut Ranupandojo (1994: 27) dalam Tarto (2007:12), deskripsi jabatan adalah suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu.
Menurut Ranupandojo (1994: 29) dalam Tarto (2007:13), Spesifikasi jabatan adalah statement dari kwalitas minimum karyawan yang biasa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik.
Menurut Ranupandojo (1994:45) dalam Tarto (2007:25),
mengatakan metode yang standart yang digunakan dalam pemilihan tenaga kerja adalah:
a. Wawancara pendahuluan.
Tanya jawab mengenai riwayat hidup calon pegawai, biasanya terjadi sebelum penyerahan surat lamaran pekerjaan.
b. Pengisian formulir atau blangko lamaran.
Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, biasanya diberikan formulir atau blangko lamaran untuk diisi.
(31)
commit to user
c. Memeriksa referensi.
Sebelum menyerahkan surat lamaran pekerjaan, harus diperiksa dulu kelengkapan isinya, baru kemudian diserahkan kepada pihak yang bersangkutan.
d. Tes psikologi.
Tes kejiwaan bagi calon pegawai.
e. Wawancara.
Berisi tanya jawab langsung antara calon pegawai dengan pihak yang diutus dari perusahaan untuk wawancara.
f. Persetujuan atasan langsung.
Setelah melalui tahap-tahap diatas, kemudian menunggu persetujuan dari atasan langsung, akan diterima kerja atau tidak.
g. Pemeriksaan kesehatan.
Yaitu tes mengenai keadaan kesehatan calon pegawai, agar nantinya saat bekerja tidak terjadi hambatan dalam melaksanakan tugasnya.
h. Indukasi atau orientasi.
Pelatihan dasar atau arahan dari masing-masing bagian, agar memudahkan calon pegawai dalam melaksanakan tugas nantinya.
Dan setelah calon tenaga kerja melengkapi semua syarat dan melewati proses seleksi, selanjutnya tinggal menunggu pengumuman diterima kerja atau tidak sesuai dengan tanggal dan waktu yang sudah ditentukan.
6. Tugas dan Kewajiban Staf atau Tenaga Kerja
Setelah calon staf melalui proses seleksi dan kemudian diberi pemberitahuan diterima kerja, maka staf atau tenaga kerja akan menerima
(32)
commit to user
tugas dan tanggung jawab yang akan mereka dapatkan, yang dimaksud tugas dan kewajiban disini adalah sebuah perincian kegiatan kerja baik itu harian, bulanan maupun tahunan yang akan dilakukan selama orang tersebut menjabat sebagai staf di lembaga atau instansi yang telah mereka pilih sesuai dengan penempatan masing-masing staf.
Tugas dan kewajiban staf, antara lain:
a. Melaksanakan kegiatan kerja sesuai dengan perintah atasan, b. Menaati peraturan yang ditetapkan oleh lembaga atau instansi,
c. Melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing,
d. Melaksanakan kegiatan kerja dengan maksimal.
e. Membuat laporan untuk dipertanggung jawabkan kepada atasan.
7. Kompensasi Tenaga Kerja
Menurut Handoko (1984:245) dalam Tarto (2007:26), dikatakan bahwa,
“kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilakukan dan sebagai multifaktor untuk pelaksanaan kegiatan diwaktu yang akan datang.”
Menurut Yusuf (2000:46) dalam Tarto (2007:36) dikatakan upah adalah.
a. Tiap-tiap pembayaran yang berupa uang yang diterima oleh buruh sebagai ganti pekerjaan.
b. Perumusan, makanan, bahan makanan dan pekerjaan yang nilainya
ditaksir menurut harga umum setempat.
Menurut Dewan penelitian pengupahan nasional dalam Yusuf, (2000:46) dalam Tarto (2007:36)
”upah adalah penerimaan suatu imbalan dari penerimaan kepada pemberian kerja untuk suatu pekerjaan jaminan kelangsungan hidup bagi
(33)
commit to user
kemanusiaan yang layak dan kelangsungan produksi yang dinyatakan bagi kemanusiaan yang layak dan ditetapkan menurut persetujuan.”
Jadi menurut penulis, kesimpulan dari semua pendapat diatas bahwa kompensasi adalah upah, gaji, atau imbalan yang diberikan kepada tenaga kerja, sebagai bentuk rasa tanggung jawab yang diberikan karena sudah melaksanakan tugas, dan juga sudah menjadi hak mereka, yang jumlahnya sudah disepakati bersama sebelumnya sesuai dengan jabatannya masing-masing.
Menurut Yusuf, (2000: 46) dalam Tarto (2007:36), program kompensasi dirancang untuk tujuan :
a. Menarik para karyawan atau tenaga kerja yang qualifid (berkualitas) kedalam organisasi.
b. Memotivasi karyawan agar mereka mencapai prestasi yang unggul.
c. Menciptakan masa dinas yang panjang atau untuk karyawan tetap dalam
perusahaan.
Kompensasi dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para staf agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan. Kompensasi dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan prestasi yang lebih unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga akan memperlambat masa pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena dapat selalu menjalankan tugas dengan baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kebijaksanaan kompensasi atau upah adalah:
(34)
commit to user
b. Kemampuan perusahaan, yaitu pembagian hasil sisa usaha yang dapat dinikmati antara buruh dan pemilik saham dan harus disesuaikan dengan ketentuan tertentu.
c. Produktivitas perusahaan, yaitu hasil dari banyaknya produk yang terjual oleh perusahaan.
d. Biaya hidup, yaitu banyaknya biaya yang dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan hidup.
e. Pemerintah, yaitu keterlibatan pemerintah tentang pajak penghasilan
8. Ketrampilan yang harus dimiliki pemimpin
Seorang pemimpin dalam memimpin sebuah organisasi, lembaga ataupun instansi harus memiliki ketrampilan atau skill yang harus dimiliki yakni sifat, sikap, perilaku dan kemampuan yang baik untuk tercapainya tujuan yang telah disepakati sebelumnya. Seorang pemimpin akan menjadi contoh bagi bawahannya dan merupakan cerminan organisasi tersebut, organisasi yang baik bermula dari pemimpin yang baik pula.
Menurut Susilo Martoyo (1990:149),
”Pemimpin adalah seorang yang memiliki kemampuan memimpin, artinya pemimpin harus memiliki kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain atau kelompok, tanpa mengindahkan bentuk alasannya.”
Menurut Koontz dalam Wahjono (2008:159) mengikhtisarkan ada 4 sifat utama berpengaruh terhadap kesuksesan seorang pemimpin yaitu :
a. Kecerdasan
b. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial
c. Motivasi diri dan dorongan berprestasi, dan
(35)
commit to user
Sedangkan menurut Wahjono sendiri (2008:22), ketrampilan manajemen antara lain :
a. Ketrampilan Konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini berarti kemampuan manajer untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan antar elemen yang saling terkait dan saling tergantung.
b. Ketrampilan Kemanusiaan (interpersonal skill) adalah kemampuan untuk bekerja sama dengan manusia lain. Berarti manajer harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi orang lain agar tercipta partisipasi bersama dalam mencapai tujuan organisasi.
c. Ketrampilan Teknis (technical skills) adalah kemampuan dalam
menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.
Menurut Magdalena Lumbatoruan dalam Qalyubi (2003:282), menyatakan bahwa seorang pemimpin dinilai berhasil, antara lain, apabila mampu :
a. Memotovasi bawahannya untuk bekerja sama,
Yaitu adanya dorongan dari atasan kepada bawahannya untuk menjalin kerjasama agar tugas dapat terselesaikan dengan baik.
b. Membuat keputusan yang dapat dilaksanakan dengan baik,
Bahwa seorang atasan tidak boleh membuat keputusan yang kiranya membertkan atau tidak mungkin sanggup untuk dilaksanakan oleh bawahannya.
(36)
commit to user
c. Mengendalikan situasi,
Bahwa seorang atasan harus mampu membaca situasi dahulu sebelum akhirnya dapat mengendalikan situasi serumit apapun.
d. Memikul tanggung jawab,
Pemimpin harus berani mempertanggung jawabkan semua tugas yang telah diberikan kepada dirinya.
e. Bersikap adil terhadap seluruh karyawan,
Seorang pemimpin hendaknya tidak pilih kasih atau bersikap adil dalam memberikan tugas kepada para stafnya. Sehingga tidak akan menimbulkan rasa iri dan ketidak puasan dari para karyawan yang akan mengakibatkan pertengkaran.
f. Meningkatkan rasa percaya diri dan kebanggaan bawahan terdapat
pekerjaan mereka.
Artinya bahwa seorang pemimpin hendaknya memberikan pujian kepada bawahan atas kinerja mereka, karena hasil dari pekerjaan mereka akan bermanfaat bagi orang lain, dan apabila mereka melakukan kesalahan harus selalu diberi motivasi dan arahan agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali
B. Pengertian Perpustakaan
Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan, baiknya terlebih dahulu kita mengetahui apa pengertian perpustakaan itu sendiri, Menurut Qayulbi (2003:4) bahwa,
”Perpustakaan secara konvensional, yaitu kumpulan buku atau bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem tertentu untuk kepentingan pemakai.”
(37)
commit to user
Dari pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perpustakaan adalah sebuah tempat atau gedung yang berdiri dibawah naungan sebuah lembaga atau instansi dimana di dalamnya terdapat semua fasilitas sumber daya dan informasi, yang koleksinya tersusun secara sistematis sehingga dapat digunakan untuk kepentingan pengguna dalam mencari informasi.
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta termasuk dalam Perpustakaan perguruan tinggi, dimana perpustakaan tersebut berdiri dibawah naungan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, pelatihan dan pengabdian masyarakat), maka manajemen sumber daya staf merupakan unsur yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut. Jadi Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan maksudnya adalah suatu pengkoordinasian staf di perpustakaan baik secara vertikal maupun horisontal dalam membagi dan memperjelas tugas, tanggung jawab serta wewenang sesuai dengan kedudukan yang diperoleh masing-masing staf. Dan kita akan membahas mengenai Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS lebih lanjut dalam BAB IV.
(38)
commit to user
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA
A. Sejarah
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem sentralisasi yang telah berubah ke sistem desentralisasi. Perpustakaan Pusat UMS yang dulu hanya satu-satunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam dunia pendidikan.
Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah dicapai oleh Perpustakaan Pusat UMS. Perhatian yang cukup serius dari pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu
(39)
commit to user
mengantarkan Perpustakaan Pusat UMS untuk berubah menjadi perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal.
Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, yakni :
Tabel 1.
Kepemimpinan di Perpustakaan Pusat UMS
Tahun Nama
Tahun ... – 1989 Drs. Sujadi Tahun 1989 – 1992 Drs. Bambang Raharjo Tahun 1992 – 1994 Drs. Djoin Sunaryo Tahun 1994 – 1997 Drs. Bambang Setiaji, M.A. Tahun 1997 – 1997 Sri Padmantyo, S.E., M.P.A. Tahun 1997 – 2001 Drs. Maryadi, M.A. Tahun 2001 – 2001 Drs. Wahyono, Akt., M.A. Tahun 2001 – 2006 Dra. Hj. Anissa Setyawati Tahun 2006 – 2008 Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc. Tahun 2008 – Sekarang Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc.
(40)
commit to user
B. Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pusat UMS 1. Visi
Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta mengembangkan ilmu dan nilai-nilai keislaman. 2. Misi
a. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi guna
mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademik UMS.
b. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas
kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS.
c. Menunjang sistem jaringan informasi di antara perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.
d. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.
3. Tujuan
a. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang
mendukung proses belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. b. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil karya sivitas akademik
dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
c. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan
perpustakaan perguruan tinggi Muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional.
(41)
commit to user
d. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang
perkembangan Islam dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
4. Fungsi
a. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan
pengajaran;
b. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian;
c. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian pada
masyarakat yang berwacana keislaman;
d. Sebagai Media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan tinggi.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Perpustakaan Pusat UMS selengkapnya adalah sebagai berikut :
Bagan 2.
Struktur Organisasi Perpustakaan UMS tahun 2000-sekarang
KEPALA Denny Vitasari
WAKIL KEPALA Siti Nuzilah
ADMINISTRASI Masrokah
IT, E-JOURNAL +E-BOOK
Suyadi
HUMAS, KESEKRETARIATAN
+ KEUANGAN Siti Musyarofah
LAYANAN TEKNIS Gatiningsih
LAYANAN PENGGUNA Tri Mulyati
(42)
commit to user
Keterangan :
1. Tugas kepala seksi perpustakaan adalah:
a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan bagian
b. Menerima laporan pemasukan uang dari semua bagian
c. Mambuat anggaran dan realisasi pengeluaran
d. Mengadakan rapat koordinasi semua bagian
e. Membuat laporan kegiatan kepada Ketua UMS
2. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan adalah:
a. Pembelian buku, majalah, dan surat kabar
b. Memberikan informasi data buku kepada komite perpustakaan
c. Memproses bahan pustaka baru: klasifikasi, memberi label, cap,
pengaman, input data ke komputer
d. Mengurus dan mengarsip surat masuk dan surat keluar
e. Melayani pendaftaran anggota dari luar civitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta.
f. Mengurus pembayaran dan langganan majalah dan surat kabar
g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan 3. Tugas bagian sirkulasi dan pemeliharaan bahan pustaka adalah:
a. Melayani peminjaman buku
b. Melayani pengembalian buku
c. Melayani permintaan buku yang dipinjam setiap dosen
d. Shelving
e. Membuat laporan stastistik peminjam dan jumlah buku yang dipinjam
(43)
commit to user
4. Tugas bagian layanan Koleksi Karya Ilmiah adalah:
a. Memberi layanan kepada pengguna berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah
(penelitian) dalam bentuk cetak (tesis, skripsi, tugas akhir).
b. Menerima dan mencatat rutin Kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan c. Memberi layanan akses melalui CD ROM khusus unuk jenis koleksi
skripsi yang berbentuk softcopy.
5. Tugas bagian layanan Multimedia (Audio Visual) adalah:
a. Memberikan layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI
dengan koleksi CD, CD-ROM, disket dan kaset.
b. Memberikan layanan TV kabel.
6. Tugas bagian periodikal, Referensi, dan Informasi perpustakaan adalah: a. Memberi layanan kepada pengguna periodikal, koran, referensi, dan
koleksi khusus.
b. Memberi layanan karya-karya ilmiah
c. Memproses majalah baru dan buku-buku referensi
d. Mengarsip dan memproses majalah untuk dijilidkan
e. Mengarsip koran , majalah hadiah
f. Memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date
dari sumber-sumber tercetak yang ada.
g. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.
7. Tugas bagian Koleksi Cadangan:
a. Memberikan layanan koleksi cadangan
b. Membuat laporan rutin kepada Seksi Perpustakaan setiap bulan.
(44)
commit to user
8. Tugas bagian Kasir adalah:
a. Menerima semua pembayaran dari beberapa aktivasi perpustakaan yang berhubungan dengan uang, seperti pembayaran denda, aktivasi, penggatian kartu hilang, dan lain-lain.
9. Tugas bagian Fotokopi adalah:
a. Memberikan layanan fotokopi bagi pengunjung perpustakaan dengan
ketentuan yang berlaku di perpustakaan. 10.Tugas bagian Administrasi adalah:
a. Memberikan layanan pendaftaran anggota perpustakaan.
b. Memberikan layanan aktivasi
c. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan
d. Memberikan layanan surat-menyurat
e. Penyerahan Karya Ilmiah
Sumber : hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah, tanggal 23 Maret 2010 pukul 09.31 WIB.
D. Sumber Daya Manusia
Untuk menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Pusat UMS dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 23 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari jumlah pegawai yang ada tersebut terdapat 14 orang berstatus pustakawan.
Kepala : Denny Vitasari, S.T., M. Eng. Sc.
(45)
commit to user
Humas, Kesekretariatan & Keuangan
1. Siti Musyarofah (Kaur. Humas, Kesekretariatan & Keuangan)
2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas dan Informasi)
3. Ismarni, A.Md (Kasir)
Layanan Administrasi
1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi)
2. Sapta Pujianta, A.Ma (Administrasi) 3. Hariyanto, SE. (Administrasi)
4. H. M. Taslim (Cek Keluar/Masuk)
Layanan Pengguna
1. Tri Mulyati (Kaur. Layanan Pengguna & Layanan Periodikal)
2. Cahyana Kumbul Widada, A.Md. (Layanan Referensi)
3. Budiman (Layanan Kol. Cadangan)
4. Mulyadi (Layanan Kol. Cadangan)
5. Kurnia Utami, S.Sos. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)
6. Nur Rohman C. W. (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)
7. Edhy Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian) 8. Dra. Suparmi (Layanan Sirkulasi- Pengembalian)
9. Eko Daryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah)
10.Haryadi (Layanan Kol. Karya Ilmiah) 11.Arif Yulianto (Copy Center)
(46)
commit to user
Layanan Teknis
1. Gatiningsih (Kaur. Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi) 2. Murtini, B.Sc. (Pengadaan Koleksi)
3. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks)
4. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks)
5. Esti Handayani, A.Md. (Pengolahan Koleksi Audio Visual)
6. Munawar (Pengolahan Koleksi Periodikal)
7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)
8. Dwi Budi Setiawan (Penjilidan)
IT, E-Journal & E-Book
1. Suyadi (Kaur. IT, E-Journal & E-Book) 2. Yuldarrahman, S.T. (IT)
Tabel 2.
Data Karyawan Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009
No Nama Suami/Istri Keterangan
1. Masrokhah Drs. F Yusuf Noor Diploma 2. Sugiyanto, Drs Sadiyem
3. Suparmi, Dra Suprapto, Drs
S-1 Ilmu Ekonomi Administrasi FKIP UNS Surakarta 4. Murtini, BSc Taufiq Puji Rahmani,
BSc
Akademi Pimpinan Perusahaan Indonesia (APPI)
Yogyakarta 5. Siti Musyarofah Sunardi Diploma Ilmu Perpustakaan
UGM Yogyakarta 6. Edhy Susilo Eny Nurhidayati SLTA 7. Nur Rohman CW Dyah Layla Apriliana SLTA 8. Edy Suparno Urip
9. Suyadi Suratmi Diploma Ilmu Pendidikan Matematika UNS 10. Gatiningsih Tjipto Basoeki Diploma Teknologi
Perpustakaan UGM
11. Mulyadi Utari SMA
12. Ken Retno Yuniwati Subagyo Diploma Ilmu Perpustakaan Universitas Airlangga
(47)
commit to user
Surabaya
13. Hariyanto Sri Yuniwat, Amd Diploma Ilmu Perpustakaan Universitas Terbuka 14. Sapta Pujianta Watini Diploma Ilmu Perpustakaan
Universitas Terbuka 15. Ismarni Pusmanto
16. Eko Daryadi Nanik Indriyani SLTA
17. Haryadi Sudarmi SD
18. Esti Handayani, Amd Ngainun Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta 19. Tri Mulyati Mulyono, SE Diploma Teknologi
Perpustakaan UGM 20. Maria Husnun Nisa, S Sos Arief Rochmad Alumni S-1 Ilmu Perpustakaan
Unpad Bandung 21. Budiman Budi Hartanto Mursyidah SLTA 22. Kurnia Utami
S-1 Ilmu Perpustakaan Universitas Padjajaran
Bandung 23. Munawar Sri Daryani
24. Ridwan Nur Efendi Marwati Mutmainah 25. Ari Fatmawati Aisyah,
Amd
Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta 26. Siti Nuzilah, Dra
27. Denny Vitasari, S.T., M. Eng. Sc.
Master of Engineering Science of Monash University 28. Cahyono Kumbul Widodo,
Amd
Dwi Murwati Diploma Ilmu Perpustakaan UGM
29. Arif Yulianto SLTA
30. Dwi Budi Setyawan Diploma Ilmu Perpustakaan UGM Yogyakarta 31. Yuldarrohman, ST.
Alumni Teknik Elektro Universitas Muhammadiyah
Surakarta
32. Moh. Taslim SD
Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan Pusat UMS
E. Gedung/Ruang
Dengan menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, Perpustakaan Pusat UMS bisa dilihat melalui data sebagai berikut :
Lantai Dasar
1. Gudang Buku
(48)
commit to user
Lantai 1
1. Lobby
2. Loker pengunjung
3. TV
4. Ruang Internet
5. Rak koleksi CD
6. Rak Koleksi Skripsi
7. Ruang baca
8. Ruang diskusi
9. Layanan administrasi
10.Tempat peminjaman buku
11.Ruang Administrasi
12.Ruang Kepala Perpustakaan
Lantai 2
1. Rak Buku Teks
2. Meja baca
3. Katalog Komputer
4. Tempat pengambilan buku
5. Ruang sirkulasi petugas Lantai 3
1. Rak Buku Cadangan
2. Koleksi Kitab
3. Koleksi Referensi dan Koleksi Djasman
4. Katalog Komputer
(49)
commit to user
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada lampiran 20. F. Sumber Dana
Dana merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam program pengembangan koleksi ataupun perpustakaan. Dana yang besar akan mempengaruhi jumlah koleksi yang disediakan sehingga mampu menunjang kurikulum, yang pada akhirnya tujuan induk tercapai. Dalam hal ini Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta mendapat dana Rp. 500.000.000,-(Lima Ratus Juta Rupiah) tiap tahun dari lembaga induknya, yaitu Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Dana yang diperoleh digunakan antara lain, dana operasional, dana pengadaan buku, dana pembuatan booklet, dana kegiatan seperti peringatan hari besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti, tergantung dengan kebutuhan. Apabila terjadi kekurangan dana, Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Surakarta dapat meminta lagi kepada pusat sesuai kebutuhan yang diperlukan.
G. Sarana dan Prasarana
Untung menunjang layanan di perpustakaan, Perpustakaan Pusat UMS memilki sarana adan prasarana sebagai berikut :
(50)
commit to user
Tabel 3.
Daftar Jenis Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009
No. Nama Barang Pemanfaatan Jumlah Ket.
Petugas Pengguna
1 AC 12 21 43 2 rsk
2 Airphone 6 - 6
3 Almari besi 7 - 7
4 Almari kayu 9 10 19
5 Almari tas/ locker - 16 16 6 Dingklik panjang - 10 10
7 Dispenser 5 3 8
8 Display Majalah 1 4 5
9 Filling kabinet 7 - 7
10 Globe dunia - 2 2
11 Head set 4 - 4
12 Jam dinding 8 13 21
13 Karpet 1 17 18
14 Kipas angina 4 4 8
15 Komputer & laptop 23 44 67
16 Kotak kartu 3 - 3
17 Kotak Koran 2 - 2
18 Kursi besi lipat 6 38 44 19 Kursi kayu busa kantor 4 14 18 20 Kursi kayu busa 22 156 178
21 Kursi plastik 7 31 38
22 Meja baca besar 7 14 21
23 Meja baca besar leseh - 12 12
24 Meja baca kecil - 57 57
25 Meja dorong kayu 9 5 14
26 Meja kantor 31 5 36
27 Meja kecil hitam 7 8 15
28 Meja kecil putih 4 - 4
29 Meja kerja panjang 6 5 11 30 Meja kompuuter 16 36 52
31 Meja kursi tamu 1 1 2 set
32 Meja leseh kecil 2 25 27
33 Meja oval 3 - 3
34 Meja sket/meja tinggi 8 13 21 35 Mesin ketik elektronik 1 - 1 36 Papan boardmaker 12 1 13 37 Papan dispalay Koran 6 8 14
38 Papan pengumuman 1 5 6
39 Penyedot debu 1 - 1
40 Printer laserjet canon
HP1320 3 1 1
41 Printer Epson LQ1170 1 - 1 42 Printer Epson LQ2180 2 - 2 43 Printer Epson LX-300 5 - 5
44 Radio tape 4 - 4 ?
45 Rak alumunium 3 - 3
46 Rak buku besi 55 - 55
47 Rak buku kayu 5 211 216
(51)
commit to user
49 Rak majalah 1 - 1
50 Scanner HP scanjet 8350 1 - 1
51 Server 4 - 4
52 Telpon 10 - 10
53 Kursi putar 26 35 61
54 TV - 4 4
55 LCD 2 - 2
56 Kulkas 1 - 1
57 Amano 1 - 1
58 Mesin presensi kartu 1 - 1
59 Mesin fotokopi 2 - 2
Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS H. Koleksi
Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibagi menjadi dua, yaitu :
1. Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
a. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan kedalam 10 kelompok besar.
Klas 000 Karya umum (Penelitia, Perpustakaan dan Informasi, Ilmu Komputer)
Klas 100 Filsafat dan Psikologi Umum
Klas 200 Agama
Klas 300 Ilmu-Ilmu Sosial
Klas 400 Bahasa
Klas 500 Ilmu-Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)
Klas 600 Ilmu-Ilmu Terapan (Teknologi)
Klas 700 Kesenian dan Olah Raga
Klas 800 Kesusasteraan
(52)
commit to user
b. Koleksi Islam (klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam (versi Perguruan Tinggi Islam Yogyakarta)
Klas 297 Agama Islam
Klas 297.1 Sumber-sumber Agama Islam
Klas 297.2 Ilmu Kalam (Aqaid)
Klas 297.3 Ibadah
Klas 297.4 Hukum Islam
Klas 297.5 Akhlak (Tasuf)
Klas 297.6 Perkembangan Islam
Klas 297.8 Aliran dan Sekte-Sektenya
Klas 297.9 Sejarah Islam
2. Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanannya, koleksi Perpustakaan Pusat UMS dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu:
a. Koleksi Sirkulasi
Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam(dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan UMS.
b. Koleksi Referensi
Adalah koleksi buku rujukan yang hanya bisa dibaca di perpustakaan. Jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah kamus, ensiklopedi, laporan tahaunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik, informasi studi luar negeri, dan lain-lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3 Perpustakaan UMS.
(53)
commit to user
c. Koleksi Periodikal
Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar dan terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai 3 Perpustakaan UMS.
d. Koleksi Cadangan
Adalah koleksi buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul dari buku teks yang dimiliki Perpustakaan UMS. Koleksi cadangan ini hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Terdapat di lantai 3 gedung Perpustakaan UMS.
e. Koleksi Karya Ilmiah
Adalah koleksi yang merupakan hasil penelitian dosen dan mahasiswa yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk mengembangkan penelitian-penelitian ilmiah lainnya, di lingkungan sivitas akademika UMS. Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan penelitian-penelitian yang lain. Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat, tidak dapat difotokopi, dan ada di lantai 1 Perpustakaan UMS.
f. Kolesi Audio Visual (Multi Media)
Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, VCD, DVD dan kaset. Koleksi ini ada di lanatai 1 Perpustakaan UMS, dan dapat dipinjam sesuai dengan ketentuan.
(54)
commit to user
g. Koleksi Khusus
Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dlam beberapa hal, terkait dengan riwayat (sejarah), penggunaannya, dna kekhasan-kekhsan yang lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi khusus ini, yaitu: 1.) Koleksi Kitab Berbahasa Arab
Adalah koleksi buku-buku teks berbahasa arab yang
”penggunaannya” berbeda dengan buku-buku teks yang lain. Termasuk didalamnya kekhasan dalam pengolahan, penataan di rak buku dan pengguna dari koleksi ini.
2.) Koleksi (Alm) Djasman Al Kindi
Adalah koleksi khusus yang merupakan ”hadiah” dari Bapak Djasman al Kindi, mantan rektor pertama UMS yang merupakan salah satu pendiri UMS. Terdapat bermacan jenis koleksi dlam koleksi ini, diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, majalah, makalah dan foto-foto tentang kegitan beliau selama hidupnya.
Tabel 4.
Jumlah Koleksi di Perpustakaan Pusat UMS Tahun 2009
No. Code Judul Eksemplar No.Klas Jenis Koleksi
1. ARAB 2.166 2.269 1-9 Buku Bahasa Arab 2. CAD 35.284 35.521 0-9 Cadangan
3. CF 395 747 0-9 CDROM
4. DJAZ 3.042 3.163 0-9 J Koleksi Bp. Djazman 5. R-DB 318 391 0-9 Referensi 6. R-ENSI 931 1.134 0-9 Referensi 7. R-HB 555 709 0-9 Referensi 8. R-KM 383 551 0-9 Referensi 9. R-PU 499 609 0-9 Referensi 10. R-STAT 603 611 3-7 Referensi 11. R-UU 828 998 0-8 Referensi
12. REF 753 991 Referensi
13. SERIAL 761 4.881 Periodikal 14. SIRKU 25.550 83.702 0-9 Sirkulasi Sumber : Hasil wawancara bagian IT Perpustakaan UMS
(55)
commit to user
I. Layanan
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdapat 2 lantai, yaitu lantai 1 untuk peminjaman dan lanatai 2 untuk pengembalian. Sistem pelayanannya adalah terbuka (open acsess). Peminjaman hanya diberikan untuk buku-buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi).
a. Peminjaman
1) Ketentuan
Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota yang memiliki KAP atas nama sendiri.
2) Prosedur
Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebgai berikut:
a) Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri yang masih aktif dan buku yang hendak dipinjam kepada petugas. b) Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di
bagaian belakang buku. 3) Batas Pinjam
Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu peminjaman dari masing-masing jenis keanggotaan yang ada adalah sebagai berikut:
(56)
commit to user
Tabel 5. Batas Pinjam
Jenis Anggota Jumlah Pinjaman (Kriteria)
Batas
Waktu Keterangan Mahasiswa S1
dan D3
5 Buku
(2 Indonesia/3 Asing) 7 hari Dapat diperpanjang 1 kali* Mahasiswa S2 6 Buku
(3 Indonesia/3 Asing) 2 Minggu Dapat diperpanjang 1 kali* Dosen dan
Karyawan Tetap
8 Buku
(5 Idonesia/3 Asing) 6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Dosen dan
Karyawan Kontrak/Regule
r
6 Buku
(3 Indonesia/3 Asing) 1 Bulan Tidak dapat diperpanjang Dosen dan
Karyawan Studi Lanjut
10 Buku
(7 Indonesia/3 Asing) 6 Bulan Tidak dapat diperpanjang
Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS Tahun 2010
* dengan catatan perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam. Catatan : Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar
akan dikenakan sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester.
b. Pengembalian
1) Ketentuan
Serahkan buku yang kan dikembalikan pada petugas pengembalian yang ada di lanatai 2.
2) Sanksi
a) Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut.
(57)
commit to user
b) Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp.200,-/buku/hari.
c) Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar
Rp.10.000,-/buku serta membyar denda apabila terlambat
mengembalikan.
c. Perpanjangan
1.) Belum pernah Diperpanjang
2.) Tidak/belum terlambat sari btas waktu pengembalian
3.) Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan
diperpanjang.
2. Layanan Administrasi
Layanan administrasi Perpustakaan UMS berada di lantai 1, bertugas memberikan layanan yang meliputi :
a. Pendaftran anggota perpustakaan
b. Aktivasi
c. Pembutan kartu anggota peprustakaan (KAP)
d. Surat-menyurat
e. Penyerahan Karya ilmiah
3. Layanan Internet
Saat ini tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses internet secra cepat serta dapat dimanfaatkan oleh users atau masyarakat umum yang ingin mengadakan acara pelatihan internet auat acara-acara lain yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang
(58)
commit to user
diberikan kepada pengguna perpustakaan unutk melakukan akses internet secra gratis dengan syarat terdaftar sebgai anggota perpustakaan aktif.
a. Wireless LAN
Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan :
1) Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel.
2) Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE
802.11g atau 802.11b.
3) Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di perpustakaan UMS (memiliki username dan password sendiri)
4) Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai internet seperti Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, dll.
b. Online Resource
Online resource (sumber-sumber online) yang disediakan Perpustakaan UMS meliputi :
1) Skripsi, Tesis dan Disertasi
2) Koleksi ini dapat didownload secara bebas di alamat
http://etd.eprints.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan.
3) Artikel Jurnal UMS (eprints.ums.ac.id)
4) Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan di sini dapat didownload secra bebas di alamat http://eprints.ums.ac.id.
(59)
commit to user
6) Data proques yang dilanggan Perpustakaan UMS ini dapat
mendownload secra bebas di lingkungan UMS, sedangkan dari luar UMS harus menjadi anggota perpustakaan aktif.
4. Layanan KKI
Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) yang dilakukan sivitas akademik UMS dalam bentuk cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pengguna perpustakaan sebgai bahan rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian-penelitian yang baru. Ketentuan pengguna koleksi KKI ini adalah hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dapat di fotokopi.
Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk softcopy yang bisa diakses melalui fasilitas CD ROOM (Compact Disk Read Only Memory). Penelusuran informasi tentang koleksi KKI yang dibutuhkan dapat dilakukan melalui OPAC yang tersedia, atau
melalui MULTISEARCH yang dapat diakses melalui alamat URL
http://ms.library.ums.ac.id/ atau http://library.ums.ac.id/.
5. Layanan Multimedia (Audio Visual)
Layanan Multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi audio visual yang dimiliki adalah dalam bentuk CD, CD-ROM, disket dan chaset.
Termasuk dalam layanan ini adalah TV kabel, yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan secara langsung (bisa langsung memilih channel yang diinginkan).
(60)
commit to user
Subyek jenis koleksi CD yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah :
a. Ensiklopedia
b. Komputer
c. Skripsi d. Internet
e. Teknologi Kimia
f. Biografi g. Psikologi
h. Musik
i. Agama Islam
j. Teknik, dll.
Sedangkan jenis koleksi CD-ROM yang ada adalah CD jurnal
Proquest yang subyeknya meliputi :
a. Business
b. Kedokteran
c. Teknik
d. Farmasi, dll.
Untuk jenis koleksi disket yang ada, subyek yang dimiliki oleh Perpustakaan UMS adalah :
a. Komputer
b. Internet c. Statistik
d. Teknik
(61)
commit to user
f. Investasi, dll.
Koleksi audio visual ini (kecuali CD-ROM) dapat dipinjam oleh pengguna perpustakaan dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa, dosen dan karyawan (sivitas akademik) yang menjadi anggota perpustakaan.
Sedangkan tata cara peminjaman koleksi audio visual adalah sebgai berikut :
a. Menyerahkan KAP sebagai jaminan
b. Mengisi dan menandatangani surat perjanjian peminjaman koleksi audio visual yang telah disediakan.
6. Layanan Referensi
Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pengguan perpustakaan, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran informasi secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan meanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal.
7. Layanan Koleksi Periodikal
Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber-sumber tercetak yang ada, yang memiliki kala terbit tertentu seperti majalah, jurnal, buletin dan surat kabar. Koleksi periodikal ini hanya dapat dibaca di tempat dan difotokopi. Koleksi jurnal bentuk cetak yang ada, dibagi dan ditata berdasarkan jurusan yang ada di fakultas.
Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak tersebut di rak-rak jurnal adalah sebagai berikut :
a. Ilmu Pendidikan (A)
(62)
commit to user
c. Ilmu Hukum (C)
d. Ilmu Teknik (D)
e. Ilmu Geografi (E) f. Ilmu Psikologi (F)
g. Ilmu Agama Islam (G)
h. Ilmu Kesehatan dan Kedokteran (J)
i. Ilmu Farmasi (K)
j. Ilmu Sosial (L)
k. Ilmu Disiplin Ilmu (Li)
Selain artikel dari jurnal bentuk cetak, Perpustakaan UMS juga melanggan jurnal elektronik seperti Proquest, Questia, Emerald dan UMS e-Journal.
8. Layanan Koleksi Cadangan
Layanan koleksi cadangan adalah layanan yang menyediakan koleksi buku-buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pengguna perpustakaan masih dapat mencari dan menggunakan buku tersebut di layanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip ketersediaan (availibility) buku-buku teks bagi pengguna perpustakaan. Koleksi cadangan ini hanya bisa dibaca ditempat, di fototkopi dan di scan.
9. Layanan Koleksi Khusus
Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing-masing memiliki
(63)
commit to user
kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi pengguna, dan pengguna dari masing-masing koleksi khusus tersebut.
10.Layanan Lain-lain.
a. Kasir
Layanan ini adalah layanan bagian keuangan yang bertugas menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang
berhubungan dengan uang, seperti pembayaran denda, aktivasi,
penggantian biaya kartu hilang, dan lain-lain, kecuali aktifitas fotokopi. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi dan layanan peminjaman buku.
b. Fotokopi
Layanan fotokopi disediakan bagi pengunjung perpustakaan yang ingin memfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi di Perpustakaan UMS ini mampu melayani permintaan fotokopi pengguna perpustakaan dalam jumlah cukup besar.
c. Loker
Layanan loker ini disediakan bagi pengguna perpustakaan yang ingin menyimpan tas, buku dan barang-barang lainnya kecuali barangberharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh.
d. Ruang Diskusi
Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademik dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara-acara diskusi, rapat, pelatihan dan lain-lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan
(64)
commit to user
fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan Pusat UMS.
e. Mushola
Disediakan mushola bagi petugas dan pengguna perpustakaan yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.
(1)
commit to user
lanjut sampai jenjang S1 kemudian biaya studi lanjut akan ditanggung oleh universitas.
3. Outbond dan study banding ke perpustakaan universitas lain agar staf dapat
menambah wawasan dan juga dapat memberikan inspirasi dan semangat untuk mengembangkan Perpusatakaan Pusat UMS.
Pengawasan kerja dilakukan oleh koordinator sub bagian, berguna untuk selain memberi pengawasan dan juga motivasi kerja, juga berguna untuk melatih kedisiplinan dan tanggung jawab kerja masing-masing staf.
Sumber: Hasil wawancara dari Dra. Siti Nuzilah, Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan juga didukung wawancara dengan Bapak Hariyanto, Staf Bagian Administrasi, pukul 11.35 WIB tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB.
E. Kompensasi tenaga kerja
Untuk masalah kompensasi, penulis telah mendapatkan informasi dari hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS dan staf bagian, dan beliau menjawab ”Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan sistem gaji yang mapan, antara lain:
a. Gaji pokok
b. Tunjangan struktural c. Tunjangan hari raya
d. Uang makan
e. Uang transport
f. Uang rapat
g. Uang lembur
h. Gaji ke-13
i. Gaji pensiun sampai 56 tahun
(2)
k. Peket naik haji l. Paket liburan
Dan untuk masalah nominal kompensasi tersebut, beliau tidak berkenan untuk menjawab karena dirasa kurang etis untuk dipaparkan.
Untuk gaji karyawan di Perpustakaan Pusat UMS disetarakan dengan gaji pegawai negeri sipil (PNS), Surat Keputusan Rektor digunakan saat kenaikan gaji pokok ataupun kenaikan jabatan. Contoh Surat Keputusan Rektor dapat dilihat pada lampiran 21. Gaji dan SK diberikan oleh bagian Tata Usaha universitas melalui bagian administrasi Perpustakaan Pusat UMS baru kemudian diberikan kepada masing-masing staf dan juga tentunya kepada kepala perpustakaan.
Kompensasi ini dibuat dengan tujuan agar para staf mendapatkan hak mereka masing-masing tentunya, tetapi selain itu juga untuk memotivasi para staf agar lebih giat lagi bekerja dan tugas dapat cepat terselesaikan. Kompensasi dibutuhkan juga untuk memotivasi staf agar mendapatkan prestasi yang lebih unggul dan dapat menjadi karyawan teladan, sehingga akan memperlambat masa pensiun karena dirasa menjadi nilai positif karena dapat selalu menjalankan tugas dengan baik.
Sumber : Hasil wawancara tanggal 23 Maret 2010, pukul 09.31 WIB
F. Hambatan-hambatan
1. Ada beberapa staf yang kurang menguasai teknologi dikarenakan tingkatan
pendidikan yang kurang tinggi ataupun kurang perhatian saat
dilangsungkannya kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya staf, sehingga menimbulkan hambatan dalam melaksakan kegiatan kerja.
(3)
commit to user
3. Kurangnya motivasi kerja staf dikarenakan beberapa staf sudah berusia lanjut sehingga sulit untuk menyerap ilmu.
4. Peraturan jam kerja yang tidak ditepati oleh karyawan sehingga pemakai yang datang lebih awal tidak bisa dilayani, ini dikarenakan tidak adanya peraturan tertulis yang diberikan oleh kepala perpustakaan.
Sumber : Hasil wawancara dengan Wakil Kepala Perpustakaan Pusat UMS Dra. Siti Nuzilah dan ditambah wawancara dari staf layanan administrasi Bapak Hariyanto pada tanggal 23 Maret 2010.
G. Pemecahan Masalah
1. Sebaiknya sering diadakan pelatihan rutin bagi staf-staf yang sudah lanjut usia maupun staf lain yang belum menguasai teknologi, jadi tidak hanya pada saat ada software baru saja, tetapi baik itu seminggu sekali diadakan tes-tes kemampuan teknologi, sehingga staf akan lebih termotivasi lagi untuk bekerja.
2. Untuk mengasah kemampuan melaksanakan tugas, sebaiknya susunan
pembagian kerja yang sudah ada dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing dan bukan hanya sebagai susunan formalitas saja sehingga mekanisme kerja dapat dipertanggung jawabkan.
3. Agar staf lebih termotivasi lagi, sebaiknya dari intansi memberikan kenaikan gaji minimal 10% dari gaji pokok, atau bisa juga dengan menjanjikan paket liburan gratis bagi karyawan teladan.
4. Sebaiknya bagi karyawan yang terlambat datang masuk kerja, diberikan sanksi tegas berupa potong gaji/jam keterlambatan.
(4)
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah penulis meneliti dan penganalisis tema Manajemen Sumber Daya Staf di Perpustakaan Pusat UMS, maka penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut:
1. Perpustakaan Pusat UMS sudah menerapkan unsur-unsur manajemen dalam mengelola sumber daya manusia (staf), yakni perencanaan, pengorganisasian, penempatan/penugasan, penggerakan, pengkoordinasian, pengawasan, dan pembiayaan.
2. Perpustakaan Pusat UMS dalam perekrutan tenaga kerja melalui kebijakan
roling dari dalam lingkungan tenaga yang ada di UMS sendiri kemudian
dipindahkan ke perpustakaan pusat (internal). Selain itu dilakukan perekrutan staf untuk melengkapi kekurangan tenaga kerja di Perpustakaan Pusat UMS
(eksternal).
3. Di Perpustakaan Pusat UMS tugas dan kewajiban masing-masing staf dibagi
menurut jabatan mereka masing-masing. Dan juga diatur dengan jalur tanggung jawab staf.
4. Dari hasil wawancara dari beberapa staf di Perpustakaan Pusat UMS, motivasi kerja para staf di Perpustakaan Pusat UMS adalah sebagai niatan ibadah, mencari nafkah bagi keluarga dan juga sebagai tempat pengembangan diri.
(5)
commit to user
reguler untuk software baru dan customer service. Sedangkan untuk pengembangan sumber daya staf antara lain dengan diadakannya rapat rutin mingguan, studi lanjut, Outbond dan study banding.
6. Untuk para staf di Perpustakaan Pusat UMS mendapatkan sistem gaji yang mapan.
7. Hambatan-hambatan yang pernah dialami pimpinan perpustakaan dalam
memanaj staf-stafnya antara lain karena kekurang cakapan staf dalam hal melaksanakan tugas, tidak termotivasi, dan juga tingkat penyerapan ilmu.
B. Saran
1. Melihat Perpustakaan Pusat UMS akhir-akhir ini hanya membuka lowongan
untuk pekerja partime yang kebanyakan mahasiswa yang tidak berlatar belakang ilmu perpustakaan, maka sebaiknya perlu adanya penambahan
tenaga perpustakaan yang terampil terutama berpendidikan ilmu
perpustakaan, dan juga terampil dalam bidang IT sehingga akan lebih mudah untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan, karena Perpustakaan Pusat UMS sudah termasuk perpustakaan digital.
(6)