Sipus sebagai sistem otomasi layanan di Perpustakaan UGM Yogyakarta dinar

1

SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN

DI PERPUSTAKAAN UGM YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh

Dinar Kusuma Hapsari D 1807010

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

iii

MOTTO

“Segala tulisan yang diilhamkan Allah memang bermanfaat untuk mengajar,

untuk menyatakan kesalahan, untuk memperbaiki kelakuan dan untuk

mendidik orang dalam kebenaran.”

( II Timotius 3 : 16 )

”Orang yang berjiwa besar memiliki dua hati; satu hati menangis dan yang satu lagi bersabar.”

iv

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan sebagai wujud cintaku pada:

 Bapak dan Ibu tersayang, yanh selalu member kasih sayang dan doa yang tak pernah putus untukku.

 Kakakku yang selalu menyemangatiku.

 Mas Indra yang selalu mendengarkan segala keluh kesahku.

 Sahabat-sahabatku yang selalu ada saat aku membutuhkan kalian. Terima kasih untuk persahabatan yang manis ini.

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya yang melimpah, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis tidak sedikit hambatan yang dihadapi penulis, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik berkat pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si, selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.

4. Bapak Drs. Widodo, M.Soc. Sc, selaku penguji Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Hindar P, MSi, selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan. 6. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta.

7. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik atas ilmu yang diberikan

vi

Penulis menyadari dalam penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini masih terdapat kekeliruan dan kesalahan. Sehingga penulis mengharapkan masukkan dan kritikan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, Maret 2010

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……… i

PERSETUJUAN ……… ii

PENGESAHAN ………iii

MOTTO ………iv

PERSEMBAHAN ……… v

KATA PENGANTAR ………vi

DAFTAR ISI ………viii DAFTAR TABEL ...xii

DAFTAR GAMBAR ...xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ………1

A. Latar Belakang Masalah ………1

B. Tujuan ………2

C. Pelaksanaan ………3

D. Metode Pengumpulan Data ………3

E. Rumusan Masalah ………4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ………5

A. Pengertian Perpustakaan ………5

B. Pengertian Sirkulasi …..……… 6

C. Pengertian Otomasi ………9

BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI ……… 12

A. Sejarah Umum Perpustakaan ………12

1. Visi dan Misi Perpustakaan ………. 12

2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan ……….. 13

3. Anggaran ………. 15

viii

B. Sumber Daya Manusia ……… 17

C. Kelembagaan ………. 21

1. Fasilitas Perpustakaan ... 21

2. Koleksi Perpustakaan... 22

3. Pengolahan dan Perawatan... 25

D. Layanan Perpustakaan ... 27

1. Pelayanan Perpustakaan... 27

2. Macam Layanan ... 27

E. Teknologi Informasi dan Jaringan ... 31

1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan ……… 31

2. Digital Library dan Journal Online ... 32

F. Kerjasama ... 32

1. Kerjasama Kepustakawan ... 32

2. Kerjasama Antar Lembaga ... 32

BAB IV SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN UGM YOGYAKARTA A. Otomasi Layanan Perpustakaan UGM ………...………34

B. Langkah Awal Penggunaan SIPUS V.3 ...35

1. Login ………...………...35

2. Setting Koneksi Database ……….………36

C. Fitur-fitur Yang Terdapat Dalam Aplikasi SIPUS V.3 ………37

1. System ……….37

ix

3. Sirkulasi ………41

4. Koleksi ………44

5. Laporan ………46

6. Setting ………54

D. Pelayanan Yang Dapat Dikelola SIPUS ……….58

1. Kenggotaan ……….58

2. Sirkulasi ………..63

E. Hambatan-hambatan ………... 65

F. Pemecahan Masalah ……… 66

BAB V PENUTUP ………. 67

A. Kesimpulan ……… 67

B. Saran ……….. 67

DAFTAR PUSTAKA ………. 68 LAMPIRAN

x

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009 ……… 14

Tabel 2 Data Pengadaan Fasilitas Perpustakaan tahun 2009 ………18

Tabel 3 Jumlah Koleksi Cetak Perpustakaan UGM ……… 21

Tabel 4 Jumlah Jurnal/ Majalah Perpustakaan UGM ... 21

Tabel 5 Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material ...22

Tabel 6 Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009 ….23 Tabel 7 Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009 ...23

Tabel 8 Data Majalah Yang Dibendel ...24

Tabel 9 Data Pengunjung Perpustakaan ...24

Tabel 10 Data Layanan Sirkulasi ...25

Tabel 11 Data Layanan Referensi ...26

Tabel 12 Data Koleksi Karya Ilmiah ...27

Tabel 13 Data American Corner ………28

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan ... 14

Gambar 1.2 Susunan Organisasi Perpustakaan ... 14

Gambar 2.1 Login Awal SIPUS ...36

Gambar 2.2 Tampilan Dialog Box Setting Database ...36

Gambar 3.1 Tampilan Awal Fitur Sistem ...38

Gambar 4.1 Tampilan Awal Fitur Anggota ...40

Gambar 4.2 Kartu Anggota ...41

Gambar 5.1 Tampilan Awal Fitur Sirkulasi ...42

Gambar 6.1 Tampilan Awal Fitur Koleksi ...44

Gambar 7.1 Tampilan Awal Fitur Laporan ...47

Gambar 8.1 Tampilan Awal Fitur Setting ...55

Gambar 9.1 Tampilan Menu Anggota ...59

Gambar 9.2 Alur Pembuatan Kartu Anggota ...59

Gambar 9.3 Tampilan Menu Bebas Pinjam ...60

Gambar 9.4 Alur Pembuatan SBPP ... 61

Gambar 9.5 Tampilan Menu Pengunjung ...62

Gambar 9.6 Tampilan Confirm ...62

Gambar 9.7 Alur Peminjaman Mandiri ...63

Gambar 9.8 Tampilan Menu Peminjaman ...64

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas KKM

Lampiran 2 Surat Balasan dari Universitas Gadjah Mada Lampiran 3 Form Penilaian PKL

Lampiran 4 Catatan Kerja Harian Mahasiswa Lampiran 5 Surat Bebas Pinjam Pustaka Lampiran 6 Formulir Anggota

Lampiran 7 Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 8 Cap Inventarisasi, Cap Punggung, Cap Milik Lampiran 9 Label Buku dan Barcode

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan buku maupun non buku yang di dalamnya terdapat “unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya”1

.

Perkembangan perpustakaan tak lepas dari peran teknologi informasi. Sebagai salah satu institusi pelayanan kebutuhan informasi maka perpustakaan dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai tujuan.

Saat ini perpustakaan telah berkembang, “diawali dengan perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, dan perpustakaan digital atau cyber library”2. Dengan adanya Teknologi Informasi, perpustakaan telah mengembangkan berbagai sistem layanan. Untuk itu setiap perpustakaan telah memiliki sistem otomasi yang membantu segala aktifitas di perpustakaan.

1

http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010

2

Ikhwan Arif. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat berbasis pengetahuan. http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/

2

Otomasi merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi. Dengan bantuan dari teknologi informasi, maka beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Otomasi perpustakaan juga dapat membantu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan mudah untuk ditelusur kembali3.

Dengan dengan demikian pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurus pengembangan perpustakaan, karena pekerjaan yang bersifat mengulang telah diambil alih komputer.

B. Tujuan

Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, penulis mempunyai tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang digunakan untuk menyelesaikan Tugas Akhir. Antara lain sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui bagaimana sistem otomasi Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada.

2. Untuk mengetahui langkah-langkah penggunaan SIPUS di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

3. Untuk mengetahui fitur-fitur yang terdapat dalam SIPUS. 4. Untuk mengetahui pelayanan yang dapat dikelola oleh SIPUS.

C. Pelaksanaan

3

3

Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, alokasi waktu sebagai berikut :

Tanggal : 15 Februari - 26 Maret 2010 Waktu : Pukul 08.00 – 15.00 WIB

Tempat : Bulaksumur Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281

D. Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mengumpulkan data-data penyusunan selama Praktek Kerja Lapangan antara lain dengan cara sebagai berikut :

1. Wawancara

Metode wawancara yaitu ”metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden”4. dalam metode ini penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi atau petugas tentang kegiatan perpustakaan terutama kegiatan yang menggunakan sistem otomasi perpustakaan.

2. Observasi

Metode observasi merupakan ”suatu teknik atau cara pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu obyek yang akan diteliti”5

. Disini penulis mengamati langsung kegiatan yang diteliti. Kegiatan yang diteliti adalah kegiatan yang menggunakan otomasi perpustakaan seperti di bagian layanan Perpustakaan.

3. Studi Pustaka

4

Suratno dan Lincolin Arsyad. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta: UPP-AMP YKPN. Hlm 92.

5

4

Metode studi pustaka adalah ”suatu metode pengumpulan data yang bertujuan memperoleh referensi yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan, dan metode untuk menyelesaikan Tugas Akhir”6

. Di tahap ini penulis mengumpulkan bahan-bahan referensi dengan membaca literature yang berhubungan dengan perpustakaan dan masalah yang dibahas oleh penulis.

E. Rumusan Masalah

Untuk dapat menjalankan setiap tujuan penulis guna menyelesaikan Tugas Akhir, maka penulis membuat beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada? 2. Bagaimanakah langkah-langkah penggunaan SIPUS?

3. Fitur apa saja yang terdapat dalam SIPUS?

4. Pelayanan apa saja yang dapat dikelola oleh SIPUS?

6

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan adalah tempat atau sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka baik material ataupun non book material yang disusun berdasarkan tata urutan tertentu supaya mudah untuk dicari oleh pembaca. Selain untuk menyimpan buku, perpustakaan juga dapat digunakan sebagai sarana rekreasi bagi pengguna.

Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual 7.

Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca 8.

Secara umum perpustakaan dianggap sebagai sesuatu institusi yang di dalamnya tercakup unsur koleksi (informasi), pengolahan, penyimpanan dan pemakai. Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Akan tetapi secara sederhana dapat dinyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya 9 .

B. Pengertian Sirkulasi

7

Sulistyo Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Hlm 1.

8

Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia. Hlm 7.

9

Syihabuddin Qalyubi dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas ADAB. Hlm 3.

6

Sirkulasi merupakan bagian terpenting dalam perpustakaan. Sirkulasi juga sering disebut sebagai kegiatan peminjaman. Bagian ini dianggap penting karena merupakan tempat dimana paling sering digunakan oleh pengguna. Sehingga unjuk kerja staf sirkulasi sangat berpengaruh pada citra perpustakaan.

P. Sumardji10 (1998: 3) berpendapat bahwa ”sirkulasi merupakan salah satu kegiatan utama Perpustakaan. Jasa utama atau kegiatan utama Perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya”.

Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi yang artinya peminjaman. Bagian ini terutama meja sirkulasi sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa Perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai dan paling sering digunakan pemakai.

Sedangkan menurut Qalyubi11 (2003: 221) berpendapat ”pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai”.

Dalam pelayanan di Perpustakaan, sirkulasi mempunyai beberapa fungsi menurut Sulistyo Basuki12 yaitu:

a. Mengawasi pintu masuk dan keluar Perpustakaan.

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota Perpustakaan.

c. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.

d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.

10

P. Sumardji. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 3.

11

Syihabuddin Qalyubi, op.cit., hlm 221.

12

7

e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

g. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. h. Membuat statistika peminjaman.

i. Peminjaman antar Perpustakaan.

j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung Perpustakaan.

k. Tugas lainnya yang berkaitan dengan peminjaman.

Dalam suatu Perpustakaan sistem peminjaman yang digunakan untuk pelayanan biasanya menggunakan 2 (dua) sistem, sistem pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access).

a. Sistem pelayanan terbuka (open access)

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Mereka melakukan browsing atau membuka-buka, melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan pustaka tersebut tidak cocok, maka mereka dapat mengganti dengan yang hampir sama atau bahkan berbeda.13

Sistem pelayanan ini mempunyai beberapa keuntungan dan kelemahan, antara lain:

1.) Keuntungan sistem terbuka:

13

8

a) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mempunyai pengetahuan yang beragam),

b) Pengguna dapat mencari koleksi sendiri dengan mudah. 2.) Kelemahan sistem terbuka:

a) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga banyak koleksi yang tercampur.

b) Petugas sehari-hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak.

c) Resiko kehilangan koleksi relatif besar.

b. Sistem pelayanan tertutup (closed access)

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambil bahan pustaka untuk para pengunjung14.

Sama halnya dengan sistem pelayanan terbuka, penggunaan sistem pelayanan tertutup juga mempunyai keuntungan dan kelemahan.

1.) Kelebihan sistem tertutup:

a) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya. b) Resiko hilangnya koleksi dapat diminimalkan. 2.) Kelemahan sistem tertutup:

a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayanan. b) Pemakai tidak dapat browsing.

c) Buku yang dipinjam tidak dapat dibawa pulang.

14

9

Petugas perpustakaan dapat memilih kedua alternatif tersebut dengan menyesuaikan dan melihat kondisi yang ada.

C. Pengertian Otomasi

Otomasi merupakan teknologi informasi yang digunakan oleh perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka, inventarisasi, katalogisasi, kenggotaan, sirkulasi dan berbagai kegiatan lainnya.

Otomasi sebenarnya lebih tepat disebut sebagai Teknologi Informasi yakni teknologi elektronik yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan pemanfaatan informasi 15.

Teknologi informasi tidak hanya berupa perangkat keras ataupun perangkat lunak, namun juga mengenai sumber daya manusia yang ada.

Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) bertujuan 16: a. Meringankan pekerjaan.

b. Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan tugas pustakawan. c. Mempercepat proses temu kembali informasi.

d. Memperlancar kerjasama informasi.

e. Meningkatkan pelayanan informasi dan memanfaatkan teknologi informasi. Teknologi Informasi dapat diaplikasikan pada kegiatan pengadaan, inventarisasi, katalog, sirkulasi, bibliografi, indeks dan penelusuran literature.

Sedangkan Sulistyo Basuki17 (1991: 87) berpendapat ”Teknologi Informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah serta menyebarkan informasi. Salah satu tujuan perpustakaan adalah temu balik informasi, artinya menemukan informasi yang disimpan oleh perpustakaan serta

15

Feather dalam Lasa HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus. Hlm 217

16

Lasa HS, loc. cit 17

10

perpustakaan lain. Temu balik informasi menyangkut kendali sumber dan materi perpustakaan, eksploitasi informasi serta isi dokumen.”

Teknologi informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam pelayanan Perpustakaan di jaman modern seperti sekarang ini. Selain bermanfaat bagi pengguna namun juga sangat menolong pekerjaan para pustakawan.

Manfaat penerapan Teknologi Informasi di dalam perpustakaan18: a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. c. Meningkatkan citra perpustakaan.

d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Saat ini Perpustakaan telah banyak memanfaatkan berbagai macam bentuk teknologi informasi yang telah muncul dan diterapkan dalam pekerjaan di Perpustakaan.

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain19:

1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.

2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang didukung keduanya.

Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya

18

Wahyu Supriyanto. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Hlm 23

19

12

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

A. Sejarah Umum Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951, bertempat di jalan Setjodiningratan menempati gedung yang sekarang menjadi Hotel Limaran Jl. Panembahan Senopati. Pada tahun 1959 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada pindah ke jalan C. Simanjuntak menempati gedung Pantja Dharma Sekip Unit V, gedung bekas Konverensi Kolombo. Sekarang dikenal sebagai gedung Perpustakaan Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan diresmikan pada tanggal 31 Juli 1975.

Berikut nama pejabat yang pernah menjabat sebagai kepala Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sejak tahun 1951 :

1. Woerjanto Periode 1951 – 1955

2. Moerjopranoto Periode 1955 – 1967 3. Soedjamitko Periode 1967 – 1975 4. Dra. Sawitri Soeharto, M.A Periode 1975 – 1985 5. Soedjamitko Periode 1985 – 1986 6. Dra. Murianti, M.LS Periode 1986 – 1997 7. Dr. drh. Slamet Subagyo Periode 1997 – 2002 8. Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A Periode 2002 – Sekarang

Dengan adanya perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi Badan Hukum Milik Negara, maka berdasarkan Surat Keputusan Rektor No. 259/P/SK/HT/2004, kedudukan Perpustakaan juga berubah dari Unit Pelaksana

13

Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang Universitas (UPU) dan sebagai bagian dari kantor pusat universitas.

1. Visi dan Misi Perpustakaan

a. Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Sebagai unit penunjang universitas, untuk mencapai visi universitas menjadi universitas bertaraf internasional maka visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai penyedia informasi global yang dapat diakses melalui pelayanan yang professional.

b. Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

1) Sebagai penyedia informasi ilmiah cetak dan elektronik bagi sivitas akademika UGM.

2) Menjadi pusat informasi kegiatan ilmiah di lingkungan UGM.

3) Mampu memasuki jaringan komunikasi global untuk penelusuran informasi dan kerjasama antar perpustakaan.

4) Mewujudkan perpustakaan sebagai rumah kedua bagi sivitas akademika UGM.

2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perpustakaan

Berdasarkan pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM no. 259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada.

14 Gambar 1.1

Struktur organisasi perpustakaan

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk memenuhi kebutuhan internal, perlu diangkat KOordinator untuk urusan Kerjasama Kepustakawanan dan Administrasi.

Gambar 1.2

Susunan Organisasi Perpustakaan

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Adapun tugas pokok Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah : a. Membuat perencanaan strategis kegiatan – kegiatan perpustakaan. b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di

lingkungan perguruan tinggi.

c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun di luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.

Kepala Perpustakaan

Kabid Database dan Jaringan

Kabid Pelayanan Koord. Administrasi

Sekretaris Perpustakaan

Koord. Kepustakawanan REKTOR

Dekan Fakultas Kepala Perpustakaan

Sekretaris Perpustakaan

Kepala Bidang Database dan Jaringan

15

d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik yang ada di lingkungan universitas.

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai Perpustakaan.

f. Membuat evaluasi pelaksanaa kegiatan perpustkaan.

g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan Universitas Gadjah Mada.

3. Anggaran Perpustakaan.

Kegiatan Perpustakaan didukung dana operasional dari dana masyarakat dan DIPA. Sesuai dengan Renstra universitas, Alokasi dana untuk Perpustakaan diharapkan mencapai 5% dari anggaran universitas. Saat ini anggaran Perpustakaan UGM sekitar 3% dari anggaran universitas dan diharapkan setiap tahun dapat ditingkatkan sehingga mencapai 5% dari anggaran universitas.

4. Gedung dan Ruang

a. Gedung

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951 bertempat di jalan Setjodiningratan (sekarang jalan Sultan Agung) menempati gedung yang sekarang menjadi Hotel Limaran Jalan Panembahan Senopati. Pada tahun 1959, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dipindah ke Jalan C. Simanjuntak, menempati gedung Pantja Dharma Sekip Unit V dan sekarang dikenal sebagai gedung Perpustakaan

16

Unit II dengan luas bangunan 4.461 m² dan digunakan untuk layanan Sirkulasi.

Pada tahun 1975, Universitas membangun gedung Perpustakaan yang terletak di Bulaksumur, tepatnya di sebelah selatan Gedung Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada dengan luas bangunan 2.883 m². Gedung ini selanjutnya dinamakan gedung Perpustakaan Unit I, diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri, Bapak Amir Machmud pada tanggal 31 Juli 1975.

Pada bulan Juli 2008, terjadi penggabungan Perpustakaan Pascasarjana UGM ke Perpustakaan UGM. Saat ini Perpustakaan Universitas Gadjah Mada memiliki 3 (tiga) gedung, yaitu gedung Perpustakaan UGM Unit I dan gedung Perpustakaan Pascasarjana yang sekarang menjadi gedung Perpustakaan UGM Unit III bertempat di Bulaksumur dan gedung Perpustakaan UGM Unit II yang berada di Sekip.

b. Ruang

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terbagi atas 3 (tiga) unit :

1.) Perpustakaan UGM Unit I, terdiri dari 2 (dua) lantai. Lantai 1, terdapat beberapa ruang yaitu ruang Tata Usaha, ruang Kepala Perpustakaan, ruang Kepala Bagian, IDIS Corner, dan American Corner. Dilantai ini juga dapat digunakan untuk akses internet gratis. Sedangkan lantai 2 merupakan tempat pengolahan bahan pustaka dan ruang Teknologi Informasi.

2.) Perpustakaan UGM Unit II, terdiri dari 3 (tiga) lantai. Lantai 1 digunakan untuk WIFI Area dan ruang untuk pendaftaran anggota serta mengurus surat bebas pustaka. Lantai 2 merupakan ruang koleksi, Sampoerna Corner dan sirkulasi yang terdiri dari pengembalian,

17

pengecekan, absensi anggota, loker dan pengurusan surat bebas pustaka. Lantai 3 merupakan ruang koleksi Hatta Corner.

3.) Perpustakaan Unit III, terdiri dari 3 lantai. Lantai 1 merupakan ruang jurnal, surat kabar, buletin, majalah yang dapat juga digunakan untuk akses internet. Lantai 2 terdapat ruang kepala bagian, ruang pengolahan Tesis/Disertasi, pengurusan Surat Bebas Pinjam bagi mahasiswa UGM Strata-2 maupun Strata-3 dan ruang Referensi. Lantai 3 merupakan ruang koleksi Tesis dan Disertasi. Ditempat ini juga dapat digunakan untuk akses internet.

B. Sumber Daya Manusia

Pada tahun 2009 perpustakaan UGM didukung oleh 143 pegawai.Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara no. 132/Kep/M.Pan/12/2002 dan Keputusan Bersama Kepala Perpusnas RI dan Kepala BKN no. 21 dan 23 tahun 2003, pegawai yang berstatus pustakawan sebanyak 75 orang.

Table 1

Data Pegawai Perpustakaan Tahun 2009

No Nama Gol TMT

1 Lasa, Drs.MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d

2 Purwono, Drs. MSi. Pemb. Ut. Madya IV/d

3 Suwardjo, S.H.

Pembina Utama

Muda IV/c

4 Hindar Purnomo, Drs. ,MSi. Pembina IV/a

5

RR. T. Candra Dewi TI., Dra., SIP,

MSi Pembina IV/a

6 Sri Rumani, S.H., SIP., MSi. Pembina IV/a

7 Agustinus Dwi Waluyo Penata Tk. I III/d

8 Kartini Penata Tk. I III/d

9 Maria Magdalena Sriningsih, Dra. Penata Tk. I III/d 10 Nawang Purwanti, Dra. M. Lib. Penata Tk. I III/d

11 Nurhayati, Dra. M. Si. Penata Tk. I III/d

18

13 Sumarsih Penata Tk. I III/d

14 Tri Dayarina Penata Tk. I III/d

15 FX. Sugeng Penata Tk. I III/d

16 Harjono Penata Tk. I III/d

17 ME. Mardinah Penata Tk. I III/d

18 Mutingah Penata Tk. I III/d

19 Sugeng Lestari Penata Tk. I III/d

20 Uminurida Suciati, S. Pd., M. Si. Penata Tk. I III/d

21 Arismantara, BA. Penata III/c

22 Esti Wijatsih Penata III/c

23 Faizuddin Penata III/c

24 Haryono, S. Sos. Penata III/c

25 Heru Supono Penata III/c

26 ME. Nurma Herryanti Penata III/c

27 Pergola Irianti Penata III/c

28 Sri Widyati Penata III/c

29 Singgih Widodo, S.E.T., MSi Penata III/c

30 Sumiyati Penata III/c

31 Sunarno, SIP., MA Penata III/c

32 Supriyono, S.IP. Penata III/c

33 Titiek Supanti Penata III/c

34 Titik Hermini Penata III/c

35 Tri Septiyantono, Drs. MSi. Penata III/c

36 Wedyo Sarwono Penata III/c

37 Wiyarsih, SIP. Penata III/c

38 Yulia Suhartati Penata III/c

39 Akhmad Djauzan, S. Pd. Penata Muda Tk. I III/b

40 Atika Mujiastuti Penata Muda Tk. I III/b

41 Daruriyanti Penata Muda Tk. I III/b

42 Emiliana Wahyuni Rahayu Penata Muda Tk I III/b 43 Endah Choiriyah, SIP., M. Si. Penata Muda Tk I III/b 44 Lilik Kurniawati Uswah, S.E., M. Si. Penata Muda Tk I III/b

45 Maryatun,S.E. Penata Muda Tk. I III/b

46 Misran Penata Muda Tk. I III/b

47 Roh Wahyu Widayati Penata Muda Tk. I III/b

48 Sabariman Penata Muda Tk. I III/b

49 Sukirno, SIP. Penata Muda Tk. I III/b

50 Sukiryono Penata Muda Tk. I III/b

51 Surajiman Penata Muda Tk. I III/b

52 Theresia Isminarti Penata Muda Tk. I III/b 53 Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si. Penata Muda Tk I III/b

54 Widayati Penata Muda Tk I III/b

55 Y. Paidjo, SIP. Penata Muda Tk. I III/b

56 Ahmad Fakih Usman, S.S. Penata Muda III/a 57 Dewi Nurhastuti, S. Sos. Penata Muda III/a

58 Dina Yurida, Dra. Penata Muda III/a

59 Ida Fajar Priyanto, Drs, MA Penata Muda III/a

19

61 Ishartati, SIP. Penata Muda III/a

62 Ismulyana, S.IP Penata Muda III/a

63 Janu Saptari, SIP. Penata Muda III/a

64 Laili Hidayah, S. Sos. Penata Muda III/a

65 Maryono, SIP Penata Muda III/a

66 Nur Hidayati, A. Md. Penata Muda III/a

67 Nurana Yulianti Penata Muda III/a

68 Peni Bektiningsih, SIP. Penata Muda III/a

69 Purwani Istiana, SIP. Penata Muda III/a

70 Ratna Setyawati, SIP Penata Muda III/a

71 Rini Iswandari, SIP Penata Muda III/a

72 Sarwono, SIP. Penata Muda III/a

73 Sri Junandi Penata Muda III/a

74 Tuti Widyastuti, B.A. Penata Muda III/a

75 Umi Sugiyanti,SIP Penata Muda III/a

78 Arif Surachman, SIP Penata Muda III/a

79 Haryanta, SIP Penata Muda III/a

80 Nova Indah Wijayanti, SIP. Penata Muda III/a

81 Rita Yulianti, SIP. Penata Muda III/a

82 Sudiarta Penata Muda III/a

83 Taat Pamuji Rahardjo Penata Muda III/a

84 Wagiya Penata Muda III/a

85 Yuli Hesti Wahyuningsih, SIP. Penata Muda III/a 86 Agus Budiyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

87 Aprilia Mardiastuti Pengatur Tk I II/d

88 Isbandini, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

89 Ismu Widarto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

90

Lukas Setiaji Anggoro Wiwoho, A.

Md. Pengatur Tk. I II/d

91 Agni Prasetyo, SET. Pengatur Tk. I II/d

92 Mardi Pramono, A. Md. Pengatur Tk. I II/d 93 Muh. Aly Mubarok, A. Md. Pengatur Tk. I II/d 94 Nur Cahyati Wahyuni, S. Ant. Pengatur Tk. I II/d

95 Sarjito Pengatur Tk I II/d

96 Sugeng, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

97 Supriyanto, A. Md. Pengatur Tk. I II/d

98 Wirasto, SIP. Pengatur Tk. I II/d

99 Martina Uki Emilyasanti, A. Md. Pengatur II/d 100 Dewi Widianingsih, A. Md. Pengatur II/c

101 Dwi Rahayu Pengatur II/c

102 Jumali Pengatur II/c

103 Parjiman Pengatur II/c

104 Rusna Nur `Aini, A. Md. Pengatur II/c

105 Sakana Yoga Martono Pengatur II/c

106 Sarjono, A.Md. Pengatur II/c

107 Snuria Pusaka Pengatur II/c

108 Sugita Pengatur II/c

20

110 Waluyo Pengatur II/c

111 Y. Sarna Pengatur II/c

112 Nining Indaryani Pengatur Muda Tk. I II/b

113 Rusiman Pengatur Muda Tk. I II/b

114 Anjar Siswanto Pengatur Muda II/a

115 Furqon Indrawardana Pengatur Muda II/a

116 Joko Kristianto Pengatur Muda II/a

117 Junaidi Achirul Pengatur Muda II/a

118 Sutarman Pengatur Muda II/a

119 Suwardi Pengatur Muda II/a

120 Nugroho Sayekti Pengatur Muda II/a

121 Sumardiyono Juru Ic

122 Martono Juru I/c

123 Rujito Juru I/c

124 Sarjimin Juru I/c

125 Sarjiyo Juru I/c

126 Jaenudin Juru I/c

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk pengembangan profesi pustakawan, sesuai dengan RKAT tahun 2009 Perpustakaan memberikan beasiswa kepada dua orang pegawai untuk melanjutkan studi S-1 dan seorang pegawai untuk melanjutkan studi S-2.

Usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan pustakawan selain melelui beasiswa dari universitas, 20 orang pustakawan diberi kesempatan untuk menempuh pendidikan S-1 secara swadaya. Pada tahun 2009, seorang pustakawan berhasil menyelesaikan pendidikan S-2 Perpustakaan dan 5 orang menyelesaikan pendidikan S-1 Ilmu Perpustakaan.

Untuk pengembangan dan meningkatkan wawassan pustakawan, Perpustakaan UGM juga mengirimkan pustakawan untuk mengikuti diklat, seminar, lokakarya maupun studi banding.

C. Kelembagaan

1. Fasilitas Perpustakaan

Pada tahun 2009, fasilitas pengunjung Perpustakaan telah ditingkatkan pengadaannya, seperti fasilitas untuk diskusi, fasilitas ruang belajar, komputer

21

untuk mahasiswa, fasilitas pengaman bahan pustaka dengan teknologi RFID (Radio Frequency Identification).

RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi informasi berbasis gelombang radio yang mampu mengidentifikasikan berbagai obyek secara simultan tanpa diperlukan obyek langsung. Pada tahun 2009, sebanyak 10.000 eksemplar buku telah dipasang pengaman dengan RFID.

Tabel 2

Data pengadaan fasilitas perpustakaan tahun 2009

No Nama Barang Jumlah Barang Keterangan

1 AC 1.5 pk 2 unit Hibah

2 Buku Umum 400 eks Hibah

3 Buku-buku Perpustakaan 384 eks

4 Kalkulator 5 buah

5 Kamera recorder 1 unit

6 Cash boox 4 buah

7 DVD player 1 unit Hibah

8 Flash Drive 1 buah

9 Kabel 1 rol Hibah

10 Computer 21 unit 16 unit hibah

11 Note book 1 unit

12 Wireless 1 buah

13 Loudspeaker 2 unit

14 Mesin presensi 2 unit

15 Printer 5 unit

16 ProQuest Agriculture 1 set Hibah

17 ProQuest Telecomunications 1 set Hibah

18 Ram Kom 3 buah

19 Scanner Barcode 6 buah

20 Scanner Dokumen 2 buah

21 Sepeda 2 unit Pemberian

22 Stavol 6 unit Hibah

23 Switch hub 1 unit Hibah

24 Televisi 1 unit Hibah

25 UPS 2 unit

22

27 Kursi Kerja 22 unit Hibah

28 Lemari Kayu 1 set Hibah

29 Meja Kerja Kayu 3 set Hibah

30 Meja Sidang 1 buah

31 Papan Pengumuman 1 unit Hibah

32 Rak Kayu 8 unit Hibah

33 Sice/ Sofa 2 set

34 Sofa Baca 3 set Hibah

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Untuk meningkatkan keterampilan pegawai administrasi, telah dikirim seorang pegawai untuk mengikuti pelatihan perpajakan, dua orang mengikuti pelatihan bendahara dan dua orang mengikuti pelatihan pengadaan barang. 2. Koleksi perpustakaan

Koleksi Perpustakaan UGM meliputi koleksi cetak dan non cetak. Koleksi cetak berupa buku teks, buku referensi, majalah, jurnal dan surat kabar. Koleksi non cetak berupa CD, disket, kaset, e-journals, dan e-books.

Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UGM diperoleh melalui berbagai sumber antara lain : pembelian, hadiah dan tukar menukar. Pada tahun 2009 pengadaan buku baru baik melalui pembelian maupun hibah atau pemberian sebanyak 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.Jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan UGM sampai dengan akhir tahun 2009 sebanyak 109.431 judul atau 176.328 eksemplar.

Pengadaan koleksi terbitan berkala/jurnal diperoleh melalui berlangganan, bantuan atau hibah dari badan pemerintah, swasta, asing maupun perorangan. Jumlah terbitan berkala, majalah, jurnal sampai dengan akhir tahun 2009 sebanyak 5.471 judul atau 55.497 eksemplar.

Perpustakaan berlangganan database e-journal di antaranya Ebsco Host, ProQouest, J-STOR, ScienceDirect, SpringerLink, „EEE Computer

23

Society, Science AAAS, ACS Publications, SIAM Journals Online, Project Muse, Annual Reviews dan APS Physics. Di samping itu perpustakaan juga melanggan database e-books di antaranya net Library, American Management Associations, dan Global Proffesional Publishing. Perpustakaan UGM juga telah mendigitalkan abstrak Karya Ilmiah Hasil Penelitian, dan fulltext Pidato Ilmiah/pengukuhan Rektor dan Prosiding Seminar/Lokakarya/Konferensi, dapat diakses lewat internet.

Tabel 3

Jumlah koleksi cetak Perpustakaan UGM

Jumlah buku

Des Th 2008 Desember 2009

Judul Eks Judul Eks

104,633 140,059 109,431 145,819

Hatta Corner 30,509

Total Jumlah 109,431 176,328

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 4

Jumlah Jurnal/Majalah Perpustakaan UGM

Jenis Bahan Pustaka

Des

Th.

2008 Desember

Th. 2009

Judul Eks Judul Eks

Terbitan

Berkala 4,178 52,080 5,013 55,031 American

Corner

Jurnal 20 20 20 20

Majalah 438 438 438 438

Hatta Corner 8

24

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 5

Jumlah Bahan Pustaka Non Book Material

Jenis Judul Eks

Kaset, CD dan Disket 675 675

Scanner 15

Slide Proyektor 2

LCD Proyektor 1

Peta 1,039 1,039

Atlas 20 20

Globe 1

Kliping 290 290

Meja 1,212

Kursi 1,400

Almari 146

Komputer 264

Printer 37

Tempat souvenir 1

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

3. Pengolahan dan Perawatan

Bahan pustaka yang baru diterima diproses di bagian pengolahan bahan pustaka. Dalam pengolahan bahan pustaka berpedoman pada Pedoman Klasifikasi dan Pedoman Katalogisasi. Prosedur kerja dalam pengolahan meliputi pengecekan, inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi deskriptif, pascakatalogisasi, pengisian dan entri nomor barcode, pembuatan daftar tambahan koleksi.

Selama tahun 2009 jumlah bahan pustaka yang selesai diolah dan sudah siap disajikan pada pengguna adalah 4.798 judul atau 5.760 eksemplar.

Tabel 6

Data Bahan Pustaka Yang Selesai Diproses Selama Tahun 2009

25

Judul Eksemplar

1 Buku Teks 4.436 5.387

2 Buku Referensi 159 162

3 Jurnal dan Majalah 15 16

4 World Bank 78 78

5 American Corner 49 49

6 Laporan Penelitian 4 4

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tindakan perawatan sesuai dengan tingkat kerusakan meliputi penyampulan, penjilidan maupun perbaikan karena ada halaman yang sobek atau hilang. Untuk perawatan majalah dan jurnal dilakukan dengan pembendelan setiap beberapa edisi tertentu menjadi satu bendel.

Tabel 7

Data Bahan Pustaka Yang Dirawat Tahun 2009

Golongan Jumlah

0 40 1 24 2 32 3 176 4 12 5 220 6 190 7 21 8 35 9 41

Jumlah 791

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tabel 8

Data Majalah Yang Dibendel

Uraian Jumlah

Jumlah judul mjlh 345 Jumlah no mjlh 1,799 Jumlah vol mjlh 273 Jumlah bendel 539

26

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

D. Layanan Perpustakaan

Kemajuan pelayanan perpustakaan universitas dapat dilihat dari berbagai capaian antara lain, jumlah koleksi yang tersedia, jumlah pengunjung, jumlah buku yang dipinjam, akses internet untuk mahasiswa serta jam layanannya.

Tabel 9

Data Pengunjung Perpustakaan

Pengunjung Jumlah

Unit I 35,198

Unit II 163,545

Unit III 37,517

Jumlah 236,260

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Perpustakaan UGM memberikan layanan kepada seluruh sivitas akademika dengan sistem terbuka.

1. Pelayanan Perpustakaan

Waktu pelayanan perpustakaan diatur sebagai berikut:

Senin s.d. Kamis : 07.30 – 20.00 WIB

(istirahat 12.00-13.00 WIB) Jum‟at : 07.30 – 20.00 WIB

(istirahat 11.00-13.00 WIB) Sabtu (khusus Unit II) : 07.30 – 12.00 WIB

2. Macam Pelayanan

1.) Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi selain melayani peminjaman buku teks juga melayani keanggotaan perpustakaan dan permintaan surat keterangan

27

bebas pinjam pustaka. Selama tahun 2009 jumlah mahasiswa yang melakukan aktivasi menjadi anggota Perpustakaan UGM sebanyak 2.835 orang. Kemudian jumlah pemohon surat keterangan bebas pinjam pustaka sebanyak 15.250 orang. Jumlah peminjam bahan pustaka sebanyak 103.536.

Untuk meningkatkan pelayanan, maka pada tahun 2009 jumlah buku yang dipinjam serta lama waktu pinjam ditingkatkan. Jumlah buku yang boleh dipinjam ditingkatkan dari 8 eksemplar menjadi 10 eksemplar dengan jangka waktu pinjam 10 hari.

Tabel 10 Data Layanan Sirkulasi

No. Uraian Jumlah

1 Pengunjung 111.746

2 Pemakai internet 6.441

3 Peminjam 32.556

4 Buku dipinjam 102.644

5 Buku dikembalikan 100.321

6 Buku dibaca 21.487

7 Buku dijilid 116

8 Buku baru :

Judul 4.859

Eks 5.020

9 Perbaikan buku

Judul 1.287

Eks 1.611

10 Tagihan buku 179

11 Buku difotokopi 670

12 _{Pemakai fotokopi 374}

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

28

Layanan referensi melayani pengguna dalam penelusuran informasi untuk penyusunan karya ilmiah maupun karya akademik. Selama tahun 2009 jumlah pengunjung referensi sebanyak

Tabel 11

Data Layanan Referensi

Referensi Jumlah

Pengunjung 10,508

Penelusuran 5,091

Pemakai internet 4,237

Penggandaan 249

Bimbingan pemakai 619 Pemanfaatan sumber referensi 9,234

Jasa referensi 302

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

3.) Internet

Pada saat ini di setiap ruang pelayanan Perpustakaan telah tersedia komputer, baik untuk penelusuran, akses database, maupun internet gratis untuk mahasiswa. Jumlah komputer yang disediakan untuk mahasiswa baik untuk penelusuran maupun untuk internet gratis ada 43 unit komputer.

Data pemakai internet tahun 2009 sebanyak 6.441 orang. Di samping itu juga terpasang antena WIFI, sehingga mahasiswa dapat mengakses internet dengan membawa laptop sendiri. Data pemakai WIFI pada tahun 2009 sebanyak 21.390 orang.

4.) Terbitan Berkala dan Jurnal

Koleksi terbitan berkala baik berupa majalah, jurnal dan surat kabar hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Setiap pengunjung yang datang mencari koleksi terbitan berkala dan jurnal melalui OPAC (Online Public Access Catalogue) kemudian mencari dirak yang ada,

29

setelah ditemukan buku yang dicari apabila ingin mengkopi catat halaman yang ingin dikopi dikertas yang telah disediakan oleh petugas. Proses fotokopi dibantu oleh petugas. Jumlah pengunjung dari Universitas Gadjah Mada maupun dari luar UGM sebanyak 37.517 orang.

5.) Koleksi Karya Ilmiah

Koleksi karya ilmiah menyajikan hasil penelitian dosen UGM dan terbitan UGM. Sama dengan terbitan berkala dan jurnal, koleksi karya ilmiah juga hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi saja. Data jumlah pengunjung dan pemakaian koleksi ada pada tabel.

Tabel 12

Data Koleksi Karya Ilmiah

No Uraian Jumlah

1 Bahan Pustaka Baru 4

2 Pengunjung 37.517

3 Buku Dibaca 420

4 Buku Difotokopi 350

5 Pemakai Fotokopi 740 6 Layanan Penelusuran 2.639

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

6.) American Corner

Di American Corner tersedia buku, jurnal, DVD, VHS, CD ROM dan kaset bahasa yang meliputi aspek sosial, ekonomi, politik dan kebudayaan Amerika. Semua fasilitas tersebut hanya buku yang dapat dibawa pulang, selain itu hanya dapat dibaca dan dilihat ditempat. Selain fasilitas diatas juga terdapat fasilitas internet.

Tabel 13 Data American Corner

No Uraian Jumlah

1 Jumlah Pengunjung 10.458

30

3 Jurnal Dibaca 5.445

4 Peminjam 54

5 Buku Dipinjam 90

6 Akses Online 5.519

Sumber. Laporan Tahunan 2010 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

7.) World Bank Corner

Pada tahun 2006 World Bank Regional Information Outlet (RIO) yang berada di Perpustakaan UGM telah terpilih masuk dalam jaringan World Bank Depository/Regional Library dari kantor pusat di Washington DC. Dengan demikian RIO UGM secara rutin akan menerima kurang lebih 40 publikasi baru dari World Bank Headquarters di Washington DC setiap tahun. Bahan pustaka yang tersedia meliputi buku-buku terbitan Bank Dunia. Setiap bahan pustaka yang ada di dalam World Bank tidak dapat dipinjam hanya untuk dibaca di tempat saja.

Selain itu RIO UGM juga memperoleh akses ke online database resources, termasuk World Development Indicators Online dan World Bank eLibrary untuk memperoleh data statistik seluruh dunia dan publikasi onlinenya.

Dengan demikian mulai tahun 2006, World Bank Regional Information Outlet (RIO) ditingkatkan menjadi World Bank Regional Development Information Services (IDIS)

Tabel 14 Data World Bank

No Uraian Jumlah

1 Pengunjung 7.217 2 Buku Dibaca 2.780

3 Buku Baru 26

31

E. Teknologi Informasi dan Jaringan

1. Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan

Perpustakaan UGM pada tahun 2006 telah menggunakan program SIPUS V3 sebagai penyempurnaan SIPUS V2. dengan SIPUS V3 diharapkan semua perpustakaan fakultas dapat terhubung dengan perpustakaan pusat, misalnya dalam penelusuran informasi sehingga pengguna cukup menelusur di salah satu perpustakaan dan dapat saling pinjam antar perpustakaan fakultas tanpa harus datang ke perpustakaan yang bersangkutan.

2. Digital Library dan Journal Online

Sejak tahun 2004 Perpustakaan UGM telah melanggan jurnal-jurnal online Acadenic Search Premier, Biomedical reference, Business Source Premier, Regional Bussiness News, Library, Information Science & Technology, SocIndex dan IEEE Computer Society. Untuk jurnal online, pengguna dibantu oleh petugas yang ada dengan cara mengatakan jurnal mana yang dicari kemudian petugas akan membrowsing kedalam jurnal-jurnal yang dilanggan.

F. Kerjasama

1. Kerjasama Kepustakawanan

Sejak tahun 2006, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah mengadakan kerjasama kepustakawanan hampir diseluruh Universitas yang ada di Indonesia baik dalam bentuk penyelenggaraan diklat, magang maupun

32

bentuk lainnya. Di samping diklat yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada juga melayani diklat dan magang atas permintaan instansi atau lembaga.

2. Kerjasama Antar Lembaga

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah membangun kerjasama dengan perpustakaan-perpustakaan lain baik dengan perguruan tinggi swasta maupun negeri, kerjasama tingkat nasional meupun regional/internasional.

Secara nasional, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada banyak melaksanakan kerjasama dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Perpustakaan lain. Secara regional (ASEAN) Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah anggota dari AUNILO (Asean Network Inter-Library Online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan tukar menukar informasi antar universitas yang terlibat dalam bidang sumber informasi akademik digital dan meningkatkan sumber informasi kampus.

Institusi yang masuk dalam AUNILO UBD tersebut antara lain, UBD, Royal University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada University (Indonesia), National University of Laos, University Malaya, University Sains Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De La Salle University (Philipines), Nanyang University (Thailand), Chulalongkorn University (Thailand), Viet Nam National University (Hanoi) dan Viet Nam National University (Ho Chi Minh).

33

BAB IV

SIPUS SEBAGAI SISTEM OTOMASI LAYANAN DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

A. Otomasi Layanan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Dalam pelayanan di perpustakaan Universitas Gadjah Mada telah menggunakan sistem otomasi. Sistem otomasi layanan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menggunakan program aplikasi SIPUS V.3. Aplikasi SIPUS V.3 ini adalah pengembangan dari Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu V.2 yang terdiri dari:

1. Sistem dengan basis Client-Server yang berfungsi untuk otomasi pengolahan data-data pustaka dan pencatatan aktifitas perpustakaan.

2. Sistem katalog Induk Berbasis Web.

Pengembangan aplikasi SIPUS V.3 ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan data dari setiap bagian, menyajikan pelayanan yang lebih cepat untuk pengguna, menyajikan laporan yang lebih cepat, akurat dan mudah dibaca guna pengambilan keputusan yang bijaksana serta meningkatkan efisiensi kerja pustakawan dan performa Perpustakaan.

Pada dasarnya sistem informasi Perpustakaan difungsikan untuk berbagai pekerjaan operasional Perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi dan pekerjaan lain yang masih dalam lingkup operasional Perpustakaan.

Namun, pada kenyataannya di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada program aplikasi SIPUS V.3 ini hanya dipakai untuk proses peminjaman,

34

pengembalian dan perpanjangan, keanggotaan. Sedangkan pekerjaan pengolahan bahan pustaka seperti pengadaan, katalogisasi, inventarisasi mengunakan WINISIS. Data yang telah dimasukkan ke dalam WINISIS kemudian di upload melalui WINISIS ke SIPUS V.3.

Program aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini menyediakan beberapa fitur atau fasilitas untuk system informasi Perpustakaan seperti anggota, sirkulasi, koleksi, laporan, statistic dan setting. Sedangkan fitur OPAC terpisah dari interface (antar muka) program aplikasi SIPUS V.3

Program SIPUS V.3 ini membantu kerja para pustakawan terutama pada bagian sirkulasi. Kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan keanggotaan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

B. Langkah-langkah Penggunaan SIPUS V.3 1. Login

Untuk dapat menggunakan SIPUS V.3 langkah pertama yang perlu dilakukan adalah login. Login dimaksudkan untuk mengenali operator dan membedakannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan oleh administrator dalam melakukan login : a. Masukkan username administrator anda pada field Username.

b. Masukan password anda pada field Password. c. Tekan button Login untuk melakukan proses login.

Gambar 2.1 Tampilan Login

35

d. Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman utama SIPUS Terpadu UGM V.3

2. Setting Koneksi Database

Sebelum dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3 juga harus mengatur konfigurasi database agar dapat terkoneksi dengan database server. Berikut langkah-langkah mengatur konfigurasi database :

a. Tekan button setting pada kotak dialog Login. Maka kotak dialog Setting akan muncul.

Gambar 2.2

Tampilan Dialog Box Setting Database

b. Masukan alamat host server pada field Alamat Host Server.

c. Masukan nama database yang digunakan pada field Nama Database. d. Beri tanda √ pada Simpan Pengguna Terakhir untuk menyimpan pengguna

terakhir yang telah menggunakan SIPUS Terpadu UGM V.3

e. Tekan button Simpan untuk menyimpan koneksi yang telah dilakukan. f. Setelah melakukan setting kemudian akan ada perintah untuk melakukan

36

Setelah kedua langkah tersebut dilakukan maka aplikasi SIPUS V.3 dapat digunakan. Langkah-langkah tersebut perlu dilakukan untuk mengenali operator apabila menggunakan aplikasi SIPUS V.3, karena setiap operator memiliki hak akses yang berbeda-beda.

C. Fitur – fitur yang terdapat dalam aplikasi SIPUS V.3

Dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3 ini terdapat berbagai fitur yang berguna untuk pustakawan dalam pelayanan. Fitur tersebut antara lain :

1 Sistem

Fitur ini digunakan untuk mengatur data operator yang akan menggunakan sistem informasi, seperti nama operator dan kelompok operator (group) seperti administrator sirkulasi atau pengolahan. Pengaturan sistem inilah yang akan membatasi operator dalam menggunakan fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi SIPUS Terpadu V.3, sehingga setiap operator memilliki kapasitas tersendiri dalam penggunaan aplikasi ini misalnya operator bagian keanggotaan hanya dapat menggunakan aplikasi SIPUS V.3 terkhusus pada fitur anggota.

Berbeda dengan operator bagian sirkulasi, pada bagian ini dapat mengakses pula fitur anggota karena pekerjaan pengecekan bebas pinjam dilakukan dibagian sirkulasi. Bagian keanggotaan hanya bertugas untuk mencetak surat bebas pinjam. Pengaturan sistem ini sekaligus sebagai salah satu bentuk keamanan data transaksi.

Gambar 3.1 Tampilan Fitur Sistem

37 a. Operator.

Menu operator berisi daftar data operator yang mengelola SIPUS Terpadu V.3. Disamping itu juga berfungsi untuk mengelompokkan operator tersebut ke dalam modul group. Seperti misalnya operator yang sirkulasi di unit 2 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dibedakan menjadi dua bagian keanggotaan dan sirkulasi serta dikelompokkan kedalam unit 2. Sama halnya dengan operator yang ada pada pengolahan unit 1 Universitas Gadjah Mada, maka dibedakan dengan operator dibagian sirkulasi dengan mengelompokkan kedalam unit 1. Pada menu ini juga disediakan fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data operator.

b. Grup Operator.

Menu grup operator menampilkan daftar grup beserta hak aksesnya. Misalnya operator sirkulasi dibedakan menjadi 2 bagian yaitu sirkulasi dan kenggotaan. Setiap operator mempunyai hak akses yang berbeda seperti operator bagian keanggotaan hanya dapat mengakses fitur keanggotaan dan tidak bisa mengakses fitur lainnya seperti sirkulasi atau laporan. Pada menu ini terdapat fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data Grup Operator.

38

Menu ini digunakan untuk mengganti password user. Hal ini dimaksudkan untuk dapat membedakan setiap pengguna sesuai dengan keperluannya masing-masing.

d. Logout

Logout ini dimaksudkan untuk memutuskan koneksi dari database, namun belum keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3

e. Keluar

Keluar dari aplikasi SIPUS Terpadu V.3

2 Anggota

Fitur anggota digunakan untuk mengatur keanggotaan seperti pendaftaran anggota baru, pembuatan kartu anggota serta pembuatan kartu bebas pustaka. Di sini operator atau pengguna sistem dapat melakukan pengaturan anggota dari jenis keanggotaan dan juga melakukan pengaktifan atau penonaktifan anggota.

Selain menu anggota pada fitur ini juga disediakan menu pengunjung yang digunakan sebagai check atau perekam data pengunjung. Setiap pengunjung yang datang melakukan absen dipintu masuk dengan menggunakan Gama Card.

Gambar 4.1 Tampilan Fitur Anggota

39

Dalam fitur anggota ini terdapat 2 (dua) menu yang digunakan untuk melakukan kegiatan keanggotaan, yaitu:

a. Anggota

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota, mengecek bebas pinjam dan mencetak kartu anggota.

1) Bebas Pinjam

Menu bebas pinjam dipergunakan untuk memeriksa status bebas pinjam pustaka bagi anggota perpustakaan. Baik untuk anggota perpustakaan maupun bukan anggota perpustakaan.

2) Cetak Kartu

Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota.

Gambar 4.2 Kartu Anggota

40 b. Pengunjung

Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data pengunjung seperti penambahan, pengeditan, penghapusan dan pencarian data pengunjung. Setiap pengunjung yang datang mengisi daftar pengunjung.

3 Sirkulasi

Fitur sirkulasi digunakan untuk melakukan transaksi seperti peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan pemesanan. Selain itu dalam fitur ini juga disediakan fasilitas untuk melihat history anggota atau history buku yaitu untuk melihat riwayat peminjaman buku. Dalam fitur ini juga mengatur mengenai denda seperti pengelolaan data-data denda administrasi dan pendataan sirkulasi seperti pengelolaan data-data buku yang sudah dibaca.

Gambar 5.1 Tampilan Fitur Sirkulasi

41

Dalam fitur sirkulasi ini terdapat beberapa menu didalamnya, antara lain: a. Peminjaman dan Pengembalian

Menu peminjaman dan pengembalian dipergunakan untuk pengelolaan data-data peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. 1) Peminjaman

Menu ini digunakan oleh user untuk meminjam bahan pustaka. Sekarang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sudah menggunakan sistem peminjaman mandiri.

2) Pengembalian dan Perpanjangan

Menu ini digunakan untuk pengembalian bahan pustaka serta perpanjangan bahan pustaka bila bahan pustaka tersebut belum selesai dibaca oleh pengguna.

3) History Anggota

Menu ini digunakan untuk menampilkan data history anggota, seperti judul buku yang dipinjam, perpanjangan, tanggal pinjam, status

42

denda dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.

4) History buku

Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data history buku seperti kondisi buku yang dalam keadaan baik ataupun rusak, judul buku, harga buku dan sebagainya. Semua yang berkaitan dengan informasi buku yang pernah dipinjam.

5) Pemesanan

Menu ini dipergunakan oleh anggota perpustakaan yang ingin melakukan pemesanan buku apabila buku tersebut sedang dipinjam oleh anggota lain.

b. Pendataan Sirkulasi

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data buku yang telah dibaca oleh pengguna, buku yang difotokopi oleh pengguna dengan bantuan petugas, weeding buku yang dilakukan sementara ataupun seterusnya, penjilidan buku-buku yang rusak, buku hilang dan buku yang diperbaiki. Semua kegiatan sirkulasi yang ada tercatat pada menu ini.

c. Peminjaman Mandiri

Menu Peminjaman Mandiri digunakan untuk melakukan peminjaman buku dengan menggunakan Kartu anggota yang telah dilengkapi barcode.

43

Menu ini dipergunakan untuk pengelolaan data-data denda administrasi keterlambatan pengembalian buku. Setiap pengguna yang terlambat mengembalikan buku akan dikenai denda administrasi, dan semua data denda anggota terdapat dalam menu ini.

4 Koleksi

Dalam fitur ini menyediakan beberapa sub-fitur seperti pengolahan buku, pengolahan koleksi majalah, dan koleksi laporan penelitian. Pada fitur ini operator dapat melakukan entri data-data bibliografis yang berasal dari buku, majalah dan laporan penelitian. Selain itu dalam fitur ini juga disediakan fitur untuk pencetakan kartu buku, label buku dan katalog buku.

Gambar 6.1 Tampilan Fitur Koleksi

Pada fitur ini mempunyai beberapa sub-fitur, seperti: a. Buku

Menu ini digunakan untuk pengelolaan data-data koleksi buku, seperti menghapus data buku, menambah data buku, edit data buku.

44

Menu eksemplar ini digunakan untuk mengelola data-data tentang identitas serta jumlah buku. Dalam menu ini juga dapat langsung digunakan untuk menambah, mengedit jumlah eksemplar dan menghapus data eksemplar.

2) Cetak Kartu Buku

Selain digunakan untuk menambah, mengedit dan menhapus data buku ataupun jumlah eksemplar, menu ini juga dapat digunakan langsung untuk mencetak kartu buku.

b. Majalah

Hampir sama dengan menu buku sebelumnya, di dalam menu majalah ini juga terdapat menu majalah, eksemplar namun yang membedakan adalah menu indeks majalah. Menu ini juga digunakan untuk mengelola data-data majalah.

1) Eksemplar

Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data majalah baik menambah, mengedit dan menghapus data serta jumlah buku.

2) Indeks Majalah

Menu indeks majalah dipergunakan untuk memberikan indeks majalah atau identitas khusus pada majalah. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam pencarian. Seperti contohnya, menambahakan identitas khusus berupa tajuk subyek atau abstrak.

45

Dalam menu ini sama penggunaannya dengan menu buku. Di dalam menu Laporan Penelitian ini juga digunakan untuk mengelola data-data laporan penelitian. Biasanya laporan penelitian yang ada di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada merupakan laporan penelitian dari pegawai staf Universitas Gadjah Mada atau mahasiswa Universitas Gadjah Mada.

1) Eksemplar

Menu ini sama fungsinya dengan 2 (dua) menu di atas, yaitu mengelola data-data laporan penelitian serta jumlah laporan penelitian.

5 Laporan

Fitur laporan ini menyediakan informasi dari transaksi yang telah dilakukan di fitur lainnya seperti anggota, sirkulasi dan koleksi. Pada fitur ini operator dapat melihat dan mencetak informasi seperti rekap denda, reklap buku terpinjam, rekap bebas pustaka, rekap peminjaman, rekap pendaftaran anggota, pengolahan buku, history peminjaman anggota, history buku dipinjam, statistik dan distribusi statistik. Pada fitur ini juga dapat membuat tagihan keterlambatan pengembalian pustaka. Dalam fitur ini sangat membantu proses analisa aktivitas perpustakaan.

Gambar 7.1 Tampilan Fitur Laporan

46 a. Rekap Denda

Menu rekap denda ini digunakan untuk menmpilkan laporan rekap denda dalam periode waktu tertentu. Seperti rekap denda keterlambatan pengembalian bahan pustaka secara keseluruhan anggota dalam 1 (satu) bulan. Didalamnya terdapat informasi nama anggota, program studi, nomor indentitas serta tanggal anggota tersebut membayar keterlambatan dendanya.

b. Rekap Buku Terpinjam

Sama halnya dengan rekap denda, rekap buku terpinjam digunakan untuk menampilkan rekap laporan buku yang telah dipinjam oleh anggota selama periode tertentu. Menampilkan buku yang terpinjam oleh pengguna Perpustakaan secara keseluruhan dalam waktu tertentu, misalnya 1 (satu) bulan. Dimaksudkan untuk mengetahui buku yang sering dipinjam dan tidak sering dipinjam.

c. Rekap Bebas Pinjam Pustaka

Menu rekap bebas pinjam pustaka ini digunakan untuk menampilkan laporan rekap bebas pinjam pustaka selama periode tertentu.

47

Seperti menampilkan daftar secara keseluruhan anggota Perpustakaan maupun non anggota Perpustakaan yang melakukan transaksi cetak bebas pinjam pustaka.

d. Rekap Peminjaman

Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan rekap peminjaman bahan pustaka selama periode tertentu. Didalamnya berisi informasi peminjaman buku per fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada beserta berapa banyak buku yang terpinjam dan jumlah peminjam. Misalnya anggota Perpustakaan fakultas biologi yang terdaftar sebagai anggota Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada sebanyak 46 anggota telah meminjam sebanyak 256 buku selama 1 (satu) tahun.

e. Rekap Pendaftaran Anggota

Menu ini juga digunakan untuk menampilkan laporan rekap pendaftaran anggota baru selama periode tertentu. Menampilkan secara keseluruhan informasi tanggal anggota mendaftar, nomor identitas, nama anggota, fakultas dan program studi selama setahun atau sebulan.

f. Rekap Pengolahan Buku

Menu rekap pengolahan buku digunakan untuk menampilkan laporan pengolahan buku dalam periode tertentu. Menampilkan secara keseluruhan data buku yang dikirim dari pengolahan ke bagian sirkulasi beserta informasi umum didalam buku tersebut. Misalnya tanggal 5 april 2010 mengirim buku dengan judul Inilah Bahasa Indonesia, pengarang Badudu, J.S, nomor barcode 00048721, nomor inventaris 91/631/P/c.1, penerbit Erlangga, bahasa Indonesia, golongan Bahasa.

48

Menu history peminjaman anggota digunakan untuk menampilkan laporan history peminjaman anggota dalam periode tertentu.

h. History Buku Dipinjam

Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan history buku yang dipinjam oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Didalamnya berisi informasi judul buku yang dipinjam anggota Perpustakaan selama setahun telah meminjam buku apa saja, tanggal pinjam, tanggal kembalinya buku, nomor klasifikasi buku, nomor inventaris, kode barcode buku per anggota selama setahun atau sebulan.

i. Statistik

Dalam menu statistik ini menampilkan data statistik seperti, data statistik anggota baru, anggota yang membuat surat bebas pinjam, data peminjaman, pengembalian bahan pustaka, pembuatan kartu baca, data buku baru, denda anggota, pemesanan buku, pengunjung, dan fotokopi buku.

1) Statistik Anggota Baru

Menampilkan data statistik pengguna yang mendaftar sebagai anggota Perpustakaan. Statistik ini digunakan untuk mengetahui kenaikan pendaftaran anggota baru Perpustakaan dalam jangka waktu tertentu.

49

Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data statistik anggota yang membuat surat bebas pinjam pustaka selama periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui meningkat atau tidaknya jumlah anggota maupun non anggota Perpustakaan yang mencetak surat bebas pinjam pustaka selama jangka waktu tertentu baik setahun ataupun sebulan.

3) Statistik peminjam

Menu ini menampilkan data statistik peminjam bahan pustaka selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk mengetahui peningkatan jumlah peminjam bahan pustaka selama jangka waktu tertentu.

4) Statistik Kartu Baca

Menu ini digunakan untuk menampilkan data anggota non-UGM yang membuat kartu baca dalam periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui pengguna Perpustakaan non anggota yang memanfaatkan Perpustakaan dan membuat kartu baca selama jangka waktu tertentu.

5) Statistik Pengembalian

Menu ini menampilkan data statistik buku yang dikembalikan oleh anggota perpustakaan selama periode tertentu. Juga digunakan untuk mengetahui dan membandingkan keaktifan pengguna mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam selama jangka waktu tertentu baik setahun maupun sebulan.

50

Menu ini menampilkan data statistik buku baru perpustakaan dalam periode tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan pengadaan buku baru antara tahun sebelumnya dengan tahun sekarang. Baik berasal dari pembelian, hibah atau hadiah.

7) Statistik Denda Buku

Menu ini menampilkan data statistik denda buku baik keseluruhan maupun per anggota dalam periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui meningkat atau menurun pengguna Perpustakaan yang memiliki denda baik setahun maupun sebulan. 8) Statistik Pengunjung

Menu ini menampilkan data statistik pengunjung perpustakaan baik dari Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah Mada selama periode tertentu. Selain itu digunakan juga untuk membandingkan peningkatan atau menurunnya jumlah pengunjung Perpustakaan baik yang berasal dari Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah Mada selama jangka waktu tertentu baik setahun atau sebulan.

9) Statistik Pemesanan

Menu ini menampilkan data statistik pemesanan buku yang dilakukan oleh pengunjung perpustakaan. Sebagaimana di atas menu ini digunakan juga untuk mengetahui banyaknya pengguna yang melakukan pemesanan bahan pustaka meningkat atau menurun selama jangka waktu tertentu.

51

Menu ini menampilkan data statistik fotokopi, di mana pengunjung menginginkan untuk menfotokopi bahan pustaka. Data statistik ini dilihat dalam periode tertentu misalnya setahun ataupun sebulan.

j. Distribusi Statistik

Dalam menu ini menampilkan data distribusi statistik, baik peminjam, pengembalian, anggota baru,bebas pinjam, kartu baca, pengunjung, denda, dan fotokopi.

1) Peminjam

Dalam menu ini menampilkan data distribusi stasistik peminjam dalam periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui peningkatan secara keseluruhan peminjam bahan pustaka. Misalnya dari tahun 2006 hingga sekarang.

2) Bebas Pinjam

Menu bebas pinjam ini menampilkan data distribusi statistik bebas pinjam bagi anggota Perpustakaan maupun non anggota Perpustakaan dalam periode waktu tertentu. Misalnya data distribusi statistik anggota Perpustakaan yang mencetak surat bebas pinjam selama tahun 2006 hingga 2009.

3) Anggota Baru

Menu anggota baru menampilkan data distribusi statistik anggota baru perpustakaan selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui peningkatan jumlah anggota baru datu tahun ke tahun. Misalnya distribusi statistik dari tahun 2006 hingga sekarang.

52 4) Kartu Baca

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengunjung non Universitas Gadjah Mada yang membuat kartu baca selama periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui peningkatan penggunaan kartu baca Perpustakaan dari tahun ke tahun.

5) Pengembalian

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengembalian bahan pustaka selama periode tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui sedikit banyaknya aktifitas pengguna Perpustakaan yang mengembalikan bahan pustaka. Data ini dilihat dari tahun ke tahun misalnya, dari tahun 2006 hingga sekarang.

6) Pengunjung

Menu ini menampilkan data statistik pengunjung baik dari Universitas Gadjah Mada maupun non Universitas Gadjah Mada selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk membandingkan jumlah pengunjung dari tahun ke tahun. Misalnya jumlah pengunjung dari tahun 2006 hingga sekarang.

7) Denda

Menu ini menampilkan data distribusi statistik pengguna yang terkena denda selama periode waktu tertentu. Digunakan juga untuk mengetahui meningkat atau menurun pengguna Perpustakaan yang memiliki denda. Data ini dilihat dari tahun ke tahun.

53

Menu ini menampilkan data distribusi statistik fotokopi yang dilakukan pengunjung selama periode tertentu. Misalnya dari tahun 2006 hingga sekarang.

6 Setting

Fitur setting ini digunakan oleh super user (administrator) untuk melakukan pengaturan terhadap seluruh fitur yang ada dalam SIPUS Terpadu V.3. administrator dapat melakukan berbagai hal seperti pengaturan kategori sirkulasi anggota, fakultas, program studi, perguruan tinggi, bahasa, frekuensi, golongan, jenis, kondisi, asal, rumpun, badan, penyedia dan setting awal. Perngaturan pada fitur ini akan mempengaruhi semua setting pada fitur lainnya.

Gambar 8.1 Tampilan Fitur Setting

54 a. Kategori Sirkulasi Anggota

Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data sirkulasi per kategori anggota. Seperti kategori mahasiswa Diploma/S-1, mahasiswa S-2/S-3, Dosen, Karyawan/ti.

b. Fakultas

Menu ini digunakan untuk mengatur data fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada. Setiap fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada memiliki kode tersendiri di Perpustakaan. Dimaksudkan untuk dapat membedakan mahasiswa sesuai dengan fakultasnya. Misalnya fakultas Biologi kodenya BI.

c. Program Studi

Menu program studi ini digunakan untuk melakukan pengaturan data program studi. Dimaksudkan juga dapat membedakan anggota Perpustakaan dari satu fakultas dengan program studi sendiri-sendiri. Misalnya fakultas Ekonomi dengan program studi Ekonomi Pembangunan. d. Perguruan Tinggi

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Karena setiap pengunjung non Universitas

55

Gadjah Mada banyak dari universitas lain. Misalnya dari Universitas Sebelas Maret, maka akan ditambahkan dengan identitas nama pengunjung.

e. Bahasa

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data bahasa. Digunakan untuk dapat membedakan tiap-tiap bahasa yang digunakan dalam bahan pustaka. Misalnya bahasa Belanda maka kode bahasanya DUT.

f. Frekuensi

Menu frekuensi digunakan untuk melakukan pengaturan data frekuensi. Misalnya mengatur berapa lama waktu yang diperbolehkan untuk meminjam bahan pustaka.

g. Golongan

Dalam menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data golongan. Setiap bahan pustaka yang ada dibedakan sesuai dengan golongannya masing-masing. Misalnya buku tentang Perpustakaan maka akan digolongkan pada nomor 0.

h. Jenis

Menu ini dipergunakan untuk pengaturan data jenis. Setiap bahan pustaka yang ada di Perpustakaan berbeda jenisnya. Maka bahan pustaka yang ada akan dibedakan menurut jenis koleksi yang ada, misalnya buku teks, referensi, jurnal, majalah dan sebagainya.

i. Kondisi

Menu kondisi digunakan untuk melakukan pengaturan data kondisi. Setiap bahan pustaka yang dipinjam belum tentu akan kembali

56

dalam keadaan baik. Maka dilakukan pengaturan kondisi misalnya bahan pustaka tersebut dalam kondisi baik atau rusak. Sehingga apabila rusak dapat segera diperbaiki dan informasi yang ada dalam OPAC juga diperbaharui dengan kondisi rusak.

j. Asal

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data asal. Bahan pustaka yang ada di Perpustakaan tidak sepenuhnya berasal dari pembelian, bisa berasal dari hadiah, sumbangan, penggantian, fotokopi. Kesemua bahan pustaka tersebut diberi kode misalnya pembelian maka kodenya 1, fotokopi kodenya 5.

k. Rumpun

Menu ini digunakan untukmelakukan pengaturan data rumpun anggota. Setiap anggota Perpustakaan memiliki asal daerah yang berbeda-beda, misalnya melayu, arya dan melanesia. Maka setiap anggota diatur sesuai dengan rumpun masing-masing dengan kode yang sudah ditentukan. Contohnya melayu dengan kode 1, nelanesia dengan kode 2, dan arya dengan kode 3.

l. Badan

Menu ini digunakan untuk pengaturan data badan. Pengaturan ini digunakan untuk membedakan letak atau tempat bahan pustaka sesuai jenisnya. Misalnya buku referensi letaknya di unit 3, buku teks di unit 2, semuanya menggunakan kode. Contohnya buku referensi dengan kode 3, buku teks dengan kode 2.

57

Menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan data penyedia atau penerbit. Karena bahan pustaka yang ada di Perpustakaan banyak jenisnya dan berasal dari penerbit yang berbeda, maka untuk memudahkan mengetahui buku tersebut berasal dari penerbit mana setiap penerbit yang ada diberikan kode id. Contohnya penerbit Erlangga menggunakan id 15, penerbit Bumi Kasara menggunakan kode 8.

n. Setting Awal

Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan data setting awal. Penggunaan menu ini dimaksudkan untuk merubah semua data yang ada kembali pada pengaturan awal SIPUS V3. Sehingga pengunaan menu ini dapat merubah semua pengaturan yang ada kembali pada pengaturan awal sebelum SIPUS ini digunakan.

D. Pelayanan yang dapat dikelola SIPUS

Dalam pelayanan sirkulasi SIPUS V.3 banyak membantu pustakawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Banyak hal yang dapat dilakukan SIPUS V3 dalam pelayanan, antara lain:

1. Keanggotaan

Dalam pelayanan keanggotaan, SIPUS membantu untuk mengelola data-data anggota, seperti penambahan anggota baru, mengurus surat bebas pustaka, serta sebagai absensi pengunjung perpustakaan.

a) Anggota

Gambar 9.1 Tampilan Menu Anggota

58

Alur registrasi anggota atau pembuatan kartu anggota, sebagai berikut: Gambar 9.2

Alur Pembuatan Kartu anggota

Untuk menambah data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut: 1) Tekan button tambah.

2) Masukkan data anggota pada field-field yang telah tersedia. 3) Ganti tanggal daftar sesuai dengan tanggal pendaftaran anggota. 4) Tekan button simpan, untuk menyimpan data yang telah diisikan. Untuk mengedit data anggota, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut: 1) Pilih data anggota yang akan di edit dengan cara mencari pada field

63

Untuk melakukan penambahan data peminjaman, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1) Identifikasi data anggota dengan menggunakan scan barcode kartu anggota.

2) Letakkan buku di reader rfid, lalu tekan cari tag.

3) Secara otomatis buku akan masuk ke daftar peminjaman.

4) Kemudian tekan button selesai untuk peminjaman (langkah ini harus dilakukan, jika tidak bisa disalah gunakan oleh orang lain)

b) Pengembalian dan Perpanjangan

Pengembalian dan perpanjangan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada masih harus dibantu oleh petugas perpustakaan.

Gambar 9.9

64

Untuk melakukan pengembalian dan perpanjangan, hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1) Scan buku atau kartu anggota dengan barcode reader.

2) Pilih buku yang akan dikembalikan atau diperpanjang, kemudian beri tanda check (√) pada buku yang dimaksudkan untuk diperpanjang atau dikembalikan.

3) Tekan button pengembalian untuk mengembalikan buku atau perpanjang untuk memperpanjang masa pinjam buku.

E. Hambatan – Hambatan

Dalam pelaksanaan magang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, penulis juga mengalami beberapa hambatan. Antara lain:

1. Apabila listrik padam, maka kegiatan sirkulasi tidak dapat berjalan. Karena semua kegiatan sirkulasi menggunakan sistem otomasi.

2. Untuk pengurusan bebas pinjam pustaka bagi mahasiswa S-2 dan S-3 dilakukan di 2 (dua) tempat. Sehingga banyak mahasiswa S-2 maupun S-3 masih kebingungan dalam mengurus surat bebas pustaka.

65

3. Proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan baik, dikarenakan masih kurangnya kesadaran mahasiswa yang memiliki denda dan kurangnya informasi pribadi seperti alamat dan telepon dari mahasiswa yang mempunyai denda.

F. Pemecahan Masalah

Dari beberapa hambatan-hambatan yang ada, penulis memiliki beberapa pemecahan masalah, yaitu:

1. Apabila listrik padam, sebaiknya perpustakaan UGM perlu membeli diesel sehingga kegiatan sirkulasi tetap dapat berjalan.

2. Dalam pembuatan surat bebas pustaka bagi mahasiswa S-2 maupun S-3 dilakukan di satu tempat saja.

3. Dalam proses penagihan denda buku masih belum dapat dilaksanakan dengan baik. Cara yang dapat digunakan adalah dengan menghubungi nomor telepon anggota yang tercantum dalam data anggota perpustakaan atau pada saat mahasiswa mencetak surat bebas pinjam pustaka untuk kepentingan wisuda.

66 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Dengan selesainya penulisan Tugas Akhir ini, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal. Antara lain:

1. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menggunakan sistem terbuka.

2. Penggunaan SIPUS V.3 sangat membantu dalam pelayanan di Universitas Gadjah Mada.

3. Program SIPUS V.3 merupakan sistem otomasi yang dimanfaatkan oleh perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi, seperti : peminjaman, pengembalian dan perpanjangan, surat bebas pustaka.

4. Program SIPUS V.3 dapat digunakan dengan mudah oleh anggota perpustakaan dalam melakukan peminjaman mandiri.

B. Saran

Untuk lebih memajukan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menjadi lebih baik lagi maka penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu:

1. Perlu menambah jumlah staf untuk transaksi keanggotaan di Perpustakaan. 2. Pengurusan surat bebas Perpustakaan sebaiknya dilakukan di 1 (satu) tempat

saja.

3. Mengembalikan bahan pustaka atau memperpanjang masa pinjam pustaka tanpa melalui petugas. Sistem pengembalian mandiri.

4. Letak buku dalam rak lebih diperhatikan lagi nomor klasifikasinya, karena banyak nomor yang salah letak rak.

67

DAFTAR PUSTAKA

Arif, Ikhwan. 2003. Konsep dan Perencanaan dalam Otomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari membangun jaringan Perpustakaan

Digital dan Otomasi Perpustakaan Menuju Masyarakat berbasis Pengetahuan.

http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ diakses 14 mei 2010 pukul 11.15

Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta

Arsyad, Lincolin dkk. 1998. Metodologi Penelitian untuk Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta: UPP-AMP YKPN

http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/ diakses 13 mei 2010 pukul 16.55

http://thesis proposals: Studi-pustaka.html/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul. 11.25 http://warintek08.wordpress.com/tes/ diakses tgl 14 mei 2010 pukul 11.00

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Lasa, HS. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Pinus.

Soehartono, Irawan. 1995. Metode Penelitian Sosial : Suatu Teknik Penelitian Bidang

Kesejahteraan Sosial dan Ilmu Sosial Lainnya. Bandung : PT. Remaja

Rosdakarya.

Sumardji, P. 1998. Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta: Kanisius.

Supriyanto, Wahyu. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius. Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan obor Indonesia. Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.