115
G. Skema proses pemesanan kamar
Berdasarkan pembahasan pada bagian sebelumnya prosedur pemesanan kamar dapat digambarkan pada:
Gambar 3.22. Skema proses pemesanan kamar
Reservation inquiry Check the avaibility
of room Forecast board – reservation chart –
computer system VDU Room available
Room not available Alternatives
Deny request Guaranteed
Non guaranteed
Fill in reservation form x Prepayment
x Credit card x Advance deposit
x Contractual agreement x Other room type
x Other period x Room change
x Waiting list x Other hotel
Record reservation chart
Fill in reservations slip or diary
Confirming reservations Input computer system
Compiling reservation report Filing bookings
1 2
6 3
4
5 7
8
9 10
11 12
13 14
15 16
Stated cancellation time
Maintaining reservation records
Modifying bookings
17
Di unduh dari : Bukupaket.com
116
H.
Penanganan perubahan, pembatalan dan pemesanan kamar yang tidak datang tanpa pemberitahuan
.
1. Perubahan pemesanan kamar amendment of reservation
Adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar sebelum kedatangan tamu di hotel, perubahan ini dilakukan dengan alasan
tertentu, perubahan pemesanan ini dapat berupa: x Perubahan tanggal kedatangan keberangkatan
x Perubahan jenis kamar x Penambahan atau pengurangan jumlah tamu jumlah kamar
x Perubahan harga
Jika terjadi perubahan pemesanan kamar, maka langkah-langkah yang harus dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan b.
Mengisi perubahan pada formulir change of reservationamendment of reservation
c. Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar d. Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar
e. Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru
2. Pembatalan pemesanan kamar cancelation of reservation Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah
dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kodenomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai
bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan
kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka
petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir
pembatalan dengan lengkap c. Mencoret
slip pemesanan kamar d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip 3. Penanganan pemesanan kamar tetapi tidak jadi datang no show
No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel,
prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah: - Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan
datangpada hari berikutnya. - Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapusdikeluarkan
dari tabel pemesanan kamar
Di unduh dari : Bukupaket.com
117 - Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut
akan diambil untuk menutupi penjualan - Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan
tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain. - Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan
ditambah atau perbaikan pada buku harian dan dikembalikan kedalam tabel sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam
korespondensi dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan - Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka
sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show.
I. Permasalahan yang berhubungan dengan pemesanan kamar
Setiap bagian tidak terlepas dari kemungkinan terjadinya kesalahan, namun hal tersebut harus dapat diantisipasi oleh hotel, mengantisipasi
atau mengurangi kesalahan adalah salah satu tugas dari pengawas supervisor reservasi. Adapun permasalahan yang sering terjadi di
bagian reservasi antara lain: 1. Data pemesanan kamar tidak akurat
- Terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga mengakibatkan data tamu tidak diketemukan
- Keliru menuliskan tanggal kedatangan dan keberangkatan, hal ini mungkin terjadi apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka,
sebaiknya ditulis 23-Oktober-2007 dibanding dengan menuliskan 23-10-2007
- Tidak dicatatnya rincian cara pembayaranya, kesalahan ini akan menjadi fatal jika cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan
2. Pengarsipan yang tidak baik 3. Adanya kesalahpahaman tentang harga kamar antara harga kamar
sudah termasuk net atau belum termasuk ++ pajak pelayanan 4. Tidak dijelaskannya fasilitas yang diperoleh oleh tamu pada saat
pemesanan kamar 5. Kesalahan informasi yang diberikan oleh pihak pemesan kamar
6. Terjadinya kerusakan jaringan alat komunikasi sehingga mengakibatkan data yang diperoleh menjadi lambat dan tidak akurat
7. Komunikasi yang tidak baik antara hotel dengan biro perjalanan, seperti biro perjalanan menjual kamar melebihi dari jumlah kamar
yang tersedia untuk dijual atau jumlah kamar yang sudah ada dalam kontrak.
J. Tipejenis laporan di bagian reservasi types of reservation report
Kategori