100 5. Guest
slip 6. Cash
receipt 7. Reservation
form 8. Reservation
slip 9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card 11. Luggage tag
12. Baggage claim check 13. Parking valet card
14. Change room or rate form 15. Sleep out form
16. Miscellanous form 17. Paid out form
18. Rebate form 19. Bellboy control sheet
20. Message form 21. Safe deposit box card
22. Guest history card 23. Foreign exchange form
24. VIP daily list 25. Today expected arrival list
26. Arrival list 27. Guest in house list
28. Departure list 29. No show list
30. Cancellation list 31. Group rooming list
32. Courtessy call list 33. Onward Reservation Form for Hotel chain
34. IncognitoFull Incognito Forms 35. FruitFlower Requisition Form
36. Guest Birthday Form 37. Towels Form for Swimming Pool
38. Taxi Card
3.6. Bagian reservasi reservation section
3.6.1. Pengertian reservasi. Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi
yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani
pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual,
bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.
Di unduh dari : Bukupaket.com
101 Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan
fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas
reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.
3.6.2. Tugas tanggung jawabnya
Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan
produk hotel serta menciptakan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation
staff yaitu:
1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan 2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga fasilitas promosi, harga khusus dll
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu waiting list
7. Memproses perubahan pemesanan kamar 8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk
tamu rombongan dan konvensi 9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
11. Membuat laporan reservasi 12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat
3.6.3. Dasar-dasar reservasi.
1. Manfaat pemesanan kamar
Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu:
a. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu
tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in.
b. Hotel dapat
memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.
c. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan
kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan
pemesanan kamar yaitu:
Di unduh dari : Bukupaket.com
102 a.Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada
saat check in. b.Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan
selama menginap di hotel. 2. Klasifikasi reservasi classification of reservations
a. Individual reservation Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau
sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan
adalah harga normal atau harga paket normal ratespackage rates family plan rates.
b. Group reservation Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau
perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon discount
rates group rates.
c. Conference reservation Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan
melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi.
Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.
3. Tipe, media sumber pemesanan kamarmeans and sources of
reservations
Tipe pemesanan kamartypes of reservations
a. Pemesanan kamar bergaransiguaranteed reservation Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang
disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas
pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya dilakukan pada saat musim ramai peak season high season.
Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah:
- Pre-payment; pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama
tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitasmenempati kamar.
- Credit card adalah jaminan pemesanan kamar dengan
menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini.
- Advance deposit: pembayaran yang dikirimkandibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling
sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
- Contractual agreement corporate; sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah
kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila
Di unduh dari : Bukupaket.com
