118 pengawasan yang akurat tentang room availability Kamar yang
tersedia untuk dijual dan forecasting of potential room sales ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang. Seluruh
departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakaan laporan- laporan reservasi ini untuk membantumanajemen dalam membuat
perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu.
Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel
memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-
jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.
1. Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan
ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan- perubahan reservasi dan pembatalan.
2. Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual.
3. Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan
pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
4. Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
5. Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak, hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalamai fully booked
6. Three days forecast report
Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang.
7. Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays dan
understays pada periode tertentu
6. Status reservasi.
Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui jenis status reservasi yang berlaku dihotel. Collin Dix dan Chris Bird 1992:44
dalam bukunya front office operations, mengatakan bahwa jenis-jenis status reservasi kamar hotel sebagai berikut:
a. 6.pm release.
Di unduh dari : Bukupaket.com
119 Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba di
hotel. Jika tamu tiba check-in sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan
mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya, namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu
lainnya, artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.
b. Guaranteed arrival. Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6.p.m
release. Kalau status reservasi 6.p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival
adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang dihotel,
maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapapun sampai dengan
waktu check-out pada keesokan harinya.
c.Take or place t or p. Umumnya setiap hotel sudah mempunyai tamu-tamunya yang
reguler. Oleh karena itu, setiap hari pihak hotel sudah mengalokasikan kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap,
walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi kamar sebelumnya. Jika pada saat tiba reguler guest tidak tersedia kamar
dalam arti hotel dalam keadaan penuh, pihak hotel akan membantu atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf dengan fasilitas di hotel
kita. Biasanya ditawarkan kepada hotel yang satu kelompokchain hotel atau hotel yang berdekatan.
d. VIPs and CIPs.
Reservasi untuk tamu penting VIPs very Important persons atau tamu CIPs commercially important persons, biasanya ditangani oleh
senior reservation clerk untuk menghindari kesalahan, sehingga semua permintaannya akan ditangani dengan sebaik mungkin. Bagi
kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau tanda khusus pada tabel reservasi reservation chart sehingga semua
petugas akan mengetahuinya.
e.Tours and groups. Tour group apabila jumlah orangnya minimal 15 orang, namun hal
ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel masing-masing. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti prosedur
khusus karena tamu group akan memesan kamar dengan jumlah banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut
harus memberi deposit atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour GIT
f.Commissionable bookings.
Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel kepada travel agent tersebut. Hal ini jika biro
perjalanan tersebut belum ada contractual agreement sebelumnya
Di unduh dari : Bukupaket.com
120 dengan pihak hotel, besarnya komisi yang diberikan oleh hotel
terhadap agent tersebut sebesar 10 dari harga kamar. Sedangkan bagi travel agent yang sudah benefit akan diberikan harga khusus
atau contract rate sehingga travel agent dapat menjual kepada tamu sesuai dengan harga kontrak. Jadi agent tersebut dengan sendirinya
sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.
7. Formulir Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara
