136
3.7.6. Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh reception
Tata urutan pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap hotel, pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu
datang ke hotel sampai dengan meninggalkan hotel, pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang diharapkan tamu oleh karena
itu pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can” yang artinya bahwa segala permintaan tamu dapat di penuhi oleh karyawan hotel,
khususnya yang bekerja di bagian operasional. Kronologis pelayanan yang diberikan oleh reception adalah sebagai berikut:
A. Registrasi Registrasi merupakan suatu hal penting untuk tamu yang akan menginap
di hotel. Dengan registrasi seorang bisa teridentifikasi keberadaan dan statusnya,oleh karena itu registrasi merupakan suatu keharusan. Dalam
melakukan registrasi atau pendaftaran tamu, formulir utama yang digunakan yaitu registration cardregistration form., di dalam registration
card ada beberapa unsur dasar yang merupakan isi formulir dan menunjukkan data dan identitas tamu. Unsur unsur utama yang ada
didalamnya adalah:nama tamu lengkap tamu yang menginap, alamat lengkap rumah atau kantor, tempat dan tangal lahir, nomor kartu
pengenalKTP, SIM, Passport serta tanggal dikeluarkannya, cara pembayaran, tanggal kedatangan keberangkatan, jumlah tamu,
permintaan yang khsus, nama perusahaan dan tanda tangan tamu serta inisial petugas reception.
Format 3.16. Registration form
Di unduh dari : Bukupaket.com
137 Dalam penerapannya dilapangan, regristrasi bisa diterapkan secara
beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar benar harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan kemudian tamu baru
bisa mendapakan kunci kamar. Ada juga yang fleksibel, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih bisa
diterima. Administrasi dalam registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit. Jika dihubungkan dengan layanan kepada tamu, maka
penerapan secara kaku akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik, antara lain:
a. Proses check-in menjadi lama b. Berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu
c. Tamu merasa dicurigai d. Staff di front office dianggap tidak professional oleh tamu
Sebagai langkah antisipasi bisa dilakukan untuk mengantisipasi hal diatas antara lain:
x Membuat program speedy check-in, yaitu proses check-in dilakukan secara cepat, tidak bertele-tele. registrasi bisa dilakukan dalam
perjalanan dari bandara ke hotel. x Menyesuaikan kondisi tamu, jika sangat lelah sehabis perjalanan
panjang bisa registrasi di kamar. x Jika seorang tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka segala
formulir dan persyaratannya sudah disiapkan sehingga registrasi hanya mengisi beberapa data saja.
B. Check-in