137 Dalam penerapannya dilapangan, regristrasi bisa diterapkan secara
beragam. Ada yang sangat ketat sehingga tamu benar benar harus menunggu sampai semua administrasi terselesaikan kemudian tamu baru
bisa mendapakan kunci kamar. Ada juga yang fleksibel, asal seseorang dapat dipercaya maka administrasi tidak lengkap sepenuhnya masih bisa
diterima. Administrasi dalam registrasi biasanya dikaitkan dengan uang deposit. Jika dihubungkan dengan layanan kepada tamu, maka
penerapan secara kaku akan menimbulkan beberapa dampak yang kurang baik, antara lain:
a. Proses check-in menjadi lama b. Berpotensi menimbulkan keluhan dari tamu
c. Tamu merasa dicurigai d. Staff di front office dianggap tidak professional oleh tamu
Sebagai langkah antisipasi bisa dilakukan untuk mengantisipasi hal diatas antara lain:
x Membuat program speedy check-in, yaitu proses check-in dilakukan secara cepat, tidak bertele-tele. registrasi bisa dilakukan dalam
perjalanan dari bandara ke hotel. x Menyesuaikan kondisi tamu, jika sangat lelah sehabis perjalanan
panjang bisa registrasi di kamar. x Jika seorang tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka segala
formulir dan persyaratannya sudah disiapkan sehingga registrasi hanya mengisi beberapa data saja.
B. Check-in
Proses check-in merupakan bagian didepan dalam proses urutan layanan tamu. Idealnya, sebelum menginap, tamu harus melakukan
check-in terlebih dahulu. Hanya saja metoda check-in ada bermacam- macam. Ada yang konvensional, artinya seperti check-in pada umumnya,
ketika tamu yang akan menginap telah tiba di lobby, maka akan disambut oleh doorman, bellman dan GRO dan tamu akan menuju ke receptionist
counter. Di sana tamu akan disambut untuk ditanya apakah sudah melakukan reservasi sebelumnya. Jika semuanya telah diketahui, maka
proses check-in akan berlangsung yaitu tamu mengisi registration card dan membubuhkan tanda tangannya di sana serta memberikan deposit
atau barang yang menunjukkan identitas tamu, apakah berupa passpor atau KTPSIM. Karena pemakaian kamar di hotel adalah bersifat
sementara, tidak seperti membeli tempat tinggal tetap di apartemen maupun real estate. Check in di hotel, hanya sampai pada waktu atau
periode tertentu, jadi tamu juga akan menyelesaikan segala sesuatunya dalam waktu tertentu juga. Jika tidak ada proses check-in maka pihak
hotel akan mengalami kesulitan dalam membukukan kapan tamu mulai masuk di hotel, kapan akan pulang, apakah rencana tinggalnya
diperpanjang atau tidak, apakah selama tinggal di dalam hotel apakah tamu mengkonsumsi makanan, memakai fasilitas ballroom, membeli
barang di drug store, meminum dan memakan di bar atau lounge, dsb. Itu semua terkait dengan deposit, kartu identitas dan tanda tangan otorisasi
Di unduh dari : Bukupaket.com
138 tamu. Kegunaan lain dari data itu semua adalah untuk statistik hotel
sebagai bahan evaluasi tentang asal dan kenegaraan tamu, tujuan tamu serta rata rata lama tinggal tamu.
C . Penetapan harga kamar
Tarip kamar adalah satuan harga sewa sebuah kamar untuk satu malam. Sebagai kesatuan harga, tarif kamar dibedakan menjadi:
x Tarip kamar ”Per-room Tariff” Yaitu harga kamar yang dipandang sebagai satu kesatuan harga bukan
atas jumlah tamu yang menempati kamar. Dalam hal ini kamar dibedakan menurut jenisnya, fasilitasnya, lokasi, pemandangan dll.
x Tarip kamar “Per-person Tariff” Yaitu harga kamar dikenakan sesuai dengan jumlah tamu yang
menempatinya
Pilihan harga kamar Pricing Options Rate
Australia Terminology
Rate US Terminology
Rate French Terminology
Penjelasan Room Only
Room and Breakfast
Half Board Full Board
European Plan Continental
Plan Bermuda Plan
Modified American Plan
Full American Plan
Demi-pension En-pension
Harga yang diberikan hanya untuk kamar.
Harga ini bisa berupa harga per orang atau
harga per-kamar Harga kamar termasuk
makan pagi baik makan pagi continental
atau American Harga kamar termasuk
makan pagi dan satu kali makan, biasanya
diberikan makan malam
Harga kamar termasuk makan makan pagi,
siang dan malam terkadang juga
diberikan sajian teh di sore hari afternoon
tea
D.Pembayaran deposit a. Mekanisme pembayaran
Diatas telah disinggung sedikit tentang pembayaran deposit. Hal ini penting untuk dilakukan sebagai suatu garansi akan pembayaran tamu.
Dunia bisnis, etika dan perilaku pelaku bisnis bergeser sesuai dengan nilai nilai kekinian, beberapa tahun lalu, deposit bisa digantikan dengan
kartu identitas. Dewasa ini kejahatan di hotel semakin canggih, segala ID
Di unduh dari : Bukupaket.com
139 card dan kartu pengenal bisa dipalsukan, setiap tamu yang telah
registrasi di hotel,status kamar berubah menjadi occupied yang telah dihitung sebagai revenue hotel, otomatis jika ada tamu yang melarikan
diri sebelum melakukan pelunasan pembayaran selama tinggal di hotel, atau diistilahkan sebagai skipper, maka akan menyebabkan kerugian bagi
pihak hotel. Itu sebabnya salah satu cara untuk menghindari hal tersebut diberlakukan ketentuan deposit bagi setiap tamu yang akan menginap.
Besarnya deposit bervariasi di setiap hotel. Ada hotel yang meminta tamu untuk membayar didepan sewa satu malam, ada yang ketentuan yang
menghendaki dua malam, ada yang semalam ditambah asumsi biaya makanan dan konsumsi lain lain, yang diperkirakan separuh dari harga
kamar satu malam. Kesemuanya itu harus dijelaskan oleh receptionist, sebelum tamu mendapatkan kunci. Jika tamu memang berniat untuk
menginap, maka mereka akan menyediakan uang deposit tersebut, baik secara tunai maupun dengan pembayaran melalui kartu kredit.
Permasalahannya sekarang, apakah sistem itu sudah dikenal baik oleh para tamu yang datang ke hotel tersebut. Bagaimana kalau dia tidak
diperlakukan demikian di hotel lain, maka hotel akan meminta sejumlah uang sejumlah yang bisa menjamin harga kamar, sedangkan asumsi
biaya lain selain kamar, tidak perlu diminta namun fasilitas tersebut dibatasi seperti mengeluarkan minibar, memblok telepon keluar dll, hal ini
dikenal dengan istilah cash basis yang berarti tamu harus membayar setiap transaksi yang digunakan oleh tamu secara tunai, atau tidak
diperkenankan di posting ke kamar. Reception akan membuat formulir cash all department form kepada departemen lain sebagai informasi
bahwa tamu tersebut cash basis
Format 3.17. Cash all department form
b. Officer receiptcash receipt Officer receipt adalah bentuk tanda terima yang diberikan kepada tamu
dalam suatu pembayaran oleh tamu. Pembayaran yang dilakukan oleh tamu biasanya berupa uang deposit, pembayaran floating deposit atau
titip uang dimuka untuk berbagai aktivitas transaksi yang kemungkinan
Di unduh dari : Bukupaket.com
140 akan terjadi, misalnya tamu berencana akan tinggal cukup lama di hotel
tersebut. Format 3.18. Official receipt
E. Room allocationMengalokasikan kamar
