Manajemen Arsip Statis Manajemen Arsip .1 Pengertian Manajemen Arsip

28

2.2.2 Manajemen Arsip Statis

Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya terbuka untuk umum. Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional. Menurut Sedarmayanti 2003: 98 Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan. Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip Acquisition and Records Appraisal Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian purchases Reed, 1993: 137, Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip record appraisal merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip. 2.Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas Universitas Sumatera Utara 29 sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara sentralisasi. 2. Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh Ismiatun, 2001: 16. Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya b. Isi berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana c. Tingkat perkembangan konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya d. Tanggal surat dibuat e. Bentuk luar lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat Universitas Sumatera Utara 30

2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis