62
BAB IV PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP
DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
4.1 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kantor Arsip Daerah mengelola arsip statis dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yan dikandungnya : Misalnya arsip tentang Istana Maimun
dikelompokkan dalam “1 kelompok A”, arsip tentang BPAD dikelompokkan dalam 1 “kelompok B”
Universitas Sumatera Utara
63
Bentuk atau Media arsip statis, Misalnya arsip foto dikelompokkan dalam khusus arsip foto, arsip peta dikelompokkan khusus arsip peta, Arsip kertas dikelompokkan
khusus arsip kertas. Arsip statis dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah
penyimpanan, perawatan, penyelamatan dan penggunaan arsip statis. Misalnya memberikan nomor kode khusus pada setiap bungkus arsip dan kotak arsip yang
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip statis.
Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Selain itu Tujuan Pengelolaan Arsip Statis adalah:
1. Menyelamatkan arsip yang memiliki nilai historis Contoh arsip yang memiliki nilai historis adalah Pembangunan Istana Maimun,
Foto - foto Sultan, foto Soekarno yang memiliki latar cerita sejarah. 2. Melestarikan arsip yang memiliki nilaiguna sekunder
3. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis 4. Menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat publik.
Pengelolaan arsip statis meliputi: -
akuisisi arsip statis; -
pengolahan arsip statis;
-
preservasi arsip statis; dan
-
akses arsip statis.
a. Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi adalah penembahan khasanah koleksi arsip dengan cara menerima arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga
negara dan badan-badan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku
Arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
Universitas Sumatera Utara
64
- Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan
kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
- Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga
pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara danatau bantuan luar negeri.
- Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan
tanggung jawab pengelolaannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan Akuisisi Arsip Statis, yaitu:
- Akuisisi dilakukan hanya untuk arsip yang memiliki nilai guna sekunder
- Akuisisi dilakukan sedini mungkin sejak arsip dinyatakan statis
- Akuisisi dilaksanakan berdasarkan strategi akuisisi
- Akuisisi dilaksanakan atas kesepakatan antara lembaga kearsipan dengan
pencipta dan pemilik arsip -
Akuisisi merupakan upaya pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa.
b. Pengolahan Arsip Statis
Kategori