11
memberikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi itu sendiri. Sesuai dengan fungsi arsip sebagai sumber
informasi yang diperlukan organisasi perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, dan dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban.
Sesuai dengan uraian diatas maka penulis ingin mengetahui lagi lebih dalam tentang pengolahan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara, maka penulis
menetapkan judul kertas karya ini adalah “ PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA ”. 1.2
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah : 1.
Untuk mengetahui Kegiatan Kerja Pengelolaan Arsip Yang dilakukan di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui lebih mendalam tentang jenis-jenis arsip di Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai informasi.
3. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan masalah yang diketengahkan diatas, maka ruang lingkup kertas karya ini adalah hal yang menyangkut kegiatan Pengelolaan Arsip pada Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
12
1.4 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah menggunakan metode :
1. Studi Kepustakaan, dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka dan literatur
yang ada sesuai topik penulisan kertas karya ini. 2.
Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung ke Badan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terutama
kebagian arsip. 3.
Wawancara, yaitu melakukan wawancara langsung dengan arsiparis pada Badan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara
13
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip Statis
Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan beralih menjadi archives arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang
berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban
melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.
Menurut Walne 1988: 128 “Arsip sebagai informasi terekam recorded information merupakan endapan informasi kegiatan administrasibukti transaksi
pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”. Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan
sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi. Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif
bangsa yang berfawal dari memori organisasi corporate memory tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang
mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi
arsip bisnis, kreatif, dan produk. Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan didayagunakan dalam
memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dann original ordernya.
Universitas Sumatera Utara
14
2.1.1 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Martono 1994: 28 “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi
bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”. Selanjutnya menurut Rusidi 2010: 1 “Arsip statis merupakan arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara, namun tetap harus dikeloladisimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis
merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
15
2.1.2 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi
simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang
efisien akan arsip statis.
Fungsi arsip statis adalah: 1.
Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”.
Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu,
serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perkara perdata, semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan.
Universitas Sumatera Utara
16
Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang
pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan
sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia.
4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip
asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat
yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
5. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untyuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.
Universitas Sumatera Utara
17
6. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simpton gejala dan pola penyakit dalam upaya
mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat
kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis
orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi
sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.
8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-tahun pertama perkembangan sebuah lembaga, maka diperlukan suatu arsip.
Demikian juga dalam peringatan - peringatan penting suatu
Universitas Sumatera Utara
18
lembagainstansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah organisasi.
10. Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.
11. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan.
12. Usaha menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah
peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu
peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat
manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat,
arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting
bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan.
13. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki 2003: 10.
14. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia dasar umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, menyediakan bimbingan bagi
kemajuan manusia, memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat luas.
Universitas Sumatera Utara
19
2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis Tujuan arsip
Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat
dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan
suatu kegiatan penelitian. Menurut Novyanti 2010: 2 Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan
untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai
dengan kegiatan pemerintah.
Peran arsip
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala
bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Universitas Sumatera Utara
20
2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi
fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg 1961:17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to preserve their
evidential value dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublic making them accessible for use.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan
arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1.
Ilmu Kearsipan 2.
Standar Deskripsi 3.
Ruang Pengolahan 4.
Peralatan 5.
SDM yng profesional 6.
Koordinasi
Universitas Sumatera Utara
21
2.1.4.1 Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan
informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip
kearsipan statis dapat diolah. Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk
pustaka. Schellenberg 1956:20 menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang
tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan
instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.
2.1.4.2 Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga
menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, dengan arsip lain, cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan hubungannya digunakan.
Universitas Sumatera Utara
22
2.1.4.3 Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang
pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang,
mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur
pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis. Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan
berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip.
Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan
ruang penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area. Dari keterangan diatas maka dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangatlah
penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.
Universitas Sumatera Utara
23
2.1.4.4 Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik
arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan
untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa ukuran
nonstandard size.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap
folio, Stopmap bertali portapel, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak
atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar,
atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak
lembaran arsip. b. Folder, merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,
tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang
Universitas Sumatera Utara
24
menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari
dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri.
Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk
menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya. d. Filing Cabinet file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci
ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertical lateral vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip
yang disusun ditata di dalam rak arsip. f. Berkas Kotak Box file, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
Universitas Sumatera Utara
25
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping.
g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu.
i. Cardex Card Index, adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
2.1.4.5 Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat
dimanfaatkan Arsiparis - Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung-jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam
melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara
Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Universitas Sumatera Utara
26
2.1.4.6 Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam
lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan,
pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat
berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian Penyimpanan dan
Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi. Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination
merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan- satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi.
Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang efisien.
2.1.5 Lingkup Arsip Statis
Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip
ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa
arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10. Betty Ricks 1992: 101-102 yang menggambarkan komposisi volume arsip
suatu organisasi sebagai berikut: 10 arsip yang akan dilestarikan statis, 25 arsip dalam kategori aktif, 30 arsip memasuki masa inaktif, 35 arsip yang musnah.
Universitas Sumatera Utara
27
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran
yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2 Manajemen Arsip 2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto 1991:216 “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun
badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
Selanjutnya Menurut Ricks 1992: 14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip lifecyle
of a records”. Sedangkan Menurut Amsyah 1992: 4 “pekerjaan pengurusan arsip yang
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu
siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip
dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi.
Universitas Sumatera Utara
28
2.2.2 Manajemen Arsip Statis
Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya terbuka untuk umum. Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang
memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.
Menurut Sedarmayanti 2003: 98 Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa
dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat
menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan.
Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip Acquisition and Records Appraisal
Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh
sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian purchases
Reed, 1993: 137, Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip record appraisal
merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.
2.Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian
kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas
Universitas Sumatera Utara
29
sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat
Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan
yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan
arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara sentralisasi.
2. Deskripsi Arsip
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran
perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh Ismiatun, 2001: 16. Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya
b. Isi berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana
c. Tingkat perkembangan konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya
d. Tanggal surat dibuat
e. Bentuk luar lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip
f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
Universitas Sumatera Utara
30
2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu
program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang
akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti mikrofilm atau media
magenetik.
Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan. Daur hidup
mencakup proses penciptaan. Pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyimpanan arsip
permanen
2.3 Nilai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpananretensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip,
penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.
Berdasarkan Surat Edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE021983 tentang pedoman umum untuk menetukan nilai guna arsip, bahwa arsip
dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arsip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Universitas Sumatera Utara
31
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna ilmiah dan guna
teknologi. Nilai guna primer meliputi:
a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembagainstansi pencipta arsip. b.
Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
c. Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. d.
Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibathasil penelitian murni atau penelitian terapan
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembagainstansi lain, dan atau
kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakatpertanggungjawaban
nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Nilai guna sekunder,meliputi:
a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembagainstansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasilakibat dari kegiatan itu.
Universitas Sumatera Utara
32
b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembagainstansi penciptanya.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan pengguna arsip yang berfungsi
sebgai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
2.4 Penyebab Kerusakan Arsip