Ruang Lingkup Nilai Guna Arsip

11 memberikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi itu sendiri. Sesuai dengan fungsi arsip sebagai sumber informasi yang diperlukan organisasi perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, dan dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban. Sesuai dengan uraian diatas maka penulis ingin mengetahui lagi lebih dalam tentang pengolahan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah “ PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ”. 1.2 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah : 1. Untuk mengetahui Kegiatan Kerja Pengelolaan Arsip Yang dilakukan di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. 2. Untuk mengetahui lebih mendalam tentang jenis-jenis arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai informasi. 3. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan masalah yang diketengahkan diatas, maka ruang lingkup kertas karya ini adalah hal yang menyangkut kegiatan Pengelolaan Arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara 12

1.4 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah menggunakan metode : 1. Studi Kepustakaan, dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka dan literatur yang ada sesuai topik penulisan kertas karya ini. 2. Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung ke Badan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terutama kebagian arsip. 3. Wawancara, yaitu melakukan wawancara langsung dengan arsiparis pada Badan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara 13 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip Statis Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan beralih menjadi archives arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa. Menurut Walne 1988: 128 “Arsip sebagai informasi terekam recorded information merupakan endapan informasi kegiatan administrasibukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”. Arsip dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi. Walne mengatakan sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berfawal dari memori organisasi corporate memory tentang bagaimana organisasi itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk. Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah, dan didayagunakan dalam memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dann original ordernya. Universitas Sumatera Utara 14

2.1.1 Pengertian Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Martono 1994: 28 “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”. Selanjutnya menurut Rusidi 2010: 1 “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, namun tetap harus dikeloladisimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.” Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Universitas Sumatera Utara 15

2.1.2 Fungsi Arsip Statis

Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah: 1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”. Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau. 2. Untuk pembuktian Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perkara perdata, semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Universitas Sumatera Utara 16 Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis. 3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia. 4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai. 5. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan untyuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu. Universitas Sumatera Utara 17 6. Untuk kepentingan masyarakat Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simpton gejala dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca. 7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik. 8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik. 9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-tahun pertama perkembangan sebuah lembaga, maka diperlukan suatu arsip. Demikian juga dalam peringatan - peringatan penting suatu Universitas Sumatera Utara 18 lembagainstansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah organisasi. 10. Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja. 11. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan. 12. Usaha menelusur silsilah Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan. 13. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki 2003: 10. 14. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia dasar umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia, memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat luas. Universitas Sumatera Utara 19

2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis Tujuan arsip

Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian. Menurut Novyanti 2010: 2 Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah. Peran arsip Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Universitas Sumatera Utara 20

2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis

Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan. Schellenberg 1961:17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to preserve their evidential value dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublic making them accessible for use. Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1. Ilmu Kearsipan 2. Standar Deskripsi 3. Ruang Pengolahan 4. Peralatan 5. SDM yng profesional 6. Koordinasi Universitas Sumatera Utara 21

2.1.4.1 Ilmu Kearsipan

Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis dapat diolah. Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg 1956:20 menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.

2.1.4.2 Standar Deskripsi

Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis. Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, dengan arsip lain, cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan hubungannya digunakan. Universitas Sumatera Utara 22

2.1.4.3 Ruang Pengolahan

Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis. Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area. Dari keterangan diatas maka dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangatlah penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis. Universitas Sumatera Utara 23

2.1.4.4 Peralatan

Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa ukuran nonstandard size. Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari: a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali portapel, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. b. Folder, merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang Universitas Sumatera Utara 24 menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya. d. Filing Cabinet file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb. e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertical lateral vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip. f. Berkas Kotak Box file, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya Universitas Sumatera Utara 25 berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping. g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu. i. Cardex Card Index, adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

2.1.4.5 Sumber Daya Manusia

Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis - Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung-jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Universitas Sumatera Utara 26

2.1.4.6 Koordinasi

Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian Penyimpanan dan Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi. Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan- satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi. Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang efisien.

2.1.5 Lingkup Arsip Statis

Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10. Betty Ricks 1992: 101-102 yang menggambarkan komposisi volume arsip suatu organisasi sebagai berikut: 10 arsip yang akan dilestarikan statis, 25 arsip dalam kategori aktif, 30 arsip memasuki masa inaktif, 35 arsip yang musnah. Universitas Sumatera Utara 27 Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi. 2.2 Manajemen Arsip 2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan. Menurut Wursanto 1991:216 “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya. Selanjutnya Menurut Ricks 1992: 14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip lifecyle of a records”. Sedangkan Menurut Amsyah 1992: 4 “pekerjaan pengurusan arsip yang pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi. Universitas Sumatera Utara 28

2.2.2 Manajemen Arsip Statis

Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umumnya terbuka untuk umum. Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional. Menurut Sedarmayanti 2003: 98 Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu akuisis arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kerasipan. Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip Acquisition and Records Appraisal Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan oleh sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian purchases Reed, 1993: 137, Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Penilaian arsip record appraisal merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip. 2.Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas Universitas Sumatera Utara 29 sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Azas kombinasi dalam pengelolaan berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan aktif inaktif dikelola secara sentralisasi. 2. Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh Ismiatun, 2001: 16. Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut: a. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya b. Isi berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana c. Tingkat perkembangan konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya d. Tanggal surat dibuat e. Bentuk luar lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat Universitas Sumatera Utara 30

2.2.3 Daur Hidup Arsip Statis

Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti mikrofilm atau media magenetik. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan. Daur hidup mencakup proses penciptaan. Pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan dan penyimpanan arsip permanen

2.3 Nilai Guna Arsip

Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpananretensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan Surat Edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE021983 tentang pedoman umum untuk menetukan nilai guna arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arsip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Universitas Sumatera Utara 31

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna ilmiah dan guna teknologi. Nilai guna primer meliputi: a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembagainstansi pencipta arsip. b. Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. c. Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. d. Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibathasil penelitian murni atau penelitian terapan

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai Guna Sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembagainstansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakatpertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Nilai guna sekunder,meliputi: a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembagainstansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasilakibat dari kegiatan itu. Universitas Sumatera Utara 32 b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembagainstansi penciptanya. Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan pengguna arsip yang berfungsi sebgai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

2.4 Penyebab Kerusakan Arsip