19
2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis Tujuan arsip
Tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan arsip statis pada umumnya sebgai arsip yang dirawat
dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalm upaya melaksanakan
suatu kegiatan penelitian. Menurut Novyanti 2010: 2 Arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan
untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai
dengan kegiatan pemerintah.
Peran arsip
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala
bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Universitas Sumatera Utara
20
2.1.4 Strategi pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk memnuhi
fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kearsipan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg 1961:17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to preserve their
evidential value dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublic making them accessible for use.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan
arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1.
Ilmu Kearsipan 2.
Standar Deskripsi 3.
Ruang Pengolahan 4.
Peralatan 5.
SDM yng profesional 6.
Koordinasi
Universitas Sumatera Utara
21
2.1.4.1 Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan
informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip
kearsipan statis dapat diolah. Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk
pustaka. Schellenberg 1956:20 menyebutkan dua perbedaan mendasar, yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang
tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan
instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.
2.1.4.2 Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di lembaga kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah trlebih dahulu sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga
menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melalui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur
pemberkasannya, dengan arsip lain, cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan hubungannya digunakan.
Universitas Sumatera Utara
22
2.1.4.3 Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus menjadi efisiensi, efektivitas, perlindungan keamanan arsip, serta kenyamanan serta kreativitas bekerja Arsiparis. Selain itu ruang
pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja kearsipan yang sangat panjang,
mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan suatu ruang yang khusus sebagai untur
pendukung dalam pelaksanaan pengaturan arsip statis. Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan
berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip.
Dengan adanya studi kelayakan akan dapat diambil tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan
ruang penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area. Dari keterangan diatas maka dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangatlah
penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.
Universitas Sumatera Utara
23
2.1.4.4 Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memberikan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik
arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan
untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa ukuran
nonstandard size.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap
folio, Stopmap bertali portapel, map jepitan snelhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak
atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar,
atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak
lembaran arsip. b. Folder, merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,
tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang
Universitas Sumatera Utara
24
menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari
dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda- tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itu sendiri.
Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk
menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya. d. Filing Cabinet file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci
ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.
e. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertical lateral vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip
yang disusun ditata di dalam rak arsip. f. Berkas Kotak Box file, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya
Universitas Sumatera Utara
25
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal vertikal berderet ke samping.
g. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
h. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu.
i. Cardex Card Index, adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
2.1.4.5 Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam hal ini dapat
dimanfaatkan Arsiparis - Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung-jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang dalam
melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara
Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Universitas Sumatera Utara
26
2.1.4.6 Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan arsip dalam
lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan,
pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip tidak mungkin dapat
berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian Penyimpanan dan
Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi. Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination
merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada satuan- satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisiensi.
Dari pertanyaan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang efisien.
2.1.5 Lingkup Arsip Statis
Arsip statis menyimpan warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip
ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penilitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis , diperkirakan bahwa
arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10. Betty Ricks 1992: 101-102 yang menggambarkan komposisi volume arsip
suatu organisasi sebagai berikut: 10 arsip yang akan dilestarikan statis, 25 arsip dalam kategori aktif, 30 arsip memasuki masa inaktif, 35 arsip yang musnah.
Universitas Sumatera Utara
27
Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki peran
yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2 Manajemen Arsip 2.2.1 Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang
diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto 1991:216 “Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun
badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat atau dokumen-dokumen kantor lainnya.
Selanjutnya Menurut Ricks 1992: 14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip lifecyle
of a records”. Sedangkan Menurut Amsyah 1992: 4 “pekerjaan pengurusan arsip yang
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu
siklus “kehidupan”warkat sejak lahir sampai mati”.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip
dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi sumber daya informasi.
Universitas Sumatera Utara
Kategori