34
Tekanan fisik: a.
Temperatur b.
Jamur c.
Debu 4.
Magnetic Media Jenis Magnetic Media adalah: diseket, reel-to reeltape, kaset penyebab dari
kerusakan magnetic media antara lain adalah: a.
Fluktuasi pada temperatur dan kelembapan relatif. b.
Debu c.
Goresan d.
Pengaruh magnet. Dari penjelasan diatas maka dapat dilihat bahwa faktor-faktor penyebab
kerusakan arsip dapat mengurangi kualitas dari arsip tersebut, sehingga arsiparis harus dapat melakukan kegiatan perawatan untuk mengurangi kerusakan arsip.
2.5 Jadwal Retensi Arsip JRA
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan arsip
retensi arsip beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip recods retention
schedule. Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur:
a. Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang
dimiliki organisasi. b.
Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif. c.
Penetapan simpan permanen.
Universitas Sumatera Utara
35
Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.
Untuk jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki organisasi. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya
nonfisik tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil
inventarisasi dan penjadwalan.
A. Inventarisasi arsip
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan arsip yang ada dalam organisasi. Pendataan dilakukan baik yang berkaian dengan fisik arsip nonfisik. Data
fisik arsip berkaitan dengan jenis dan tipe fisik arsip, sedangkan nonfisik meliputi isi keterangan seri berkas, kegunaan, kurun waktu, volume, sistem dan sebagainya.
Keberhasilan inventarisasi akan merupakan kunci dari keberhasilan dalam menyusun jadwal retensi arsip.inventarisasi yang tidak lengkap mengakibatkan
jadwal retensi arsip tidak efektif. Agar inventarisasi dapat mencapai hasil yang lengkap dan baik kiranya beberapa hal ini dapat membantu kelengkapan inventarisasi
tersebut.
1. Penyelenggaraan inventarisasi perlu mendapat dukungan semua kalangan
pimpinan. 2.
Inventarisasi labih baik dilakukan langsung di lapangan daripada melalui kuesioner. Melalui kuesioner kemungkinan responden tidak memberikan
data ytang akurat dengan semua detil yang diperlukan. 3.
Tenaga yang melakukan inventarisasi disyaratkan memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Termasuk pengetahuan
tentang fungsi organisasi dengan segala aspeknya. Apabila semua bekal ini telah dimiliki akan dapat merupakan petunjuk
bagi eksistensi arsip dalam organisasi. 4.
Inventarisasi dilakukan terhadap seluruh unit kerja yang ada dalam suatu organisasi. Termasuk pada lingkingan cabangnya, jika ada. Apabila
Universitas Sumatera Utara
36
organisasi mempunyai cabang yang menunjukkan fungsi dasar yang sama, serta menyimpan arsip serupa, inventarisasi dilakukan hanya pada satu
atau dua cabang yang sama . ini agar tidak menimbulkan pemborosan baik waktu maupun tenaga dan biaya.
5. Pendataan tidak berarti mencatat setiap lembar arsip atau folder per folder.
Tetapi dilakukan atas rangkaian berkas file series. 6.
Inventarisasi tidak hanya dilakukan terhadap arsip yang berada pada tempat peyimpanan seperti filling cabinet, rak, tetapi juga terhadap arsip
yang berada di meja kerja. Bagi arsip yang masih digunakan digunakan untuk memproses pekerjaan tidak perlu, karena akan mengganggu
pekerjaan. 7.
Perlu dibuatkan jadwal kegiatan dan urutan kerja penanggung jawab arsip pada unit kerja harus senantiasa berada di tempat jika gilirannya untuk
didata. 8.
Perlu memastikan perbedaan antara bahan arsip dan bukan arsip. Ini perlu agar tidak banyak membuang waktu untuk mencatat hal-hal yang tidak
perlu, termasuk bahan arsip. Yang termasuk arsip ialah yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Bahan tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi.
- Bahan telah diciptakan dan dihimpun guna penyelesaian suatu urusan.
- Untuk menjadi arsip bahan harus dipelihara sebagai sumber informasi
organisasi. -
Arti penting arsip tergantung dari hubungan organik dengan organisasi yang bersangkutan.
Bahan yang tidak termasuk arsip di antaranya adalah: -
Buku -
Bahan cetakan seperti peraturan perundangan, majalah, surat kabar, dan sejenisnya.
Universitas Sumatera Utara
37
- Film yang bukan merupakan hasil samping proses kegiatan misalnya
yang diproduksi oleh perusahaan film. -
Kertas kerja -
Formulir kosong dan sejenisnya yang tidak digunakan. -
Bahan publikasi yang diterima dari organisasi lain yang tidak memerlukan tindakan.
Ada beberapa kegunaan Jadwal Retensi Arsip JRA adalah: 1.
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in aktif. 2.
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif 3.
Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya. 4.
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen 5.
Membutuhkan pemindahan arsip ke Arsip Nasioanl. Petugas mampu menetapkan copy atau salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan
jenis salinan yang bernilai arsip. Bentuk dan jenis selain bermacam-macam. Sebagian memiliki nilai sebagai arsip, sebagian lagi tidak.
Sering dijumpai suatu arsip memilki beberapa copy. Dalam keadaan demikian tidak semua copy bernilai arsip . untuk menetapkan apakah copy mempunyai nilai arsip
atau tidak, tidak ada patokan yang pasti. Namun kriteria di bawah ini membantu penetapannya, yakni:
1. Jika dalam unit organisasi menyimpan aslinya copy tidak bernilai arsip.
2. Apabila aslinya tidak berada pada unit organisasi yang bersangkutan dan copy
diperlukan untuk memproses suatu pekerjaan atau urusan, copy tersebut bernilai arsip.
3. Copy yang merupakan kelengkapan berkas asli, bernilai asli.
Universitas Sumatera Utara
38
4. Apabila kesulitan menentukan kelengkapannya, copy harus ditetapkan sebagai
bahan arsip. Hal ini untuk menghindari bahan-bahan yang sebenarnya yang memiliki nilai arsip tidak hilang.
Pendataan non fisik
Pendataan non fisik meliputi hal-hal yang berkaitran dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaa, sistem penyimpanan
dan sebagainya meliputi hal-hal yang berkaitan dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaan, sistem penyimpanan dan
sebagainya.
1. Isi Keterangan Arsip
Sebagaimana telah dikemukakan bahwa pendataan tidak berarti mencatat lembar perlembar atau folder per folder, tetapi dilakukan atas dasar seri berkas.
Seri berkas yang dimaksud adalah kelompok berkas yang diatur berdasarkan suatu sistem pemberkasan yang sama dan diperlakukan sebagai satu unit tunggal
untuk tujuan penyusutan arsip. Ciri-ciri berkas adalah:
1. Diatur berdasarkan atas suatu sistem pemberkasan yang sama atau tunggal.
2. Tercipta karena aktivitas yang sama.
3. Merupakan dokumentasi dari suatu jenis transaksi tertentu.
4. Berkaitan dengan subyek yang sama.
Dalam melaksanakan pendataan, yang dicatat adalah judul seri berkas secara singkat. Adapun tata cara pembuatan judul dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Judul dapat dibuat berdasarkan nama atau sebutan yang lazim digunakan
dalam aktivitas sehari-hari, misalnya voucher, berkas personal, laporan pemeriksaan, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
39
2. Dibuat sendiri dengan menyimpulkan seluruh titel berkas. Judul seri berkas
judul keseluruhan seri berkas, misalnya adopsi, berkas pasien dan sebagainya. 3.
Dapat juga dibuat dari judul formulir yang dapat mewakili berkas secara keseluruhan, misalnya: pendaftaran penduduk, distribusi barang dan
sebagainya. 4.
Pembuatan judul seyogyanya tidak menggunakan nomor formulir, khususnya jika digunakan untuk berkas-berkas transaksi, seperti berkas kasus case file
atau berkas proyek project file, seperti penyidikan dan sebagainya. 5.
Judul atau titel hendaknya menggambarkan fungsi seri berkas secara keseluruhan
6. Apabila terdapat duplikat seri berkas yang disimpan pada lebih satu unit kerja,
perlu dipastikan agar judul yang sama digunakan secara tetap. Masing-masing judul dibuatkan diskripsi atau rincian secara singkat. Ini
diperlukan untuk menjelaskan judul seri berkas. Dikripsi secara jelas dan benar akan merupakan dasar keberhasilan inventarisasi, yang selanjutnya akan mempermudah
upaya penilaiannya.
2. Kurun Waktu
Pendataan kurun waktu penting artinya untuk mendapat gambaran tentang tingkat pertumbuhan arsip. Tanggal pertama terciptanya arsip dan tanggal berakhir setiap
berkas merupakan aspek penting. Bagi seri berkas yang bersifat notulen atau keputusan, dimana antara arsip yang satu dengan yang lainnya saling bersambungan,
tanggal secara tepat perlu dicantumkan. Tetapi untuk berkas transaksi dan kumpulan arsip berupa surat-surat yang tidak saling berkaitan isinya yang dicatat hanya tahun.
Kurun waktu ini berkaitan erat dengan volume arsip yang tercipta akumulasi. Selama lima tahun beberapa volume berkas “penjualan” khususnya untuk arsip aktif.
Universitas Sumatera Utara
40
Semakin besar arsip yang tercipta untuk setiap tahunnya, retensi arsipnya pendek. Ini untuk menghindari penumpukan arsip pada setiap unit kerja.
3. Jumlah atau Volume Berkas
Volume lebih tepat jika dinyatakan dalam meter kubik. Meter kubik akan menggambarkan tinggi, lebar, dan panjang, yang dapat menyajikan gambaran
geometris yang nyata dari ruangan yang sesungguhnya dipergunakan. Untuk keperluan inventarisasi arsip, isi semua laci rak ataupun arsip yang dibungkus,
dikonversirkan menjadi meter kubik. Sebagai contoh : -
Satu laci filling cabinet ukuran surat jika penuh akan memuat sekitar 0,42 m3. Jika yang diguanakan filling cabinet berlaci empat, maka
seluruh isi satu filling cabinet = 0,42m3 x 4 = 1,68 m3. -
Adapun filling cabinet dengan tipe legal size setiap laci berisi 0,56 m3. -
Volume untuk setiap seri berkas tidak perlu dihitung dengan ketetapan mutlak, cukup dengan ukuran rata-rata.
4. Kegunaan Berkas
Pendataan atas seri berkas berkaitan dengan tingkat kepentingan informasi bagi keperluan pekerjaan. Untuk kegunaan apa berkas disimpan. Penetapan kegunaaan ini
dilakukan setelah proses kegiatan penciptaan selesai. Setelah transaksinyakegiatannya selesai untuk keperluan apa disimpan. Selama arsip masih
belum selesai pertumbuhan karena kegiatannya belum selesai, otomatis arsip akan tetap disimpan karena diperlukan dalam proses pelaksanaan pekerjaan.
Menentukan kegunaan arsip terkandung unsur analisis. Yakni unsur pengolahan dan penyimpulan melalui suatu proses intelek secara logis. Setiap seri berkas
terkadang memilki lebih dari satu kegunaan. Nilai kegunaan meliputi nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, dan sebagainya. Tetapi pada
Universitas Sumatera Utara
41
pencatatannya harus secara rinci dan jelas disebutkan kegunaannya misalnya, kegunaan untuk pengawasan, perencanaan, bahan pembuktian, dan sebagainya
5. Tingkat Akumulasi
Tingkat Akumulasi ditentukan untuk jangka waktu satu tahun, melalui penafsiran yang diperhitungkan. Pada jenis arsip tertentu tingkat akumulasi dapat ditafsirkan
secara akurat. Misalnya tentang jenis arsip kontrak, tingkat akumulsinya akan diketahui setelah kontrak ditutup. Akan sukar jika yang dihadapi arsip transaksi
karena tidak diketahui suatu transaksi selesai. Tingkat akumulasi arsip diperlukan untuk membantu menetukan jangka simpan. Ini berkaitan dengan efisiensi dan
penghematan.
6. Frekuensi Kegunaan
Frekuensi kegunaan agak sukar diperoleh denagn tepat. Namun dengan demikian upaya ini harus tetap dilakukan. Karena ini penting untuk menetapkan lamanya arsip
sebagai arsip aktif dan inaktif. Di samping itu frekuensi kegunaan dapat dipakai untuk mangungkapkan penting dan tidaknya berkas yang bersangkutan.
Apabila diperlukan angka-angka yang khusus untuk pendataan frekuensi kegunaan harus meliputi:
- Jumlah permintaan terhadap berkas untuk periode tertentu.
- Periode ini tidak melebihi waktu tiga bulan.
- Untuk mendapatkan data dapat dilakukan dengan rasio antara jumlah
permintaan dan jumlah seri berkas secara keseluruhan. Rumusnya
adalah: Jumlah permintaan = Jumlah seri berkas x 100
- Apabila hasilnya kurang dari 20 berarti arsip yang bersangkutan
jarang diguankan, dalam arti frekuensi kegunaannya sebagai berkas aktif telah menurun. Namun cara perhitungan ini hanya efektif jika
arsip telah tertata secraa teratur.
Universitas Sumatera Utara
42
7. Sistem Penataan Berkas
Sistem pemberkasan filling systems yang digunakan juga perlu dicatat. Untuk mengetahui sistem pemberkasan yang berlaku.
8. Sarana Penemuan Kembali
Sarana penemuan kembali apapun bentuknya perlu didata. Karena di dalamnya dapat menggambarkan isi berkas tertentu, sehingga akan memudahkan untuk
menemukan dokumen yang terpisah dari seri berkasnya. Sarana penemuan kembali dapat berupa indeks, daftar berkas, relatif indeks dan sebagainya.
9. Persyaratan Hukum yang berlaku
Persyaratan Hukum atau peraturan perundangan diperlukan sebagai bahan untuk menentukan jangka simpan. Ini dapat berupa peraturan internataupun undang-undang
seperti KUHP misalnya.
10. Pendataan Fisik Arsip
Data fisik arsip diperlukan untuk menunjang penetapan jangka simpan arsip. Pendataan terhadap semua jenis fisik arsip seperti foto, film, rekaman, dan
sebagainya. Termasuk pula publikasi baik carbon atau dalam bentuk yang lain. Bentuk dan jenis arsip bermacam-macam. Masing-masing memiliki daya tahan
yang berbeda. Sehingga untuk menetapkan jangka panjang penyimpanannya faktor fisik juga perlu mendapatkan perhatian.
Syarat yang pelu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah: 1.
Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang lainnya. Seringkali antara seri berkas yang satu dengan yang
lainnya saling melengkapi. 2.
Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan. Berarti bahwa penilaian tidak adapat dilakukan
Universitas Sumatera Utara
43
berdasarkan bagian demi bagian. Dengan demikian seri berkas tidak dapat dinilai secara terpisah dan dipisahkan dari konteks administrasinya.
3. Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, dan
memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan sifat kegiatannya.
4. Penilaian diselenggarakan atas dasar faktor biaya untuk pemeliharaannya.
Dalam arti perbandingan antara nilai pentingnya informasi yang terkandung dalam arsip dengan biaya yang dikeluarkan.
Pada umumnya arsip memiliki dua nilai yakni nilai primer dan nilai sekunder. Masing-masing nilai dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Nilai Primer
Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan, dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Dengan kata lain pengertian nilai primer
adalah kegunaan arsip yang paling utama untuk keperluan organisasi itu sendiri, yakni sebagai alat dasar manajemen. Arsip disimpan dan dipelihara
selama diperlukan untuk penggunaan administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknoloigi dan sebagainya.
2. Nilai Sekunder
Nilai Sekunder adalah nilai kegunaan arsip diluar kepentingan organisasi manajemen. Yaitu informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk
berbagai kepentingan masyarakat di luar kepentingan organisasi yang menciptakannya.
Di antaranya diperlukan sebagai sumber penelitian, atau kepentingan lainnya seperti bahan pembuktian mengenai asal-usul seseorang, legitimasi dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
44
B. Penjadwalan
Penjadwalan, yang dimaksudkan adalah penetapan jangka simpan dan penetapan jangka simpan permanen atau musnah terhadap seri berkas yang
merupakan khasanah organisasi. Untuk penetapan simpan permanen dan musnah dengan berpedoman sebagaimana yang diutarakan sebelumnya.
Tindakan penetapan musnah harus dilakukan secara hati-hati untuk menghindari resiko bahwa arsip yang telah dimusnahkan ternyata diperlukan di
masa depan. Meskipun demikian juga menghindari pula sikap terlampau hati-hati sehingga sebagian besar arsip dinyatakan simpan permanen.
Jika hal ini dilakukan berarti tujuan penyusutan yakni efisiensi dan penghematan tidak tercapai. Pada umumnya apabila penetapan musnah tersebut
melandaskan pada penafsiran yang realistis dan atas basis informasi yang tepat, resiko salah menilai kecil sekali.
Universitas Sumatera Utara
45
BAB III BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI DAERAH
3.1 Gambaran Umum Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara BPAD berperan sebagai Central Record yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu untuk
meningkatkan pengelolaan, penyelamatan, dan pelestarian arsip juga untuk peningkatan SDM kearsipan
Dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga- tenaga pengelola kearsipan di seluruh unit kerja di lingkungan Pemerintahan Provinsi
Sumatera Utara dan Pemerintahan Kabupaten Kota Sumatera Utara sampai ke DesaKelurahan agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan
seefesien dan seefektif mungkin, maka harus dilakukan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis agar arsip-arsip tersebut dapat
bermanfaat bagi pemerintah maupun bagi masyarakat umum. Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumen Provinsi Sumatera Utara
mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang
tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas
proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visimisi Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
