14
2.1.1 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Martono 1994: 28 “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku lagi
bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”. Selanjutnya menurut Rusidi 2010: 1 “Arsip statis merupakan arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara, namun tetap harus dikeloladisimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis
merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.
Universitas Sumatera Utara
15
2.1.2 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang menjadi
simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi, dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang
efisien akan arsip statis.
Fungsi arsip statis adalah: 1.
Sebagai memori perusahaan atau perorangan Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali “ingatannya”.
Misalnya dapat mengetahui kapan restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu,
serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perkara perdata, semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan.
Universitas Sumatera Utara
16
Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.
3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
Berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia menurut ketentuan KUH Dagang
pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan
sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia.
4. Sebagai Sumber Penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, mislanya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip
asli, peneliti mengandalkan pada desas desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat
yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
5. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untyuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.
Universitas Sumatera Utara
17
6. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simpton gejala dan pola penyakit dalam upaya
mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. Dengan melihat arsip anak dapat
kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis
orangtua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi arsip statis berfungsi
sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.
8. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.
9. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan
Untuk memperoleh gambaran tentang kejadian pada tahun-tahun pertama perkembangan sebuah lembaga, maka diperlukan suatu arsip.
Demikian juga dalam peringatan - peringatan penting suatu
Universitas Sumatera Utara
18
lembagainstansi diperlukan kilas balik perjalanan sejarah sebuah organisasi.
10. Perubahan status yang berada di tingkat unit kerja.
11. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan.
12. Usaha menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gerlar. Mempersiapkan sejarah
peringatan lembaga atau perorangan perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu
peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat
manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat,
arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting
bagi keseluruhan arsip dinamis. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan.
13. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi maupun hak lainnya. Sulistyo-Basuki 2003: 10.
14. Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional
Arsip statis sebagai penyedia data dan juga sebagai penyedia dasar umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, menyediakan bimbingan bagi
kemajuan manusia, memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat luas.
Universitas Sumatera Utara
19
2.1.3 Tujuan dan peranan arsip statis Tujuan arsip