29
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perlu melakukan kegiatan pengembangan koleksi secara baik, dan oleh karena itu kebijakan yang
mengarah kepada pengembangan dan kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan.
2.6. Evaluasi Koleksi
Pada dasarnya, kata evaluasi sudah menjadi istilah dalam bahasa Indonesia. Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2005, 80 evaluasi diartikan
sebagai proses penilaian. Penilaian juga bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan
gabungan dari keduanya. Pada awalnya kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari bahasa inggris yaitu evaluation yang berarti
penilaian atau penaksiran Echols dan Shadily, 2000, 220. Sedangkan menurut Ajick 2009, 2 “ evaluasi adalah penggunaan teknik
penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan
informasi atau sebagai bentuk instruksi”. Sedangkan Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan
baik dari segiketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu olehpengguna. Oleh karena itu evaluasi merupakan kegiatan yang penting
yang harusdilakukan di perpustakaan, melalui kegiatan evaluasi kita bisa mengetahui bagaimana keadaan perpustakaan. Evaluasi bisa dijadikan sebagai
dasar untukperbaikan koleksi agar koleksi yang tersedia benar-benar membantu dan sesuaidengan kebutuhan pemakai.
Dalam Handbook for School Libraries Edisi Ke-2 yang disusun oleh New South Wales Department of School Education di Australia, dijelaskan bahwa
Evaluasi koleksi adalah proses penilaian efektivitas koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan
aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai New South Wales Dept.
Of School Education, 1996, 25. Di terjemahkan oleh Wishnu Hardi,2005
Universitas Sumatera Utara
30
Table 2.1 Matriks Evaluasi koleksi
Koleksi dengan tingkat pemanfaatan tinggi
high use Koleksi dengan tingkat
pemanfaatan rendah low use
Koleksi dengan tingkat relevansi
tinggi high relevance
Tetap disimpan sebagai koleksi utama
Pindahkan ke tempat penyimpanan atau ganti
fisik buku dengan judul yang sama
Koleksi dengan tingkat relevansi
rendah low relevance
Ganti dengan koleksi yang lebih relevan atau
pertimbangkan untuk menarik koleksi asli
dari rak Tarik dari rak buku
tanpa penggantian dengan koleksi lain
Sumber : University of Tenesse
www.lib.utk.edu~colldevprocedurecolleval.pdf yang diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005
1. High use-high relevance adalah buku atau jurnal yang merupakan koleksi inti core material perpustakaan. Judul-judul atau subjek-subjek tersebut masih
sangat penting bagi kegiatan penelitian yang sedang berjalan atau terkait langsung dengan kurikulum pendidikan. Koleksi tersebut tetap disimpan
sebagai koleksi primer perpustakaan.
2. High relevance-low use adalah koleksi-koleksi yang penting bagi penelitian namun hanya digunakan sewaktu-waktu atau oleh sebagian departemen
tertentu atau pada tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Koleksi jenis ini dapat dipindahkan ke ruang penyimpanan atau dialihbentukan ke dalam format yang
lain.
3. High use-low relevance adalah koleksi-koleksi yang masih dimanfaatkan namun isinya tidak relevan atau kurang sesuai dengan latar belakang
pendidikan pemakai. Koleksi jenis ini biasa berupa manual aplikasi komputer atau buku frase bahasa asing yang sudah lama.
4. Low use-low relevance adalah koleksi yang jarang digunakan, tidak mutakhir, terduplikasi, atau kondisi fisiknya sudah sangat rusak tanpa dirawat secara
berarti. Koleksi jenis dapat ditarik dari rak tanpa penggantian koleksi untuk jenis yang sama.
Sementara itu menurut Lancaster 1980, 40, yang diterjemahkan oleh wishnu hardi pada tahun 2005 yaitu: menekankan pentingnya pengukuran
evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan
koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan.
Dari uraian di atas dapat jelaskan bahwa Evaluasi dapat dilakukan dengan menentukan tujuannya yang berarti bahwa evaluasi direncanakan untuk menjawab
pertanyaan tertentu dan data yang diperoleh memungkinkan untuk diperbaiki oleh
Universitas Sumatera Utara
31
system yang ada. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan
koleksi itu oleh pengguna. Evaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat.
2.6.1. Tujuan Evaluasi Koleksi
Tujuan secara umum dari evaluasi koleksi diantaranya adalah untuk menentukan kualitas koleksi dan juga mengetahui apakah tujuan perpustakaan
yang telah dilakukan telah tercapai. Tujuan Evaluasi Koleksi Pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan pasti
mempunyai tujuan dan fungsi, begitu juga dengan evaluasi koleksi ada tujuan yang dicapai dalam proses mendapatkan informasi, Perpustakaan memiliki
beberapa alasan untuk melakukan evaluasi koleksi. Adapun alasan-alasan umum yang biasanya melatarbelakangi dilakukannya evaluasi koleksi pada suatu
perpustakaan antara lain : 1. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis
berdasarkan pada data koleksi berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada ;
2. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya ;
3. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi Junaidi, 2010, 3
Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu
maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah.
Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Apabila evaluasi koleksi ini sudah
dilakukan secara rutin, tugas ini akan terasa semakin ringan, terlebih apabila diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat
dengan kebutuhan komunitas yang dilayani. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari
segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh
Universitas Sumatera Utara
32
pengguna. Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan pada umunya menurut Stufflebeam dalam Worthen dan Sanders 1979, 129 evaluasi adalah :
Process of delineating, obtaining and providing useful information for judging decision alternatives. Dalam evaluasi ada beberapa unsur yang
terdapat dalam evaluasi yaitu : adanya sebuah proses process perolehan obtaining, penggambaran delineating, penyediaan providing
informasi yang berguna useful information dan alternatif keputusan decision alternatives.
Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu. demikian juga dengan evaluasi. Menurut Suharsimi Arikunto 2004, 13
Ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan sedangkan tujuan
khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Implementasi program harus senantiasa di evaluasi untuk melihat sejauh mana program
tersebut telah berhasil mencapai maksud pelaksanaan program yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya evaluasi, program-program yang
berjalan tidak akan dapat dilihat efektifitasnya. Karenanya, evaluasi program bertujuan untuk menyediakan data dan informasi serta
rekomendasi bagi pengambil kebijakan decision maker untuk memutuskan apakah akan melanjutkan, memperbaiki atau menghentikan
sebuah program.
Evaluasi koleksi adalah suatu pendekatan logis dan sistematis dalam mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dalam suatu perpustakaan. Ada tiga
tahapan dalam kegiatan evaluasi: 1. Tahap Persiapan preparation
Pada tahap ini, perpustakaan menentukan tujuan yang akan dicapai dan sarana yang diperlukan untuk melakukan evaluasi. Selain itu, diperlukan
pula sumber daya staf yang terlatih. Kegiatan selanjutnya adalah menentukan “wilayah” yang harus dievaluasi.
2. Tahap Penelitian Evaluasi evaluation research Pada tahap, ini pertanyaan-pertanyaan penelitian dikembangkan dan
diimplementasikan secara khusus. Dilakukan pula perancangan bentuk dan metodologi evaluasi untuk mengetahui efektivitas program, koleksi buku,
serta administrasi perpustakaan.
3. Tahap Pengembangan Keorganisasian organizational development Pada tahap terakhir ini, perpustakaan dapat memperkirakan hasil evaluasi
dan membuat penilaian berkaitan dengan jasa atau aktivitas yang seharusnya diperbaiki tau dikembangkan Hernon dan McClure, 1990, 1.
Diterjemahkan oleh Wishnu Hardi, 2005.
Paul Mosher 1985, 17 mengidentifikasi beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dalam kegiatan evaluasi koleksi:
Universitas Sumatera Utara
33
1. Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi. 2. Membantu perencanaan pengembangan koleksi.
3. Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi. 4. Mengukur efektivitas kebijakan pengembangan koleksi.
5. Menentukan kualitas koleksi. 6. Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan-kelemahan
yang ada. Sedangkan menurut Pendit 1986, 67. Evaluasi koleksi merupakan salah
satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja
yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan literatur lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat
dipertahankan.
Sementara itu Lancaster 1980, 40, menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada
koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling
sering digunakan.
2.6.2. Prinsip-Prinsip Seleksi
Persoalan yang sangat penting dalam seleksi ialah menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan tersebut. Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah
mengutamakan kualitas nilai intrinsik bahan pustaka ataukah mengutamakan penggunaan bahan pustaka yang akan digunakan atas permintaan pemakai.
Dalam hal ini peran seorang pustakawan adalah sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka tidaklah mudah, butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak
sedikit.Yuyu Yulia 1993, 27 menyatakan bahwa ada beberapa pandangan dalam membangun suatu koleksi perpustakaan, yaitu :
1. Pandangan Tradisional
Prinsip ini mengutamakan nilai intrinsik untuk bahan pustaka yang akan di koleksi perpustakaan. Titik tolak yang mendasari prinsip ini ialah
pemahaman bahwa perpustakaan merupakan tempat untuk melestarikan warisan budaya dan sarana untuk mencerdaskan masyarakat. Apabila
dinilai tidak bermutu, bahan pustaka tidak akan dipilih untuk diadakan.
2. Pandangan Liberal
Prioritas pemilihan didasarkan atas popularitas. Artinya, kualitas tetap diperhatikan, tetapi dengan lebih mengutamakan pemilihan karena disukai
dan banyak dibaca atau mengikuti selera masyarakat pengguna.
3. Pandangan Pluralistik
Universitas Sumatera Utara
34
Prinsip yang dianut pandangan ini berusaha mencari keselarasan dan keseimbangan diantara kedua pandangan tersebut, baik tradisional maupun
liberal
Sedangkan menurut Soeatminah 1992, 76 prinsip dalam seleksi bahan pustaka disesuaikan dengan :
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan
3. Kemajuan pengetahua dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif yang
dibawanya 4.
Pustaka yang memenuhi kualitas persyaratan. Selain pendapat di atas, Siregar 2002, 11 menyatakan bahwa secara umum ada
beberapa prinsip seleksi bahan pustaka, antara lain: 1.
Relevansi atau kesesuaian. Pepustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan
dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
2. Orientasi kepada pengguna.
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan
tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur kelengkapan.
Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman
kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi
dari kelengkapanjumlah judul dan kualitas yang dimiliki.
4. Unsur kemutakhiran.
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak.
Perpustakaan sebaiknya menjalin kejasama dengan berbagai pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna, dalam melaksanakan pemilihan
bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu seleksi.
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat
bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit.
Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, penetapan dasar prinsip dalam kegiatan seleksi merupakan hal yang penting untuk dipahami agar
tercipta kesepahaman dan bukan perbedaan pandangan terhadap sesama personel seleksi bahan pustaka
Universitas Sumatera Utara
35
2.6.3. Teknik Evaluasi Koleksi
Evaluasi koleksi pada perpustakaan juga mempunyai teknik, guna teknik pada pengevaluasian agar dapat mempermudah pustakawan dalam mengevalusi
koleksi. Ada beberapa macam teknik pengevaluasian koleksi menurut para ahli sebagai berikut:
Arianto 2007, 2 menguraikan beberapa teknik evaluasi koleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pengujian Data Shelflist Teknik ini mengumpulkan data kuantitatif tentang koleksi, termasuk
jumlah judul-judul, presentasi koleksi secara keseluruhan, usia dan format rata-rata koleksi.
2. Pengujian Langsung Koleksi Pengujian langsung tidak digunakan sebagai satu-satunya teknik penilaian.
Browsing rak harus dilakukan setelah data shelflist dikumpulkan. Teknik browsing dan shelflist saling melengkapi satu dengan yang lain untuk
meyediakan suatu perincian koleksi yang dapat dipercaya.
3. Pemeriksaan Daftar Metode ini membandingkan koleksi dengan daftar-daftar otoritatif yang
tersedia dan sesuai dengan jenis koleksi tertentu. Pemeriksaan daftar dapat membantu staf perpustakaan dalam menilai apa yang seharusnya
ditambahkan kepda koleksi.
4. Evaluasi oleh Ahli luar Ahli-ahli luar mencakup konsultan-konsultan, pustakawan-pustakawan
lain, atau seorang pengguna perpustakaan dengan pengetahuan khusus. 5. Analisis Sitasi
Teknik ini dapat dicirikan sebagai suatu bentuk khusus dari pemeriksaan daftar, dimana daftar-daftar dibuatkan oleh peneliti dari buku-buku dan
artikel-artikel ilmiah.
Sujana 2006, 3-6 menyatakan bahwa ada beberapa metode di dalam mengevaluasi koleksi yaitu:
1. Metode terpusat pada koleksi a. Pencocokan pada daftar tertentu, bibliografi atau katalog Terkait
masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin
banyak daftar yang dicocokkan semakin banyak waktudibutuhkan untuk melakukannya. Dengan adanya OPAC Online Public Access
Catalog akan sangat membantu mempercepat proses pencocokan checklist koleksi dengan daftar.
b. Penilaian dari pakar Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan
penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan
Universitas Sumatera Utara
36
kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan.
c. Perbandingan data statistik d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi
2. Metode terpusat pada penggunaan a.
Melakukan kajian sirkulasi b. Meminta pendapat pengguna
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu
data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan koleksi
perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah
adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
d. Melakukan kajian penggunaan di tempat ruang baca e. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak
2.7. Metode Conspectus
